Die Abwicklung der periodischen USt-Meldungen wird in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten höchst unterschiedlich administriert. In der Mehrzahl der Fälle werden die Unternehmen jedoch zur Abgabe von monatlichen Meldungen (UVA) verpflichtet. Dabei sind ausländische Unternehmen oftmals angehalten, mit lokalen Steuerberatern zu kooperieren, um ihren Meldeverpflichtungen korrekt nachkommen zu können (insb. Einreichung von Formularen in der jeweiligen Amtssprache). Eine nunmehr erfolgte Novellierung des spanischen Umsatzsteuerrechts verpflichtet künftig insbesondere ausländische Unternehmer mit einem Jahresumsatz von mehr als 6 Mio EUR, darüber hinaus auch bestimmte Aufzeichnungen in einem 4-Tage-Rhythmus (!) an die spanische Steuerverwaltung zu übermitteln.
Bereits am 1.7.2017 tritt in Spanien eine neue Vorschrift im Bereich der Umsatzsteuer in Kraft, nämlich das sog. „Immediate Supply of Information“ (S.I.I.). Hierbei handelt es sich um eine Modifikation des spanischen USt-Verwaltungssystems, das für (große) Unternehmen mit Jahresumsätzen von mehr als 6 Mio EUR und Verpflichtung zur monatlichen Abgabe von UVA, sowie weiters auch für Unternehmen, die Teil von spanischen USt-Gruppen sind, und zudem auch von sog. REDEME (Registro de Devolucion Mensual), verpflichtend zur Anwendung kommt.
Allerdings kann auch zur freiwilligen Anwendung von S.I.I. optiert werden, wobei dies im Normalfall nur im Monat November (durch Abgabe des Formulars 036) möglich ist, wodurch S.I.I. mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres anzuwenden ist. Eine Besonderheit ergibt sich für das Einführungsjahr 2017, da hier auch im Juni optiert werden kann. Entscheidet sich ein Steuerzahler zur freiwilligen Anwendung von S.I.I., ist fortan auch eine monatliche Abgabe von UVA verpflichtend, und es kann frühestens nach einem Jahr von der Option wieder zurückgetreten werden.
Aufgrund der Einführung von S.I.I. müssen betroffene Unternehmen ihre USt-Aufzeichnungen spätestens alle vier Tage elektronisch an die spanische Finanzbehörde übermitteln. In den ersten sechs Monaten der Einführungsphase, somit bis Ende 2017, besteht allerdings die Möglichkeit zur Nutzung einer erweiterten Frist von längstens acht Tagen. Samstage, Sonntage und spanische Feiertage sind hierbei ausgenommen. Zusätzlich müssen auch die Rechnungsaufzeichnungen für das erste Halbjahr 2017 eingereicht werden, und zwar bis zum 31.12.2017.
Die künftig sohin laufend einzureichenden USt-Aufzeichnungen müssen gemäß einem von der spanischen Steuerbehörde vorab definierten XML-Format formatiert werden. Die XML-Dateien sollen lediglich USt-relevante Details aus Aus- und Eingangsrechnungen der entsprechenden Tage beinhalten. Hingegen sind keine Rechnungskopien (hardcopies) zu übermitteln.
Da die Dateien innerhalb von längstens vier bzw acht Arbeitstagen (letzteres nur für das 2. Kalenderhalbjahr 2017) an die spanische Finanzbehörde gesendet werden müssen, ergibt sich bei laufender Ausstellung neuer Rechnungen im Ergebnis die Notwendigkeit einer permanenten elektronischen Übermittlung. Weiters ist die grundsätzliche Regelung zu beachten, dass die relevanten Informationen nicht später als bis zum 15. Tag des auf die Leistung bzw. Lieferung nächstfolgenden Monats an die spanische Steuerbehörde übermittelt werden müssen. Hieraus folgt, dass zB für Rechnungen, die am 14. Juli ausgestellt werden, jedoch eine bereits im Juni erfolgte Leistung bzw. Lieferung betreffen, nur ein Tag für die Meldung an die spanische Finanzbehörde verbleiben würde.
Die Übermittlung der XML-Dateien hat auf der von der spanischen Steuerbehörde dafür eigens konzipierten Webseite mittels Up- und Downloads zu erfolgen. Sobald die Dateien übermittelt wurden, wird ihr Inhalt überprüft auf Fehler und auf die Einhaltung anzuwendender Geschäftsregeln (zB Existenz bzw. Gültigkeit von UID-Nummern in der spanischen Datenbank). Die darauf folgende Antwort der spanischen Steuerbehörde ist ebenso auf der Webseite abrufbar. Wird in der Antwort auf Abweichungen und Fehler hingewiesen, sind diese wiederum unter Einhaltung der Vier- bzw Achttagesfrist zu korrigieren, was praktisch eine sofortige Reaktion des Steuerpflichtigen erfordert.
Für den Steuerzahler sollen sich aber auch einige Vorteile durch die Einführung des neuen Systems ergeben. So sollen unter anderem qualitativ hochwertige Informationen sowie auch ein Register aller steuerlichen Aufzeichnungen dem Steuerpflichtigen „online“ zur Abfrage bereitgestellt werden. Somit soll es den steuerpflichtigen Unternehmen ermöglicht werden, die sie betreffenden aktuellen Informationen bereits vor Fälligkeit ihrer monatlich einzureichenden UVA zu überprüfen und etwaige Fehler im Register zu korrigieren, ohne noch von den spanischen Behörden dazu aufgefordert worden zu sein.
Durch die elektronische Registerführung sollen des Weiteren Informationspflichten, wie beispielsweise die Abgabe der Formulare 347, 340 und 390, entfallen. Auch die Fristen für Rückerstattungen sollten reduziert werden, da die spanische Steuerbehörde ohnehin durchgängig Informationen erhält und daher über einen detaillierten Einblick in die Geschäftsfälle verfügt. Außerdem verlängern sich die Fristen für die Einreichung der periodischen UVA sowie auch für die darauffolgende Entrichtung der USt-Zahllasten jeweils um 10 Tage.
Sanktionen für die verspätete bzw unterlassene Informationsübermittlung
Falls es zu Verzögerungen bei der Informationsübermittlung kommt, wird dies mit einer Strafe von 0,5% des Rechnungsbetrages geahndet. Das Strafmaß beträgt dabei zwischen 500 EUR und 6.000 EUR pro Quartal. Für den Fall, dass überhaupt keine elektronische Übermittlung stattgefunden haben sollte, ist eine Strafe von 1% des Jahresumsatzes vorgesehen.
Resümee
Die Zukunft wird zeigen, inwiefern die bevorstehende Verwaltungsmodifikation seitens der spanischen Steuerbehörde zu sinnhaften Vorteilen oder nur zu einem erheblichen Verwaltungsmehraufwand für die betroffenen Steuerpflichtigen führt. In jedem Fall aber sind alle Unternehmen, die von der neuen Vorschrift betroffen sind, angehalten, die festgelegten Fristen zur Offenlegung der entsprechenden Belege tunlichst einzuhalten, zumal andernfalls, je nach Höhe des nicht korrekt offengelegten Umsatzes, mit drakonischen Strafen gerechnet werden muss. Damit einer reibungslosen Abwicklung auf Basis der neuen spanischen Verwaltungsvorschriften nichts im Wege steht, ist es empfehlenswert, sich ehestens mit den bevorstehenden Änderungen auseinanderzusetzen und interne Abläufe zur fristgerechten Datenübermittlung zu implementieren.
Für weitere Fragen zu diesen neuen Herausforderungen stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen ExpertInnen des ICON-Umsatzsteuerteams gerne zur Verfügung!
