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CORONAVIRUS | Steuerbegünstigungen für Arbeitnehmer im HOMEOFFICE

22.03.2021

Nahm das Arbeiten von „Zuhause“ durch technischen Fortschritt und neue Arbeitsformen bereits in den letzten Jahren stetig zu, so hat es durch die gegenwärtige COVID-19-Pandemie jedenfalls eine neue Dimension erfahren und ist seit dem Vorjahr auch für viele zuvor noch nicht betroffene Unternehmen und Berufsgruppen zur Realität geworden bzw wird wohl auch weiterhin einen wichtigen Platz in der Wirtschaft einnehmen. Auf diese aktuellen Entwicklungen hat nunmehr auch der Gesetzgeber reagiert und ein umfassendes „Homeoffice-Maßnahmenpaket“ geschnürt. Dieses Gesetzesvorhaben betrifft verschiedene Rechtsbereiche und bringt insbesondere auch steuerliche Neuerungen, wobei Arbeitnehmer künftig bis zu 600 EUR jährlich nicht der Einkommensteuer unterwerfen müssen.

Die Arbeitswelt hat sich nicht erst durch die „Corona-Krise“ stark verändert. Die zunehmende technologische Aufrüstung und Digitalisierung in vielen Unternehmen (Stichwort „papierloses Büro“) führt immer mehr dazu, dass eine physische Präsenz der Arbeitnehmer im Unternehmen ihrer Arbeitgeber oftmals nicht mehr (dauernd) erforderlich ist. Die COVID-19-Pandemie hat dem Trend zum „Homeoffice“ aber einen regelrechten Schub verpasst und in vielen Unternehmen und Branchen diese Arbeitsformen massiv verstärkt. Wie langfristig und nachhaltig dieser Boom sein wird, bleibt freilich abzuwarten. Der Gesetzgeber hat nun jedenfalls auf diese Entwicklungen reagiert und mit dem „Homeoffice-Maßnahmenpaket 2021“ neben arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen auch neue steuerrechtliche Bestimmungen für diesen Bereich beschlossen.

Der Gesetzwerdungsprozess für die geplanten arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Begleitmaßnahmen zum „Homeoffice“ scheint sich noch etwas in die Länge ziehen. Die neuen steuerlichen Regelungen wurden hingegen vorgezogen und in das „2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz“ verpackt, welches bereits am 24.2.2021 vom Nationalrat beschlossen und zwischenzeitig auch vom Bundesrat abgesegnet wurde, die Kundmachung im Bundesgesetzblatt jedoch noch ausständig ist  (vgl dazu auch bereits unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | Update zu COVID-19-Fördermaßnahmen“ vom 25.2.2021). Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über die steuerrechtlichen Bestimmungen sowie den daraus resultierenden Abstimmungs- und Handlungsbedarf für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:

Homeoffice-Maßnahmenpaket

Auch die steuerlichen Änderungen sind grundsätzlich Teil des gesamten „Homeoffice-Maßnahmenpaket 2021“, wurden jedoch in das parlamentarisch bereits verabschiedete 2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz (2. COVID-19-StMG) aufgenommen und damit einer rascheren Gesetzwerdung zugeführt.

Das Homeoffice-Maßnahmenpaket 2021 wird erstmals auch eine gesetzliche Definition für den Begriff „Homeoffice“ schaffen. Nach § 18c AVRAG umfasst „Arbeit im Homeoffice“ die Erbringung von Arbeitsleistungen in der Privatwohnung des Arbeitnehmers. Der Begriff schließt wohl auch eine Wohnung an einem Nebenwohnsitz oder die Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten mit ein. Im Unterschied zur „regulären“ Arbeit im Büro bzw Unternehmen des Arbeitgebers wird die Homeoffice-Arbeit daher außerhalb der Betriebsräumlichkeiten des Arbeitgebers erbracht. Aber Achtung: Nach derzeitiger Auslegung fällt die Arbeit an anderen Orten, etwa in Parks oder Restaurants/Cafés, NICHT unter „Homeoffice“. Demnach würde auch das Arbeiten am Urlaubsort nicht darunter fallen.

Das steuerliche Homeoffice-Paket bringt im Bereich der Einkommensteuer eine Abzugsfähigkeit bzw Nichtsteuerbarkeit bestimmter Beträge im Ausmaß von bis zu 600 EUR pro Jahr. Die neuen Bestimmungen im EStG sollen teilweise mit Rückwirkung für 2020 in Kraft treten, sind allerdings – vorerst - nur bis 2023 befristet. Im Detail stehen künftig folgende Steuerbegünstigungen iZm „Homeoffice“ zur Verfügung:

Homeoffice-Pauschale

Leistet der Arbeitgeber für Tätigkeiten im Homeoffice eine Abgeltung für Mehrkosten an Arbeitnehmer, so gehört eine solche Pauschalabgeltung – derzeit befristet für die Jahre 2021 bis 2023 - im Ausmaß von bis zu 3 EUR pro Homeoffice-Tag“ ( ds Tage, an denen die berufliche Tätigkeit - aufgrund einer entsprechenden Vereinbarung – ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird)  NICHT zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit (nicht steuerbares „Homeoffice-Pauschale“ gemäß § 26 Z 9 EStG). Das neue Homeoffice-Pauschale steht jedoch für höchstens 100 Tage in einem Kalenderjahr zu und beträgt somit max. 300 EUR pa. 

Ein darüber hinausgehender Betrag stellt hingegen grundsätzlich steuerpflichtige nsA-Einkünfte des Arbeitnehmers dar. Dies gilt auch für den Fall, dass mehrere Arbeitgeber Homeoffice-Pauschalien iHv insgesamt mehr als 300 EUR auszahlen, wobei diesfalls der übersteigende Teil und somit steuerpflichtige Arbeitslohn im Wege der Veranlagung zu erfassen ist (§ 26 Z 9 lit b iVm § 41 Abs 1 Z 13 EStG). 

Wird das Homeoffice-Pauschale jedoch nicht oder nicht voll bis zum oa Höchstbetrag von drei EUR pro Homeoffice-Tag durch Arbeitgeberzahlungen ausgeschöpft, so kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten geltend machen (sog. „Differenzwerbungskosten“ gemäß § 16 Abs 1 Z 7a lit b EStG). Gewährt der Arbeitgeber überhaupt kein Homeoffice-Pauschale, kann der Arbeitnehmer somit den Gesamtbetrag bis zum obigen Höchstbetrag als Werbungskosten absetzen, sofern er eine entsprechende Anzahl von Arbeitstagen im Homeoffice verbringt. 

Zu beachten ist insbesondere, dass ein solches Homeoffice-Pauschale erst ab 2021 nicht steuerpflichtig ist. Wurde daher vom Arbeitgeber etwa bereits im Jahr 2020 ein „Zuschuss“ für Homeoffice oä geleistet, wäre dies noch Teil der steuerpflichtigen Einkünfte des Arbeitnehmers gewesen. 

Ergonomisches Mobiliar

Bislang waren Ausgaben eines Arbeitnehmers für Einrichtungsgegenstände in einem Homeoffice nur dann als Werbungskosten steuerlich abzugsfähig, wenn ein steuerlich anerkanntes „Arbeitszimmer“ iS § 20 Abs 1 Z 2 lit d EStG vorliegt. Nunmehr können gemäß § 16 Abs 1 Z 7a lit a EStG auch bei Nichtvorliegen der relativ strengen Voraussetzungen für ein steuerliches Arbeitszimmer die Ausgaben für „ergonomisch geeignetes Mobiliar“ („insbesondere“ Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dies bis zu einem Höchstbetrag von 300 EUR pro Kalenderjahr, wobei der Arbeitnehmer jedoch mindestens 26 Homeoffice-Tage im obigen Sinne geleistet haben muss.

Damit die Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar als Werbungskosten absetzbar sind, muss der Arbeitnehmer also an zumindest 26 Tagen im Jahr (nachweislich) im Homeoffice seiner Wohnung arbeiten. Als anzuerkennende Homeoffice-Tage gelten jedoch nur ganze Arbeitstage. Wird ein Arbeitstag hingegen nur teilweise bzw stundenweise im Homeoffice verbracht, liegt kein „Homeoffice-Tag“ im steuerlichen Sinne vor. 

Wird in einem Jahr der für ergonomisch geeignetes Mobiliar mögliche Höchstbetrag von 300 EUR überschritten, kann der Überschreitungsbetrag in den Folgejahren – bis zum Kalenderjahr 2023 - jeweils bis zum Jahreshöchstbetrag als Werbungskosten geltend gemacht werden. 

Laut Übergangsbestimmungen ist die steuerliche Geltendmachung von derartigen Werbungskosten bis zum halben Höchstbetrag von 150 EUR - bei erfolgter Verausgabung - auch bereits für das Jahr 2020 möglich (rückwirkendes Ereignis iS § 295a BAO), diesfalls wird jedoch der Höchstbetrag für 2021 iHv 300 EUR um den Betrag für das Jahr 2020 vermindert (§ 124b Z 374 EStG).

Digitale Arbeitsmittel

Schließlich wurde in § 26 Z 9 EStG auch ergänzt bzw klargestellt, dass der Wert von „digitalen Arbeitsmitteln“ (zB Computer), die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für seine berufliche Tätigkeit unentgeltlich überläßt, NICHT zu den steuerbaren Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehört (und demgemäß hiefür auch kein Sachbezug oä anzusetzen ist).

Handlungsbedarf für Unternehmen

Durch die Neuerungen in Zusammenhang mit Homeoffice-Tätigkeiten besteht für Unternehmen ein entsprechender Handlungsbedarf, wobei insbesondere die folgenden Punkte zu beachten sind:

Homeoffice-Vereinbarung

Wichtig ist, dass für Tätigkeiten im Homeoffice aus arbeitsrechtlicher Sicht ein Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer herzustellen ist und es hiefür einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung bedarf. Dies kann sowohl auf kollektivvertraglicher Basis als auch mittels Betriebsvereinbarung oder auch durch individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erfolgen. 

Eine derartige Vereinbarung empfiehlt sich aus Unternehmenssicht insbesondere auch deshalb, um die zeitlichen und inhaltlichen Rahmenbedingungen für Tätigkeiten im „Homeoffice“ für beide Seiten klar und eindeutig festzulegen. Neben arbeitsrechtlichen Überlegungen ist eine diesbezügliche Vereinbarung auch für steuerliche Zwecke geboten (vgl im Detail die Regelungen zum oa „ergonomisch geeigneten Mobiliar“ sowie zum „Homeoffice-Pauschale“ gemäß § 16 Abs 1 Z 7a  bzw § 26 Z 9 EStG).

Digitale Arbeitsmittel

Der Arbeitgeber ist aus arbeitsrechtlicher Sicht grundsätzlich zur Bereitstellung der für die Tätigkeit benötigten Arbeitsmittel verpflichtet und hat dem Arbeitnehmer somit auch die notwendigen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Unter „digitalen Arbeitsmitteln“ werden nach den Erläuterungen die IT-Hardware und die Datenverbindung verstanden. Werden diese Arbeitsmittel hingegen nicht zur Verfügung gestellt, so ist arbeitgeberseitig ein „angemessener Kostenersatz“ zu leisten (der im Rahmen des oa „Homeoffice-Pauschale“ nicht steuerbar ist). 

Dokumentationspflichten

Der Arbeitgeber muss die Anzahl der (steuerrelevanten) „Homeoffice-Tageam Lohnkonto des Arbeitnehmers erfassen. Außerdem ist die Höhe des unversteuert ausbezahlten „Homeoffice-Pauschaleam Lohnzettel (L16) auszuweisen. Diese Dokumentationspflichten gelten grundsätzlich ab dem Jahr 2021; wurden im Unternehmen bisher noch keine Aufzeichnungen über Homeoffice-Tage geführt, ist es vertretbar, die Homeoffice-Tage für das erste Halbjahr auf Basis (plausibler) Schätzungen zu ermitteln.

Hinweise für die Steuererklärungen bzw Veranlagungen ab 2020

Durch die Corona-Pandemie bzw das oa „Homeoffice-Paket“ sind für Arbeitnehmer bei der ESt- bzw Arbeitnehmerveranlagung ab 2020 iVm Homeoffice insbesondere folgende Themen zu beachten:

Homeoffice-Prämien 2020?

Die Nichtsteuerbarkeit des oa Homeoffice-Pauschale ist erst für Homeoffice-Tage ab 1.1.2021 möglich und derzeit bis 2023 befristet. Wurden vom Arbeitgeber hingegen bereits im Jahr 2020 Prämien oder Zuschüsse für Homeoffice-Tätigkeiten gezahlt, sind diese grundsätzlich steuerpflichtig (ausgenommen Zulagen und Bonuszahlungen gemäß § 124b Z 350 lit a EStG).

Anschaffung von Büroausstattung

Wurden bereits im Jahr 2020 ergonomische Büromöbel (insb. Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) angeschafft und in diesem Jahr auch zumindest 26 Homeoffice-Tage absolviert, so können schon für 2020 diesbezügliche Werbungskosten geltend gemacht werden. Die Rechnungen für die Anschaffungen müssen auf Verlangen der Finanzverwaltung vorgelegt werden können. Im Unterschied zur Veranlagung 2021 gilt jedoch für 2020 nur der halbe Höchstbetrag von 150 EUR. Zu beachten ist weiters, dass bei einer Geltungsmachung von Werbungskosten für 2020 der grundsätzliche Höchstbetrag für 2021 von 300 EUR um die diesbezüglichen Werbungskosten für 2020 vermindert wird, sodass für die beiden Jahre nur insgesamt ein Höchstbetrag von 300 EUR geltend gemacht werden kann (§ 16 Abs 1 Z 7a lit a iVm § 124b Z 374 EStG).

Sollte das Jahr 2020 bereits rechtskräftig veranlagt sein, so stellt die Beantragung von Werbungskosten iS § 16 Abs 1 Z 7a lit a EStG ein „rückwirkendes Ereignis“ iS § 295a BAO dar, womit im Falle der Arbeitnehmerveranlagung bis zum Ende der fünfjährigen Frist die Möglichkeit besteht, einen neuen Bescheid zu erwirken.

Liegt hingegen ein steuerlich anerkanntes „Arbeitszimmer“ als Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit iS § 20 Abs 1 Z 2 lit d EStG vor, können die Werbungskosten für ergonomische Büromöbel NICHT gesondert nach § 16 Abs 1 Z 7a lit a EStG bzw ab der Veranlagung 2021 auch kein Homeoffice-Pauschale nach § 16 Abs 1 Z 7a lit b EStG geltend gemacht werden. Diesfalls sind die anteiligen Ausgaben für das Arbeitszimmer (Einrichtungs- und anteilige Betriebskosten) ja ohnedies schon als Werbungskosten berücksichtigt.

Steuerliche Geltendmachung von "Privatlaptops"

Vom Arbeitnehmer selbst getragene Aufwendungen für Arbeitsmittel wie Laptops und Zubehör (zB Drucker, Bildschirm) sind Werbungskosten, soweit eine berufliche Verwendung vorliegt. Steht der Computer in der Wohnung, ist das Ausmaß der beruflichen Nutzung vom Steuerpflichtigen ggfs nachzuweisen bzw zumindest glaubhaft zu machen. Ohne besonderen Nachweis wird idR ein Privatanteil von 40 % angenommen. Die Anschaffungskosten eines Laptops könnten daher idR nur im Ausmaß von 60 % über die Absetzung für Abnutzung (AfA), auf Basis einer idR zumindest dreijährigen Nutzungsdauer, geltend gemacht werden. Anschaffungen unter 800 EUR können als sog. „geringwertige Wirtschaftsgüter“ (nach Abzug eines Privatanteils) sofort bzw in voller Höhe steuerlich abgeschrieben werden. 

Dabei ist ab der Veranlagung 2021 zu beachten, dass Ausgaben für vom Arbeitnehmer selbst angeschaffte digitale Arbeitsmittel um ein hiefür erhaltenes Homeoffice-Pauschale bzw diesbezügliche Differenzwerbungskosten zu kürzen sind. 

"Homeschooling" steuerlich NICHT absetzbar

Die Corona-Krise hat mit den Lockdowns insbesondere auch längerfristige bzw wiederkehrende Homeschooling-Phasen mit sich gebracht. Aufwendungen fürHomeschooling“ (zB Laptop oder Tablet, das von einem Kind für die Schule verwendet wird) können in den Steuererklärungen der Eltern jedoch nicht geltend gemacht werden, zumal es sich hiebei um sog. Kosten der „privaten Lebensführung“ handelt. Wird hingegen zB ein Laptop auch von den Eltern für berufliche Zwecke verwendet, ist ggfs eine (anteilige) steuerliche Berücksichtigung als Werbungskosten möglich (siehe oben). 

FAZIT

Mit den derzeit noch im Gesetzwerdungsprozess befindlichen Home-Office-Regelungen („Homeoffice-Maßnahmenpaket 2021“) wird nunmehr auch in den davon betroffenen verschiedenen Rechtsbereichen den technischen und organisatorischen Veränderungen der Arbeitswelt Rechnung getragen. 

Die diesbezüglichen steuerlichen Regelungen finden sich im „2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz“, welches für Arbeitnehmer einkommensteuerliche Begünstigungen von bis zu 600 EUR pro Jahr vorsieht. Die neuen Steuervorschriften gelten jedoch vorerst nur bis einschließlich 2023. Aufgrund der rasanten Veränderung der Arbeitswelt und dem Umstand, dass eine (dauernde) physische Präsenz im Unternehmen des Arbeitgebers oftmals nicht mehr erforderlich ist, bleibt zu wünschen, dass der Steuergesetzgeber diesen Entwicklungen auch über das Jahr 2023 hinaus Rechnung tragen und auch für die Zeit nach der homeoffice-intensiven COVID-19-Pandemie sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ein auch steuerlich nachhaltig attraktives Umfeld für mobiles Arbeiten schaffen wird. 

Für weitere Fragen zum Themenbereich „Homeoffice“ stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen Experten unserer Service Line "Corporate Tax" gerne zur Verfügung.  

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