News

UMSATZSTEUER | e-Rechnung an Bundesdienststellen ab 1.1.2014 zwingend

25.10.2013

 

Ab 1.1.2014 ist es nicht mehr möglich, Rechnungen an Bundesdienststellen auf Papier oder via E-Mail zu übermitteln. Vielmehr kann die Fakturierung nur noch mittels eigener dafür vorgesehener elektronischer Formate und speziell eingerichteter Portale erfolgen.
 

Die Rahmenbedingungen

Gemäß der Richtlinie 2010/45/EU des Rates der Europäischen Union vom 13.7.2010 ist die Einbringung von e-Rechnungen an den Bund grundsätzlich bereits seit 1.1.2013 möglich bzw. erwünscht. Nach Angaben der Wirtschaftskammer Österreich sind aktuell etwa 77.000 österreichische Unternehmer als Lieferanten des Bundes erfasst, dh in etwa jedes sechste Unternehmen von der Neuregelung betroffen.

Im Umsatzsteuerrecht erfolgte die Umsetzung der EU-Richtlinie per 1.1.2013 mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012, wobei gemäß § 11 UStG idF AbgÄG 2012 neben Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen zulässig sind und für letztere erhebliche Erleichterungen der Formvorschriften vorgesehen wurden (insb. auch per E-Mail). Dazu haben wir Sie bereits mit unserem Newsletter-Beitrag "UMSATZSTEUER /  Elektronische Rechnungen und neue Rechnungsausstellung" vom 19.10.2012 informiert.

Demgegenüber sind für die Rechnungslegung an Bundesstellen ab 1.1.2014 wesentlich restriktivere Bestimmungen zu beachten:

Die Neuregelung ab 1.1.2014

In Umsetzung der EU-Richtlinie verabschiedete das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die "e-Rechnungsverordnung" vom 27.12.2012. Ab deren Inkrafttreten per 1.1.2014 ist die Übermittlung von e-Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen in Österreich - als zweites EU-Land nach Dänemark - verpflichtend. Nach den zugrunde liegenden Rechtsnormen des IKT-Konsolidierungsgesetz (§ 5 (4) IKTKonG iVm § 5 e-Rechnungsverordnung) haben sich die Vertragspartner zur Übermittlung der e-Rechnung eines vom BMF zur Verfügung gestellten Portals zu bedienen.

Es gibt zwei derartige Portale, nämlich einerseits das Unternehmensserviceportal (USP), das zentrale Internetportal der österreichischen Bundesregierung, und andererseits die internationale PEPPOL-Transport-Infrastruktur.

Hinsichtlich der Formate für die Einbringung hat sich die Bundesverwaltung (USP) für eine adaptierte Variante des Formats ebInterface der WKO/AUSTRIAPRO entschieden. Die EU-einheitliche PEPPOL-Transport-Infrastruktur verwendet demgegenüber ein eigenes e-Rechnungs-Format (PEPPOL-Rechnung). Sowohl ebInterface als auch das PEPPOL-Format sind XML-basierte Dokumente. PDF ist hingegen kein unterstütztes Format, wenngleich nach erfolgreicher Übermittlung an die Bundesdienststelle eine automatische Rechnungskopie im PDF-Format erstellt und per E-Mail an den Vertragspartner retourniert wird.
 
Nach authentifizierter Anmeldung über USP (www.usp.gv.at) bestehen grundsätzlich drei Möglichkeiten für die Einbringung:

  •  Manuell durch Online-Erfassung der Rechnung im Formular
  •  Manuell durch Hochladen/Upload einer e-Rechnung (zuvor genannte Formate)
  • Automatische Übermittlung mittels Webservice

Zusätzlich kann auch noch eine automatische Übermittlung der e-Rechnung über das PEPPOL-Format gewählt werden.

Bei diesen Verfahren können gemeinsam mit der e-Rechnung auch relevante Beilagen hochgeladen werden. Die Anzahl der Beilagen ist jedoch mit 100 limitiert und darf dabei eine Größe von 15 MB nicht überschritten werden. Als zugelassene Formate gelten PNG, XLS, XLSX, XML, PDF.

Als "Bundesdienststellen" gelten in diesem Zusammenhang alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen sowie das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungsgerichtshof, der Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof. Unter folgendem Link kann dazu eine Online-Abfrage durchgeführt werden:

http://www.bbg.gv.at/lieferanten/kundenlisten/bund/


Hingegen sind rechtlich selbständige Unternehmen, auch wenn die öffentliche Hand daran beteiligt ist, vom neuen verpflichtenden e-Rechnungs-Prozedere nicht betroffen.

PDF-Rechnungen im B2B-Bereich, ohne Verbindung zu Bundesdienststellen, sind auch weiterhin möglich, sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes einer elektronischen Rechnung sowie deren Lesbarkeit gewährleistet werden (vgl § 11 Abs 2 UStG idF AbgÄG 2012).

Zusammenfassung

Während für umsatzsteuerliche Zwecke eine elektronische Rechnungslegung bereits seit 1.1.2013 wahlweise möglich ist und hiebei - auch weiterhin - wesentliche Erleichterungen gewährt werden, muß die Rechnungslegung an Bundesdienststellen ab 1.1.2014 zwingend elektronisch, nach strikt vorgegebenen Abläufen, erfolgen. Insbesondere ist ab nächstem Jahr eine Übermittlung von Rechnungen an den Bund per E-Mail nicht mehr gestattet.

Für weitere Fragen stehen Ihnen die Verfasser sowie gerne auch die übrigen Mitarbeiter des ICON-Umsatzsteuerteams zur Verfügung!

Verfasser:
Kurt Sturm
Ist nicht mehr für ICON tätig.
Fachbereich: Indirect Tax & Customs

ICON Wirtschaftstreuhand GmbH - Stahlstraße 14, 4020 Linz, Austria
Tel. +43 732 69412 - DW, Fax +43 732 6980 - 9273
E-Mail: office@icon.at - www.icon.at

Audit - Corporate Tax - Global Employment Services - Indirect Tax & Customs - International Tax - Mergers & Acquisitions - Private Clients - Tax Controversy - Transfer Pricing

© by www.icon.at