Weihnachtspräsente werden stets als angenehme Aufmerksamkeit empfunden und sind nach wie vor sehr beliebt. Das Steuerrecht sieht dafür einerseits einige Begünstigungen, andererseits aber auch erhebliche Einschränkungen vor, die sowohl auf Seite des Zuwendenden als auch auf Empfängerseite zu beachten sind. Der nachfolgende Beitrag gibt einen Überblick über die wesentlichen Bestimmungen in diesem Bereich.
Steuerlich unterschiedlich behandelt werden Geschenke an Kunden einerseits und Geschenke an Mitarbeiter andererseits. Bei Kundengeschenken ist häufig die Nichtanerkennung als Betriebsausgabe beim Geschenkgeber die steuerliche Folge, bei Geschenken an Mitarbeiter ist insbesondere zu prüfen, ob die Zuwendung beim Mitarbeiter im Wege der Lohnabrechnung versteuert werden muss oder nicht.
Kundengeschenke
„Übliche Geschenke“ an Kunden und Geschäftsfreunde, etwa anlässlich des Weihnachtsfestes oder zum Jahreswechsel, werden von der Judikatur als nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen iS § 20 Abs 1 Z 3 EStG beurteilt und sind daher – streng genommen – nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Eine Ausnahme gilt jedoch, sofern Geschenke aus Werbegründen überlassen werden und auch eine entsprechende Werbewirkung zeitigen. Davon kann ausgegangen werden, wenn zum Beispiel Kalender und Kugelschreiber mit Firmenaufschrift geschenkt werden.
Unter die grundsätzlich nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwendungen fallen auch Aufwendungen für die Geschäftsfreundebewirtung. Bei entsprechendem Nachweis, dass eine solche Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche bzw berufliche Veranlassung weitaus überwiegt, können derartige Aufwendungen jedoch zur Hälfte als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Ausnahmsweise können Bewirtungsaufwendungen auch zur Gänze abzugsfähig sein (zB iZm professionellem Marketing, vgl Rz 4817 ff EStR).
Mitarbeitergeschenke
Zuwendungen an Mitarbeiter stellen grundsätzlich eine Gegenleistung für erbrachte Arbeitsleistungen dar (ACHTUNG: ev. USt-Eigenverbrauch!) und sind daher in der Regel beim zuwendenden Arbeitgeber als Betriebsausgabe abzugsfähig (Personal- bzw Sozialaufwand). Allerdings ist beim Mitarbeiter im Einzelfall zu prüfen, ob ein Geschenk als lohnwerter Vorteil versteuert werden muss.
Eine Besteuerung beim Mitarbeiter ist in der Regel nicht gewünscht, sodass wir nachfolgend auf jene Begünstigungen für Betriebsveranstaltungen und Geschenke hinweisen möchten, die der Belegschaft steuerfrei zugewendet werden können (gemäß § 3 EStG):
- Steuerfrei sind geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen bis 365 EUR pa (zB Weihnachtsfeiern) UND DABEI EMPFANGENE
- Sachzuwendungen bis zu 186 EUR pa (zB Weihnachtsgeschenke in Form von Gutscheinen, Geschenkmünzen, Autobahnvignetten oä; NICHT jedoch Bargeld!).
- Sachzuwendungen, die aus Anlass eines Dienst- oder Firmenjubiläums gewährt werden, und zwar ebenfalls bis zu einem Höchstbetrag von 186 EUR.
Die Begünstigungen gelten pro Mitarbeiter und Jahr (und sind daher gegebenenfalls auch auf mehrere Veranstaltungen in einem Kalenderjahr aufteilbar).
Darüber hinaus stehen alljährlich noch folgende weitere Steuerbegünstigungen für Mitarbeiter zur Verfügung:
- Zukunftssicherungsmaßnahmen bis zu 300 EUR jährlich pro Arbeitnehmer (zB Versicherungsschutz für Krankheit, Invalidität, Alter, Tod);
- Zuschüsse für die Betreuung von Kindern bis 1.000 EUR pro Jahr und Kind (Zuschüsse an begünstigte Kinderbetreuungseinrichtungen, für Kinder vor Vollendung des 10. Lebensjahres)
- Freie Mahlzeiten am Arbeitsplatz oder Essengutscheine zur Konsumation in nahe gelegenen Gaststätten bis 4,40 EUR pro Arbeitstag; dabei ist jedoch zu beachten, dass die Begünstigung für arbeitsfreie Tage (Urlaub, etc.) nicht gilt.
An dieser Stelle sei auch nochmals auf die Möglichkeiten hingewiesen, seiner Belegschaft Vorteile in Form von „Mitarbeiterrabatten“ zukommen zu lassen (einzelfallbezogene Freigrenze von 20 % bzw Freibetrag von max. 1.000 EUR pa gemäß § 3 Abs 1 Z 21 EStG). Siehe dazu im Detail unseren NL-Beitrag „LOHNSTEUER | Weihnachtsgeschenke in Form von Mitarbeiterrabatten?“ vom 17.12.2017.
Gemeinsame Voraussetzung für die obigen Begünstigungen ist, dass der Arbeitgeber die Vorteile grundsätzlich allen Arbeitnehmern oder nach sachlichen (betriebsbezogenen) Kriterien abgegrenzten Arbeitnehmergruppen gewähren muss (zB allen Angestellten, allen Außendienstmitarbeitern). Nicht erlaubt ist hingegen eine Differenzierung nach sozialen Merkmalen (zB nur Arbeitnehmer mit Kindern / mit bestimmtem Alter) oder nach der unternehmensrechtlichen Stellung (zB Geschäftsführer, Prokuristen). Siehe dazu auch unseren gesonderten NL-Beitrag „LOHNSTEUER | Begünstigung bestimmter Gruppen von Arbeitnehmern“ vom 12.10.2016.
Beim Arbeitgeber liegen abzugsfähige Betriebsausgaben vor, bei den Arbeitnehmern ist für diese Vorteile aus dem Dienstverhältnis hingegen keine Lohnsteuer einzubehalten. Der Arbeitgeber hat für diese Sachzuwendungen auch keine Lohnnebenabgaben zu entrichten (dh Befreiung auch für DB/DZ und Kommunalsteuer). Die steuerbegünstigten Vorteilszuwendungen sind zudem auch vom sozialversicherungsrechtlichen Entgeltbegriff ausgenommen, sodass darauf auch keine SV-Beiträge anfallen.
Für weitere Fragen zu diesem Themenbereich stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen Ansprechpartner des ICON-Teams gerne zur Verfügung!
