Aufgrund des Endorsements des Standards „IFRS 16 Leasingverpflichtungen“ sind ab dem Geschäftsjahr beginnend ab 1.1.2019 sämtliche Leasingverpflichtungen bilanziell zu erfassen. Bereits im vorangegangenen Jahresabschluss ab 31.12.2018 sind Angaben über die Auswirkungen von IFRS 16 in die Notes aufzunehmen. Der nachfolgende Beitrag gibt einen Erfahrungsbericht über die bisherigen Implementierungsarbeiten.
In unserem NL-Beitrag „IFRS-Bilanzierung | Leasingverhältnisse im neuen IFRS 16“ vom 14.9.2018 hatten wir bereits einen ersten Überblick zu Ansatz, Bewertung und Darstellung von Leasingverträgen nach dem neuen IFRS-Standard gegeben.
IFRS 16 bedeutet einen radikalen Wandel in der Bilanzierung von Leasingverhältnissen für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1.1.2019 beginnen. Nach dem früheren Standard IAS 17 bestand keine Notwendigkeit, operative Leasingverhältnisse bilanziell zu erfassen, sondern es konnten diese auch außerhalb der Bilanz - im Anhang bzw in den Notes - erläutert werden. Gemäß IFRS 16 sind hingegen grundsätzlich sämtliche Leasingverhältnisse in der Bilanz zu erfassen, und zwar als Nutzungsrechte mit korrespondierenden Leasingverbindlichkeiten. Es bestehen diesbezüglich nur zwei Ausnahmen: kurzfristig laufende Leasingverhältnisse und solche über geringwertige Vermögenswerte.
Zur Erfassung dieser Leasingverhältnisse waren viele Unternehmen gezwungen, konzernweite Implementierungsprojekte aufzusetzen, wobei folgende Projektschritte abzuarbeiten waren:
- Vertragsinventur
- Datenextraktion
- Vertragsinventarisierung
- Auswahl und Einführung einer Software zur Administration
- Leasingberichterstattung
Der Schwerpunkt dürfte hierbei auf der Vertragsinventur und der Datenextraktion gelegen sein und wird dies wohl auch in Zukunft für den Regelprozess entsprechende Herausforderungen und Handlungsempfehlungen beim Übergang auf IFRS 16 darstellen.
Vertragsinventur
Art und Anzahl der Leasingverträge sind ein unternehmensindividueller Faktor und nicht unbedingt von der Größe oder Branchenzugehörigkeit eines Unternehmens abhängig. Aus diesem Grund ist es ratsam, die unternehmensindividuelle Ausgangssituation gründlich zu analysieren und entsprechende Vorgaben für die gesamte Gruppe bzw alle Tochtergesellschaften zu definieren. Wesentlich ist dabei die Ausgestaltung der Verträge. Bestehen Rahmenverträge (wie häufig beim Kfz-Leasing) oder handelt es sich um komplexe mehrseitige Verträge mit Anhängen und Nachträgen (wie beispielsweise oftmals bei Immobilien und Grundstücken)? Neben den klassischen Leasingverträgen können diese auch als Leihe, Pacht oder Erbbaurecht ausgestaltet sein, oder es können Leasingvereinbarungen auch in einen Dienstleistungsvertrag eingebettet sein.
In Zusammenhang mit der erstmaligen Erfassung der Leasingverträge in den Jahresabschlüssen für Geschäftsjahre, die ab 1.1.2019 beginnen, hat sich gezeigt, dass hier ein erheblicher Arbeitsaufwand bei der Vertragsinventur bestand. Insbesondere Verträge für operative Leasingverpflichtungen lagen oft nicht zentral vor bzw. waren unstrukturiert abgelegt. Wesentlich war eine möglichst frühe Erhebung der Daten bei den jeweiligen Tochterunternehmen und den jeweiligen Unternehmenseinheiten. Um ein korrektes Auslesen der relevanten Daten aus den Verträgen zu gewährleisten, ist eine vollständige Inventarisierung der Verträge inklusive der dazugehörigen Daten erforderlich.
Datenextraktion
Bei vielen Unternehmen wurde die Vertragsinventur und die dazugehörende Analyse der Daten (Datenextraktion) im ersten Jahr der Implementierung von IFRS 16 aus Zeitgründen parallel durchgeführt. Die Erfassung der Verträge kann manuell erfolgen, oder es können auch Software-Lösungen, wie beispielsweise Vertragsdatenbanken oder Software-Programme mit Texterkennung und -analyse, zum Einsatz kommen. Sämtliche Erhebungen können zentral oder dezentral im Unternehmen durchgeführt werden oder auch an einen externen Berater ausgelagert werden. Wesentlich für die Datenextraktion im Unternehmen ist, dass eine Abteilung bzw ein Bereich dafür verantwortlich ist. Um die Daten korrekt auswerten zu können, ist es – ungeachtet der Erfassungsart – unerlässlich, die betreffenden Mitarbeiter einer Schulung zu unterziehen. Weiters empfiehlt es sich, die Daten entsprechend einem Datenmodell sowie standardisierter Vorgaben zu erfassen. Sollten bereits bestehende Vertragsdatenbanken genutzt werden, sind diese dahingehend zu prüfen, ob alle wesentlichen Informationen für die Bilanzierung nach IFRS 16 enthalten sind. Auch die Aktualität bestehender Datenbanken ist laufend zu überprüfen. Insbesondere bei Massenverträgen stellt die automatische Datenextraktion (zB OCR - Optical Character Recognition) eine effiziente Alternative dar. Da automatische Datenextraktionen laufend weiterentwickelt werden, ist aber eine ungeprüfte Übernahme nicht zu empfehlen.
Welche Art der Datenextraktion verwendet wird, ist unternehmensindividuell zu entscheiden. Folgende Kriterien können als Entscheidungshilfe herangezogen werden:
- Menge an Verträgen und deren Sprache
- Komplexität der Verträge (Standard- oder Individualvertrag)
- Verfügbarkeit und Qualität der Daten
- Kosten der Software-Lizenzen
In der Praxis hat sich gezeigt, dass oftmals Kombinationen von verschiedenen Alternativen zur Auslesung der Daten verwendet werden.
Vollständigkeit
Es zeigt sich, dass sowohl die Vertragsinventur als auch die Datenextraktion wesentliche Elemente im Implementierungsprozess von IFRS 16 sind, da nur als Leasing gemäß IFRS 16 erkannte Verträge erfasst, ausgelesen und somit bilanziert werden und daher zur internen und externen Berichterstattung verarbeitet werden können. Wichtig ist die vollständige Erfassung aller Leasingverträge und deren fehlerfreie Extraktion für die Bewertung der relevanten Informationen.
Zur Sicherstellung der Vollständigkeit können folgende Schritte befolgt werden:
- Analyse bestehender Mietaufwendungen
- Feststellung von Dauerbuchungsbelegen
- Nutzung von Inhalten bestehender Vertragsdatenbanken
- Rückschlüsse von konzerninternen Leasingvereinbarungen
- Analyse der Angaben zu den Notes gemäß IAS 17
- Plausibilitätscheck mit Kreditorenkonten
Zusammenfassung
Wie bereits erwähnt, haben die Vertragsinventur und die Datenextraktion eine Schlüsselfunktion für die korrekte Erfassung von Leasingvereinbarungen nach IFRS 16. Die Vertragsinventur ist die Datenbasis für die Auswertung der Daten und wirken sich unvollständige Daten unmittelbar auf die Datenanalyse aus. Die Alternativen der Datenextrusion müssen unternehmensindividuell festgelegt werden. Die erstmalige Erfassung der Angaben in den Notes hat bereits eine erhöhte Transparenz über alle Leasingverpflichtungen in einem Konzern zur Folge. Der Implementierungsprozess in den Unternehmen hat jedoch auch zu Tage gebracht, dass vielfach noch ein Handlungsbedarf bei der Einrichtung eines effizienten und effektiven internen Kontrollsystems für die Erfassung und Administration von Leasingverpflichtungen besteht. Weiters hat sich auch gezeigt, dass viele Unternehmen den notwendigen Zeitaufwand und die finanzielle Belastung unterschätzt haben.
Für weitere Fragen stehen Ihnen die Verfasserinnen sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen unseres WP- und Bilanzierungsteams gerne zur Verfügung!
