Die Vorsteuererstattung erfolgt in Spanien bei „vollwertiger“ umsatzsteuerlicher Registrierung eines ausländischen Unternehmers grundsätzlich im Rahmen des periodischen Besteuerungsverfahrens. Fehlt es hingegen an regelmäßigen Ausgangsumsätzen, kann dies zu bösen Überraschungen führen. Diesfalls kann die Vorsteuer nämlich nur im Vergütungsverfahren geltend gemacht werden, wofür jedoch andere formalrechtliche Rechnungsanforderungen gelten!
Vorsteuererstattung in Spanien
In Spanien ist zwischen einer „vollwertigen“ und „beschränkten“ Registrierung zu unterscheiden. Eine „beschränkte Registrierung“ erfolgt dann, wenn ein Unternehmer zB Verbringungen, innergemeinschaftliche Erwerbe oder Importe durchführt. Zur „vollwertigen Registrierung“ kommt es im Falle der Registrierungspflicht, welche entsteht, wenn in Spanien eine Betriebsstätte begründet oder das Unternehmen Steuersubjekt der Umsatzsteuer wird.
Die Unterscheidung der Registrierungsarten in Spanien ist wesentlich für die Vorsteuererstattung an ausländische Unternehmen:
- Bei der beschränkten Registrierung kann das Unternehmen die Vorsteuer ausschließlich im Rahmen des Vorsteuererstattungsverfahrens geltend machen.
- Ausländische Unternehmen, welche in Spanien vollwertig umsatzsteuerlich registriert sind, können die Vorsteuer hingegen grundsätzlich im regulären Besteuerungsverfahren durch Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen geltend machen, soferne das ausländische Unternehmen in Spanien auch Steuersubjekt der spanischen Umsatzsteuer ist. Hiefür müssen im Abgabezeitraum in Spanien Lieferungen oder sonstige Leistungen getätigt, eine innergemeinschaftliche Lieferung aus Spanien ausgeführt oder ein Export durchgeführt werden.
- Wurden die vorstehenden Voraussetzungen im Abgabezeitraum (zB Quartal) jedoch nicht erfüllt, erhält das ausländische Unternehmen - trotz bestehender vollwertiger umsatzsteuerlicher Registrierung in Spanien - die Vorsteuern für den jeweiligen Abgabezeitraum wiederum nur im Vergütungsverfahren refundiert. Dafür gelten jedoch andere formalrechtliche Rechnungsanforderungen als bei der periodischen Umsatzsteuervoranmeldung:
Die formalrechtlichen Rechnungsanforderungen
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung, welche in Spanien folgende Rechnungsmerkmale zwingend aufweisen muss:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers,
- UID-Nummer beider Unternehmen,
- Rechnungsdatum,
- Leistungszeitraum bzw –zeitpunkt,
- einmalige fortlaufende Rechnungsnummer,
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen von Voraus-, An, und Abschlagszahlungen, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
- Entgelt,
- jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts,
- Steuersatz,
- gesondert ausgewiesener Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung;
Wenn der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer weniger als 400 € beträgt, so dürfen vereinfachte Rechnungen ausgestellt werden. Diese müssen nur die folgenden Rechnungsangaben beinhalten:
- Nummer und ggfs Rechnungskreis,
- Rechnungsdatum,
- Datum, an welchem die Lieferung oder sonstige Leistung erfolgt ist, sofern dies nicht am Rechnungsdatum erfolgt ist,
- UID-Nummer des Rechnungsausstellers,
- Beschreibung der Lieferung oder sonstigen Leistung,
- Steuersatz,
- gesamte Gegenleistung;
- Im Falle von Korrekturrechnungen muss die Rechnung auch als solche bezeichnet werden.
- Wenn es sich beim Empfänger der Rechnung um einen Unternehmer handelt, der zur Geltendmachung der entsprechenden Vorsteuer befugt ist, muss auf den Rechnungen auch seine UID-Nummer und die berechnete Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Die formalrechtlichen Anforderungen müssen für die Inanspruchnahme einer Vorsteuererstattung grundsätzlich erfüllt sein, unabhängig davon, ob diese im Rahmen der periodischen Umsatzsteuervoranmeldung oder im Vorsteuervergütungsverfahren erfolgt. In welchen Verfahren die Vorsteuer zurückgeholt wird, hat jedoch eine Auswirkung darauf, welche UID-Nummer des Leistungsempfängers verwendet werden muss. Im Vergütungsverfahren ist nämlich die inländische UID-Nummer (zB deutsche UID-Nummer eines in Deutschland ansässigen und umsatzsteuerlich registrierten Unternehmers) auszuweisen, in der laufenden Umsatzsteuervoranmeldung hingegen die spanische UID-Nummer.
Fazit
Besteht eine „vollwertige“ Registrierung, dann ist das Verfahren, in welchem die Vorsteuer beantragt wird, davon abhängig, ob auch Umsätze getätigt wurden, die in Spanien steuerpflichtig sind. Das Problem dabei ist, dass nicht darauf vertraut werden kann, dass die vorliegenden Rechnungen die Voraussetzungen für die spätere Vorsteuererstattung erfüllen. Diese Beurteilung kann letztlich erst nach Ablauf des Abgabezeitraumes erfolgen, zu diesem Zeitpunkt wurden die Rechnungen aber bereits ausgestellt und müssten daher ggfs entsprechende Rechnungskorrekturen veranlasst werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Vorsteuern mangels einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht geltend gemacht werden können.
Für Fragen zu diesem Thema stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen Expertinnen des ICON-Umsatzsteuerteams gerne zur Verfügung!
