In Spanien gelten mit LEY 45/1999 vom 29.11.1999 spezielle Meldeverpflichtungen bei Entsendungsfällen von Arbeitnehmern nach Spanien. Aufgrund der großen Bedeutung des Wirtschaftsstandorts Spanien, speziell in der Baubranche, ist die Kenntnis und genaue Befolgung der erforderlichen Melde- und Registrierungsschritte ein unabdingbares Erfordernis, um auf spanischem Boden überhaupt legal tätig werden zu können. Meldepflichtig sind alle Entsendungsfälle, die einen Zeitraum von acht Tagen überschreiten. Für Entsendungen im Zuge von Bautätigkeiten kommt es zu weiteren verpflichtenden Meldungen. Diese haben fristgerecht - vor dem tatsächlichen Arbeitsantritt – in spanischer Sprache zu erfolgen. Aus den unterschiedlichen provinziellen Meldeverfahren (eigene Formulare je autonomer Region) resultiert ein komplexes Registrierungsprozedere, das durch Beiziehung eines Steuerberaters wesentlich beschleunigt und erleichtert werden kann.
Grundbestimmungen zur Arbeitnehmerentsendungen nach Spanien
Infolge der Internationalisierung und Globalisierung gewinnen grenzüberschreitende Tätigkeiten von Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Immer mehr Unternehmen werden länderübergreifend tätig, wodurch die Anzahl an längerfristigen Auslandseinsätzen der Arbeitnehmer – sog. Arbeitnehmerentsendungen - in Konzernen, aber auch in mittelständischen Betrieben laufend zunimmt.
Nach Art. 2 der europäischen Entsenderichtlinie (RL 96/71/EG AEntRL) wird im Falle einer „Entsendung“ ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber auf dessen Rechnung für eine begrenzte Zeitdauer in einen anderen EU-Mitgliedstaat geschickt, um dort eine Dienstleistung zu erbringen. In Entsendungsfällen gelten für den Arbeitnehmer die arbeitsvertraglichen Rechtsvorschriften des Entsendestaates grundsätzlich weiter. EU-Bürger benötigen innerhalb des EU-Binnenmarktes keine Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis. Für einen Aufenthalt unter drei Monaten müssen österreichische Staatsangehörige sich auch nicht behördlich als Ausländer in Spanien registrieren.
Sollte es sich hingegen um Entsendungen aus einem Drittstaat handeln (Nicht-EU-Mitgliedstaaten, seit 1.1.2021 somit auch Großbritannien!), so ist neben einer fristgerechten Meldung auch eine Aufenthaltsgenehmigung (permiso de residencia) sowie eine Arbeitsgenehmigung (permiso de trabajo) erforderlich.
Erfolgt die Entsendung aus einem Unternehmen, das seinen Sitz in einem EU-Mitgliedstaat oder in einem Unterzeichnerstaat des Abkommens über den EWR hat, nach Spanien, so ist neben den europäischen Richtlinien auch die spanische Bestimmung Ley 45/1999 einschlägig.
Entsendungsmitteilung nach Ley 45/1999
Artikel 56 des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) verbietet grundsätzlich eine Beschränkung des freien Dienstleistungsverkehrs innerhalb der EU-Mitgliedstaaten und ermöglicht somit die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungstätigkeiten innerhalb der Europäischen Union. Mit der EU-Richtlinie 2014/67/EU vom 15. Mai 2014 hat die Europäische Union eine Stärkung der Eckpfeiler der Union (der Arbeitnehmerfreizügigkeit, der Niederlassungsfreiheit sowie der Dienstleistungsfreiheit) bezweckt. Art 9 Abs 1 der Richtlinie 96/71/EG gewährt jedoch jedem Mitgliedstaat umfassende Kontrollrechte und ermöglicht somit die Aufstellung individueller Meldeverfahren bei vorübergehenden Entsendungsfällen zur Wahrung nationaler Gesetze. In Spanien wurde daher mit 29. November 1999 das Gesetz 45/1999 (Ley 45/1999) verabschiedet, welches die zwingende Einhaltung von Meldeverpflichtungen bei Entsendungsfällen beinhaltet. Eine Ergänzung zu den Anzeigepflichten an die spanischen Behörden sieht die mit 26. Mai 2017 verabschiedete Königliche Gesetzesverordnung 9/2017 (Real Decreto-ley 9/2017) vor, welche die Durchsetzungsrichtlinie (2014/67/EU) zur EU-Entsenderichtlinie in Spanien umsetzt.
Gem Ley 45/1999 und Real Decreto-ley 9/2017 müssen Arbeitnehmer, die für einen Zeitraum von mehr als acht Tagen aus einem EU-Mitgliedstaat oder EWR-Staat nach Spanien entsendet werden und somit in Spanien einen Arbeitseinsatz erbringen, an die zuständigen Arbeitsbehörden gemeldet werden. Das entsendende Unternehmen ist verpflichtet, eine Entsendemitteilung über jeden einzelnen an einem spanischen Arbeitsort überlassenen Arbeitnehmer durchzuführen. Die Entsendemitteilung hat VOR Arbeitsantritt des jeweiligen Arbeitnehmers zu erfolgen und hat bereits die Bekanntgabe der exakten Daten zum Arbeitseinsatz, Arbeitszeitraum, Auftraggeber, Auftragnehmer, Daten des einzelnen entsendeten Arbeitnehmers, wie Name, Geburtsdatum und Berufsausübung, sowie Grunddaten zum Projekt zu enthalten. Die Entsendemitteilung ist in spanischer Sprache zu übermitteln. Der Gesetzestext lässt offen, ob bei den Tagen auf Werktage oder Kalendertage abgestellt wird. Um etwaige Komplikationen im Anmeldeprozess zu vermeiden, wird die Berechnung nach Kalendertagen empfohlen.
Laut Real Decreto-ley 9/2017 hat jede Provinz selbständig ein eigenes Meldeportal einzurichten, woraus unterschiedliche Registrierungsverfahren inklusive entsprechenden Formularen und Übermittlungsarten resultieren, was nicht unbedingt einer Vereinheitlichung bzw Vereinfachung des Meldeprozesses dienlich ist.
Register akkreditierter Unternehmen (REA)
Gemäß Ley 45/1999 ist jedes Unternehmen, das Baudienstleistungen in Spanien erbringt, verpflichtet, sich vor dem tatsächlichen Arbeitsantritt in das Bauregister der jeweils zuständigen Provinz, dem Registro de Empresas Acreditadas (REA), einzutragen. Diese Registrierung soll gewährleisten, dass die Bautätigkeiten der entsendenden Unternehmen in Spanien EU-konformen bauaufsichtsrechtlichen sowie auch arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften entsprechen. Die Registrierung für Baudienstleistungen erfolgt unabhängig von bzw zusätzlich zu den Entsendemitteilungen.
Der Begriff Bauleistungen ist im weiteren Sinn auszulegen und umfasst neben Bautätigkeiten auch alle Montageleistungen, Wartungen sowie Inbetriebnahmen, die auf einer Baustätte oder Werkshalle auf spanischem Boden durchgeführt werden. Zuständig ist die spanische Arbeitsbehörde jener Provinz, wo die Baudienstleistungen direkt durchgeführt werden. Im Regelfall ist somit jener Ort entscheidend, wo sich die Baustelle oder Industriehalle befindet. Auch hier sind aufgrund der unterschiedlichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen je Provinz unterschiedliche Vordrucke und Formulare für den Registrierungsprozess je Registrierungsstelle zu verwenden. Verkompliziert wird das Verfahren zudem dadurch, dass die Vordrucke ausschließlich auf Spanisch respektive auf Galizisch zur Verfügung gestellt werden. Die Registrierung selbst ist elektronisch auf einer Online-Plattform der jeweils zuständigen Arbeitsbehörde durchzuführen. Außerdem ist die Beantragung einer spanischen elektronischen Signatur notwendig, ohne die eine REA-Registrierung nicht durchgeführt werden kann. Dies verlangsamt den gesamten Anmeldeprozess, weswegen an dieser Stelle auf eine zeitgerechte Planung und Vorbereitung seitens des Arbeitgebers von nach Spanien zu entsendenden Arbeitnehmern hinzuweisen ist.
Beilagen zur REA-Registrierung
Als weiteres Erfordernis zur REA-Registrierung sind verpflichtende Beilagen in zweifacher Ausführung (Originalsprache sowie spanische Übersetzung) zu übermitteln:
- Zum einen ist nachzuweisen, dass alle arbeitssicherheitsrechtlichen Maßnahmen gemäß der europäischen Rahmenrichtlinie über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit (Richtlinie 89/391/EWG) vom 12. Juni 1989 auf der Baustelle getroffen werden.
- Im Zuge dessen sind auch Nachweise über die Personalschulung zur Arbeitssicherheit zu erbringen. Die Regelungen zu den arbeitsrechtlichen Sicherheitsbestimmungen werden durch die am 17. Oktober 2020 erlassene spanische Verordnung zur Kontrolle grenzüberschreitender Dienstleistungen (BOE-A-2020-12359, Unidad Especial de Coordinación sobre Lucha contra el Fraude en el Trabajo Transnacional) verstärkt.
- Zudem sind für Unternehmen, die Arbeitnehmer (österreichische Staatsbürger) nach Spanien entsenden, seit 1. Mai 2010 auch Unterlagen der Gesundheitskasse beizulegen. Diese dienen als Nachweis, dass die jeweiligen nationalen Rechtsvorschriften auf den entsendeten Arbeitnehmer anzuwenden sind.
Nach Übermittlung des Antragsformulars inklusive Beilage der erforderlichen Nebenformulare sollte die erfolgreiche Registrierung im Regelfall innerhalb von zwei Wochen erfolgen. Die Registrierungen erfolgen einmalig und sind in ganz Spanien für einen Zeitraum von drei Jahren - mit Option auf Verlängerung - gültig.
FAZIT
Art 9 Abs 1 der Richtlinie 96/71 EG erlaubt Spanien - trotz der in der EU geltenden Prinzipien der Dienstleistungsfreiheit und Arbeitnehmerfreizügigkeit – ein umfassendes Meldesystem für grenzüberschreitende (Bau-)Dienstleistungstätigkeiten. Aufgrund der maßgeblichen Bestimmungen (Ley 45/1999) sind im Falle von Entsendungen nach Spanien bereits vor Entsendebeginn spezielle Registrierungen durchzuführen. Zusätzlich hat es zu einer weiteren Registrierung mittels zuvor beantragter spanischer elektronischer Signatur zu kommen, falls die Entsendung im Zusammenhang mit Bautätigkeiten erfolgt. Aufgrund der komplexen – durchgehend in spanischer Sprache gehaltenen – Registrierungspozesse empfiehlt sich eine zeitgerechte strukturierte Planung und Beschäftigung mit der Entsendungsthematik in Spanien. Gerne unterstützen wir Sie und Ihr Unternehmen beim Registrierungsablauf.
Hinsichtlich weiterer Meldeverpflichtungen im Bereich der Umsatzsteuer dürfen wir nochmals auf unseren NL-Beitrag „SPANIEN l UMSATZSTEUER-Meldepflichten ab 1.7.2018 neuerlich verschärft!“ vom 9.6.2018 hinweisen.
Für weitere Fragen zu diesen Themen stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen ExpertInnen unserer Service Lines „International Tax“ und „Global Employment Services“ gerne zur Verfügung!
