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OFFENLEGUNG | Rechtzeitige Übermittlung des Jahresabschlusses ans Firmenbuch!

06.07.2015

Kapitalgesellschaften müssen ihre Jahres- und Konzernabschlüsse spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag an das Firmenbuchgericht übermitteln. Abschlüsse zum 31.12.2014 sind daher bis 30.9.2015 offenzulegen. Lesen Sie hier, wie Sie durch fristgerechte und vollständige Einreichung Geldstrafen vermeiden. Und welche Änderungen das RÄG 2014 in diesem Bereich bringen wird!

Die rechtlichen Grundlagen für die Offenlegung von Jahresabschlussdaten

In § 277 UGB ist geregelt, dass die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) den Jahresabschluss samt Lagebericht sowie gegebenenfalls auch den Corporate Governance-Bericht nach der Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, mit dem Bestätigungsvermerk beim Firmenbuchgericht des Gesellschaftssitzes einzureichen haben. Die Jahresabschlüsse sind grundsätzlich elektronisch einzureichen (Ausnahme/Bagatellregelung: Einreichung in Papierform bei Umsatzerlösen bis 70.000 EUR zulässig).

Aufgrund der maßgeblichen Neunmonatsfrist sind Konzern- und Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2014 daher bis spätestens 30.9.2015 einzureichen!

Als „Kapitalgesellschaften“ gelten für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert (zB GmbH & Co KG), sodass solche „kapitalistischen Personengesellschaften“ insbesondere auch die Publizitätspflichten zu beachten haben (§ 221 Abs 5 UGB). Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Kapitalgesellschaft, welche auch dem Firmenbuchgericht mitzuteilen ist. ICON verwendet hiefür ein entsprechendes Antragsformular mit Angabe der Größenklasse und Berechtigung zur Einreichung.

§ 282 UGB ordnet an, dass die fristgerechte Offenlegung vom zuständigen Firmenbuchgericht zu prüfen ist. Wird die Neunmonatsfrist versäumt, so hat das Gericht Zwangsstrafen in Höhe von 700 EUR bis 3.600 EUR zu verhängen, und zwar ggfs auch mehrfach, wenn die Offenlegungspflichten nach je weiteren zwei Monaten noch immer nicht (vollständig) erfüllt sind. Gegen eine Zwangsstrafverfügung können die jeweiligen Organe innerhalb von 14 Tagen Einspruch erheben, wobei aber nur offenkundig unvorhersehbare bzw unabwendbare Ereignisse, die einer fristgerechten Einreichung entgegenstanden, akzeptiert werden.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über jene Unterlagen, die in Abhängigkeit der Größe der Kapitalgesellschaft an das Firmenbuch übermittelt werden müssen:

Einzureichende Unterlagen

Kleine GmbH

Mittelgroße GmbH

Große GmbH; Kleine u. mittelgroße AG

Große AG

Bilanz

X*

X*

X

X

GuV

 

X*

X

X

Anhang + Anlagenspiegel

X

X

X

X

Lagebericht

 

X

X

X

Bestätigungsvermerk

X**

X

X

X

Umlauf- bzw. Gesellschafterbeschluss mit
Vorschlag über die Ergebnisverwendung

 

 

X***

X

Umlauf- bzw. Gesellschafterbeschluss
über die Ergebnisverwendung

 

X

X

X

Bericht des Aufsichtsrates

 

X

X

X

Nachweis über die Veröffentlichung des Jahres-
abschlusses (im Amtsblatt zur Wiener Zeitung)

 

 

 

X

 Es besteht die Möglichkeit, alle Posten in vollen 1.000 EUR anzugeben.

* Verkürzung bzw Verdichtung möglich

** nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (kleine GmbH mit AR-Pflicht!)

*** gilt nur für Aktiengesellschaften

Gemäß § 280 UGB sind für verpflichtend aufzustellende Konzernabschlüsse Bilanz, GuV, Konzernanhang und Konzernlagebericht bzw zusätzlich das Cash-Flow-Statement und der Eigenkapitalspiegel dem Firmenbuch zu übermitteln.

In § 280a UGB ist weiters festgehalten, dass bei Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften der Vertreter der Zweigniederlassung die Unterlagen der Hauptniederlassung, welche nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache offenzulegen hat.

Welche Änderungen bringt das RÄG 2014?

Mit Inkrafttreten des Rechnungslegungs-Änderungsgesetzes (RÄG 2014) erstmals für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen, verpflichtet künftig § 277 UGB neben den bereits bisher geforderten Unterlagen zusätzlich, einen Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen iS §  243c UGB offenzulegen.

Eine weitere Änderung liegt darin, dass betreffend der unveränderten Möglichkeit, alle Posten bei Veröffentlichung in vollen 1.000 EUR anzugeben, es künftig auch möglich sein wird, die Posten nach Maßgabe der Wesentlichkeit iS § 196a UGB in größeren Einheiten zu veröffentlichen.

Zu Erleichterungen kommt es für sog. „Kleinstkapitalgesellschaften“. Diese müssen künftig nur noch ihre Bilanz offenlegen. Die bestehenden Vorgaben bzgl Verkürzung der Bilanz und verpflichtende Angaben (wie zb Informationen zum negativen Eigenkapital) bestehen weiter. Sollte die Offenlegung nicht fristgerecht erfolgen, werden die zu verhängenden Zwangsstrafen für Kleinstkapitalgesellschaften auf die Hälfte reduziert.

Nach dem RÄG 2014 wird es künftig auch möglich, dass das Tochterunternehmen, welches in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung gemäß 245 Abs 1 UGB einbezogen wird, neben Deutsch auch eine in internationalen Finanzkreisen gebräuchliche Sprache, insbesondere also Englisch, zur Veröffentlichung beim Firmenbuch verwenden kann. Dies gilt ebenso, wenn eine große Kapitalgesellschaft in einen ausländischen Konzernabschluss einbezogen wird.

Und was können wir für Sie tun?

Gerne übernimmt ICON die elektronische Übermittlung Ihrer Jahres- und/oder Konzernabschlüsse an das Firmenbuch. Falls gewünscht, erledigen wir für Sie auch die Vorbereitung der einzureichenden Unterlagen (incl. zulässige Verkürzung bzw Verdichtung von Jahresabschlussdaten), die Ihnen sodann zur Durchsicht und Unterzeichnung übermittelt würden. Für unser Einschreiten benötigen wir ein von den gesetzlichen Vertretern unterfertigtes Antragsformular, welches uns zur Einreichung bevollmächtigt. Das diesbezügliche Formular würden wir gemeinsam mit den zur Durchsicht übermittelten Unterlagen zur Unterschrift vorlegen.

Für Rückfragen stehen Ihnen unsere Frau Mag. Barbara Hochreiter sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen des ICON-Bilanzierungs- und WP-Teams gerne zur Verfügung.

Finden Sie hier nähere Informationen zu unserem Leistungsangebot betreffend Firmenbucheinreichung.

Verfasser:
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