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STEUERREFORM | Die Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016 geht uns alle an!

16.12.2015

Mit dem Steuerreformgesetz 2015/2016 wird ua auch die verpflichtende Erfassung von Barumsätzen mittels elektronischem Aufzeichnungssystem (mit technischer Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation) sowie auch eine Erteilungs- und Annahmepflicht für Belege eingeführt. Erfahren Sie hier die Kerninhalte der Neuregelungen und welche Personen auf der Zahler- und Empfängerseite davon betroffen sind.

Im Rahmen der überwiegend mit Wirkung ab 1.1.2016 in Kraft tretenden „Steuerreform“, über die wir Sie bereits mehrfach informiert haben, wurde ein besonderes Augenmerk auf die Bekämpfung von Steuerbetrug und Abgabenhinterziehung gelegt (siehe dazu bereits unseren NL-Beitrag „STEUERREFORM | Die ganze Wahrheit!“ vom 12.6.2015). Zu den wesentlichen Maßnahmen in diesem Zusammenhang gehört die sog. „Registrierkassenpflicht“, die nicht nur typische Barzahlungsbranchen betrifft, sondern grundsätzlich alle Unternehmen, wenn sie auch nur in Teilbereichen Bareinnahmen tätigen: 

Die neue Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO)

Ab 1.1.2016 haben „Betriebe“ (bei Personen- und Kapitalgesellschaften das Gesamtunternehmen) alle ihre „Bareinnahmen“ zum Zwecke einer genauen Losungsermittlung mittels elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln und täglich zu erfassen. Erleichterungen bzw Ausnahmen für bestimmte Umsätze sind in einer eigenen Verordnung geregelt (sog. „Barumsatzverordnung (BarUV 2015)“, die etwa Umsätze im Freien („Kalte Hände-Regelung“), bestimmte Hilfsbetriebe, Veranstaltungen und gemeinnützige Einrichtungen begünstigt). Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems  („Registrierkasse“ etc) besteht ab einem Jahresumsatz von 15.000 EUR je Betrieb (Unternehmen), sofern die „Barumsätze“ dieses Betriebes 7.500 EUR im Jahr überschreiten. Barumsätze sind Umsätze, bei denen die Gegenleistung (Entgelt) durch Barzahlung erfolgt. Als „Barzahlung“ gilt allerdings auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen (zB Zahlung mittels Mobiltelefon oder PayLife Quick), die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.

Spätestens ab 1. 1.2017 ist das verwendete elektronische Aufzeichnungssystem zudem durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Dabei ist die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit zu gewährleisten und die Nachprüfbarkeit durch Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen sicherzustellen. Nähere Details werden in einer gesonderten „Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)“ geregelt, die derzeit erst als Entwurf vorliegt. 

Die neue Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO)

Unternehmer“ im umsatzsteuerlichen Sinne haben jedem Barzahler einen „Beleg zu erteilen über empfangene Barzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen. Dieser Beleg muss tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen. Ob dies elektronisch oder in Papierform erfolgt, bleibt dem Belegaussteller überlassen.  Die Belegerteilungsverpflichtung kann im Falle einer umsatzsteuerlichen Organschaft auch von einer Organgesellschaft und im Falle einer Unternehmereinheit auch von einer der zusammengeschlossenen Personengesellschaften bzw –gemeinschaften erfüllt werden. 

Der Barzahler (Kunde) hat seinerseits den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Eine Verweigerung der Annahme bzw Mitnahme des Beleges durch den Kunden hat für diesen jedoch grundsätzlich keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen. Allerdings besteht im Rahmen einer Kontrolle eine Mitwirkungspflicht des Kunden, deren Nichterfüllung eine Finanzordnungswidrigkeit darstellen kann. 

Neben den in § 132a Abs 3 BAO aufgezählten fünf Mindestanforderungen an den Beleginhalt (eindeutige Bezeichnung des leistenden Unternehmens, einmalige fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Geschäftsfalles, Belegausstellungsdatum, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung, Barzahlungsbetrag bzw dessen rechnerische Ermittelbarkeit) sind ab 1.1.2017, bei Verwendung elektronischer  Aufzeichnungssysteme, weitere Angaben für die Nachvollziehbarkeit des einzelnen Geschäftsvorfalls und zur Identifizierung des Belegausstellers erforderlich (gemäß § 132a Abs 8 BAO iVm § 11 RKSV). Die Formerfordernisse für die Ausstellung von Rechnungen iSd Umsatzsteuerrechts sind in vielen Fällen weitreichender. Zur Vermeidung doppelter Belegausstellungen empfiehlt es sich daher, generell die Rechnungskriterien des § 11 UStG zu erfüllen. 

Detaillierte Ausführungen zur neuen Registrierkassenpflicht samt Ausnahmetatbeständen sowie zur Belegerteilungspflicht finden sich in einem umfangreichen BMF-Erlass vom 12.11.2015, den Sie hier downloaden können:  

Steuerbegünstigungen

Die im Zeitraum von 1.3.2015 bis 31.12.2016 getätigten Anschaffungskosten für ein System zur elektronischen Aufzeichnung der Barumsätze (Registrierkassen etc) als auch deren Umrüstung können sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Darüber hinaus kann für die Neuanschaffung oder Umrüstung eine Prämie geltend gemacht werden (Antragstellung im Rahmen der Steuererklärung), welche 200 EUR pro Erfassungseinheit beträgt (abweichend davon zumindest 200 EUR pro elektronischem Kassensystem, maximal 30 EUR pro Einheit, zB bei mehreren Filialen bzw Betriebsstätten). Die Prämie wird auf dem Abgabenkonto gutgeschrieben, sie ist keine steuerpflichtige Betriebseinnahme (§ 124b Z 296 EStG; § 26 Abs 6 KStG). 

Sanktionen

Wer vorsätzlich die automatisationsgestützten Aufzeichnungen manipuliert, löscht oder verfälscht, begeht - sofern nicht eine Abgabenverkürzung vorliegt - eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe bis zu 25.000 EUR geahndet werden kann.

Die Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht ist als Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 EUR strafbar. Die Nichtverwendung einer der Manipulationssicherheit dienenden Sicherheitseinrichtung bzw Nichtbeachtung führt außerdem zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Aufzeichnungen.

Eine Verletzung der Belegerteilungspflicht ist ebenfalls als Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 EUR zu ahnden.

Toleranzfrist: Verletzungen der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht im Zeitraum von 1.1.2016 bis 31.3.2016 bleiben ungeahndet. Keine Sanktionen gibt es auch bei Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht bis zum 30.6.2016, sofern der Steuerpflichtige besondere Gründe für die Nichterfüllung glaubhaft machen kann (zB Lieferverzug durch Kassenhersteller). 

Conclusio

Die neue „Registrierkassenpflichtab 1.1.2016 betrifft nicht nur typische Barzahlungsbranchen (Gastronomie, Einzelhandel etc), sondern aufgrund der betriebsbezogenen Betrachtungsweise auch andere Unternehmen, die nur in Teilbereichen Bareinnahmen tätigen (zB mit Kantinen, Outlets, Shops), wenn diese über 7.500 EUR pa betragen. Auf der Zahlerseite ist ab dem neuen Jahr die Belegannahme- bzw –mitnahmepflicht sowie die Mitwirkungspflicht bei finanzbehördlichen Kontrollen zu beachten.

Wenngleich Maßnahmen zur Bekämpfung von Steuer- und Sozialbetrug grundsätzlich zu begrüßen sind, so ist die legistische Umsetzung der Regelungen zur Registrierkassenpflicht teils auf heftige Kritik gestoßen, weil manche Vorschriften als unpraktikabel bzw überzogen erachtet werden und die Gesetzesänderungen in der Bundesabgabenordnung zudem verwirrende bzw teils sogar widersprüchliche Begriffe und Definitionen beinhalten. Selbst nach Studium des umfangreichen Durchführungserlasses bleiben im Einzelfall noch Fragen offen. Positiv zu erwähnen ist demgegenüber die angekündigte Toleranzfrist, wonach seitens des BMF für die ersten Monate Aufklärung und Information anstelle von Strafen zugesagt wurde. 

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