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FIRMENBUCH | Offenlegungsprobleme für Kleinstgesellschaften?

09.09.2017

Die mit dem RÄG 2014 eingeführten Kleinstkapitalgesellschaften sollten wesentliche Erleichterungen für die Erstellung und Offenlegung von Jahresabschlüssen bringen. Erste Erfahrungen zeigen jedoch, dass es gerade bei der Einreichung dieser Jahresabschlüsse zu häufigen Rückfragen seitens der Firmenbuchgerichte kommt und den betroffenen Kleinstunternehmen ofmals auch zusätzliche Informationen zum Nachweis ihres Größenstatus abverlangt werden. 

Für Jahresabschlüsse zum 31.12.2016, die bekanntlich bis spätestens 30.9.2017 beim Firmenbuchgericht einlangen müssen (vgl dazu bereits unseren NL-Beitrag „OFFENLEGUNG | Rechtzeitige Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch“ vom 7.8.2017), sollten erstmals die unternehmensrechtlichen Erleichterungen fürKleinstkapitalgesellschaften1) iS § 221 Abs 1a UGB idF RÄG 2014 zur Anwendung kommen. Für die Jahresabschlusserstellung bedeutet dies, dass grundsätzlich kein Anhang mehr aufzustellen ist (soferne die wenigen Pflichtangaben direkt unter der Bilanz angeführt werden) und dass im Falle der verspäteten Offenlegung des Jahresabschlusses „nur“ um die Hälfte reduzierte Zwangsstrafen verhängt würden (350 bis 1.800 EUR anstatt regulär 700 bis 3.600 EUR).

Aktuelle Probleme der Firmenbucheinreichung

Erste Praxiserfahrungen haben jedoch gezeigt, dass in Zusammenhang mit der Offenlegung von Jahresabschlüssen für diese vermeintlich begünstigten Kleinstgesellschaften (auch „Micro Entities“ bzw kurz „Micros“ genannt) offenbar verschiedene Zweifelsfragen bestehen bzw eine unterschiedliche Firmenbuchgerichtspraxis zu konstatieren ist. Dies kann dazu führen, dass die Zeit- und Kostenersparnis aus der nunmehr vereinfachten Bilanzierung durch erheblichen Nachweis- und Dokumentationsaufwand gegenüber dem Firmenbuch rasch wieder (über)kompensiert wird. Die wesentlichen Probleme stellen sich aktuell wie folgt dar: 

  • Einstufung als Kleinstkapitalgesellschaft

Gemäß § 277 Abs 4 UGB haben die gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer bzw Vorstand) der Kapitalgesellschaft spätestens im Zeitpunkt der Einreichung auch eine Einordnung unter die für die Bilanzierung und Offenlegung maßgebliche Größenklasse vorzunehmen. Die Firmenbuchgerichte trifft in diesem Zusammenhang gemäß § 282 Abs 1 und 2 UGB nur dann eine gesonderte Prüfpflicht, wenn es Grund zur Annahme gibt, dass größenabhängige Vorschriften bzw Erleichterungen zu Unrecht in Anspruch genommen wurden. Es bedarf also eines entsprechenden Zweifels, um der Gesellschaft die Bekanntgabe sämtlicher Größenmerkmale abzuverlangen.

Einzelne Firmenbuchgerichte verlangen derzeit für sämtliche bereits seit mehreren Jahren bestehende Mikros eine generelle Bekanntgabe der Mitarbeiterzahlen für das aktuell offenzulegende Geschäftsjahr sowie die Umsatzerlöse für die letzten drei Geschäftsjahre, und zwar selbst dann, wenn sich die korrekte Einstufung bereits aus den in Vorjahren eingereichten Offenlegungsunterlagen ableiten lässt: Da es sich bei der Angabe der durchschnittlichen Mitarbeiteranzahl um eine Pflichtangabe nach alter Rechtslage handelte (gemäß § 239 Abs 1 Z 1 UGB idF vor RÄG 2014) und dieses Größenkriterium daher auch im Rahmen der Offenlegung der Vorjahresabschlüsse anzugeben war, sollten zwei der drei maßgeblichen Kriterien, nämlich Bilanzsumme und Mitarbeiteranzahl der beiden Vorjahre, bereits aktenkundig sein. Da die Rechtsfolgen der Größenmerkmale gemäß § 221 Abs 4 UGB erst ab dem folgenden Jahr nach zweimaligem Überschreiten eintreten, sollte zumindest für den ersten auf dem RÄG 2014 basierenden Jahresabschluss eine zweifelsfreie Einstufung durch den zuständige Firmenbuchgericht möglich sein, ohne dass es einer gesonderten Übermittlung zusätzlicher Informationen seitens des offenlegenden Kleinstunternehmens bedarf. 

HINWEISE: Sollten dennoch verlangte Zusatzinformationen an das Gericht übermittelt werden, für die jedoch keine Offenlegungspflicht im Firmenbuch besteht, so empfehlen wir einen ausdrücklichen Vermerk! - Falls Sie Ihre Jahresabschlüsse über das Webportal der Justiz übermitteln bzw verkürzen, sollen auskunftsgemäß generell sämtliche Größenmerkmale abgefragt werden, um eine eindeutige Einstufung zu ermöglichen. Diese Daten sollen jedoch nicht veröffentlicht werden. 

  • Unterlassen von Angaben

 Gemäß § 242 Abs 1 UGB iVm § 237 Abs 1 Z 2 und 3 UGB haben Kleinstkapitalgesellschaften (nur) dann keinen Anhang aufzustellen, wenn sie die auch für sie geltenden Pflichtangaben (betreffend Haftungsverhältnisse und sonstigen wesentliche finanzielle Verpflichtungen, Vorschüsse und Kredite an Vorstand und Aufsichtsrat) direkt unter der Bilanz machen. Dies soll stets auch dann gelten, wenn keine dieser Positionen zutrifft und somit zu Recht keine Angaben im übermittelten Abschluss gemacht wurden. 

Der fehlende Anhang bei gleichzeitigem Fehlen von Angaben unter der Bilanz führt ebenfalls zu Rückfragen seitens einzelner Firmenbuchgerichte. Aber auch hier gilt, dass eine materielle Prüfpflicht nur bei begründetem Verdacht – also konkreten Anhaltspunkten – der Unrichtigkeit oder Gesetzeswidrigkeit besteht. Ist hingegen die Offenlegung in sich stimmig und schlüssig, so sind derartige Zweifel idR nicht geboten. Ist ein gesetzlich geregelter Berichtstatbestand im konkreten Fall nicht erfüllt, müssen dazu auch keine Angaben gemacht werden, zumal im Zusammenhang mit Anhangangaben generell keine Negativvermerke vorgesehen sind. „Schweigen“ im Anhang ist vielmehr so zu verstehen, dass entsprechende Sachverhalte nicht vorliegen. Es erschiene auch widersprüchlich, gerade im Rahmen der Erleichterungen (!) für Mikros eine zwingende Angabe zu fordern, welche bei Kapitalgesellschaften der übrigen Größenklassen hingegen entfallen darf,  zumal ein berichtspflichtiger Tatbestand eben nicht erfüllt ist. 

HINWEIS: Insoweit Sie die Verkürzung des Abschlusses wiederum über das Webportal der Justiz vornehmen, werden Sie feststellen, dass hier überhaupt keine Möglichkeiten bestehen, die geforderten Angaben zu machen. In diesem Fall ist es ratsam, unverzüglich mit dem zuständigen Rechtspfleger des Firmenbuchgerichts direkten Kontakt aufzunehmen und die weitere Vorgehensweise abzustimmen!

Und was können wir für Sie tun?

Wie die ersten Praxiserfahrungen mit der vermeintlich vereinfachten Offenlegung von Jahresabschlüssen für „Kleinstkapitalgesellschaften“ gezeigt haben, gibt es in Zusammenhang mit den neuen Bestimmungen doch diverse Zweifelsfragen, die bei einzelnen Firmenbuchgerichten zu Rückfragen führen und teilweise auch zusätzliche Nachweise und Unterlagen verlangt werden. Durch direkte Kontaktnahme und Erörterung der Thematik kann jedoch in den meisten Fällen eine rasche und pragmatische Lösung gefunden werden.

Gerne unterstützen auch wir Sie bei der korrekten und rechtzeitigen Offenlegung Ihres Jahresabschlusses (kontaktieren Sie bei Bedarf gerne Frau Mag. Barbara Hochreiter).

Für weitere Fragen stehen Ihnen gerne auch die Verfasser sowie das gesamte WP- und Bilanzierungsteam der
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1) Gemäß § 221 Abs 1a UGB idF RÄG 2014 sind die sog. „Kleinstkapitalgesellschaften“ definiert als kleine Kapitalgesellschaften, die keine Investmentunternehmen oder Beteiligungsgesellschaften sind und mindestens zwei der drei nachstehenden Größenmerkmale nicht überschreiten: 350.000 EUR Bilanzsumme; 700.000 EUR Umsatzerlöse (in den 12 Monaten vor dem Bilanzstichtag); 10 Arbeitnehmer (im Jahresdurchschnitt). – Über die Besonderheiten bei der Rechnungslegung für Kleinstgesellschaften haben wir Sie im Rahmen unserer Artikelserie zum RÄG 2014 bereits mehrfach informiert (vgl zB den NL-Beitrag „BILANZIERUNG | Der Anhang nach dem RÄG 2014“ vom 13.12.2016).

Verfasser:
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