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LOHNABGABEN | Werbungskosten vermindern die Steuerbelastung (I)

15.04.2018

Zu den wohl wichtigsten Absetzposten zur Reduktion der Lohnsteuer von Dienstnehmern zählen die sog. Werbungskosten“. Es handelt sich dabei um beruflich veranlasste Ausgaben bzw Aufwendungen von Lohnsteuerpflichtigen, die unmittelbar mit ihrem Beruf zusammenhängen (zB Gewerkschaftsbeiträge, Pendlerpauschale, Arbeitsmittel) und die entweder gleich im Rahmen der Lohnverrechnung vom Arbeitgeber berücksichtigt oder nachträglich vom Arbeitnehmer selbst geltend gemacht werden können. Im ersten Teil des nachfolgenden Beitrages geben wir Ihnen zunächst einen allgemeinen Überblick zu dieser Thematik. In einem späteren zweiten Teil sollen sodann einzelne Werbungskosten im Detail erörtert werden. 

Die außerbetrieblichen Einkunftsarten, wozu auch die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit gehören, unterliegen mit ihrem Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten (gemäß § 16 EStG) der Einkommensteuer. „Werbungskosten“ sind gemäß § 16 Abs 1 EStG ganz allgemein Aufwendungen oder Ausgaben zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung der Einnahmen. Bezogen auf die nsA-Einkünfte handelt es sich dabei um Ausgaben, welche beruflich veranlasst sind, also unmittelbar im Zusammenhang mit einer nicht selbstständigen Tätigkeit stehen. Unter diesen Begriff fallen einerseits bestimmte Aufwendungen, die bereits durch den Arbeitgeber im Rahmen der Lohnverrechnung berücksichtigt werden (zB Pflichtversicherungsbeiträge, Kammerumlagen oder E-Card Gebühr). Darüber hinausgehende Ausgaben und Aufwendungen (zB Ausgaben für Arbeitsmittel bzw deren Abschreibung oder aber auch Ausbildungskosten, welche im Zusammenhang mit der ausgeübten oder einer verwandten Tätigkeit stehen) kann der Arbeitnehmer im Zuge der Veranlagung selbst bzw nachträglich als Werbungskosten geltend machen. Aufwendungen, die zwar mit den Einkünften des Steuerpflichtigen zusammenhängen, jedoch nicht von ihm selbst sondern von einem Dritten (zB Ehegatten) getragen werden, stellen hingegen keine abzugsfähigen Werbungskosten dar. 

Werbungskostenpauschale versus tatsächlich angefallene Kosten 

Allen Arbeitnehmern steht ein jährlicher Pauschalbetrag für Werbungskosten in Höhe von 132 EUR zu, der bereits im Zuge der monatlichen Lohnverrechnung vom Arbeitgeber berücksichtigt wird. Insoweit ist auch kein Nachweis des tatsächlichen Anfalls von Kosten notwendig. 

Unter die vom Pauschalbetrag erfassten Aufwendungen fallen zB Ausgaben für Fortbildung, Literatur, Computer, Reisekosten, etc. Im ABC der Werbungskosten, eine Informationsseite des Finanzministeriums (BMF), finden sich umfangreiche Erläuterungen und Beispiele dazu. 

Dieser Pauschalbetrag steht Ihnen in jedem Fall zu, auch wenn überhaupt keine nachweisbaren Werbungskosten angefallen sind. Übersteigen aber die tatsächlich angefallenen Kosten den Jahrespauschbetrag von 132 EUR , so können bzw sollten Sie die einzelnen Beträge im Rahmen der Einkommensteuer- bzw Arbeitnehmerveranlagung beantragen. Dadurch werden die höheren abzugsfähigen Kosten steuermindernd berücksichtigt, der Pauschalbetrag fällt jedoch diesfalls weg. 

Zu Detailfragen im Zusammenhang mit diesen Werbungskosten nehmen wir im zweiten Teil dieses Newsletter-Beitrages noch gesondert Stellung.

Zusätzlich zum Pauschale abzugsfähige Werbungskosten

Zusätzlich zum Pauschbetrag können in jedem Fall noch folgende Ausgaben steuerwirksam angesetzt werden:  

  • Pendlerpauschale (soweit nicht ohnehin bereits vom Arbeitgeber berücksichtigt)
  • Gewerkschaftsbeiträge
  • Beiträge zu Berufsverbänden und Interessenvertretungen
  • selbst eingezahlte Sozialversicherungsbeiträge
  • direkt an die Krankenkasse bezahlte E-Card-Gebühren
  • Nachgezahlte Pflichtbeiträge bei geringfügiger Beschäftigung
  • Pflichtbeiträge für mitversicherte Angehörige;  

Bitte beachten Sie, dass hinsichtlich der Personenversicherungen nur jene Beträge abzugsfähig sind, welche Pflichtbeiträge in der gesetzlichen Sozialversicherung darstellen. Freiwillige Beiträge, zB für eine private Krankenzusatzversicherung oder auch der Nachkauf von Versicherungszeiten in der gesetzlichen Pensionsversicherung, sind hingegen nur im Rahmen der Sonderausgaben abzugsfähig (siehe dazu im Detail bereits unseren NL-Beitrag „EINKOMMENSTEUER | Neuerungen bei den Sonderausgaben“ vom 13.8.2017).

Nicht abzugsfähige Aufwendungen und Ausgaben 

Die zunächst sehr weitreichende Definition der „Werbungskosten“ wird vom Gesetzgeber insoweit wieder eingeschränkt, als er für gewisse Aufwendungen und Ausgaben zwar deren berufliche Veranlassung grundsätzlich anerkennt, vom Ansatz als Werbungskosten aber dennoch ausnimmt. Es handelt sich dabei insbesondere um folgende Kosten:  

  • Aufwendungen oder Ausgaben für die Lebensführung, selbst wenn diese zur Förderung des Berufes des Steuerpflichtigen beitragen;
  • beruflich veranlasste Aufwendungen, welche auch die Lebensführung des Steuerpflichtigen berühren und unangemessen hoch sind; dies gilt insbesondere im Zusammenhang mit Personen- und Kombinationskraftwagen, Luftfahrzeugen, Booten, Jagden, geknüpften Teppichen, Tapisserien sowie Antiquitäten;
  • Aufwendungen oder Ausgaben für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer sowie dessen Einrichtungsgegenstände, außer es bildet den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit;
  • nicht beruflich veranlasste Reisekosten sowie
  • Fahrtkosten, welche über das zustehende Pendlerpauschale hinausgehen.  

Diesen Aufwendungen ist gemeinsam, dass ihre Veranlassung gänzlich oder teilweise auf private Gründe zurückzuführen ist oder sie dem Grunde oder der Höhe nach repräsentativen Charakter aufweisen. Kleidung etwa gehört regelmäßig zu den nichtabzugsfähigen Aufwendungen der Lebensführung, und zwar selbst dann, wenn sie nahezu ausschließlich für die Berufsausübung benötigt bzw verwendet wird (zB Anzüge, Hemden etc). Die Prüfung der Angemessenheit hat unabhängig vom geschäftlichen oder sozialen Status zu erfolgen, wobei hier von der allgemeinen Verkehrsauffassung auszugehen ist.

Zeitlicher Anfall bzw Zeitpunkt des Werbungskostenabzugs 

Werbungskosten sind grundsätzlich nach dem Zu- und Abflussprinzip in jenem Jahr abzusetzen, in dem sie geleistet wurden (vgl §§ 15 und 19 EStG), wobei es nicht von Belang ist, ob diese durch Fremdmittel finanziert wurden oder nicht. Zeitlich davon abweichend sind nur die Abschreibungen auf abnutzbare Arbeitsmittel zu behandeln, die bei Anschaffungskosten von über 400 EUR (brutto) auf die Nutzungsdauer verteilt als Werbungskosten anzusetzen sind. 

Grundsätzlich müssen Werbungskosten in unmittelbarem Zusammenhang mit einer aktiv ausgeübten unselbständigen Tätigkeit bzw mit Vermietung und Verpachtung stehen. In Einzelfällen können aber auch vor oder nach einer aktiven Tätigkeit angefallene Kosten steuerlich berücksichtigt werden:

Vorweggenommene Werbungskosten 

Aufwendungen, die bereits vor Erzielung von Einnahmen aus nicht selbständiger Arbeit anfallen und mit diesen im engen Zusammenhang stehen, können ebenfalls als Werbungskosten angesetzt werden, insoweit die getroffenen Maßnahmen deutlich nach außen hin in Erscheinung treten und Handlungen über eine bloße Absichtserklärung hinaus gesetzt wurden. Berücksichtigt werden können somit bereits Reisekosten im Zusammenhang mit Vorstellungsgesprächen oder die Aufwendungen einer Arbeitsplatzvermittlung, nicht jedoch die die Aufwendungen einer generellen Karriereberatung. 

Nachträgliche Werbungskosten

Auch bei nachträglichen Werbungskosten muss der Zusammenhang mit Einkünften aus einer vormals nicht selbstständigen Arbeit gegeben sein. Fallen für den Erhalt von Einkünften, etwa von Folgeprovisionen eines Versicherungsvertreters, weiterhin Aufwendungen an, stellen diese ebenfalls Werbungskosten dar. Dies jedoch nur insoweit, als die Aufwendungen unfreiwillig anfallen, um die Einkünfte zu erhalten. 

Hinweis: Im Zusammenhang mit einer unselbständigen Tätigkeit fallen nachträgliche Werbungskosten wohl eher selten an. Größere Bedeutung hat das Thema eher bei Werbungskosten izH mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, da hier vielfach noch Aufwendungen wie zB Betriebskosten, Kanalgebühren etc im Nachhinein vorgeschrieben werden. 

Vergebliche Werbungskosten

Dem Abzug von Ausgaben oder Aufwendungen steht es nicht entgegen, dass es letztlich nicht zum Zufluss von Einnahmen gekommen ist oder dass den getätigten Ausgaben  (Aufwendungen) kein Gegenwert gegenübersteht (z.B. bei Unterliegen des Arbeitnehmers in einem arbeitsgerichtlichen Verfahren). Eine ernsthafte und nach außen hin erkennbare Absicht zur Erzielung von Einkünften muss jedoch gegeben sein. 

Als Beispiel wären hier Reisekosten bzw. Kilometergelder für ein Bewerbungsgespräch anzuführen, welches jedoch nicht zu einer Anstellung geführt hat, oder auch Umschulungsmaßnahmen, obwohl letztlich doch kein Berufswechsel erfolgt ist. 

Zu beachten ist jedoch, dass vorgelagerte bzw nachträgliche Werbungskosten nur insoweit abgezogen werden können, wenn im betreffenden Veranlagungsjahr positive Einkünfte  erzielt wurden (ein Verlustvortrag kann daraus hingegen nicht generiert werden).

Exkurs: Werbungskosten im Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten

Es sei nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich die obigen Ausführungen ausschließlich auf Werbungskosten im Zusammenhang mit unselbständigen Einkünften beziehen. Im Zuge von betrieblichen bzw selbständigen Einkünften können diese Kosten ebenfalls steuermindernd angesetzt werden, sind jedoch diesfalls als Betriebsausgaben unmittelbar bei der Ermittlung der betrieblichen/selbständigen Einkünfte zu erfassen. 

Für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sind hingegen die gesonderten bzw zusätzlichen Regelungen des § 28 EStG zu beachten. 

Eine Besonderheit gibt es bei den Einkünften aus Kapitalvermögen, bei welchen der besondere Steuersatz gemäß § 27a EStG anzuwenden ist (25 % bzw. 27,5 %). Die mit diesen Einkünften in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Werbungskosten (zB Depotgebühren, Bankspesen, Beratungskosten etc) können daher aufgrund dieses Sonderregimes grundsätzlich nicht steuermindernd abgesetzt werden. Im Detail verweisen wir dazu auf unseren NL-Beitrag „KAPITALANLAGEN | Nicht abzugsfähige Nebenkosten im Privatvermögen!“ vom 12.9.2017

FAZIT 

Es empfiehlt sich jedenfalls, bei der nächsten Einkommensteuer- bzw Arbeitnehmerveranlagung aufgrund der weitreichenden Definition der Werbungskosten zu prüfen, inwieweit sich nicht noch die eine oder andere Ausgabenposition als Werbungskosten absetzen und auf diese Weise die Einkommensteuerbelastung reduzieren lässt. Insbesondere sollte auf den Ansatz von Pflichtbeiträgen zu Gewerkschaft oder Sozialversicherung nicht vergessen werden, zumal diese zusätzlich zum Werbungskostenpauschale geltend gemacht werden können. 

Für weiterführende Fragen dürfen wir Sie auch auf die ausführlichen Informationen des BMF sowie auf Teil 2 dieses Beitrages verweisen. 

Für Rückfragen stehen Ihnen auch die Verfasser sowie die übrigen Berater des ICON-Teams gerne zur Verfügung! 

Verfasser:
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