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OFFENLEGUNG | Rechtzeitige Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch

10.07.2018

Kapitalgesellschaften müssen ihre Jahres- und Konzernabschlüsse spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag an das Firmenbuchgericht übermitteln. Abschlüsse zum 31.12.2017 sind daher bis 30.9.2018 offenzulegen. Erfahren Sie hier, wer welche Unterlagen veröffentlichen muss, wie Sie durch fristgerechte und vollständige Einreichung empfindliche Geldstrafen vermeiden und wie wir Sie dabei unterstützen können! 

In § 277 UGB ist geregelt, dass die gesetzlichen Vertreter (!) von Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss samt Lagebericht sowie gegebenenfalls auch den Corporate Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen nach der Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, mit dem Bestätigungsvermerk beim Firmenbuchgericht des Gesellschaftssitzes einzureichen haben. Die Jahresabschlüsse sind grundsätzlich elektronisch einzureichen (Ausnahme/Bagatellregelung: Einreichung in Papierform bei Umsatzerlösen bis 70.000 EUR zulässig).

Aufgrund der maßgeblichen Neunmonatsfrist müssen Konzern- und Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2017 daher bis spätestens 30.9.2018 beim Firmenbuchgericht einlangen. 

Als „Kapitalgesellschaften“ gelten für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert, sodass derartige „kapitalistischen Personengesellschaften“ (zB GmbH & Co KG) insbesondere auch die Publizitätspflichten zu beachten haben (§ 221 Abs 5 UGB). Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Gesellschaft, welche auch dem Firmenbuchgericht mitzuteilen ist. ICON verwendet hiefür ein Antragsformular mit Angabe der Größenklasse und der Berechtigung zur Einreichung. 

Erleichterungen gibt es für sog. „Kleinstkapitalgesellschaften“ iS § 221 Abs 1a UGB (ds solche, die zwei der folgenden drei Merkmale unterschreiten: 350.000 EUR Bilanzsumme / 700.000 Umsatzerlöse / 10 Mitarbeiter). Diese müssen künftig nur noch ihre Bilanz offenlegen. Die bestehenden Vorgaben bzgl Verkürzung der Bilanz und verpflichtende Angaben (wie zB Informationen zum negativen Eigenkapital) bestehen aber weiter. 

Die fristgerechte Offenlegung ist vom zuständigen Firmenbuchgericht zu prüfen (§ 282 UGB). Wird die Neunmonatsfrist versäumt, so hat das Gericht Zwangsstrafen in Höhe von mindestens 700 EUR bis zu 3.600 EUR zu verhängen, und zwar sowohl gegenüber der Gesellschaft als auch gegenüber den gesetzlichen Vertretern (dh Geldstrafe für jedes einzelne Geschäftsführungs- bzw Vorstandsmitglied!); dies ggfs auch mehrfach, wenn die Offenlegungspflichten nach je weiteren zwei Monaten noch immer nicht (vollständig) erfüllt sind. Gegen eine Zwangsstrafverfügung können die jeweiligen Organe zwar innerhalb von 14 Tagen Einspruch erheben, wobei hier aber nur offenkundig unvorhergesehene oder unabwendbare Ereignisse, die einer fristengerechten Einreichung entgegenstanden, akzeptiert werden (§ 283 UGB). Im Falle „besonderer Härte“ und nur geringem Verschulden wäre auch ein Nachlass möglich, wobei jedoch eine relativ strenge Gerichtspraxis zu konstatieren ist; das Gesetz sieht weiters auch Möglichkeiten einer Stundung bzw Ratenzahlung vor (§ 285 UGB). Sollte die Offenlegung von Kleinstkapitalgesellschaften nicht fristgerecht erfolgen, werden die zu verhängenden Zwangsstrafen auf die Hälfte reduziert. 

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über jene Unterlagen, die in Abhängigkeit von der Größe der Kapitalgesellschaft an das Firmenbuch übermittelt werden müssen:

 

Es besteht die Möglichkeit, alle Posten in vollen 1.000 EUR anzugeben. Die einzelnen Posten können nach Maßgabe der Wesentlichkeit iS § 196a UGB in größeren Einheiten veröffentlicht werden.

* Verkürzung bzw Verdichtung möglich
** nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (kleine GmbH mit AR-Pflicht!)
*** im Falle einer Kleinst-AG

Gemäß § 280 UGB sind für verpflichtend aufzustellende Konzernabschlüsse Bilanz, GuV, Konzernanhang und Konzernlagebericht bzw zusätzlich das Cash-Flow-Statement und der Eigenkapitalspiegel dem Firmenbuch zu übermitteln.

Es besteht die Möglichkeit, dass das Tochterunternehmen, welches in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung gemäß 245 Abs 1 UGB einbezogen wird, neben Deutsch auch eine in internationalen Finanzkreisen gebräuchliche Sprache, insbesondere also Englisch, zur Veröffentlichung beim Firmenbuch verwenden kann. Dies gilt ebenso, wenn eine große Kapitalgesellschaft in einen ausländischen Konzernabschluss einbezogen wird.

In § 280a UGB ist weiters festgehalten, dass bei Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften der Vertreter der Zweigniederlassung die Unterlagen der Hauptniederlassung, welche nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache offenzulegen hat. Handelt es sich um eine große Aktiengesellschaft, so ist auch eine Veröffentlichung im Amtsblatt zur Wiener Zeitung zu veranlassen. Der Nachweis über die Veranlassung ist ebenso beim Firmenbuch offenzulegen.

Und was können wir für Sie tun? 

Gerne übernimmt ICON die elektronische Übermittlung Ihrer Jahres- und/oder Konzernabschlüsse an das Firmenbuch. Falls gewünscht, erledigen wir für Sie auch die Vorbereitung der einzureichenden Unterlagen (incl. zulässige Verkürzung bzw Verdichtung von Jahresabschlussdaten), die Ihnen sodann zur Durchsicht und Unterzeichnung übermittelt würden. Für unser Einschreiten benötigen wir ein von den gesetzlichen Vertretern unterfertigtes Antragsformular, welches uns zur Einreichung ermächtigt. Das diesbezügliche Formular würden wir Ihnen gemeinsam mit den zur Durchsicht übermittelten Unterlagen zur Unterschrift vorlegen. 

Für Rückfragen stehen Ihnen Frau StB Mag. Barbara Hochreiter (Dw 6212) sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen des ICON-Bilanzierungs- und WP-Teams gerne zur Verfügung. 

Nähere Informationen zu unserem Leistungsangebot betreffend Firmenbucheinreichung finden Sie HIER.

Verfasser:
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