LOHNVERRECHNUNG | Sachbezug für Privatfahrten mit dem Poolfahrzeug
Arbeitswege gelten bei der Nutzung eines Firmenwagens lohnsteuerlich grundsätzlich als privat veranlasst – selbst bei beruflicher Mitveranlassung. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte lösen daher in der Regel einen Sachbezug aus. Besonders bei Poolfahrzeugen (dh. Fahrzeugen, die den Arbeitnehmern nicht dauerhaft zur Verfügung stehen) ist die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Nutzung zentral, da Finanzverwaltung und ÖGK zunehmend streng prüfen und Nachforderungen im Rahmen von GPLB-Prüfungen drohen.
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind durch den Verkehrsabsetzbetrag und gegebenenfalls durch das Pendlerpauschale abgegolten. Sie gelten daher als Privatfahrten und lösen bei Nutzung eines Firmenwagens einen Sachbezug aus.
Nach Rz 265 LStR ist entscheidend, ob für die betreffende Strecke bei Verwendung eines arbeitnehmereigenen Fahrzeuges Kilometergeld nicht steuerbar ausgezahlt werden könnte (§ 26 Z 4 EStG). Wäre eine solcher Fahrtkostenersatz hingegen steuerpflichtig, liegt eine Privatfahrt vor. Damit ist die Nutzung des Firmenwagens für den Arbeitsweg grundsätzlich als sachbezugsrelevante Privatnutzung zu qualifizieren (zur Ausnahme für Spezialfahrzeuge siehe die Ausführungen weiter unten).
Abgrenzung betriebliche Fahrten – Privatfahrten
Die Abgrenzung zwischen solchen betrieblichen und privaten Fahrten ist in der Praxis aber oft komplex. Hierbei können sich bspw. folgende Konstellationen ergeben:
Dienstreisen ab der Wohnung
Dienstreisen, die unmittelbar von der Wohnung aus angetreten werden, bleiben grundsätzlich sachbezugsneutral. Wird jedoch zusätzlich am selben Tag noch die Arbeitsstätte für Innendiensttätigkeiten aufgesucht, ist die Strecke Wohnung – Arbeitsstätte – Wohnung als Privatfahrt zu berücksichtigen (RZ 266 LStRl).
Wohnung – Einsatzort (Überwiegenheitsregel)
Fahrten zu Kunden oder Einsatzorten sind grundsätzlich betrieblich. Werden sie im Kalendermonat jedoch überwiegend (mehr als 50 % der Arbeitstage) direkt von der Wohnung aus zu demselben Einsatzort durchgeführt, gelten sie ab dem Folgemonat als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und somit als Privatfahrten. Fällt das Überwiegen weg, erfolgt eine Rückqualifizierung ab dem darauffolgenden Monat (RZ 292 LStRl).
Baustellen und Montageeinsätze (§ 3 Abs 1 Z 16 lit b EStG)
Für Fahrten zu Baustellen sowie Montage- und Serviceeinsätzen gilt die Überwiegenheitsregel nicht, sofern eine lohngestaltende Vorschrift die steuerfreie Fahrtkostenvergütung vorsieht. Werden solche Fahrten nicht gegen Kostenersatz mit einem arbeitnehmereigenen Fahrzeug, sondern mit einem Firmenfahrzeug durchgeführt, fällt kein Sachbezug an. Fehlt eine entsprechende lohngestaltende Vorschrift, sind auch diese Fahrten als Privatfahrten zu behandeln.
Nicht unter diese Begünstigung fallen etwa Tätigkeiten im Bereich der Softwareentwicklung, dem ständigen Betriebsgelände des Arbeitgebers oder die ständige Tätigkeit am Betriebsgelände eines Auftraggebers des Arbeitgebers (RZ 738 LStRl).
Wegstreckenidentität
Wird auf dem Arbeitsweg eine dienstliche Erledigung durchgeführt, bleibt die „normale“ Strecke Wohnung – Arbeitsstätte weiterhin eine sachbezugsrelevante Privatfahrt. Nur zusätzliche Umwege sind als betriebliche Fahrten zu qualifizieren (RZ 269 und 270 LStRl).
Fahrten zwischen mehreren Arbeitsstätten
Eine besondere Konstellation liegt auch vor, wenn das Firmenfahrzeug neben der Anfahrt zum Hauptarbeitsort für Fahrten zu weiteren Arbeitsstätten verwendet wird. Hier ist der sogenannte Entfernungssockel maßgeblich, der der Strecke Wohnung – Hauptarbeitsstätte – Wohnung entspricht. Fahrten innerhalb dieses Bereichs gelten als privat; nur darüberhinausgehende Strecken sind betrieblich. Hauptarbeitsstätte ist jene Arbeitsstätte, an der überwiegend gearbeitet wird bzw. die arbeitsvertraglich festgelegt ist (RZ 294 LStRl).
Montagefahrzeuge / Spezialfahrzeuge
Bei arbeitgebereigenen Spezialfahrzeugen (zB mit fest verbauten Werkbänken oder Regalsystemen), die aufgrund ihrer Beschaffenheit eine private Nutzung faktisch ausschließen, fällt für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kein Sachbezug an (RZ 175 LStRl).
Entscheidend ist jedoch die tatsächliche Nutzung: Werden über diese Strecke hinaus private Fahrten (zB Einkäufe oder Freizeitfahrten) durchgeführt, liegt eine Privatnutzung vor und es ist ein Sachbezug nach den allgemeinen Regeln anzusetzen. In diesem Fall sind auch die Arbeitswege sachbezugsrelevant.
Ein bloßes arbeitsvertragliches Privatnutzungsverbot reicht nicht aus. Dieses muss durch geeignete Maßnahmen (zB lückenloses Fahrtenbuch) nachweislich kontrolliert werden.
Aktuelle Rechtsprechung und Verwaltungspraxis
Der VwGH hat mit Erkenntnis vom 16.01.2023 (Ra 2022/13/0104) klargestellt, dass Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auch dann als Privatfahrten gelten, wenn der Arbeitnehmer den (nicht zu seiner dauerhaften Nutzung bestimmten) Firmen-PKW im Zusammenhang mit einer Dienstreise mit nach Hause nimmt. Auch das Mitführen oder Verladen von Arbeitsmaterial ändert nichts an der privaten Qualifikation des Arbeitswegs.
Diese restriktive Sichtweise wird von der ÖGK ausdrücklich bestätigt. Laut den Ausführungen in DGservice 4/2025 ist ein Sachbezug bereits dann anzusetzen, wenn die Möglichkeit besteht, ein Firmenfahrzeug für Privatfahrten zu nutzen. Dazu zählen ausdrücklich auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Auch ein wirtschaftliches Interesse des Arbeitgebers an dieser “Mitnahme nach Hause” (zB geringere Reisezeiten oder organisatorische Gründe) ändert daran nichts.
Handlungsempfehlungen
- Arbeitswege (Weg Wohnung-Arbeit) kritisch prüfen:
Arbeitswege sind grundsätzlich sachbezugsrelevant. Vor allem bei Poolfahrzeugen sollte überprüft werden, ob Fahrten bislang korrekt qualifiziert wurden. - Dokumentation sicherstellen:
Ein bloßes Privatnutzungsverbot ist nicht ausreichend. Erforderlich sind nachvollziehbare und lückenlose Aufzeichnungen (insbesondere Fahrtenbücher und Kilometerstände). Sollte sich der Ansatz eines Sachbezugs dem Grunde nach nicht vermeiden lassen, eröffnet diese Dokumentation oftmals zumindest die Nutzung von “günstigeren” Sachbezugsbewertungen (zB. halber Sachbezug bzw. “Mini-Sachbezug”). - Überwiegenheitsregel überwachen:
Bei wiederkehrenden Einsatzorten ist monatlich zu prüfen, ob ein Überwiegen vorliegt, da dies zu einer Umqualifizierung in Privatfahrten führen kann. - Sonderfälle klar abgrenzen:
Begünstigungen für Baustellen, Montageeinsätze oder Spezialfahrzeuge setzen klare rechtliche bzw. technische Voraussetzungen voraus. - Nutzungsvereinbarungen treffen:
Bei Poolfahrzeugen sollten klare schriftliche Regelungen bestehen (Nutzungsberechtigte, erlaubte Verwendungszwecke, Privatnutzung, Abstellort). Nur so kann eindeutig beurteilt werden, bei welchen Arbeitnehmern ein Sachbezug anzusetzen ist.
FAZIT
Die aktuelle Auslegung durch Finanzverwaltung und ÖGK führt zu einer deutlich restriktiveren Beurteilung von Fahrten mit (nicht zur dauerhaften Privatnutzung bestimmten) Firmenfahrzeugen. Insbesondere Arbeitswege werden konsequent als Privatfahrten behandelt, selbst wenn eine berufliche Mitveranlassung vorliegt. Gestaltungsmöglichkeiten bestehen nur in eng begrenzten Ausnahmefällen und erfordern eine konsequente Dokumentation sowie klare rechtliche Rahmenbedingungen. Eine Überprüfung bestehender Modelle, insbesondere im Zusammenhang mit Poolfahrzeugen, ist daher dringend zu empfehlen.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie auch bei der praktischen Umsetzung.
