NORDICS | Ohne Initialregistrierungen kein Projekt

Dänemark 

Die Initialregistrierung in Dänemark erfolgt über das zentrale CVR-Register (Det Centrale Virksomhedsregister). Ausländische Unternehmen, die in Dänemark eine steuerlich relevante Tätigkeit aufnehmen, sind verpflichtet, sich vor Beginn entsprechend zu registrieren. Gerade bei grenzüberschreitenden Projektkonstellationen ist frühzeitig zu analysieren, ob und in welchem Umfang eine Registrierung erforderlich wird. 

Im Zuge der Anmeldung wird eine sogenannte CVR‑Nummer vergeben, die als zentrale Identifikationsnummer im dänischen System dient. Sie ist Voraussetzung für sämtliche weiteren steuerlichen und administrativen Schritte. Der Registrierungsprozess kann sich – insbesondere bei ausländischen Unternehmen – über mehrere Wochen erstrecken.  In der Praxis führt dies nicht selten dazu, dass operative Tätigkeiten bereits aufgenommen werden, ohne dass die notwendigen Voraussetzungen vollständig geschaffen wurden, was die weitere Abwicklung erheblich erschweren kann. 

Ergänzend zur gesellschaftsrechtlichen Erfassung ist eine steuerliche Registrierung bei der dänischen Finanzbehörde (Skattestyrelsen) vorzunehmen. Dabei ist im Einzelfall zu bewerten, ob Verpflichtungen im Bereich Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer oder als Arbeitgeber bestehen. Die Beurteilung erfordert eine Gesamtbetrachtung der konkreten Tätigkeit, der Vertragsstruktur sowie der tatsächlichen Präsenz vor Ort. 

Darüber hinaus ist in vielen Fällen eine Meldung im RUT‑Register (Register for Foreign Service Providers) erforderlich. Diese Verpflichtung spielt insbesondere bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen eine wesentliche Rolle und wird in der Praxis oftmals im Zusammenspiel mit anderen Meldepflichten nicht ausreichend berücksichtigt. 

Finnland

Die Unternehmensregistrierung in Finnland erfolgt zentral über das gemeinsame Unternehmens- und Informationssystem des Finnischen Patent- und Registeramts (PRH) und der finnischen Steuerverwaltung (Vero Skatt). 

Ausländische Kapitalgesellschaften, die Geschäftstätigkeiten in Finnland ausüben, müssen den Beginn ihrer Tätigkeit mittels des Formulars Y1 (Start-up notification for foreign-registered entities) melden. Die Anmeldung kann weitgehend digital durchgeführt werden und ermöglicht eine gleichzeitige Registrierung im Handelsregister sowie bei den Steuerbehörden. 

Nach erfolgreicher Registrierung erhält das Unternehmen eine sogenannte Business ID, die als einheitliche Identifikationsnummer für sämtliche behördlichen und steuerlichen Zwecke dient. Sie bildet die Grundlage für weitere Registrierungen und Meldepflichten, insbesondere im Zusammenhang mit Umsatzsteuer- oder Arbeitgeberregistrierungen. 

Für ausländische Unternehmen ist zudem zu prüfen, ob durch die Tätigkeit in Finnland eine Betriebsstätte begründet wird und dadurch weitergehende steuerliche Verpflichtungen entstehen. Das finnische System zeichnet sich insgesamt durch klare Strukturen und effiziente Verwaltungsprozesse aus, erfordert jedoch insbesondere bei grenzüberschreitenden Sachverhalten eine sorgfältige Abstimmung der relevanten Registrierungs- und Steuerpflichten. 

Alternativ zur Registrierung mittels Y1-Formulars kann unter bestimmten Voraussetzungen eine sogenannte Tax-at-Source Card mit einem Quellensteuersatz von 0 % bei der finnischen Steuerbehörde beantragt werden. Dabei handelt es sich um eine projektbezogene Bestätigung der finnischen Finanzverwaltung, dass im konkreten Fall kein Quellensteuerabzug vorzunehmen ist. 

Norwegen 

Die Initialregistrierung in Norwegen erfolgt über die norwegische Finanzbehörde (Brønnøysundregistrene), welche die zentralen öffentlichen Register verwaltet. Die Anmeldung erfolgt in der Regel elektronisch und führt zur Vergabe einer norwegischen Organisationsnummer.

Unabhängig von der Frage, ob durch ein Projekt eine steuerliche Betriebsstätte begründet wird, bestehen in Norwegen bereits frühzeitig umfangreiche registrierungs‑ und meldebezogene Verpflichtungen.

Ohne Organisationsnummer ist eine Teilnahme am norwegischen Geschäftsverkehr in der Praxis häufig nur eingeschränkt möglich – etwa im Hinblick auf Vertragsabwicklung, behördliche Prozesse oder Zahlungsflüsse.

Zu beachten ist zudem, dass auch bei Tätigkeiten ohne Begründung einer Betriebsstätte eigenständige Meldepflichten bestehen können. Besonders relevant sind hierbei die OAR‑Meldung (Assignment and Employee Register) sowie die laufende A‑Meldung, die in vielen Fällen unabhängig von einer tatsächlichen Steuerpflicht zu erfüllen sind und in der Praxis häufig unterschätzt werden.

Fehlende oder verspätete Registrierungen führen erfahrungsgemäß nicht nur zu formalen Sanktionen, sondern vor allem zu erheblichen Verzögerungen im Projektablauf – beispielsweise bei der Mitarbeiteranmeldung, dem Zugang zu Baustellen oder der Abwicklung von Zahlungsströmen.

Schweden 

Die Unternehmensregistrierung in Schweden erfolgt zentral über das schwedische Unternehmensregister (Bolagsverket). In der Praxis wird die Gründung häufig über die digitale Plattform „Verksamt“ abgewickelt, über die mehrere Behörden gleichzeitig eingebunden werden können. 

Je nach Rechtsform ist eine Eintragung in das Firmenregister erforderlich – insbesondere bei der Gründung einer eigenständigen juristischen Person oder der Registrierung einer Zweigniederlassung. Die durchschnittliche Registrierungsdauer beträgt rund zwei Wochen. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält das Unternehmen eine schwedische Identifikationsnummer (Organisationsnummer), die die Grundlage für sämtliche weiteren administrativen und steuerlichen Schritte bildet. 

Im Anschluss ist eine steuerliche Registrierung bei der schwedischen Steuerbehörde (Skatteverket) erforderlich. Dabei erfolgt insbesondere die Anmeldung zur Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer sowie gegebenenfalls die Registrierung als Arbeitgeber. 

Besondere Bedeutung kommt dabei der sogenannten F-Skatt-Registrierung zu, auf die wir bereits in unserem Newsletter „Schweden | Verschärfte Anforderungen für Unternehmen“ eingegangen sind. Die F‑Skatt‑Registrierung bestätigt, dass das Unternehmen seine Steuern eigenverantwortlich abführt. Liegt eine gültige F-Skatt-Registrierung vor, entfällt für Auftraggeber grundsätzlich die Verpflichtung, 30 % Quellensteuer von Zahlungen an Auftragnehmer einzubehalten und abzuführen. Ohne F-Skatt oder entsprechende Befreiung bleibt dieser Steuerabzug verpflichtend. 

Im Rahmen der Registrierung sind verschiedene Unterlagen vorzulegen, etwa Nachweise über die Existenz des Unternehmens, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten sowie – bei ausländischen Gesellschaften – Dokumente zur steuerlichen Zuverlässigkeit. Die Verfahren sind weitgehend digitalisiert, erfordern jedoch eine sorgfältige Vorbereitung der erforderlichen Informationen und Unterlagen. 

Für in Schweden tätige Unternehmen ist es besonders wichtig, die F‑Skatt‑Registrierung von Subunternehmern zu überprüfen, um beurteilen zu können, ob eine Verpflichtung zum Einbehalt der 30 % Quellensteuer besteht. Die Überprüfung der F‑Skatt‑Registrierung kann unkompliziert elektronisch erfolgen.