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TRANSFER PRICING | Dokumentations-Check zum Jahreswechsel

20.01.2021

Der Jahreswechsel 2020/2021 stand zwar ganz im Zeichen der allgegenwärtigen COVID-19-Pandemie, sollte aber dennoch auch wiederum Anlass für eine Überprüfung sein, inwieweit den Dokumentationspflichten in Zusammenhang mit Verrechnungspreisen im In- und Ausland (Master File und Local File, Country-by-country-Report, Betriebsstättenbericht) noch entsprochen wird. Im Rahmen der Erstellung von Master und Local Files sowie XML-Konvertierung des CbC-Reports können wir Ihnen auch digitale Tools zur Unterstützung anbieten. Weiters möchten wir im folgenden Beitrag auch nochmals auf die binnen Jahresfrist einzureichenden CbCR-Mitteilungen hinweisen. 

Dokumentation 

Warum eine aktuelle Dokumentation vorliegen sollte

Wenn im In- oder Ausland bestimmte Schwellenwerte überschritten werden, besteht in aller Regel eine gesetzliche Dokumentationspflicht. Hält man sich das österreichische Verrechnungspreisdokumentationsgesetz (VPDG)[1] vor Augen, so sieht § 3 Abs. 4 VPDG unabhängig von der 50 Mio. EUR-Umsatzschwelle eine subsidiäre Dokumentationspflicht vor. Näheres zur gesetzlichen Dokumentationspflicht in Österreich finden Sie auch in diesem Folder. Daher fordert die Finanzverwaltung im Zuge von Außenprüfungen mittlerweile standardmäßig das Master File sowie das länderbezogene Local File an. Die Frist für die Übermittlung beträgt nach § 8 Abs. 2 VPDG nur 30 Tage. Davon abgesehen hat bei Vorliegen einer entsprechenden TP-Dokumentation die Finanzverwaltung ihrerseits nachzuweisen, dass die angewandten Transferpreise nicht angemessen sind (Beweislast). Vielfach sind im Falle der Nichtbefolgung auch massive Strafandrohungen  vorgesehen. Und schließlich sind auch finanzstrafrechtliche Konsequenzen zu bedenken. 

Alles Gründe, warum Sie umgehend eine adäquate VP-Dokumentation für die wesentlichen Transaktionen erstellen bzw. die hoffentlich bereits bestehende Dokumentation einem regelmäßigen Update unterziehen sollten. Beachten Sie dabei, dass eine gegenüber der Finanzverwaltung „belastbare“ Dokumentation nur dann gegeben ist, wenn für die wesentlichen Geschäftsvorfälle zudem schriftliche Verträge und sonstige geeignete Nachweise vorliegen. Eine Zusammenstellung über die in Österreich bestehenden Dokumentations- und Mitteilungspflichten finden Sie in dem in SWK-Heft 33/2016 veröffentlichten Aufsatz. Weiters finden Sie eine empirische Untersuchung über die Dokumentationspflichten in verschiedenen Ländern im WTS Global Country Transfer Pricing Guide.

Woran Sie besonders denken sollten

In vielen Fällen wird lediglich ein Update des Zahlenwerks vonnöten sein, in manchen Jahren wird aber etwas mehr Arbeit zu investieren sein. Wir möchten Ihnen nachfolgend jene Aspekte aufzeigen, an die Sie jedenfalls denken sollten:

  • Zunächst ist zu überprüfen, ob die gesetzlich definierten betraglichen Dokumentationsschwellen im In- oder Ausland überschritten werden. Die Dokumentationspflichten sind länderweise zu eruieren. Übersehen Sie aber nicht, dass davon abgesehen fast immer eine Mindestdokumentation vorzuhalten ist.
  • Ganz generell ist zu untersuchen, ob wesentliche Transaktionen gegeben sind, die – unabhängig von einer Dokumentationsschwelle – jedenfalls dokumentiert werden sollten. Als wesentliche Umstände sind etwa Transaktionen zu nennen, die einen wesentlichen Wertschöpfungsbeitrag liefern. Außergewöhnliche Umstände sind ebenfalls sorgfältig zu dokumentieren (zB krisenbedingte Verluste, die zur Anpassung des Transfer Pricing Systems Anlass geben; Übertragungen immaterieller Wirtschaftsgüter). Über die derzeit besonders aktuellen Anpassungen des TP-Systems in der Krise haben wir im Rahmen unseres Newsletters bereits gesondert berichtet (vgl zuletzt unseren NL-Beitrag CORONAVIRUS | OECD-Leitfaden zum Transfer Pricing in der COVID-19-Krise vom 11.1.2021).
  • Eine bestehende Dokumentation (Master File & Local File) ist inhaltlich dahingehend zu überprüfen, ob sich die Funktionen und Risiken, die anwendbaren Methoden und die konkrete Anwendung der Methoden geändert haben.
  • Auch wenn dies nicht der Fall sein sollte, sind jedenfalls die entsprechenden Zahlenwerte zu adaptieren, die zugrunde gelegten Jahresabschlüsse zu aktualisieren und die maßgeblichen Verträge auf Vollständigkeit hin zu überprüfen. 
  • Datenbankanalysen sind jährlich zu aktualisieren. Die Abfrage der Vergleichsunternehmen hat alle drei Jahre stattzufinden.

Weshalb die Dokumentation ein Organisationsthema ist

Wir empfehlen Ihnen in diesem Zusammenhang, Wartungsstichtage im Arbeitskalender zu implementieren. Damit wird gewährleistet, dass Sie die erforderlichen Maßnahmen stets im Blick haben. Zudem raten wir Ihnen, eine verantwortliche Person im Unternehmen zu bestimmen oder einen kompetenten externen Berater beizuziehen. Beim Master File & Local File kann Sie auch unser digitaler TPmanager unterstützen.  Hinsichtlich einer XML-Konvertierung ihres länderbezogenen Berichts sind wir Ihnen bei Bedarf ebenfalls gerne behilflich:

Nutzung einer digitalen Dokumentationslösung

Die Digitalisierung schreitet vor allem auch im Bereich des Transfer Pricings rasant voran. Hinsichtlich der generellen Bedeutung der Digitalisierung im Transfer Pricing dürfen wir auf unseren Aufsatz Digitalisierung im Transfer Pricing  im Wirtschaftstreuhänder 04/2020 verweisen. Wir freuen uns außerdem, Ihnen für die Erstellung der Dokumentation, die Wartung von Fristen und Zuständigkeiten, das CbCR-Management sowie die Konvertierung der CbCR-Daten in das XML-Format konkrete digitale Lösungen anbieten zu können. Nähere Infos dazu finden Sie unter der Rubrik „ICON Solutions & Know How“  auf unserer Homepage

TPmanager

Der „TPmanager“ wird auf einem ICON-Server gehostet und von uns gewartet und gepflegt. Über Schnittstellen zu den zuständigen Mitarbeitern Ihres Unternehmens wird das Datenmaterial in die Software eingepflegt. Die Textvorlagen werden von ICON in den TPmanager übernommen. Im Anschluss daran kann auf Knopfdruck eine fertige OECD-konforme TP-Dokumentation (Master und Local File) erstellt werden. ICON übernimmt federführend das jährliche Update der Files. Einmal jährlich kommen wir zu Ihnen, um die notwendigen Anpassungen gemeinsam zu erörtern.  Die TP-Dokumentation kann damit in erheblichem Umfang an ICON ausgelagert werden. Mit dem TPmanager können Sie Ihre Dokumentation organisatorisch optimal und effizient konzipieren.  Falls gewünscht, kommen wir gerne zu einem persönlichen Gespräch zu Ihnen, um Ihnen unsere digitalen Lösungen vorzustellen.

Zu den Dokumentationspflichten finden auch laufend Webinare statt. Den TPmanager stellen wir in vierteljährlich stattfindenden (kostenlosen) Lounges als LIVE-Vorführung vor. Wir dürfen Sie dazu auf unseren Veranstaltungskalender verweisen. 

XML Converter

Der „XML-Converter“ wird auf einem WTS-Server durch unseren internationalen Kooperationspartner gehostet. Große österreichische Unternehmensgruppen mit einem Konzernumsatz von mehr als EUR 750 Mio., die daher einen Country-by-country-Report (CbCR) einzureichen haben, müssen diesen in Österreich via Finanz Online bis spätestens zwölf Monate nach dem letzten Tag des betreffenden Wirtschaftsjahres im XML-Schema an das für sie zuständige Finanzamt übermitteln. Für diese Konvertierung können wir ebenfalls unsere Unterstützung anbieten. Mit unserer Konvertierungssoftware sind wir in der Lage, den CbC-Report in das österreichischen Anforderungen entsprechende XML-Schema zu konvertieren und gegebenenfalls auch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Nähere Infos dazu finden Sie bereits in unserem NL-Beitrag TRANSFER PRICING | Konvertierungs-Tool für CbC-Reporting vom 18.11.2019 sowie unter der Rubrik „ICON Solutions & Know How“ auf unserer Homepage

CbCR-Meldepflicht binnen Jahresfrist

Von dieser Meldepflicht innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres umfasst sind alle österreichischen Geschäftseinheiten (Unternehmen und Betriebsstätten) von Konzernen, welche aufgrund ihrer Größe einen CbC-Report einreichen müssen. Weicht das berichtspflichtige Wirtschaftsjahr der obersten Konzerngesellschaft vom Kalenderjahr ab, so sind CbCR-Mitteilungen dementsprechend binnen zwölf Monaten nach Ablauf des abweichenden Wirtschaftsjahres zu übermitteln. Die Meldung ist via Finanz Online zu erstatten.  Wird auf die Abgabe der CbCR-Mitteilung vergessen, so kann dies Strafen bis zu EUR 5.000 pro Täter nach sich ziehen. Bei der Einreichung dieser sog. „VPDG-Meldung“ können wir Sie ebenfalls gerne unterstützen. Nähere Infos dazu finden Sie bereits in unserem NL-Beitrag TRANSFER PRICING | Mitteilungspflicht und CbC-Report bis 31.12.2020!  vom 11.11.2020. 

FAZIT 

Ein Jahreswechsel ist stets ein guter Zeitpunkt, um auch die Verrechnungspreisdokumentation, die dafür maßgeblichen vertraglichen Vereinbarungen und die relevanten Benchmarks zu überprüfen. Insbesondere ist zu prüfen, welche Pflichten bestehen und ob die Dokumentation noch auf dem aktuellen Stand ist. Das sollten Sie hinsichtlich Ihrer Dokumentation konkret prüfen: 

  • Ist eine Erstdokumentation notwendig? Wenn überhaupt das erste Mal eine Dokumentation aufzubauen ist, dann ist vielleicht das pauschale TP Package das Richtige für Sie.
  • Wird die Dokumentation nach dem dreigliedrigen Ansatz der VPDG-DV erstellt?
  • Ist die Doku lediglich im Zahlenwerk zu aktualisieren bzw anzupassen?
  • Inwiefern sind die Benchmarks zu aktualisieren?
  • Liegen für die wesentlichen konzerninternen Transaktionen schriftliche Verträge vor?
  • Sind noch End-Year-Adjustments durchzuführen?
  • Ist ein CbC-Report zu erstellen bzw. sind Daten an die Obergesellschaft zu liefern?
  • Ist eine VPDG-Meldung einzureichen?
  • Können digitale Softwarelösungen zur Erstellung der Dokumentation bzw. zur Konvertierung des CbC-Reports in das XML-Schema nutzbar gemacht werden? 

Gerne unterstützen wir Sie bei diesen Aufgaben. ICON bietet webbasierte digitale Verrechnungspreislösungen an. Nähere Auskünfte dazu sowie auch zu anderen Verrechnungspreisthemen erteilen Ihnen gerne die Verfasser bzw auch die übrigen Mitarbeiter unserer Service Line Transfer Pricing


[1] Bundesgesetz über die standardisierte Verrechnungspreisdokumentation (Verrechnungspreisdokumentationsgesetz – VPDG), BGBl. I Nr. 77/2016.

Verfasser:
Head of Transfer Pricing
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