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USA | Vermeidung von US-Quellensteuer beim Einsatz von Selbständigen

18.07.2021

Damit die Quellensteuer iHv 30 % auf die von ausländischen Unternehmen in den USA erbrachten Dienstleistungen bereits bei Zahlung vermieden werden kann, hat der ausländische Leistungserbringer dem auszahlenden Auftraggeber („withholding agent“) ein gültiges Formular W-8BEN-E zu übermitteln. In diesem Zusammenhang ist jedoch weitgehend unbekannt bzw unbeachtet, dass etwa auch ein österreichisches Unternehmen, welches im Rahmen eines US-Projekts ihrerseits selbständige Personen („Freelancer“) beschäftigt, grundsätzlich ebenfalls 30 % US-Quellensteuer auf die beauftragten Dienstleistungen einbehalten muss. Um dies zu vermeiden, hat der leistungserbringende Selbständige seinem österreichischen Auftraggeber das US-Formular 8233 vorzulegen. Im nachfolgenden Beitrag informieren wir Sie darüber, was Sie dabei beachten sollten.   

Quellensteuern im US-Steuerrecht

Ausländische (natürliche und juristische) Personen unterliegen mit bestimmten Einkünften, die aus US-Quellen stammen, einer Quellensteuer in den USA. Für die Erbringung von Dienstleistungen (ua auch Arbeitskräfteüberlassungen) ist grundsätzlich ein Quellensteuersatz von 30 % zu beachten.1)

Zum Steuerabzug auf erhaltene Zahlungen verpflichtete „withholding agents“ sind alle natürlichen und juristischen Personen, ungeachtet dessen, ob sie in den USA ansässig sind oder nicht. Nach US-Recht ist somit auch ein österreichisches Unternehmen „withholding agent“ und somit zum Einbehalt der US-Quellensteuer verpflichtet, wenn der Subunternehmer (Unternehmen oder Selbständiger) die nachfolgenden Formvoraussetzungen nicht erfüllt. 

Formulare zur Vermeidung von US-Quellensteuern

Zur Vermeidung  von Quellensteuern sind die Formulare der W-Serie relevant. Das gängigste Formular für ein ausländisches Unternehmen ist dabei das W-8BEN-E.  

Handelt es sich bei den Leistenden hingegen um ausländische natürliche Personen, die Vergütungen für unabhängige (zB Freelancer) oder auch abhängige Dienstleistungen (Mitarbeiter) in den USA erhalten, benötigen diese zur Quellensteuervermeidung auf die in den USA erbrachten Dienstleistungen das US-Formular 8233.

Nähere Details zu den US-Quellensteuern und den Instrumentarien für deren Vermeidung bzw Herabsetzung (Formulare der W-Serie) können Sie unserem Aufsatz „Vermeidung von US-Quellensteuer anhand eines praktischen Beispiels“ entnehmen, der in der Ausgabe 6/2021 der Fachzeitschrift SWI erschienen ist. 

Unterschiede zwischen den US-Formularen W-8BEN-E und 8233

Die Funktion des Formulars 8233 ist grundsätzlich die gleiche wie bei der W-Serie. Auch das Formular 8233 dient als Ansässigkeitsbescheinigung. In beiden Fällen handelt es sich um US-Formulare, mit denen die US-Quellensteuer auf die betreffende Zahlung vermieden werden kann.

Dabei ist anzugeben, unter welche DBA-Norm die Einkünfte fallen und daher die national vorgesehene Quellensteuer vermieden oder reduziert werden kann. Im Falle des W-8BEN-E sind die Angaben in Part III zu machen und im Formular 8233 in Part II. Ansonsten sind beide Formulare ähnlich aufgebaut.

Im Gegensatz zum W-8BEN-E benötigt man für die Gültigkeit des Formulars 8233 jedoch zwingend eine US-Steuernummer (ITIN bzw SSN). Weiters ist neben der Unterschrift des zahlungsempfangenden Selbständigen auch die schriftliche Bestätigung (betr. Korrektheit) durch den zahlenden Auftraggeber erforderlich. Der Auftraggeber haftet für die korrekte Befüllung des Formulars und muss dieses an die US-Bundessteuerbehörde „Internal Revenue Service“ (IRS) übermitteln.2)

Beispiel: Verwendung des Formulars 8233 in der Praxis

Die österreichische A-GmbH erbringt in den USA Dienstleistungen an einen US-Kunden (zB in Form einer Werklieferung). Für die Montage und Inbetriebnahme der Anlage setzt die A-GmbH eigenes Personal sowie einen österreichischen Freelancer (Selbständigen) auf der Baustelle ein.

Die A-GmbH ist für die von ihren Mitarbeitern UND auch von Freelancern erbrachten Dienstleistungen vor Ort als „withholding agent“ zu betrachten. Demnach ist die A-GmbH nach nationalem US-Steuerrecht verpflichtet, sowohl auf die US-Einkünfte der Mitarbeiter als auch für die Vergütung an den Freelancer 30 % Quellensteuer auf die Bruttobeträge einzubehalten. Die Mitarbeiter, aber auch der Freelancer, können dies vermeiden, indem sie der A-GmbH das Formular 8233 vorlegen. In diesem Fall darf die A-GmbH von der US-Abzugsteuer absehen.

Für die Gültigkeit des Formulars benötigen die Mitarbeiter bzw der Freelancer eine US-Steuernummer (ITIN bzw SSN). In der Praxis gestaltet sich dies jedoch vor allem bei den Mitarbeitern schwierig: In der Regel wird erst dann eine US-Steuernummer beantragt, wenn der in den USA eingesetzte Mitarbeiter gemäß Art 15 DBA AT-USA in den USA auch tatsächlich iSd Federal Tax (Bundessteuer) besteuert werden darf und demnach eine US-Erklärung für das betreffende Jahr einreicht. Somit wird bei Eigenpersonal in der Praxis häufig auf den 30%igen Quellensteuereinbehalt verzichtet, das Formular aber erst bei Bedarf (zB im Rahmen einer US-Betriebsprüfung) nachträglich erstellt. Von den US-Finanzbehörden wird diese Vorgangsweise idR toleriert.

Da der „withholding agent“ jedoch für den Quellensteuerbetrag haftet, sollte zumindest bei Einsatz von ausländischen Freelancern bzw Selbständigen auf eine rechtzeitige Vorlage des Formulars 8233 geachtet werden. Kann ein solcher Leistungserbringer dieses Formular nämlich nicht vorweisen, ist die A-GmbH verpflichtet, die 30%ige Quellensteuer einzubehalten. Die Verpflichtung zum Quellensteuereinbehalt besteht grundsätzlich bereits im Zeitpunkt der Zahlung des quellensteuerpflichtigen Betrages an die ausländische natürliche Person.3) Der Selbständige kann sich diesfalls die gemäß DBA - an sich nicht vorgesehene - einbehaltene US-Quellensteuer im Rahmen der Veranlagung (durch Einreichung einer US-Erklärung bis 15. April des Folgejahres) vom IRS rückerstatten lassen.

FAZIT

Ohne Verwendung eines Formulars der W-Serie sollten ausländische Unternehmen tunlichst keine Tätigkeiten in den USA durchführen. Gleiches gilt auch für ausländische selbständige natürliche Personen, welche Dienstleistungen in den USA erbringen. Selbständige (zB auch sog. „Freelancer“) benötigen das Formular 8233, welches ihre Ansässigkeit im Ausland (zB Österreich) bestätigt und das wichtigste Instrumentarium zur Vermeidung bzw Herabsetzung von US-Quellensteuern darstellt.

Quellensteuerthemen sollten stets bereits im Vorfeld zwischen den Parteien abgestimmt werden. Österreichische Unternehmen, die sich im Rahmen von US-Projekten Freelancern bedienen, sollten in diesem Zusammenhang auf eine zeitgerechte Vorlage eines gültigen Formular 8233 bestehen und andernfalls Quellensteuer einbehalten und abführen.  

Wir unterstützen Sie gerne bei Fragen im Zusammenhang mit der Quellensteuervermeidung bzw -minimierung. Insbesondere helfen wir Ihnen auch, die notwendigen Formerfordernisse in den USA zu erfüllen. Für weitergehende Fragen zu dieser Thematik stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen ExpertInnen der Service Line "International Tax" gerne zur Verfügung!


1) Vgl IRS, withholding agent, abrufbar unter: https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/withholding-agent

2) Vgl IRS, Instruction for Form 8233 (Rev. November 2020), abrufbar unter: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i8233.pdf

3) Vgl IRS, withholding agent, abrufbar unter: https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/withholding-agent

Verfasser:
Head of Transfer Pricing
Steuerberater

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