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OFFENLEGUNG | Rechtzeitige Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch

14.09.2016

Kapitalgesellschaften müssen ihre Jahres- und Konzernabschlüsse spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag an das Firmenbuchgericht übermitteln. Abschlüsse zum 31.12.2015 sind daher bis 30.9.2016 offenzulegen. Wir informieren Sie nachfolgend über die alte und neue Rechtslage. Hier erfahren Sie, wie Sie durch fristgerechte und vollständige Einreichung empfindliche Geldstrafen vermeiden und wie wir Sie dabei unterstützen können! 

In § 277 UGB ist geregelt, dass die gesetzlichen Vertreter (!) von Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss samt Lagebericht sowie gegebenenfalls auch den Corporate Governance-Bericht nach der Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, mit dem Bestätigungsvermerk beim Firmenbuchgericht des Gesellschaftssitzes einzureichen haben. Die Jahresabschlüsse sind grundsätzlich elektronisch einzureichen (Ausnahme/Bagatellregelung: Einreichung in Papierform bei Umsatzerlösen bis 70.000 EUR zulässig). 

Aufgrund der maßgeblichen Neunmonatsfrist müssen Konzern- und Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2015 daher bis spätestens 30.9.2016 beim Firmenbuchgericht einlangen. 

Als „Kapitalgesellschaften“ gelten für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert, sodass derartige „kapitalistischen Personengesellschaften“ (zB GmbH & Co KG) insbesondere auch die Publizitätspflichten zu beachten haben (§ 221 Abs 5 UGB). Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Gesellschaft, welche auch dem Firmenbuchgericht mitzuteilen ist. ICON verwendet hiefür ein Antragsformular mit Angabe der Größenklasse und der Berechtigung zur Einreichung.   

Die fristgerechte Offenlegung ist vom zuständigen Firmenbuchgericht zu prüfen (§ 282 UGB). Wird die Neunmonatsfrist versäumt, so hat das Gericht Zwangsstrafen in Höhe von mindestens 700 EUR bis zu 3.600 EUR zu verhängen, und zwar sowohl gegenüber der Gesellschaft als auch den gesetzlichen Vertretern (dh Geldstrafe für jedes einzelne Geschäftsführungs- bzw Vorstandsmitglied!) und ggfs auch mehrfach, wenn die Offenlegungspflichten nach je weiteren zwei Monaten noch immer nicht (vollständig) erfüllt sind. Gegen eine Zwangsstrafverfügung können die jeweiligen Organe zwar innerhalb von 14 Tagen Einspruch erheben, wobei hier aber nur offenkundig unvorhergesehene oder unabwendbare Ereignisse, die einer fristengerechten Einreichung entgegenstanden, akzeptiert werden (§ 283 UGB). Im Falle „besonderer Härte“ und nur geringem Verschulden wäre auch ein Nachlass möglich, wobei jedoch eine relativ strenge Gerichtspraxis zu konstatieren ist; das Gesetz sieht weiters auch Möglichkeiten einer Stundung bzw Ratenzahlung vor (§ 285 UGB). 

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über jene Unterlagen, die in Abhängigkeit von der Größe der Kapitalgesellschaft an das Firmenbuch übermittelt werden müssen:  

Einzureichende Unterlagen

Kleine GmbH

Mittelgroße GmbH

Große GmbH; Kleine u. mittelgroße AG

Große AG

Bilanz

X*

X*

X

X

GuV

 

X*

X

X

Anhang + Anlagenspiegel

X

X

X

X

Lagebericht

 

X

X

X

Bestätigungsvermerk

X**

X

X

X

Umlauf- bzw. Gesellschafterbeschluss mit
Vorschlag über die Ergebnisverwendung

 

 

X***

X

Umlauf- bzw. Gesellschafterbeschluss über
die Ergebnisverwendung

 

X

X

X

Bericht des Aufsichtsrates

 

X

X

X

Nachweis über die Veröffentlichung des
Jahresabschlusses (im Amtsblatt zur Wiener Zeitung)

 

 

 

X

Es besteht die Möglichkeit, alle Posten in vollen 1.000 EUR anzugeben. 

* Verkürzung bzw Verdichtung möglich
** nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (kleine GmbH mit AR-Pflicht!) 
*** gilt nur für Aktiengesellschaften

Gemäß § 280 UGB sind für verpflichtend aufzustellende Konzernabschlüsse Bilanz, GuV, Konzernanhang und Konzernlagebericht bzw zusätzlich das Cash-Flow-Statement und der Eigenkapitalspiegel dem Firmenbuch zu übermitteln. 

In § 280a UGB ist weiters festgehalten, dass bei Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften der Vertreter der Zweigniederlassung die Unterlagen der Hauptniederlassung, welche nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache offenzulegen hat. 

Welche Änderungen bringt das RÄG 2014? 

Im Rahmen unserer Artikelserie zum Rechnungslegungs-Änderungsgesetz 2014 haben wir ua auch bereits über die Änderungen bei den Größenmerkmalen und deren Rechtsfolgen berichtet (vgl zB unseren NL-Beitrag „BILANZIERUNG | Größenklassen und Prüfungspflicht nach dem RÄG 2014“ vom 9.5.2015).

Die Offenlegungspflicht gilt auch nach dem RÄG 2014 unverändert für alle Kapitalgesellschaften und kapitalistischen Personengesellschaften. Betreffend Größenklassen für kapitalistische Personengesellschaften wurde im RÄG 2014 § 221 Abs 5 UGB neu formuliert und durch das APRÄG 2016 noch folgende Klarstellung getroffen: Die mit verschiedenen Rechtsfolgen verbundene Größenklassifizierung hat anhand der maßgeblichen Kennzahlen der betreffenden Personengesellschaft selbst zu erfolgen. Die Größenklassen der unbeschränkt haftenden Gesellschafter sind daher irrelevant (Beispiel: Maßgabe einer „(mittel)großen“ GmbH & Co KG und nicht ihrer „kleinen“ Komplementär-GmbH). Gleiches gilt selbstverständlich auch für die Veröffentlichungspflichten. Nähere Details finden sich in unserem NL-Beitrag „BILANZIERUNG | Klarstellungen und Korrekturen zum RÄG 2014“ vom 7.6.2016.

Mit Inkrafttreten des RÄG 2014 verpflichtet künftig § 277 UGB neben den bereits bisher geforderten Unterlagen zusätzlich, einen Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen iS §  243c UGB offenzulegen.

Eine weitere Änderung liegt darin, dass betreffend der unveränderten Möglichkeit, alle Posten bei Veröffentlichung in vollen 1.000 EUR anzugeben, es künftig auch möglich sein wird, die Posten nach Maßgabe der Wesentlichkeit iS § 196a UGB in größeren Einheiten zu veröffentlichen.

Zu Erleichterungen kommt es für sog. „Kleinstkapitalgesellschaften“ (ds solche, die zwei der folgenden drei Merkmale unterschreiten: 350.000 EUR Bilanzsumme / 700.000 Umsatzerlöse / 10 Mitarbeiter). Diese müssen künftig nur noch ihre Bilanz offenlegen. Die bestehenden Vorgaben bzgl Verkürzung der Bilanz und verpflichtende Angaben (wie zB Informationen zum negativen Eigenkapital) bestehen aber weiter. Sollte die Offenlegung nicht fristgerecht erfolgen, werden die zu verhängenden Zwangsstrafen für Kleinstkapitalgesellschaften auf die Hälfte reduziert.

Nach dem RÄG 2014 wird es künftig auch möglich, dass das Tochterunternehmen, welches in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung gemäß 245 Abs 1 UGB einbezogen wird, neben Deutsch auch eine in internationalen Finanzkreisen gebräuchliche Sprache, insbesondere also Englisch, zur Veröffentlichung beim Firmenbuch verwenden kann. Dies gilt ebenso, wenn eine große Kapitalgesellschaft in einen ausländischen Konzernabschluss einbezogen wird.

Inkrafttreten: Es sei an dieser Stelle nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die erstmalige Anwendung des RÄG 2014 erst für Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen, vorgesehen ist. Dies gilt natürlich auch für die Änderungen im Bereich der Offenlegungspflicht. Demgemäß hat die Offenlegung von Jahresabschlüssen mit Bilanzstichtagen bis zum 31.12.2015 noch nach den bisherigen Rechtsvorschriften zu erfolgen bzw sind die Neuregelungen, insbesondere also auch die Erleichterungen für „Kleinstkapitalgesellschaften“, erst für die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen mit Regelbilanzstichtagen ab 31.12.2016 anzuwenden! 

Und was können wir für Sie tun? 

Gerne übernimmt ICON die elektronische Übermittlung Ihrer Jahres- und/oder Konzernabschlüsse an das Firmenbuch. Falls gewünscht, erledigen wir für Sie auch die Vorbereitung der einzureichenden Unterlagen (incl. zulässige Verkürzung bzw Verdichtung von Jahresabschlussdaten), die Ihnen sodann zur Durchsicht und Unterzeichnung übermittelt würden. Für unser Einschreiten benötigen wir ein von den gesetzlichen Vertretern unterfertigtes Antragsformular, welches uns zur Einreichung ermächtigt. Das diesbezügliche Formular würden wir Ihnen gemeinsam mit den zur Durchsicht übermittelten Unterlagen zur Unterschrift vorlegen.

Für Rückfragen stehen Ihnen unsere Frau Mag. Barbara Hochreiter sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen des ICON-Bilanzierungs- und WP-Teams gerne zur Verfügung. 

Nähere Informationen zu unserem Leistungsangebot betreffend Firmenbucheinreichung finden Sie HIER

Verfasser:
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