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LOHNABGABEN | Werbungskosten vermindern die Steuerbelastung (II)

13.05.2018

Werbungskosten sind beruflich veranlasste Ausgaben bzw Aufwendungen von Lohnsteuerpflichtigen, die unmittelbar mit ihrem Beruf zusammenhängen (zB Gewerkschaftsbeiträge, Pendlerpauschale, Arbeitsmittel) und die entweder gleich im Rahmen der Lohnverrechnung vom Arbeitgeber berücksichtigt oder nachträglich vom Arbeitnehmer selbst geltend gemacht werden können und damit die Steuerbelastung vermindern. Im nachfolgenden zweiten Teil unseres Beitrages möchten wir nun einige der häufigsten Werbungskosten im Detail erörtern und damit zusammenhängende Zweifelsfragen klären.

Werbungskosten“ sind gemäß § 16 Abs 1 EStG Aufwendungen oder Ausgaben zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung der Einnahmen. Bezogen auf die nsA-Einkünfte handelt es sich dabei um Ausgaben, welche beruflich veranlasst sind, also unmittelbar im Zusammenhang mit einer nicht selbstständigen Tätigkeit stehen. 

In unserem NL-Beitrag „LOHNABGABEN | Werbungskosten vermindern die Steuerbelastung (I)“ vom 15.04.2018 hatten wir zunächst einen allgemeinen Überblick über die Werbungskosten gegeben und die eingeschränkte Abzugsfähigkeit von Ausgaben für die Lebensführung erläutert. Nunmehr möchten wir Ihnen einige häufig anfallende Werbungskosten im Detail erläutern:

Arbeitskleidung

Die Anschaffung von typischer Arbeitsschutz- und Berufskleidung wie zB Kochanzug, Uniform oder mit einem Firmenemblem versehene Dienstanzüge, Arbeitsmäntel oder Stützstrümpfe für stehende Berufe ist abzugsfähig. Kleidung, die  auch privat getragen werden kann, wie zB  Anzüge, Hemden, Krawatten oder Kleider, ist - unabhängig von Ihrer ausschließlichen beruflichen Veranlassung - jedenfalls nicht abzugsfähig. So gelten der schwarze Anzug eines Orchesterensemble-Mitglieds oder das Dirndlkleid einer Kellnerin nicht als Arbeitskleidung, unabhängig davon, ob das Kleidungsstück auch tatsächlich in der Freizeit getragen wird bzw werden kann.

Arbeitsmittel und Werkzeuge

Darunter fallen Wirtschaftsgüter, die überwiegend zur Ausübung einer Berufstätigkeit verwendet werden, wie zB Computer, Musikinstrumente von Musikern oder Lehrern oder die Motorsäge eines Forstarbeiters. Abzugsfähig sind diese allerdings nur, wenn sie überwiegend beruflich genutzt werden und dies entsprechend nachgewiesen werden kann. Insoweit die Arbeitsmittel auch privat genutzt werden, ist ein Privatanteil auszuscheiden. Bei nicht selbständigen Einkünften werden die Arbeitsmittel üblicherweise vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, die praktische Bedeutung dieser Bestimmung ist daher eher gering.

Arbeitszimmer

Die Aufwendungen für ein in der Privatwohnung eingerichtetes Arbeitszimmer einschließlich Einrichtung sind grundsätzlich nicht abzugsfähig. Abzugsfähige Ausgaben liegen nur dann vor, wenn das Arbeitszimmer (nahezu) ausschließlich beruflich genutzt wird und den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Dies ist insbesondere bei Heimarbeiterinnen und -arbeitern, Heimbuchhalterinnen und -buchhaltern oder Teleworkern der Fall, nicht aber bei Lehrerinnen und Lehrern, Richterinnen und Richtern, Politikerinnen und Politikern oder Vertreterinnen und Vertretern. 

Die Beurteilung, ob das im Wohnungsverband gelegene Arbeitszimmer den Tätigkeitsmittelpunkt im Sinne des § 20 Abs. 1 Z 2 lit. d EStG darstellt, hat nach dem Maßstab der Verkehrsauffassung, also nach dem typischen Berufsbild, zu erfolgen. Im Zweifel wird darauf abzustellen sein, ob das Arbeitszimmer in zeitlicher Hinsicht für mehr als die Hälfte der Tätigkeit im Rahmen der konkreten Einkunftsquelle benützt wird. So wäre die Abzugsfähigkeit jedenfalls nicht gegeben, wenn bei einer Vollzeitkraft nur jeweils ein Heimarbeitstag pro Woche vorgesehen ist. 

Jedenfalls abzugsfähig sind im Wohnungsverband gelegene Räume, die auf Grund der funktionellen Zweckbestimmung und Ausstattung entsprechend der Verkehrsauffassung von vornherein der Berufssphäre des Steuerpflichtigen zuzurechnen sind und sich für eine private Nutzung nicht eignen, wie zB Ordinations- oder Therapieräume. 

Festzuhalten ist, dass auch ein getrennter Zugang oder Eingang nichts an der Qualifikation eines im Wohnungsverband gelegenen Arbeitsraumes ändert bzw. auch für ein nicht im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer die überwiegend berufliche Verwendung nachgewiesen werden muss. 

Insoweit ein steuerlich anzuerkennendes Arbeitszimmer vorliegt, können als Werbungskosten neben den anteiligen Mietkosten oder AfA von den Herstellungskosten auch laufende Betriebskosten, Ausgaben bzw. Abschreibung für Einrichtungsgegenstände sowie auch Finanzierungskosten abgezogen werden. In der Wohnung außerhalb eines steuerlich anerkannten Arbeitszimmers beruflich genutzte Einrichtungsgegenstände (z.B. Schreibtische, Sessel, Regale, Büroschränke, Kästen) sind nicht abzugsfähig. Nur "typische" Arbeitsmittel – wie z.B. EDV-Ausstattung (inkl. Computertisch) und Fax – gelten im Ausmaß der beruflichen Nutzung als Arbeitsmittel (siehe oben). Hier schadet es nicht, dass sie in der Wohnung stehen und kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorhanden ist.

Aus- und Fortbildung, Umschulung 

Aufwendungen für Bildungsmaßnahmen sind umfassend absetzbar, sofern sie nicht hauptsächlich die Privatsphäre betreffen, wie zB Sportkurse oder Persönlichkeitstraining (zB NLP-Ausbildung). Neben den direkten Kurskosten können auch Kosten für Unterlagen, Fahrkosten und Tag- und Nächtigungsgelder abgezogen werden. 

Konkret können Sie Kosten für laufende Fortbildung im bestehenden Beruf, aber auch umfassende Aus- und Umschulungskosten für eine andere (neue) Tätigkeit geltend machen. Die Umschulungsmaßnahmen müssen jedoch derart umfassend sein, dass ein Einstieg in eine neue berufliche Tätigkeit ermöglicht wird, welche aber nicht die (spätere) Haupttätigkeit darstellen muss. 

Zu beachten ist, dass Aus-, Fortbildungs- und Umschulungskosten nur dann geltend gemacht werden können, wenn in diesem Zeitraum auch eine Tätigkeit ausgeübt wird, wenn auch nur in geringem Ausmaß oder nur als fallweise Beschäftigung. Wurde bereits ein Beruf ausgeübt, so hindert eine eingetretene Arbeitslosigkeit die Abzugsfähigkeit nicht. Da Pensionisten keine Erwerbstätigkeit mehr ausüben, können hier jegliche Bildungsmaßnahmen nicht als Werbungskosten angesetzt werden. 

Hinweis: Insoweit neben dem Studium Einkünfte aus selbständiger oder nicht selbständiger Arbeit vorliegen, können sämtliche mit dem Studium zusammenhängenden Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Da aus einer fallweisen bzw. geringfügigen Beschäftigung aber vielfach nur geringe Einkünfte erzielt werden, geht die Bestimmung zumeist ins Leere: Bei Einkünften unter 11.000 EUR pa ergibt sich nämlich ohnehin keine Steuerbelastung.

Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten 

Wenn Ihr Beschäftigungsort vom Familienwohnsitz zu weit entfernt ist, um täglich nach Hause zu fahren (jedenfalls bei einer Entfernung von mehr als 80 km) und Sie somit eine Wohnung in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes benötigen, können Sie die Aufwendungen für diese Wohnung als Werbungskosten geltend machen, wenn sich daraus zwei haushaltsführende Wohnsitze ergeben. Sie dürfen beispielsweise Miet- und Betriebskosten für eine zweckentsprechende angemietete Wohnung einschließlich der erforderlichen Einrichtungsgegenstände geltend machen oder Hotelkosten bis zu 2.200 Euro monatlich absetzen. 

Weiters können Aufwendungen für Familienheimfahrten bis zu einem Höchstbetrag von 306 Euro pro Monat als Werbungskosten geltend gemacht werden. Als Fahrtkosten sind die Aufwendungen für das jeweils benützte Verkehrsmittel zu berücksichtigen (z.B. Bahnkarte, Kilometergeld). ACHTUNG: Die Geltendmachung von Familienheimfahrten schließt teilweise den Ansatz eines Pendlerpauschales aus! 

Verheiratete sowie in eheähnlicher Gemeinschaft (auch ohne Kind) Lebende können diese Werbungskosten auf Dauer absetzen, wenn die Partnerin und der Partner steuerlich relevante Einkünfte (mehr als 6.000 Euro jährlich oder mehr als ein Zehntel der Einkünfte der/des Steuerpflichtigen) erzielen. 

Ist die Partnerin oder der Partner nicht berufstätig, kann die doppelte Haushaltsführung in der Regel für eine Dauer von zwei Jahren beansprucht werden. Bei Alleinstehenden ist sie mit sechs Monaten befristet. In Ausnahmefällen (z.B. in Berufszweigen mit typischerweise hoher Fluktuation, wie im Baugewerbe; bei befristeten Arbeitsverhältnissen; wenn am Familienwohnsitz ein pflegebedürftiger Angehöriger lebt; bei ausländischem Familienwohnsitz – auch bei wesentlichem Kaufkraftunterschied oder bei fremdenrechtlichen Zuzugsbeschränkungen) kann auch ein längerer Zeitraum gerechtfertigt sein.

Reisekosten - Tag- und Nächtigungsgelder

Eine Dienstreise im Sinne des Einkommensteuergesetzes liegt vor, wenn der Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des Dienstortes tätig wird, unabhängig von der tatsächlichen Entfernung zum Dienstort. Vom Arbeitgeber aus Anlass einer Dienstreise gezahlte Reisekostenersätze sind innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei. 

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine oder nur einen Teil der steuerlich zulässigen Reisekostenersätze, können die (restlichen) Aufwendungen ganz oder zum Teil als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn die (strengeren) Kriterien für eine "beruflich veranlasste Reise" vorliegen. 

Eine beruflich veranlasste Reise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen eine Reise über eine größere Entfernung (in einer Richtung mindestens 25 km Fahrtstrecke) unternimmt. Dabei muss die Reisedauer mehr als drei Stunden bei Inlandsreisen betragen. Zudem darf kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet werden. Dies ist üblicherweise bei einer Einsatzdauer von durchgehend fünf Tagen der Fall. Fahrtkosten sind auch bei geringerer Entfernung und kürzerer Dauer der Reise absetzbar. 

Eine berufliche Veranlassung kann – anders als bei einer Dienstreise – auch ohne Auftrag des Arbeitgebers gegeben sein (z.B. bei Berufsfortbildung, zur Erlangung eines neuen Arbeitsplatzes). Absetzbare Aufwendungen (Reisekosten) wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehr- und Nächtigungsaufwand müssen vom Arbeitnehmer selbst getragen worden sein. 

Absetzbar sind dabei grundsätzlich die tatsächlich angefallenen Aufwendungen wie Hotelkosten, Zugticket, Taxi, etc. Alternativ können auch die Pauschalsätze gem. § 26 Z 4 EStG angesetzt werden, wonach bei Inlandsdienstreisen für den sog. Verpflegungsmehraufwand ein Betrag von 26,40 EUR pro Tag bzw. 2,20 EUR pro Stunde vorgesehen ist. Als Pauschalbetrag für die Nächtigungskosten (inkl. Frühstück) können 15,00 EUR pro Nacht geltend werden, auch wenn dem Steuerpflichtigen tatsächlich keine Kosten entstanden sind, weil zB bei Freunden übernachtet wurde. 

ACHTUNG: Die abzugsfähigen Kosten für den Verpflegungsmehraufwand sind jedenfalls mit dem oben genannten Tagsatz beschränkt – hier können auch tatsächlich nachgewiesene höhere Aufwendungen nicht abgezogen werden, da diese wieder der privaten Lebensführung zugeschrieben werden. Für Auslandsdienstreisen stehen entsprechend höhere Tagsätze, nämlich die Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten, zu.

Kraftfahrzeug - Fahrkosten für beruflich veranlasste Fahrten

Beruflich veranlasste Fahrtkosten sind – soweit der Arbeitgeber keinen Ersatz leistet – im tatsächlich angefallenen Umfang (Bahn, Flug, Taxi, Kfz) Werbungskosten, auch wenn die Mindestentfernung von 25 km und die Mindestdauer von drei Stunden unterschritten werden. Auch für Fahrten zwischen zwei oder mehreren Mittelpunkten der Tätigkeit stehen grundsätzlich Fahrtkosten zu. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind hingegen bereits durch den Verkehrsabsetzbetrag und ein gegebenenfalls zustehendes Pendlerpauschale (siehe dazu die ausführlichen Informationen des BMF) zur Gänze abgegolten. 

Beruflich veranlasste Kosten für ein privates Kfz können entweder in Form von Kilometergeldern oder im tatsächlich nachgewiesenen Umfang als Werbungskosten berücksichtigt werden – innerhalb eines Veranlagungsjahres muss man sich also für eine Variante entscheiden: 

Kilometergelder können jährlich für maximal 30.000 beruflich gefahrene Kilometer abgesetzt werden und decken sämtliche Kosten ab. Auch Maut- oder Parkgebühren oder Mitgliedsbeiträge an Autofahrerclubs sind daher nicht gesondert abzugsfähig. 

An Stelle der Kilometergelder können auch die Kosten in tatsächlicher Höhe entsprechend der beruflichen Nutzung abgesetzt werden. In diesem Fall empfehlen wir zum Nachweis des beruflichen Anteils am KFZ jedenfalls die Führung eines Fahrtenbuches mit Datum, Kilometerstand, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck der einzelnen Fahrt und beruflich zurückgelegte Tageskilometer (siehe dazu auch unseren NL-Beitrag „EINKOMMENSTEUER | Unverändert strenge Anforderungen an ein "Fahrtenbuch"!“ vom 06.04.2016). In allen anderen Fällen kann ein Nachweis auch mit anderen Unterlagen erbracht werden. 

Hinweis: Neben dem Kilometergeld können Schäden infolge höherer Gewalt (insbesondere Reparaturaufwand nach unverschuldetem Unfall, Steinschlag), die sich im Rahmen eines beruflichen Kfz-Einsatzes ereignen, als Werbungskosten geltend gemacht werden!

FAZIT

Da die hier angeführten Werbungskosten keine abschließende Aufzählung darstellen, dürfen wir nochmals  auf das ABC der Werbungskosten, eine Informationsseite des Finanzministeriums (BMF), verweisen, die einen guten Gesamtüberblick gibt. Für Detailfragen empfehlen wir, auch in den Lohnsteuerrichtlinien 2002 nachzuschlagen. 

Selbstverständlich stehen Ihnen  auch die Verfasser sowie die übrigen Berater des ICON-Teams gerne für Fragen zur Verfügung! 

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