Webinare, Seminare im ICON.PORTAL

GUIDELINES FÜR TAX ACADEMY EVENTS

ICON.PORTAL

Wie gelange ich dorthin?

icon.at

1. auf PORTAL oder das Männchen klicken

2. auf ICON MITARBEITER LOGIN klicken

Du möchtest ein Webinar abhalten?
Hier findest du alles, was du dazu wissen musst.

Diese Leitlinien sollen dir als Vortragende:r helfen, Webinare jederzeit
zu erstellen oder bereits abgehaltene Webinare zu einem gewünschten
Termin zu wiederholen.

Dadurch wird die Abwicklung einfacher und unser TAX-ACADEMY-WEBINAR-ANGEBOT ist immer aktuell.

WAS IST NEU? WAS IST ZU BEACHTEN?

Webinare werden direkt im ICON.PORTAL angelegt
Das Ausfüllen des BMD-Formulars und die Abstimmung mit dem Marketing ist nicht mehr nötig.
Übersicht Webinare und freie Termine
Im ICON.PORTAL befindet sich ein für alle einsehbarer Eventkalender mit allen bereits geplanten Webinaren/Seminaren.
Teilnehmerlisten
Bei jedem Webinar ist die aktuelle Teilnehmerliste jederzeit für jeden Mitarbeiter einsehbar.
Webinare bequem wiederholen
Ist ein Webinar vorbei, kann die/der Vortragende es mit wenigen Klicks an einem neuen Termin wiederholen.
Der Vortrag kann direkt hochgeladen werden
Bitte nur finale Versionen hochladen. Upload = Freigabe. Bei nachträglichen Änderungswünschen, bitte das Seminarteam kontaktieren.
Die Ordnerstruktur auf V:/Seminare/icon-tax-academy bleibt bestehen, um dort alle Vorträge gesammelt zur Verfügung zu stellen.
Die jährliche Abstimmung aller Webinare für das kommende Jahr entfällt
Webinare kommen laufend auf unsere Website und somit ist der TAXAcademy Kalender immer aktuell.

NEUE ÜBERSICHT IM ICON.PORTAL

VON DER IDEE ZUM WEBINAR

Nur 3 Schritte

Webinar neu anlegen

Mittels Webinarformular kannst du dein Webinar erstellen.

mehr Infos dazu ...

Erforderliche Daten:

Titel
Datum + Dauer*
Vortragende(r)**
Service Line(s)
Event Typ (Webinar, Seminar, Hybrid)
Kategorie (LOUNGE, BASIC, SPECIAL, PREMIUM)
Bearbeiter:in**
Externe Vortragende (falls relevant)**
Benefit und Themen

* DATUM & DAUER

Du findest im unteren Bereich eine Übersicht über alle bereits gebuchten Termine.

Eine doppelte Auswahl ist nicht möglich
Wochenende und Feiertage sind gesperrt
Auswahl Dauer: 1 Stunde / 2 Stunden / 3 Stunde
ICON LOUNGE ist nur mit 1 Stunde kombinierbar

TIPP: Blende den Kalender in einem Extrafenster ein, um freie bzw. vergebene Termine zu sehen.

** VORTRAGENDE & BEARBEITER

VORTRAGENDE sind jene Mitarbeiter:innen, die auf der Website beim Webinar als Vortragende(r) ausgespielt werden (keine automatisierten Benachrichtigungen zum Status des Webinars)

BEARBEITER sind sowohl Vortragende als auch Mitarbeiter:innen, die das Webinar bearbeiten. (kann das Event bearbeiten und bekommt die automatischen Benachrichtigungen)

Beispiel:

Karl Waser hält ein Webinar | Sissy Kastner erstellt den Inhalt
Vortragender: Karl Waser
Bearbeiter: Karl Waser, Sissy Kastner

EXTERNE VORTRAGENDE: Name, Funktion, Firma (kein Titel, da bei unseren Mitarbeiter:innen auch keine Titel angeführt sind)

Das Webinar kann nun zwischengespeichert oder direkt eingereicht werden.

Gespeichertes Event

Das Webinar erscheint nun in der persönlichen Übersicht der eingetragenen Bearbeiter:innen. Du kannst alle Felder weiter bearbeiten und später zur Freigabe einreichen. Das Webinar wird NICHT auf der Website angezeigt.

Zur Freigabe eingereichtes Event

Sobald dein Webinar fertig ist, kannst du es zur Freigabe einreichen. Eine Info-Mail ergeht automatisch an seminare@icon.at.

Es wird nun geprüft, ob der Raum zur Verfügung steht oder andere Gründe vorliegen, weswegen das gewünschte Datum nicht möglich ist. (Laute Umbauarbeiten, interne Feier,…)

Ab diesem Zeitpunkt ist es nicht mehr möglich, selbstständig Änderungen an Titel, Datum, Dauer und Kategorie vorzunehmen, da die Preisberechnung und Synchronisation mit edudip bereits erfolgt ist.

Änderungswünsche können mit dem Button "Änderungen anfragen" direkt übermittelt werden.

Benefit und Themen können jederzeit noch angepasst werden. Zu beachten ist jedoch, dass diese Änderungen direkt auf die Website durchgeroutet werden.

Vortrag hochladen

Die Vortragsunterlagen sind bis 2 Arbeitstage vor Webinarbeginn zu erstellen. Diese kannst du ganz einfach über "Datei hochladen" in die Cloud speichern.

Format: PowerPoint

Schema: JJJJMMTT_Titel_Kürzel

Anschließend werden ggf. Standardfolien ausgetauscht/aktualisiert und für die Teilnehmer als PDF hochgeladen.

Abgehaltenes Webinar wiederholen

Sobald ein Webinar abgehalten wurde, erhält der/die Bearbeiter eine Info, dass das Webinar abgeschlossen ist. Im Portal wandert es in der Übersicht auf „Vergangene Webinare“.

mehr Infos dazu ...

Du hast 3 Auswahlmöglichkeiten:

Event wiederholen
Event nicht wiederholen
Später entscheiden

Event wiederholen

Das Formular wird dir vorausgefüllt zur Verfügung gestellt.

Es muss lediglich das Datum neu festgelegt und überprüft werden, ob der Text beziehungsweise die Themen noch aktuell sind. Anschließend kannst du es wieder einreichen.

Event nicht wiederholen

Das Webinar wandert in deiner Übersicht zu „Vergangene Webinare“. Die Daten bleiben dort erhalten und können jederzeit mit dem Wiederholungszeichen reaktiviert werden.

Später entscheiden

Das Webinar wandert in deiner Übersicht zur den „Vergangenen Webinaren“. Die Daten bleiben dort erhalten und können jederzeit reaktiviert werden. Zusätzlich erhältst du einmal im Monat eine Benachrichtigung, dass der Abschluss noch ausständig ist.

Status Webinare

IN BEARBEITUNG: Dein Webinar ist gespeichert. Alle angegebenen Bearbeiter haben die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.

ZUR FREIGABE EINGEREICHT: Das Event wird überprüft und online gestellt. Bearbeitung ist nur mehr eingeschränkt möglich. (siehe Beschreibung)

ONLINE: Das Webinar befindet sich auf unserer Website. (Benefit und Themen können angepasst werden, für Titel oder Terminänderungen gibt es ein Formular)

VERGANGEN: Übersicht über alle deine abgehaltenen Webinare. (Webinare können jederzeit durch Klick auf das Wiederholungszeichen mit neuem Datum aktiviert werden)