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EINKOMMENSTEUER | Unverändert strenge Anforderungen an ein "Fahrtenbuch"!

06.04.2016

Das Bundesfinanzgericht hat bereits mehrfach die von der Verwaltungspraxis vorgegebenen hohen Anforderungen an ein Fahrtenbuch zum ordnungsgemäßen Nachweis geltend gemachter Betriebsausgaben bzw Werbungskosten für PKW bestätigt. In einer aktuellen Entscheidung hat das BFG nunmehr auch den Ausdruck einer Excel-Tabelle ausdrücklich abgelehnt. 

Die betriebliche bzw berufliche Nutzung eines Fahrzeuges (PKW) bzw die daraus resultierenden Betriebsausgaben bzw Werbungskosten sind laut einschlägiger Rechtsprechung und Verwaltungspraxis grundsätzlich mittels Fahrtenbuch nachzuweisen (vgl Rz 1615 EStR). Darin sind alle betrieblichen bzw beruflichen sowie auch die privaten Fahrten lückenlos aufzuzeichnen. Alle Aufzeichnungen in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch sind zeitnah, lückenlos und in chronologischer Reihenfolge zu führen. Wesentliche Voraussetzung dabei ist, dass das Fahrtenbuch in gebundener oder sonst in sich geschlossener Form vorliegt. Eine lose Ansammlung von Daten kann hingegen schon begrifflich kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sein. Durch die geschlossene Form soll verhindert (bzw zumindest möglichst erschwert) werden, dass der Steuerpflichtige noch nachträgliche Änderungen vornehmen kann.

Interessant ist in diesem Zusammenhang eine frühere Entscheidung des Unabhängigen Finanzsenates (Vorgängerbehörde des heutigen BFG), worin die Grundaufzeichnung mittels Diktiergerät, dessen besprochene Tonbänder zeitnah der Sekretärin zur handschriftlichen Übertragung in ein Fahrtenbuch übergeben (und die Bänder sodann neuerlich besprochen) wurden, als zulässig erachtet wurden (UFS Wien vom 24.07.2006, RV/4290-W/02). 

Aktuelle Entscheidung des Finanzgerichts (BFG 25.11.2015, RV/7101452/2010)

Auch ein mittels Computerprogramm erzeugtes bzw fortgeführtes Fahrtenbuch ist grundsätzlich formell ordnungsgemäß, sofern eben sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind bzw solche Änderungen jedenfalls dokumentiert und nachvollziehbar sind. Diesen Anforderungen wird allerdings bei Verwendung des Programms Microsoft-Excel (Erstellung und Ausdruck einer Excel-Tabelle) nicht entsprochen, sodass eine solche Aufzeichnungsmethode auch nach Ansicht des Bundesfinanzgerichts nicht geeignet ist, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen. 

Anforderungen an ein Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke

Folgende Daten sind in einem ordnungsgemäßen „Fahrtenbuch“ grundsätzlich festzuhalten:

  • Datum jeder Fahrt
  • Kilometerstand am Beginn und Ende jeder Fahrt
  • Fahrstrecke in Kilometer
  • Ausgangsort und Zielort jeder einzelnen Fahrt
  • Der Reiseweg (und zwar so detailliert, dass er mit einer Straßenkarte nachvollzogen werden kann)
  • Zweck jeder einzelnen Fahrt: Werden etwa im Rahmen einer betrieblichen Fahrt mehrere Kunden besucht, so ist der Name jedes einzelnen Kunden anzuführen. Der allgemeine Hinweis „Kundenbesuche“ ist als Zweckangabe hingegen zu vage. Im Idealfall ist die betriebliche Veranlassung auch durch zusätzliche Belege nachweisbar.  

Rechtsfolgen eines mangelhaften Fahrtenbuches

Wie bereits erwähnt, entspricht ein mittels Excel geführtes Fahrtenbuch aufgrund der nachträglichen Veränderbarkeit grundsätzlich nicht den verlangten Ordnungsmäßigkeitskriterien.

Ebenfalls keine volle Beweiskraft hätte ein – in der Praxis des öfteren vorzufindendes – „Fahrtenbuch“, worin nur die betrieblichen bzw beruflichen Fahrten, nicht hingegen die Privatfahrten aufgezeichnet werden. Ein solcher Mangel führt aber nicht automatisch zur gänzlichen Versagung des Betriebsausgaben- bzw Werbungskostenabzuges. Sofern durch entsprechende zusätzliche Nachweise (Vertragsabschlüsse etc) und Belege (Serviceprotokolle, Tankbelege etc) die betriebliche/berufliche Veranlassung bzw die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben glaubhaft gemacht werden kann, hat die Finanzverwaltung derartige Aufzeichnungen zumindest als Schätzungsgrundlage zu berücksichtigen. Eine gänzliche Verweigerung der Betriebsausgaben bzw Werbungskosten kann diesfalls nicht die Folge sein. 

Conclusio und Praxistipps

Achten Sie bei der Führung Ihres Fahrtenbuches unbedingt auf die oa formellen und materiellen Mindesterfordernisse. Vermeintlich „unschöne“ handschriftliche Aufzeichnungen (ggfs auch mit eindeutig nachvollziehbaren Korrekturen) in einem gebundenen Buch sind besser als eine (nachträgliche) Erfassung über Excel oder einem ähnlichen EDV-Programm, welches Änderungen auch im Nachhinein zulässt. Auch eine Speicherung als pdf-Datei oder ein manueller Ausdruck ändern nichts an dieser Problematik.

Je genauer und lückenloser Sie diese Aufzeichnungen führen, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung, und Sie werden kaum Probleme bei der Anerkennung der Betriebsausgaben haben, selbst wenn sich einmal der Fehlerteufel eingeschlichen haben sollte. 

 

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