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BELGIEN | Neuer Nachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen

Holzweber Martina  |  Sommer Michaela

Aufgrund einer Verwaltungsentscheidung der belgischen Behörden ist es seit 1.7.2016 möglich, den Transportnachweis für die Durchführung von ig. Lieferungen, als Voraussetzung für deren Steuerfreiheit, mittels eines sog. destination document“ (anstelle des CMR-Frachbriefes) zu erbringen. 

Buch- und Belegnachweis 

Voraussetzung für die Steuerfreiheit von ig. Lieferungen (Art 138 Abs 1 RL 2006/112/EG) sind der Buch- sowie der Belegnachweis. Der Buchnachweis ist durch die Bücher bzw. Aufzeichnungen in Verbindung mit den dazugehörigen Belegen zu führen. Der sog. Belegnachweis hat die tatsächliche Beförderung/Versendung der Waren (hier: von Belgien in einen anderen EU-Mitgliedstaat) zu dokumentieren. Dieser Nachweis sollte auf einer Reihe von entsprechend schlüssigen Dokumenten basieren (zB Bestellungen, Verträge, Frachtbriefe (CMR) und Zahlungsbelege). 

Dies bedeutet aber für den Fall, wenn die Belege die Beförderung oder Versendung von Belgien in einen anderen EU-Mitgliedstaat nicht eindeutig dokumentieren können oder die Tranportdokumente nicht vorliegen bzw. diese nicht korrekt ausgestellt wurden, dass die Transaktion nicht von der Mehrwertsteuer befreit werden kann. 

Destination Document 

Um hier für den Rechnungsaussteller mehr Rechtssicherheit zu schaffen (die belgischen Behörden haben nämlich regelmäßig Mängel bei der Ausstellung von CMR-Frachtbriefen festgestellt), haben die belgischen Behörden nunmehr eine Verwaltungsentscheidung freigegeben, welche die Nachweisführung durch das sog. "destination document" erlaubt (anstatt Frachtbrief - CMR). 

Dieses “destination document” stellt eine zulässige Alternative zum CMR dar (keine Verpflichtung). Ein MUSTER dieses Formulars finden Sie <link file:4378 _blank download herunterladen der datei>HIER!  

  • Das “destination document” sollte grundsätzlich für jede einzelne ig. Lieferung ausgestellt werden. Es ist jedoch auch möglich, ein einziges Dokument für alle ig. Lieferungen einer Periode (für maximal drei Kalendermonate) an einen Kunden auszustellen.

  • Das Dokument muss vom Kunden (nicht vom Spediteur!) unterzeichnet werden. Die unterzeichnende Person muss eine administrative Funktion im Unternehmen des Kunden innehaben und über den Auftrag Bescheid wissen (z.B. Leiter Rechnungswesen, Leiter Einkauf, Leiter Logistik,...). Diese Person bestätigt die Richtigkeit der Angaben des “destination document” mit folgendem Wortlaut: "received on behalf of [buyer's name]". Das Dokument ist mit dem Namen des Unterzeichnenden sowie dem Tag der Unterschrift (Datum) zu versehen und innerhalb von drei Monaten (nach erfolgter Lieferung) unterzeichnet an den Rechnungsaussteller zu senden.

  • Im Vorfeld sind die Identität und Funktion der unterzeichnenden Person seitens des Kunden dem Lieferanten per E-Mail, Brief oder mittels anderem Dokument mitzuteilen.

Das “destination document” sollte grundsätzlich für jede einzelne ig. Lieferung ausgestellt werden. Es ist jedoch auch möglich, ein einziges Dokument für alle ig. Lieferungen einer Periode (für maximal drei Kalendermonate) an einen Kunden auszustellen.

Im Vorfeld sind die Identität und Funktion der unterzeichnenden Person seitens des Kunden dem Lieferanten per E-Mail, Brief oder mittels anderem Dokument mitzuteilen. 

Das “destination document” wird von den belgischen Mehrwertsteuerbehörden anerkannt, sofern der Lieferant in angemessener Weise sicherstellen kann, dass er nicht an betrügerischen Praktiken mit dem “destination document” beteiligt ist.

Ein ordnungsgemäßes “destination document” befreit den Lieferanten aber nicht von seiner  Verpflichtung, im Falle einer Steuerprüfung auf Anfrage auch andere Dokumente (wie Bestellungen, Verträge, Zahlungsbelege, Rechnungen von Transportunternehmen,..) vorlegen zu müssen. 

Für weitere Informationen zu diesem neuen Belegnachweis bei ig. Lieferungen aus Belgien stehen Ihnen die Verfasserinnen sowie auch die übrigen ExpertInnen des ICON-Umsatzsteuerteams gerne zur Verfügung!