Kapitalgesellschaften müssen ihre Jahres- und Konzernabschlüsse grundsätzlich binnen neun Monaten nach dem Bilanzstichtag an das Firmenbuchgericht übermitteln. Abschlüsse zum 31.12.2020 sind daher nach allgemeinem Unternehmensrecht bis 30.9.2021 offenzulegen. Jedoch wurden im Rahmen der COVID-19-Sondergesetzgebung, die den aktuellen Erschwernissen in den verschiedenen Wirtschafts- und Rechtsbereichen Rechnung tragen soll, insbesondere auch für die Aufstellung und Offenlegung von Jahresabschlüssen Fristverlängerungen gewährt. Der nachfolgende Beitrag informiert Sie darüber, wer bis wann welche Unterlagen veröffentlichen muss, wie Sie durch fristgerechte und vollständige Einreichung empfindliche Geldstrafen vermeiden und wie wir Sie dabei unterstützen können.
Allgemeine Bestimmungen zur Offenlegung von Jahresabschlüssen
In § 277 UGB ist geregelt, dass die gesetzlichen Vertreter (!) von Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss und den Lagebericht sowie gegebenenfalls auch den gesonderten nichtfinanziellen Bericht, den Corporate Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen nach seiner Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, samt Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen haben. Weiters sind innerhalb derselben Frist der Bericht des Aufsichtsrates sowie der Ergebnisverwendungsbeschluss einzureichen. Diese Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln (Ausnahme/Bagatellregelung: Einreichung des Jahresabschlusses in Papierform bei Umsatzerlösen bis 70.000 EUR zulässig).
Aufgrund der maßgeblichen Neunmonatsfrist müssen Konzern- und Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2020 daher grundsätzlich bis spätestens Donnerstag, 30.9.2021, beim Firmenbuchgericht eingelangt (!) sein (zur ausnahmsweisen Fristverlängerung iZm der COVID-19-Pandemie siehe später).
Als „Kapitalgesellschaften“ (insb. GmbH und AG) gelten für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert, sodass derartige „kapitalistische Personengesellschaften“ (zB GmbH & Co KG) insbesondere auch die Publizitätspflichten zu beachten haben (§ 221 Abs 5 UGB). Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Gesellschaft (siehe dazu die ua Übersicht), welche dem Firmenbuchgericht ebenfalls mitzuteilen ist. ICON verwendet hierfür ein Antragsformular mit Angabe der Größenklasse und der Berechtigung zur Einreichung.
Besondere Erleichterungen gibt es für sog. „Kleinstkapitalgesellschaften“ iS § 221 Abs 1a UGB (ds solche, die zwei der drei folgenden Merkmale unterschreiten: 350.000 EUR Bilanzsumme / 700.000 Umsatzerlöse / im Jahresdurchschnitt 10 Mitarbeiter). Diese müssen nur noch ihre Bilanz offenlegen (vgl. § 242 UGB). Die bestehenden Vorgaben bzgl Verkürzung der Bilanz und verpflichtende Angaben (wie zB Informationen zum negativen Eigenkapital) sind aber grundsätzlich zu beachten.
Sanktionen bei verspäteter Offenlegung
Das zuständige Firmenbuchgericht hat insbesondere auch die fristgerechte Offenlegung zu prüfen (§ 282 UGB). Wird die Neunmonatsfrist versäumt, so hat das Gericht (zwingend) Zwangsstrafen in Höhe von mindestens 700 EUR bis zu 3.600 EUR zu verhängen, und zwar sowohl gegenüber der Gesellschaft als auch gegenüber den gesetzlichen Vertretern (Geldstrafe für jedes einzelne (!) Geschäftsführungs- bzw Vorstandsmitglied, dh zB bei einer Gesellschaft mit zwei Geschäftsführern kommt es bei verspäteter Offenlegung zu einer Zwangsstrafe von mindestens 3 x 700 EUR = 2.100 EUR). Die Zwangsstrafe ist wiederholt zu verhängen, wenn die Offenlegungspflichten nach je weiteren zwei Monaten noch immer nicht (vollständig) erfüllt sind. Gegen eine Zwangsstrafverfügung können die jeweiligen Organe zwar innerhalb von 14 Tagen Einspruch erheben1) wobei hier aber nur „offenkundig“ unvorhersehbare oder unabwendbare Ereignisse, die einer fristengerechten Einreichung entgegenstanden, akzeptiert werden (§ 283 UGB). Im Falle „besonderer Härte“ und bei nur geringem Verschulden wäre auch ein Nachlass möglich, wobei jedoch eine relativ strenge Gerichtspraxis zu konstatieren ist; das Gesetz sieht weiters auch Möglichkeiten einer Stundung bzw Ratenzahlung vor (§ 285 UGB). Sollte die Offenlegung von Kleinstkapitalgesellschaften nicht fristgerecht erfolgen, werden die zu verhängenden Zwangsstrafen auf die Hälfte reduziert.
COVID-19-Sonderregelungen: Fristverlängerungen auch für die Jahresabschlüsse
Der weltweiten COVID-19-Pandemie und deren Auswirkungen in den verschiedensten Bereichen Rechnung tragend, wurden zahlreiche staatliche Hilfspakete geschnürt bzw. sondergesetzliche Regelungen erlassen.
. So auch das zwischenzeitig bereits mehrfach novellierte „Bundesgesetz betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19“, kurz „Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz“ (COVID-19-GesG – BGBl I Nr. 16/2020 idgF), welches Erleichterungen für Versammlungen und Beschlussfassungen von Gesellschaftsorganen sowie verschiedene Fristverlängerungen vorsieht (siehe dazu bereits unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | „Social Distancing“ auch für Gesellschaftsorgane!“ vom 4.5.2020). Die letzte Novellierung des COVID-19-GesG erfolgte mit BGBl I Nr. 156/2020 vom 23.12.2020, wobei insbesondere auch die sondergesetzlichen Erleichterungen bzw Fristen für die Aufstellung und Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen nochmals verlängert wurden (vgl auch bereits unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | Auswirkungen auf Jahresabschlüsse ab 2020“ vom 8.1.2021):
Insbesondere kann für den Fall, dass es den gesetzlichen Vertretern einer Kapitalgesellschaft „infolge der COVID-19-Pandemie nicht möglich“ ist, die allgemeine Fünfmonatsfrist gemäß § 222 Abs 1 UGB für die Aufstellung der Rechnungslegungsunterlagen einzuhalten, diese Frist um höchstens vier Monate überschritten werden, sodass sich die Frist für die Jahresabschlussaufstellung einer Kapitalgesellschaft diesfalls auf maximal neun Monate verlängert (§ 3a Abs 1 COVID-19-GesG idgF; analoge Regelungen finden sich auch für Genossenschaften und Vereine).
Der Zeitraum für die Beschlussfassung über den Jahresabschluss einer GmbH wurde – abweichend von § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG - von acht auf höchstens zwölf Monate ausgedehnt (§ 2 Abs 3 COVID-19-GesG). - Die Zweimonatsfrist gemäß § 96 Abs 1 AktG für die Prüfung des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft blieb hingegen unverändert; durch die auf maximal neun Monate verlängerte oa Aufstellungsfrist kann sich diese Frist für den Aufsichtsrat faktisch auf höchstens elf Monate nach dem Bilanzstichtag verlängern. Zudem wurde auch die Frist für ordentliche Hauptversammlungen – abweichend von § 104 Abs 1 AktG - von acht auf höchstens zwölf Monate erstreckt (§ 2 Abs 1 COVID-19-GesG). Im Hinblick auf die zu beachtenden Sonderfristen für die Offenlegung (siehe im nächsten Absatz) erscheint eine volle Ausnutzung der Zwölfmonatsfrist für die vorhergehenden Beschlussfassungen problematisch.
Hinsichtlich der Offenlegungsfrist für die Jahresabschlussunterlagen wurde normiert, dass diese – abweichend von § 277 Abs 1 UGB (jedoch der erlaubten Maximalfrist laut EU-Bilanz-RL entsprechend) – spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuchgericht einzureichen sind. Ebenso hat – abweichend von § 277 Abs 2 UGB – auch die Veröffentlichung des Jahresabschlusses großer Aktiengesellschaften in der Wiener Zeitung erst spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag zu erfolgen (§ 3a Abs 2 COVID-19-GesG, nach dessen Wortlaut für die verlängerte Offenlegungsfrist allerdings keine COVID-19-bedingten Verzögerungen explizit vorausgesetzt werden).
Befristung der Sonderregelungen (§ 4 Abs 3 COVID-19-GesG idgF): Die temporären Sondernormen für Jahresabschlüsse und deren Offenlegung gelten für ab 16.3.2020 noch nicht abgelaufene Fristen bis zum 31.12.2021 und sind auf Rechnungslegungsunterlagen für Bilanzstichtage bis 31.12.2020 anzuwenden. Demgemäß kommen Jahresabschlüsse bis zum 31.12.2020 noch in den Genuss der pandemiebedingten Sonderfristverlängerungen bis spätestens 31.12.2021.
Offenzulegende Unterlagen
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über jene Unterlagen, die in Abhängigkeit von der Größe der Kapitalgesellschaft an das Firmenbuch übermittelt werden müssen:
Es besteht die Möglichkeit, alle Posten in vollen 1.000 EUR anzugeben. Die einzelnen Posten können nach Maßgabe der Wesentlichkeit iS § 196a UGB in größeren Einheiten veröffentlicht werden.
* Verkürzung bzw Verdichtung möglich
** nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (kleine GmbH mit AR-Pflicht!)
*** im Falle einer Kleinst-AG
Regelungen für Konzernabschlüsse
Gemäß § 280 UGB sind für verpflichtend aufzustellende Konzernabschlüsse Bilanz, GuV, Konzernanhang und Konzernlagebericht bzw zusätzlich das Cash-Flow-Statement und der Eigenkapitalspiegel dem Firmenbuch zu übermitteln. Die Konzernabschlüsse sind daher im vollen Umfang offenzulegen. Größenabhängige Vereinfachungen gibt es hier NICHT.
Es besteht die Möglichkeit, dass ein Tochterunternehmen, welches in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung gemäß § 245 Abs 1 UGB einbezogen wird, neben Deutsch auch eine in internationalen Finanzkreisen gebräuchliche Sprache, insbesondere also Englisch, zur Veröffentlichung beim Firmenbuch verwenden kann. Dies gilt ebenso, wenn eine große Kapitalgesellschaft in einen ausländischen Konzernabschluss einbezogen wird.
In § 280a UGB ist weiters festgehalten, dass bei Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften der Vertreter der Zweigniederlassung die Unterlagen der Hauptniederlassung, welche nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache offenzulegen hat. Handelt es sich um eine große Aktiengesellschaft, so ist auch eine Veröffentlichung im Amtsblatt zur Wiener Zeitung zu veranlassen. Der Nachweis über die Veranlassung ist ebenso beim Firmenbuch offenzulegen.
FAZIT
Die COVID-19-Pandemie stellt – nach wie vor – so gut wie alle Lebensbereiche auf den Prüfstand. Damit Unternehmen nicht auch noch zusätzliche Nachteile erleiden müssen, hat der Gesetzgeber neben div. monetären Wirtschaftshilfen ua auch temporäre Erleichterungen und Fristerstreckungen in verschiedenen Rechtsbereichen geschaffen. Im Bereich der Rechnungslegung kann in diesem Zusammenhang insbesondere eine bis zu viermonatige Verlängerung für die Abschlussaufstellung sowie eine dreimonatige Verlängerung für die Offenlegung der Abschlussdaten in Anspruch genommen werden. Jahresabschlüsse zum 31.12.2020 sind demgemäß – ausnahmsweise - erst bis spätestens 30.9.2021 aufzustellen und bis spätestens 31.12.2021 offenzulegen (§ 3a iVm § 4 Abs 3 COVID-19-GesG).
Aufgrund der Befristung der obgenannten Sondernormen ist zu beachten, dass für vom Kalenderjahr abweichende Wirtschaftsjahre 2020/21 bzw Jahresabschlüsse mit einem Stichtag NACH dem 31.12.2020 bereits wieder die reguläre Offenlegungsfrist von neun Monaten gilt (§ 277 UGB). Demgemäß sind also Jahresabschlüsse zum 31.1.2021 sowie zum 28.2.2021 ggfs früher zu veröffentlichen als jene zum 31.12.2020.
Und was können wir für Sie tun?
Gerne übernimmt ICON die elektronische Übermittlung Ihrer Jahres- und/oder Konzernabschlüsse an das Firmenbuch. Falls gewünscht, können wir für Sie auch die Vorbereitung der einzureichenden Unterlagen (insb. auch die zulässige Verkürzung bzw Verdichtung von Jahresabschlussdaten) erledigen, die Ihnen sodann zur Durchsicht und Unterfertigung übermittelt werden. Für ein solches Einschreiten benötigen wir ein von den gesetzlichen Vertretern unterfertigtes Antragsformular, welches uns zur Einreichung ermächtigt. Das diesbezügliche Formular würden wir Ihnen gemeinsam mit den zur Durchsicht übermittelten Unterlagen zur Unterschrift vorlegen.
Nähere Informationen zu unserem Leistungsangebot betreffend Firmenbucheinreichung finden Sie HIER.
Für Rückfragen zu Bilanzierung und insbesondere auch Offenlegung (Firmenbucheingaben) stehen Ihnen die Verfasserinnen (Kontaktdaten siehe unten) sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen unserer Service Lines "Audit" und "Corporate Tax" gerne zur Verfügung.
1) Wobei laut Bundesfinanzgericht in diesem Zusammenhang Anwaltskosten für die Rechtsverteidigung jedenfalls beruflich veranlasst und somit abzugsfähige Werbungskosten des Geschäftsführers seien, ungeachtet dessen, ob die Zwangsstrafe zurecht verhängt wurde oder nicht (BFG 7.12.2020, RV/7105511/2018)!
