AUSLANDSENTSENDUNGEN | Vorteile einer Workation-Policy
Die Urlaubszeit steht vor der Tür. Immer mehr Arbeitnehmer äußern mittlerweile den Wunsch, in den Sommermonaten eine bestimmte Zeit remote vom Ausland aus zu arbeiten. Mittels einer Workation-Policy können diese Anliegen in geordnete Bahnen gelenkt und die damit verbundenen steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Risiken eingedämmt werden. Im Folgenden geben wir einen (nicht abschließenden) Überblick, welche Inhalte typischerweise in einer solchen Workation-Policy geregelt werden.
Wer darf Workations machen?
Eine der ersten Festlegungen betrifft die Frage, welche Mitarbeiter Workations beantragen können. Diese Möglichkeit wird sinnvollerweise nur Arbeitnehmern eingeräumt werden, deren Tätigkeit über einen längeren Zeitraum hinaus rein digital ausgeübt werden kann. Manche Unternehmen machen den Benefit einer Workation auch von der bisherigen Dauer der Zugehörigkeit zum Unternehmen abhängig (zb. alle Mitarbeiter, die bereits länger als 1 Jahr im Unternehmen sind). Zu klären ist auch die Frage, wie mit Mitarbeitern in besonderen Beschäftigungsverhältnissen umgegangen wird, zB. Lehrlingen, überlassenen Arbeitskräften, freien Dienstnehmern etc. Es ist auch zu klären, ob Arbeitnehmern, die nicht die österreichische Staatsbürgerschaft besitzen und in Österreich zB. auf Basis einer Rot-Weiß-Rot-Karte beschäftigt werden, die Möglichkeit von Workations eröffnet werden soll.
Wo darf man Workations machen?
Es ist in den meisten Fällen sinnvoll, mögliche Workation-Destinationen vorab zu definieren, zB. in Form einer Länderliste als Anhang zur Policy. So könnte zB. die Möglichkeit von Workations auf Nachbarländer, den EU-Raum oder Länder, mit denen Österreich ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen hat, eingeschränkt werden. Insbesondere bei Workations außerhalb der EU ist zu beachten, dass eine auch nur kurzfristige Arbeit in diesem Land möglicherweise aufenthaltsrechtliche Verpflichtungen (zB. Beantragung eines Arbeitsvisums) mit sich bringt.
Wie lange darf man Workations machen?
Dabei ist zB. zu definieren, welches Ausmaß an Workation-Tagen insgesamt zur Verfügung steht (zB. 30 Arbeitstage pro Kalenderjahr) und in welchen Blöcken die Workation konsumiert werden kann (zB. Blöcke zu maximal 10 Arbeitstagen). Zudem sind Aliquotierungsfragen bei nicht ganzjähriger Beschäftigung bzw. teilzeitbeschäftigten Mitarbeitern zu klären. Auch der Aspekt einer einer allfälligen Übertragungsmöglichkeit von nicht konsumierten Workation-Tagen in das darauffolgende Kalenderjahr könnte hier geregelt werden.
Wie viele Wochenstunden muss mindestens gearbeitet werden?
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Überlegung, welches Mindestzeitausmaß der Mitarbeiter im Ausland arbeiten muss, um die beruflichen Aufgaben während einer Workation effizient weiterverfolgen zu können. Dies ist nicht nur wichtig für die effektive Planung des Auslandseinsatzes, sondern auch, um sicherzustellen, dass der Aufenthalt im Ausland sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen sinnvoll und produktiv ist.
Wie beantragt man Workations?
Ein wichtiges Augenmerk gilt auch den Formalitäten rund um die Beantragung einer Workation. Dabei sollten sowohl technische Fragen (zB. Verwendung eines automatisierten Workflow-Tools) als auch organisatorische Fragen (Beantragung bei HR oder dem direkten Vorgesetzten) angesprochen werden. Insbesondere falls die Workation einer Genehmigung bedarf, sollte auch eine klare Antragsfrist festgelegt werden. Im Zuge des Antragsprozesses sollte auch darauf Wert gelegt werden, den Arbeitnehmer nochmals schriftlich auf die damit verbundenen Pflichten hinzuweisen (zB. datenschutzrechtliche Vorgaben, Vorgaben bzw. Erreichbarkeit insbesondere in Ländern mit abweichenden Zeitzonen, Vorgaben hinsichtlich Abschluss von Versicherungen etc), gegegebenfalls in Form einer „Workation-Vereinbarung“, die den Schlusspunkt des Antragsverfahrens darstellt.
FAZIT
Die oben angeführten Inhalte verdeutlichen den Mehrwert einer Workation-Policy. Sie ermöglicht eine gewisse Gleichbehandlung der Arbeitnehmer, vermeidet Einzelfallprüfungen und sorgt damit auch für eine Entlastung der damit befassten Stellen im Unternehmen (im Regelfall die HR-Abteilung). Zudem kann sie als Baustein eines internen Kontrollsystems angesehen werden, um sicherzustellen, dass die arbeitsbedingten Auslandsaufenthalte von Mitarbeitern unter Beachtung der diesbezüglichen in- und ausländischen Compliance-Vorgaben erfolgen.
Die Verfasser bzw. auch die anderen Mitarbeiter der Service Line „Global Employment Services“ stehen Ihnen gerne bei Fragen rund um die Implementierung bzw. Evaluierung von Workation-Policies zur Verfügung.