DBA | Quellensteuerentlastung - Update zu Ansässigkeitsbescheinigungen

Grundsatz

Die Abkommensberechtigung eines im Ausland ansässigen Einkünfteempfängers ist sowohl bei der Entlastung an der Quelle als auch im Rückerstattungsverfahren grundsätzlich mittels der vorgesehenen österreichischen Formulare (insbesondere ZS-QU1 für natürliche Personen bzw. ZS-QU2 bei juristischen Personen) glaubhaft zu machen. Diese Formulare müssen dem Abfuhrverpflichteten grundsätzlich im Original vorliegen!

Dabei ist – sofern keine vereinfachte Dokumentation zur Anwendung kommt – eine formale Ansässigkeitsbestätigung der ausländischen Steuerverwaltung direkt auf dem jeweiligen Formular erforderlich.

Digitale Signatur: Nur nach EU-Standard zulässig

Eine wesentliche Neuerung hinsichtlich dieser Formulare betrifft die elektronische Abwicklung. Die Formulare (ZS-QU1/ZS-QU2) können dem Abfuhrverpflichteten nun vollständig digital vorgelegt werden, dies aber nur unter folgenden (strengen) Bedingungen:

• Qualifizierte elektronische Signatur: Sowohl der Einkünfteempfänger als auch die ausländische Steuerbehörde müssen mittels qualifizierter elektronischer Signatur (gemäß eIDAS-VO) unterzeichnen.
• Herkunft der Signatur: Die Signatur muss aus einem Staat stammen, der eine in der EU anerkannte Vertrauensliste führt (=EU/EWR-Staaten), da nur diese Signaturen auf Gültigkeit überprüft werden können. 
• Kein Medienbruch: Ein Mix aus digitaler Signatur der Behörde und handschriftlicher Unterschrift des Steuerpflichtigen bzw. umgekehrt ist nicht zulässig.
• Original-Status: Ein Ausdruck eines elektronischen Originals reicht nicht aus – das digitale Dokument muss in seiner digitalen Form vorliegen und prüfbar sein.

Damit verschärft das BMF die formalen Anforderungen deutlich und betont die Überprüfbarkeit der Authentizität.

Alternative Ansässigkeitsbescheinigungen

Falls ausländische Behörden die österreichischen ZS-QU-Formulare im Allgemeinen nicht bestätigen (und dies im Einzelfall auch glaubhaft gemacht werden kann), kann alternativ ein ausländisches Formular beigebracht werden, das die Ansässigkeit in einem DBA-Vertragsstaat bestätigt. Voraussetzungen sind insbesondere:

• Bestätigung muss sich zumindest auf den Zeitpunkt beziehen, zu dem die Abzugsteuerpflicht entsteht.
• Ausstellung in deutscher oder englischer Sprache (oder auch in anderer Sprache, dann aber mit beglaubigter Übersetzung).
• Die Authentizität muss überprüfbar sein (zB QR-Code oder Verifizierungscode).
• Eine Apostille oder Überbeglaubigung ist nicht erforderlich.
• Vollständig ausgefülltes und unterzeichnetes ZS-QU-Formular muss beigelegt werden.

Sondervereinbarungen mit bestimmten Staaten

Mit mehreren Staaten bestehen Verständigungsvereinbarungen, wonach Ansässigkeitsbescheinigungen jedenfalls auch in Form nationaler Vordrucke anerkannt werden, wenn sie den österreichischen Formularen beigefügt werden. Dies betrifft folgende Länder:

Mexiko, Thailand, Türkei, USA, Chile, Spanien, Portugal, Belgien und Griechenland.