LOHNABGABEN | Steuerfreie Weihnachtsfreuden für Mitarbeiter

Klassische Weihnachtsgeschenke

Der Steuergesetzgeber hat eine Reihe von Möglichkeiten geschaffen, die es Unternehmen erlauben, ihren Mitarbeitern neben steuerpflichtigem Arbeitslohn auch Vorteile zuzuwenden, für die keine Lohnabgaben abzuführen sind (Steuerbefreiungen gemäß § 3 EStG). Nachdem sich das Jahr zu Ende neigt und schon bald das Christkind vor der Türe steht, seien in diesem Zusammenhang speziell die Begünstigungen für Betriebsveranstaltungen und Geschenke in Erinnerung gerufen, die vor allem in dieser Jahreszeit der Belegschaft zugewendet werden können:

• Steuerfrei sind geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen bis EUR 365,00 (z.B. Weihnachtsfeiern) und dabei empfangene
• Sachzuwendungen bis zu EUR 186,00 (z.B. Weihnachtsgeschenke in Form von Gutscheinen, Geschenkmünzen, Autobahnvignetten o.ä.; nicht jedoch Bargeld).

Die Begünstigungen gelten pro Mitarbeiter und Jahr; sie sind daher gegebenenfalls auch auf mehrere Veranstaltungen in einem Kalenderjahr aufteilbar.

Ergänzend möchten wir darauf hinweisen, dass die steuerfreie Übergabe von Weihnachtsgeschenken (Sachzuwendungen bis zu EUR 186,00) auch ohne Abhaltung einer besonderen Betriebsfeier möglich ist. Vielmehr wird die Verteilung der Weihnachtsgeschenke selbst bereits als Betriebsveranstaltung angesehen.

Weitere lohnsteuerbegünstigte Zuwendungen

Es stehen aber alljährlich auch noch weitere Steuerbegünstigungen für Mitarbeiter zur Verfügung:

• Zukunftssicherungsmaßnahmen bis zu EUR 300,00 jährlich pro Arbeitnehmer (z.B. Versicherungsschutz für Krankheit, Invalidität, Alter, Tod);
• Zuschüsse für die Betreuung von Kindern bis EUR 1.000,00 pro Jahr und Kind (Zuschüsse an begünstigte Kinderbetreuungseinrichtungen, für Kinder vor Vollendung des 10. Lebensjahres)
• Freie Mahlzeiten am Arbeitsplatz oder Essensgutscheine zur Konsumation in nahe gelegenen Gaststätten bis EUR 8,00 pro Arbeitstag; dabei ist jedoch zu beachten, dass die Begünstigung für arbeitsfreie Tage (Urlaub, etc.) nicht gilt.
• Unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Kapitalanteilen am Unternehmen des Arbeitgebers, an verbundenen Konzerngesellschaften, an im Rahmen eines Sektors gesellschaftsrechtlich verbundener Unternehmen oder an Unternehmen im einem Haftungsverbund gem. § 30 Abs 2a Bankwesengesetz bis EUR 3.000,00 p.a. sowie die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Aktien an solchen Unternehmen durch Mitarbeiterbeteiligungsstiftungen bis EUR 4.500,00 p.a. Zu letzterer Möglichkeit verweisen wir im Detail auf unseren NL-Beitrag „AKTIENGESELLSCHAFTEN | Neue Mitarbeiterbeteiligung ab 1.1.2018“ vom 17.08.2017. 

Gruppenkriterium: Gemeinsame Voraussetzung für die obigen Begünstigungen ist, dass der Arbeitgeber die Vorteile grundsätzlich allen Arbeitnehmern oder nach sachlichen (betriebsbezogenen) Kriterien abgegrenzten Arbeitnehmergruppen gewähren muss (z.B. allen Angestellten, allen Außendienstmitarbeitern). Nicht erlaubt ist idR hingegen eine Differenzierung nach sozialen Merkmalen (z.B. nur Arbeitnehmer mit Kindern / mit bestimmtem Alter) oder nach der unternehmensrechtlichen Stellung (z.B. Geschäftsführer, Prokuristen). Siehe dazu auch unseren gesonderten NL-Beitrag „LOHNSTEUER | Begünstigung bestimmter Gruppen von Arbeitnehmern“ vom 12.10.2016.

Beim Arbeitgeber liegen abzugsfähige Betriebsausgaben vor, bei den Arbeitnehmern ist für diese Vorteile aus dem Dienstverhältnis hingegen keine Lohnsteuer einzubehalten. Der Arbeitgeber hat für diese Sachzuwendungen auch keine Lohnnebenabgaben zu entrichten (Befreiung auch für DB/DZ und Kommunalsteuer). Die steuerbegünstigten Vorteilszuwendungen sind zudem auch vom sozialversicherungsrechtlichen Entgeltbegriff ausgenommen, sodass darauf auch keine SV-Beiträge anfallen.

Steuerfreie Gewinnbeteiligung

Es besteht gem. § 3 Abs 1 Z 35 EStG die Möglichkeit Mitarbeitern eine steuerfreie Gewinnbeteiligung (Freibetrag) von bis zu EUR 3.000,00 pro Jahr zukommen zu lassen. Zur Inanspruchnahme sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Zuwendungen müssen im „Vorjahresergebnis“ des Arbeitgebers Deckung finden. Steuerpflichtige, welche der Rechnungslegungspflicht gem. § 189 UGB oder anderer bundesgesetzlich geregelter Vorschriften zur Rechnungslegung unterliegen und Einkünfte aus Gewerbebetrieb erzielen („§ 5-Ermittler“), haben diesbezüglich auf das Ergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT) des im letzten Kalenderjahr endenden Wirtschaftsjahres abzustellen (vgl. dazu im Detail auch unsern NL-Beitrag „ÖKOSOZIALE STEUERREFORM |Gesetzesbeschluss im Nationalrat“ vom 23.01.2022). Insoweit das Arbeitgeberunternehmen über kein ausreichend hohes EBIT aus der Vorperiode verfügt, können Zahlungen an die Mitarbeiter nicht lohnsteuerfrei erfolgen. Konzerngesellschaften können alternativ auch auf das Konzern-EBIT abstellen. Dieses Wahlrecht ist jedoch für alle Konzerngesellschaften einheitlich auszuüben! Entgelte von Dritter Seite (z.B. von der Konzernmutter) an Arbeitnehmer (z.B. einer Konzerntochter) sind jedoch nicht begünstigt! Unternehmen, die ausschließlich nach steuerlichen Werten bilanzieren („§ 4 Abs 1-Ermittler“) können auf die steuerbilanziellen Werte abstellen. Für Unternehmer, die bloß eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen („§ 4 Abs 3-Ermittler“) ist für die Deckelung der steuerliche Vorjahresgewinn maßgeblich. 
• Derartige Zuwendungen dürfen nicht anstelle des bisher bezahlten Arbeitsentgelts oder einer üblichen Lohn- bzw. Gehaltserhöhung bezahlt werden. 
• Die Zahlung darf zudem nicht aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gem. § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 EStG erfolgen. 
• Das Gruppenmerkmal (siehe oben) muss erfüllt sein.

Sozialversicherungsrechtlich ist für die Gewährung von Mitarbeitergewinnbeteiligungen keine Befreiung vorgesehen. Die lohnsteuerliche Begünstigungsgrenze von EUR 3.000,00 bezieht sich entsprechend auf den Bruttobetrag der Gewinnbeteiligung ohne Abzug darauf entfallender Dienstnehmeranteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen. Eine Befreiung von den Lohnnebenkosten ist ebenso wenig vorgesehen. Der Arbeitgeber hat auf gewährte Mitarbeitergewinnbeteiligungen daher DB, DZ und Kommunalsteuer zu entrichten.

Teuerungsprämie

Wie auch im letzten Jahr besteht die Möglichkeit Arbeitnehmern im Jahr 2023 (Verlängerung für 2024 in Diskussion) eine steuerfreie Teuerungsprämie von maximal EUR 3.000,00 p.a. zukommen zu lassen. Anders als die Mitarbeitergewinnbeteiligung ist diese jedoch auch von der Sozialversicherungspflicht befreit. Lohnnebenkosten sind vom Arbeitgeber ebenfalls nicht zu entrichten. Die Auszahlung erfolgt also „Brutto-für-Netto“ und ist daher für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber gleichermaßen attraktiv.

Kommen sowohl eine steuerfreie Mitarbeitergewinnbeteiligung gem. § 3 Abs 1 Z 35 EStG als auch eine Teuerungsprämie gem. § 124b Z 408 EStG zur Auszahlung, sind diese nur insoweit steuerfrei, als insgesamt der Betrag von EUR 3.000,00 p.a. nicht überschritten wird! Da für eine steuerfreie Abrechnung beider Begünstigungen also nur ein „einheitlicher Topf“ zur Verfügung steht, ist die Auszahlung einer Teuerungsprämie (aufgrund der zusätzlichen SV- und LNK-Befreiung) eindeutig zu bevorzugen! 

Vom maximal möglichen Gesamtbetrag sind bis zu EUR 2.000,00 p.a. an keine weiteren Voraussetzungen gebunden – insb. muss die Teuerungsprämie weder allen Arbeitnehmern gewährt werden noch ist ein bestimmtes Gruppenmerkmal zu erfüllen (kein Gruppenkriterium). Es steht dem Arbeitgeber daher frei, die Teuerungsprämie nur bestimmten Mitarbeitern auszuzahlen – z.B. bis zu einer bestimmten Einkommensgrenze oder an Mitarbeiter mit Kindern, etc. Ebenso wenig muss die Teuerungsprämie als Einmalzahlung geleistet werden. Es besteht daher auch die Möglichkeit die Prämie monatlich (aliquot) zu gewähren und so gegebenenfalls an Bedingungen zu knüpfen – wie beispielsweise an ein aufrechtes (ungekündigtes) Dienstverhältnis im Auszahlungszeitpunkt. Da das Gesetz diesbezüglich keine Vorgaben nennt, spricht unseres Erachtens auch nichts dagegen zuerst monatlich kleinere Summen auszuzahlen und am Ende des betreffenden Kalenderjahres den verbleibenden Restbetrag (bis zur maximalsteuerfreien Gesamtsumme). Wer seinen Arbeitnehmern für das Jahr 2023 bislang noch keine Teuerungsprämie zukommen hat lassen, kann diese immer noch als Weihnachtsgeschenk unter den Christbaum legen (oder diese spätestens bis zum Jahresende zur Auszahlung bringen). In diesem Zusammenhang dürfen wir darauf hinweisen, dass auch eine Gewährung in Form von Gutscheinen gestattet ist. Eine Erfassung am Lohnkonto bzw. Lohnzettel ist auch in diesem Fall erforderlich.

Die restlichen EUR 1.000,00 p.a. Teuerungsprämie bedürfen für eine LSt-, SV- und LNK-freie Auszahlung allerdings einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 68 Abs. 5 Z 1 bis 7 EStG. Neben einer Regelung im Kollektivertrag ist insbesondere auch der Abschluss einer Betriebsvereinbarung möglich. Bei einer derartigen innerbetrieblichen Regelung ist hingegen sehr wohl darauf zu achten, dass die gewährte Teuerungsprämie allen Arbeitnehmern oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern zugutekommt! Eine allfällige Gruppenbildung hat dabei grundsätzlich sachlich begründet und in der Regel betriebsbezogen zu erfolgen. Nach der Judikatur des VwGH hängt die sachliche Begründetheit aber im Einzelfall von der Art des Vorteils und dem Zweck der Steuerfreiheit ab (VwGH 27. 7. 2016, 2013/13/0069). Nachdem die Teuerung Arbeitnehmer je nach deren familiären und sozialen Verhältnissen unterschiedlich trifft, können für die Bildung einer steuerlich relevanten Gruppe hier auch soziale Kriterien herangezogen werden (z.B. gruppenweise Staffelung nach Familienstand und/oder Anzahl etwaiger Kinder). Diese Kriterien sind jedoch objektiv nachvollziehbar darzustellen!

Innerhalb aller Arbeitnehmer oder einer Gruppe von Arbeitnehmern kann die Höhe der Teuerungsprämie auch nach objektiven Merkmalen unterschiedlich gestaffelt sein. Es spricht daher nichts dagegen den Prämienbezug für eine Teilzeitkraft in Relation zu Vollzeitbeschäftigten aliquot zu kürzen. Umgekehrt stellt das BMF klar, dass eine Aliquotierung nicht geboten ist und Teilzeitkräften somit auch die gleiche Prämienhöhe gewährt werden kann wie Vollzeitkräften.

Für weitere Fragen zu diesem Themenbereich stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen Ansprechpartner des ICON-Teams gerne zur Verfügung!