MELDEPFLICHTEN | Mitteilungen an Finanzamt bis 28.2.2026!

Mitteilung gemäß § 109a EStG

Wenn natürliche Personen oder Personenvereinigungen bzw -gemeinschaften ohne eigene Rechtspersönlichkeit bestimmte Leistungen außerhalb eines Dienstverhältnisses an Unternehmer (iSd § 2 UStG) bzw an Körperschaften des öffentlichen und privaten Rechts erbringen, dann muss der leistungsempfangende Unternehmer bestimmte Daten in einer Mitteilung gemäß § 109a EStG (ähnlich einem Lohnzettel) an das Finanzamt übermitteln (und den sohin gemeldeten Honorarempfängern eine Kopie zusenden).​​​​​​​

​​​​​​​Welche Leistungen sind meldepflichtig?

Aufgrund einer zu § 109a EStG erlassenen Verordnung des BMF (BGBl II Nr. 417/2001 idgF) müssen Daten in Zusammenhang mit folgenden außerhalb eines Dienstverhältnisses erbrachten Leistungen mitgeteilt werden:

• Aufsichtsräte und Verwaltungsräte
• Stiftungsvorstände und Aufsichtsorgane
• Selbständige Vortragende, Lehrende und Unterrichtende
• Bausparkassen- und Versicherungsvertreter
• Kolporteure und Zeitungszusteller
• Privatgeschäftevermittler
• Funktionäre von öffentlich-rechtlichen Körperschaften
• Freie Dienstnehmer (!) 
  • Sonstige Leistungen, die im Rahmen eines freien Dienstvertrages erbracht werden und der Versicherungspflicht gemäß § 4 Abs 4 ASVG oder § 1 Abs 6 B-KUVG unterliegen

Eine Mitteilungspflicht besteht auch dann, wenn die oa Entgelte aus einer ehemaligen Tätigkeit resultieren und die ua Entgeltsgrenzen überschritten werden.

Was muss gemeldet werden? 

• Name/Firma, Wohnanschrift bzw. Sitz der Geschäftsleitung, Sozialversicherungsnummer bei natürlichen Personen (bei Nichtvorhandensein jedenfalls das Geburtsdatum) 
• Art der erbrachten Leistung
• Kalenderjahr, in dem das Entgelt geleistet wurde
• Entgelt und die darauf entfallende ausgewiesene Umsatzsteuer

Wann muss NICHT gemeldet werden?

Liegt das bezahlte Entgelt unterhalb folgender Bagatellgrenzen, kann die Mitteilung nach § 109a EStG entfallen:

• (Gesamt)Entgelt (inkl. Reisekostenersätze) beträgt nicht mehr als 450 EUR für jede einzelne Leistung UND
• im Kalenderjahr geleistetes (Gesamt)Entgelt (inkl. Reisenkostenersätze) beträgt insgesamt nicht mehr als 900 EUR;

Eine Mitteilung nach § 109a EStG hat weiters zu unterbleiben, wenn die betroffene Person mit den in der Mitteilung grundsätzlich zu erfassenden Einkünften nach den Vorschriften des österreichischen EStG im Inland nicht steuerpflichtig ist.
 

Mitteilung gemäß § 109b EStG (Auslandszahlungen)

Weiters sind auch Zahlungen ins Ausland für bestimmte Leistungen mit Inlandsbezug zu melden:

Welche Leistungen sind hier meldepflichtig?

• Selbständige Tätigkeiten, wenn die Tätigkeit „im Inland ausgeübt“ wird. Voraussetzung ist also, dass die Leistung aktiv in Österreich erbracht wird. Die selbständigen Tätigkeiten sind in § 22 EStG geregelt. Darunter fallen beispielsweise Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater, Aufsichtsratsmitglieder und wesentlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer (bei Beteiligung über 25 %). 
• Vermittlungsleistungen, die von unbeschränkt Steuerpflichtigen erbracht werden oder die sich „auf das Inland beziehen“. Auf das Inland beziehen sich Vermittlungsleistungen, die „inländisches Vermögen“ betreffen. Der Export von inländischem Umlaufvermögen (zB Vorräte) löst jedoch KEINE Mitteilungspflicht aus (zB Vermittlungsprovisionen für Exportumsätze). Zu beachten ist also, dass derartige Provisionszahlungen an in Österreich unbeschränkt steuerpflichtige Personen sehr wohl von der Meldepflicht betroffen sind. Zum maßgeblichen Inlandsbezug finden sich entsprechende Klarstellungen in den Einkommensteuerrichtlinien (vgl. Rz 8319 ff EStR). 
• Kaufmännische oder technische Beratung im Inland. Auch hier ist eine Tätigkeit in Österreich Voraussetzung. Dabei ist die Beratung von der Erbringung anderer Dienstleistungen abzugrenzen.

Mitteilungspflichtig sind alle oben genannten Leistungen, unabhängig davon, ob sie auch zu einem tatsächlichen Umsatz geführt haben.

Was muss gemeldet werden? 

• Name/Firma
• Wohn- bzw. Firmenanschrift des Leistungserbringers samt internationaler Ländererkennung des betreffenden Staates
• bei einer Personenvereinigung (Personengemeinschaft) oder einer Körperschaft als Leistungserbringer die im Inland maßgeblich auftretende natürliche Person
• hinsichtlich des Leistungserbringers sowie gegebenenfalls der im Inland maßgeblich auftretenden natürlichen Person (soweit vorhanden): 
  • österreichische Steuernummer oder
  • Sozialversicherungsnummer oder
  • UID-Nummer oder
  • Geburtsdatum
• internationale Ländererkennung des Landes oder der Länder, in welche die Zahlungen erfolgt sind
• Höhe der Zahlungen zugunsten des Leistungserbringers
• Kalenderjahr, in dem die Zahlungen geleistet wurden

Wann muss NICHT gemeldet werden?

Es hat keine Mitteilung gemäß § 109b EStG zu erfolgen, wenn

• die Zahlungen pro Leistungserbringer im Ausland in einem Kalenderjahr 100.000 EUR nicht übersteigen ODER
• ein Steuerabzug gemäß § 99 EStG zu erfolgen hat und auch tatsächlich vorgenommen wurde (siehe Rz 8324 EStR; Abzugsteuern nach dieser Vorschrift sind beispielsweise für selbständige Tätigkeiten, Lizenzzahlungen, kaufmännische oder technische Beratungen im Inland, Gestellung von Arbeitskräften zur inländischen Arbeitsausübung vorgesehen) ODER
• bei Zahlungen an eine ausländische Körperschaft diese im Ausland einem Steuersatz unterliegt, der “nicht um mehr als 10 Prozentpunkte niedriger” ist als die österreichische KöSt (da der nationale KöSt-Satz 23 % beträgt, müßte der ausländische Steuersatz demnach mindestens 13 % betragen - es sollen durch diese Bestimmung also vor allem Zahlungen in Niedrigsteuerländer von der Mitteilungspflicht erfasst werden;
  HINWEIS: Wenngleich für Zinsen- und Lizenzzahlungen im Konzern bei Niedrigbesteuerung unter 10 % beim inländischen Zahler gemäß § 12 Abs 1 Z 10 KStG kein Betriebsausgabenabzug geltend gemacht werden kann, dürfte die Mitteilungspflicht gemäß § 109b EStG dennoch auch hiefür gelten!).
   

Wie und bis wann müssen die Mitteilungen nach § 109a und § 109b EStG erfolgen?

Die Mitteilung hat grundsätzlich im Wege der automationsunterstützten Datenübertragung (über ELDA oder für Großübermittler auch über Statistik Austria) bis Ende Februar des jeweils folgenden Kalenderjahres an das Finanzamt, das für die Erhebung der Umsatzsteuer zuständig ist, zu erfolgen. Die Mitteilung für das Kalenderjahr 2025 hätte daher grundsätzlich bis 28.2.2026 zu erfolgen; da dieses Datum heuer jedoch auf einen Samstag fällt, ist gemäß § 108 Abs 3 BAO der Montag, 2.3.2026, als letzter Tag der Frist anzusehen.

Und wenn eine Mitteilungspflicht nach beiden Vorschriften besteht?

​​​​​​​Liegen sowohl die Voraussetzungen für eine Mitteilung nach § 109a EStG als auch nach § 109b EStG vor, so ist nur die Mitteilung gemäß § 109b EStG durchzuführen.

Welche Folgen hat eine Unterlassung dieser Mitteilungen?

Wird die Pflicht zur Übermittlung der Mitteilung vorsätzlich verletzt, muss mit einer Geldstrafe von bis zu 10 % des meldepflichtigen Betrages gerechnet werden (Finanzordnungswidrigkeit). Die Höchststrafen betragen 5.000 EUR (für Verstöße gegen § 109a EStG) bzw 20.000 EUR (für Verstöße gegen § 109b EStG).