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SCHWEDEN | Neue Meldepflichten und Steuerabzug bei Entsendungen

Führen Unternehmen Entsendungen von Dienstnehmern nach Schweden durch, müssen spezielle Meldungen verpflichtend vorgenommen werden. Mit Änderung des nationalen Entsendungsgesetzes (lagen om utstationering av arbetstagare) am 30.7.2020 wurden diese Meldeverpflichtungen noch verschärft: Die bis dato geltende Schonfrist von fünf Tagen wurde aufgehoben, somit ist nunmehr eine Registrierung bereits ab dem ersten Tag der Entsendung vorgeschrieben. Diese Registrierung hat beim Schwedischen Zentralamt für Arbeitsumwelt (Arbetsmiljöverket) zu erfolgen. Weiters besteht die Verpflichtung zur Beantragung einer ID06-Karte (elektronisches Anwesenheitsregister) sowie – bereits seit 1.1.2016 – die Vorgabe zur Einrichtung eines elektronischen Personalregisters. Zusätzlich kann bereits vorab eine Körperschaftsteuerregistrierung (F-Skatt) erfolgen, um einen Steuerabzug iHv 30 % zu vermeiden.

Im Rahmen unseres Newsletters haben wir Sie bereits über einige seit heuer in Schweden zu beachtende steuerliche Änderungen informiert (siehe unseren NL-Beitrag „SCHWEDEN | Neuerungen für ausländische Unternehmen ab 1.1.2021“ vom 10.8.2020). Der nachfolgende Beitrag fokussiert sich auf die aktuelle Rechtslage im Bereich der Entsendung von Dienstnehmern ausländischer Unternehmen nach Schweden:

Allgemeine Hinweise zur Meldepflicht bei Entsendungen 

Im Zuge der globalen Vernetzung und Internationalisierung nimmt die Zahl der grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnisse stetig zu. Bei der Entsendung von Arbeitskräften sind insbesondere auch spezielle Meldepflichten zu beachten. 

Mit 30.7.2020 hat Schweden sein nationales Entsendungsgesetz an die novellierte EU-Entsenderichtlinie 2018/957 angepasst. Dies hat zur Folge, dass alle Entsendungen - unabhängig von ihrer Dauer - bei der zuständigen Behörde direkt ab dem ersten Entsendungstag registriert sein müssen. Die bis dato geltende Schonfrist, wonach entsendete Arbeitnehmer erst ab einer Entsendedauer von fünf Tagen gemeldet werden mußten, wurde somit aufgehoben, was zu einem erheblichen Mehraufwand für Unternehmen, die Entsendungen nach Schweden planen, führt. Bei Missachtung der Registrierungspflicht hat der entsendende Arbeitgeber mit der Verhängung von Strafen (Bußgelder) zu rechnen. Um Entsendungsfälle nach Schweden zeiteffizient und korrekt abzuwickeln, ist eine genaue Kenntnis der Meldeverpflichtungen sowie des Registrierungsablaufs erforderlich. 

Des Weiteren verfolgt die Änderung eine kontinuierliche Angleichung der Arbeitsbedingungen für entsandte und heimische Arbeitskräfte, wodurch eine EU-konforme Auslegung der schwedischen Vorschriften erfolgt. Aus den Anpassungen geht hervor, dass für Arbeitnehmer, die für mindestens zwölf Monate nach Schweden entsandt werden, dieselben Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen gelten, wie beispielweise: 

  • Einhaltung gesetzlich vorgegebener Arbeitszeiten
  • Einhaltung fairer Entlohnung - nicht nur über dem schwedischen Mindestlohn, sondern tatsächlich auch Erfordernis zur Zahlung eines „gleichen“ Lohns
  • Faire Behandlung 

Entsandte Arbeitnehmer werden laut schwedischem Recht in der Regel nach dem Gesetz über die besondere Einkommensteuer für Nichtansässige (Lag om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta - SINK) besteuert. Im Rahmen der SINK wird das arbeitnehmerähnliche Einkommen mit einer Quellensteuer von 25 % auf die Bruttovergütung besteuert, wobei keine Ausgaben abzugsfähig sind. Ein Antrag auf SINK-Besteuerung kann unter anderem dann gestellt werden, wenn Einkünfte aus einem Arbeitsverhältnis vorliegen, welche in Schweden erzielt werden. 

Elektronisches Anwesenheitsregister (ID06 2.0

In Schweden tätige Bauunternehmen (auch Subunternehmen) müssen bereits seit 2016 verpflichtend ein elektronisches Anwesenheitsregister mittels ID06-Karten führen. Diese ID06-Karten dienen einerseits als Stempelkarte und andererseits als Nachweis darüber, dass der Karteninhaber bei dem auf der Karte vermerkten Unternehmen auch tatsächlich angestellt ist. Seit der Erweiterung und Einführung der ID06 2.0-Karten im Jahr 2019 ist auch eine Beantragung für in Österreich und Deutschland ansässige Unternehmen vorgesehen. Mit 22.1.2020 ist das alte System (ID06) ausgelaufen, und es können seither ausschließlich die neuen ID06 2.0-Karten bestellt werden. Die Beantragung einer ID06 2.0-Karte hat unabhängig von der Dauer der auszuführenden Tätigkeit zu erfolgen. Das Verfahren zur Registrierung ist relativ kompliziert und muss persönlich oder durch einen bevollmächtigten Vertreter bei einer zugelassenen Stelle durchgeführt werden. Für eine korrekte Beantragung und Beschleunigung des Verfahrensprozesses ist die Zuhilfenahme eines fachkundigen Rechtsberaters empfehlenswert. 

Elektronisches Personalregister 

Auf Baustellen ist seit 1.1.2016 verpflichtend auch ein elektronisches Personalregister zu führen, welches die Anwesenheit über die ID06-Karten erfasst. Entsendet ein ausländisches Unternehmen Mitarbeiter nach Schweden, ist es gemeinsam mit dem Bauherrn für die korrekte Dokumentation der Anwesenheit sämtlicher vor Ort beschäftigten Mitarbeiter verantwortlich. Ein Verstoß gegen die Verpflichtung zur Führung des Personalregisters wird mit Strafen von bis zu SEK 10.000 (umgerechnet rund EUR 1.000) pro Kontrolle sowie SEK 2.000 (rund EUR 200) pro nicht korrekt gemeldeter Person sanktioniert.

Registrierung zur Körperschaftsteuer (F-Skatt)

Des Weiteren haben sich Unternehmen bei der schwedischen Finanzbehörde für die F-Skatt zu registrieren. Bisher knüpfte die Steuerpflicht für ausländische Unternehmen in Schweden ausschließlich an die Begründung einer Betriebsstätte an. Solange Unternehmen keine Betriebsstätte in Schweden hatten, kam es demnach zu keinen ertragsteuerlichen Konsequenzen. Mit 1.1.2021 ist das Kriterium der Betriebsstätte weggefallen. Nunmehr ist es möglich, dass der schwedische Leistungsempfänger für in Schweden erbrachte Leistungen einen Steuerabzug iHv 30  % vom Rechnungsbetrag vornimmt und diese Abzugsteuer vorsorglich an das Finanzamt (Skatteverket) abführt. 

Nach Ablauf des Kalenderjahres ist es für ein österreichisches Unternehmen möglich, sich die abgeführte Steuer wieder zurückzuholen. Alternativ dazu kann man einen Steuerabzug durch den schwedischen Leistungsempfänger jedoch vermeiden, indem sich das betreffende Unternehmen vorab zur Körperschaftsteuer registriert und somit um F-Skatt ansucht. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn sich das Unternehmen bereits vor dem Steuerabzug zur F-Skatt registriert hatte.

FAZIT

Aufgrund der Anpassung des nationalen Entsendegesetzes an die Europäische Entsenderichtlinie 2018/957 ergibt sich in Schweden ein verpflichtendes Setzen von Schritten zur Registrierung bereits vor der Entsendung von Arbeitskräften. Ausschlaggebend ist hierbei die Änderung der generellen Meldepflicht, die seit 30.7.2020 bereits am ersten Tag der Entsendung zu erfolgen hat. Weiters ist die Registrierung einer ID06-Karte nötig und die Bauleitung hat ein Personalregister zur Datensammlung der Arbeitnehmer zu führen. Um einem Steuerabzug - welcher seit 1.1.2021 nicht mehr an das Vorhandensein einer Betriebsstätte gebunden ist - vorzubeugen, kann ein zeitgerechter Antrag auf F-Skatt (Körperschaftsteuerregistrierung) gestellt werden. 

Aufgrund der komplexen und meist in schwedischer Sprache gehaltenen Registrierungsprozesse empfiehlt sich eine zeitgerechte und strukturierte Planung von Entsendungsfällen sowie eine gründliche Beschäftigung mit der Entsendungsthematik in Schweden. Gerne können wir Sie und Ihr Unternehmen beim Registrierungsablauf unterstützen. 

Für Rückfragen stehen Ihnen die Verfasserinnen sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen der Service Line "International Tax"​​​​​​​ gerne zur Verfügung!