VORSTEUERERSTATTUNG | So sichern Sie Ihre Erstattungsansprüche
Das Vorsteuererstattungsverfahren stellt Unternehmen regelmäßig vor erhebliche praktische und verfahrensrechtliche Herausforderungen. Neben der Einhaltung nicht verlängerbarer Ausschlussfristen sind zahlreiche formale Anforderungen sowie nationale Besonderheiten des jeweiligen Erstattungsstaates zu beachten. Fehler bei der Antragstellung können nicht nur zu Verzögerungen im Vergütungsverfahren führen, sondern im Einzelfall auch den teilweisen oder vollständigen Verlust von Erstattungsansprüchen zur Folge haben. Besondere Aufmerksamkeit verdienen dabei die unterschiedlichen Fristen für EU-Mitgliedstaaten und Drittstaaten, das formale Antragsprozedere, die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen sowie die korrekte Behandlung von Anzahlungs- und Schlussrechnungen. Vermeintliche Detailfragen können dabei erhebliche Auswirkungen auf den Erfolg des Vergütungsantrags haben. Im Folgenden geben wir einen Überblick über ausgewählte Praxisthemen und typische Fehlerquellen, die bei der Beantragung von Vorsteuervergütungen berücksichtigt werden sollten.
Vor Antragstellung: Ist das Vorsteuererstattungsverfahren überhaupt das richtige Verfahren?
Bevor ein Vergütungsantrag eingereicht wird, sollte geprüft werden, ob die ausländische Umsatzsteuer tatsächlich im Rahmen eines Vorsteuervergütungsverfahrens erstattungsfähig ist. In bestimmten Fällen kann eine umsatzsteuerliche Registrierung im betreffenden Staat erforderlich sein, sodass ein Vergütungsantrag von vornherein nicht zulässig ist.
Ebenso empfiehlt sich eine sorgfältige Überprüfung der zugrunde liegenden Rechnungen. Wurde die Umsatzsteuer zu Unrecht in Rechnung gestellt – etwa in Fällen, in denen das Reverse Charge-Verfahren anzuwenden gewesen wäre –, steht kein Recht auf Vorsteuerabzug zu und die Erstattung durch die ausländische Behörde ist nicht möglich. Eine frühzeitige Rechnungsprüfung hilft spätere Beanstandungen zu vermeiden.
Ausschlussfristen für Vorsteuererstattungsanträge
Für Vorsteuerbeträge aus EU-Mitgliedstaaten endet die Antragsfrist für das Kalenderjahr 2025 am 30. September 2026. Die Antragstellung erfolgt elektronisch über das jeweilige nationale Portal, in Österreich somit über FinanzOnline.
Bei dieser Frist handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Nach deren Ablauf eingereichte Anträge sind grundsätzlich nicht mehr zulässig. Unternehmen sollten daher ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Übermittlung einplanen. Insbesondere bei umfangreichen Anträgen können technische Herausforderungen auftreten. Zu beachten ist etwa, dass die Direkteingabe in FinanzOnline derzeit auf 40 Belege pro Antrag beschränkt ist.
Noch früher enden die Fristen für Drittstaaten. Für die Erstattung von Vorsteuerbeträgen aus Norwegen und der Schweiz läuft die Frist bereits am 30. Juni 2026 ab. Die Anträge müssen bis zu diesem Zeitpunkt vollständig bei der zuständigen Behörde eingelangt sein. Anders als im EU-Verfahren erfolgt die Antragstellung weiterhin in Papierform auf dem Postweg.
Für Großbritannien gelten seit dem Brexit eigene nationale Regelungen. Vorsteuerbeträge können dort nur für das sogenannte „prescribed year“ geltend gemacht werden, das jeweils den Zeitraum vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres umfasst. Der Antrag ist innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf dieses Zeitraums einzureichen. Für den Vergütungszeitraum vom 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026 endet die Antragsfrist daher am 31. Dezember 2026.
Wahl des Vergütungszeitraums und korrekte Periodenzuordnung
Als Erstattungszeitraum kann nicht nur das Kalenderjahr, sondern auch ein kürzerer Zeitraum gewählt werden, wenn dieser Zeitraum mindestens 3 Monate umfasst. Lediglich der Antrag für den restlichen Zeitraum eines Kalenderjahres darf kürzer sein. Was in der Praxis jedoch häufig übersehen oder nicht bedacht wird, ist, dass für ein und denselben Vergütungszeitraum grundsätzlich nur ein Erstattungsantrag gestellt werden kann. Diese Einschränkung hinsichtlich der Anzahl der einzureichenden Anträgen findet sich zumindest in den österreichischen Umsatzsteuerrichtlinien.
Werden einzelne Rechnungen oder Belege bei der Antragstellung übersehen, können diese somit grundsätzlich nicht durch einen weiteren Antrag für denselben Vergütungszeitraum nachgereicht werden. Besonders bei Unternehmen mit umfangreichen Reise-, Messe- oder Projektkosten besteht das Risiko, dass einzelne Rechnungen erst nach Antragseinreichung auffallen oder verspätet an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden. In der Praxis betrifft dies häufig Hotelrechnungen, Tankbelege, Bewirtungskosten oder Rechnungen von Dienstreisen. Auch bei dezentraler Erfassung der Belege durch ausländische Dienstleister kann hier schnell der Überblick verloren werden.
Entscheidend für eine reibungslose Erstattung ist allerdings nicht nur die Wahl des Vergütungszeitraums, sondern auch die korrekte Periodenzuordnung der Belege, abhängig davon, wann der Anspruch auf Vorsteuerabzug entsteht bzw. zusteht. Besondere Aufmerksamkeit erfordert dabei die korrekte Zuordnung und Erfassung von Anzahlungsrechnungen und der jeweils dazugehörigen Schlussrechnung.
Im Zusammenhang mit Anzahlungsrechnungen ist zu beachten, dass das Vorsteuerabzugsrecht in vielen Staaten bereits mit Vereinnahmung bzw. Entrichtung der Anzahlung entstehen kann und nicht erst mit Ausführung der Leistung. Anzahlungsrechnungen sind in diesem Fall bereits in jener Erstattungsperiode aufzunehmen, in welcher die Zahlung durchgeführt wurde. Zu beachten ist auch, dass eine getrennte Erfassung von Anzahlungs- und Schlussrechnungen in eigenen Positionen des Antrags zu erfolgen hat, selbst wenn beide Belege der gleichen Vergütungsperiode zuzuordnen und somit im gleichen Antrag aufzunehmen sind. Für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs ist zudem oftmals ein Nachweis erforderlich, dass die Anzahlung tatsächlich bezahlt wurde. Entsprechende Zahlungsnachweise sollten daher bereits im Vorfeld der Antragstellung berücksichtigt und gegebenenfalls auch dem Antrag beigelegt werden.
Besonders fehleranfällig sind allerdings Sachverhalte, bei denen Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung unterschiedliche Kalenderjahre betreffen. Fällt die Anzahlung in das Jahr 2025 und die Schlussrechnung in das Jahr 2026, sind die Vorsteuerbeträge den jeweiligen Vergütungszeiträumen zuzuordnen. Die auf die Anzahlung entfallende Vorsteuer ist in den Antrag für 2025 aufzunehmen. Eine nachträgliche Berücksichtigung gemeinsam mit der Schlussrechnung im Folgejahr ist vielfach nicht möglich. Wird hingegen der gesamte Vorsteuerbetrag erst mit der Schlussrechnung beantragt, kann dies zu Rückfragen oder sogar zur Ablehnung des Vergütungsantrags führen.
Weitere typische Fehlerquellen bei der Antragstellung
Zu einer der häufigsten Fehlerquellen im Vorsteuererstattungsverfahren zählt die Annahme, dass der auf einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag automatisch in voller Höhe erstattungsfähig ist. Viele Länder sehen für bestimmte Aufwendungen Einschränkungen oder sogar einen vollständigen Ausschluss des Vorsteuerabzugs vor. Dies betrifft insbesondere Aufwendungen für PKW, Treibstoff, Bewirtungen, Repräsentationskosten oder bestimmte Reisekosten. Die jeweiligen nationalen Besonderheiten sollten daher bereits vor Antragstellung geprüft werden, um Kürzungen oder Beanstandungen durch die Erstattungsbehörde zu vermeiden.
Auch bei der Prüfung der formellen Anforderungen an die Rechnungen ist Vorsicht geboten. Die zugrundeliegenden Belege müssen den umsatzsteuerlichen Rechnungsvorschriften des jeweiligen Staates entsprechen. Fehlende Pflichtangaben, unvollständige Leistungsbeschreibungen oder fehlerhafte Angaben zum Leistungsempfänger können dazu führen, dass die Vorsteuervergütung ganz oder teilweise versagt wird. Bei der Angabe der Anschrift und erforderlichenfalls der UID-Nummer des Leistungsempfängers fehlen in der Praxis gerade bei Reisekosten oftmals die vollständigen Angaben.
Rückfragen der Erstattungsbehörden
Nach Einbringung eines fristgerechten Vorsteuervergütungsantrags fordern die Erstattungsbehörden häufig zusätzliche Informationen oder Unterlagen an, etwa zur Klärung des zugrunde liegenden Sachverhalts, zur Verwendung der bezogenen Leistungen oder zur Berechtigung des Vorsteuerabzugs. Für die Beantwortung solcher Rückfragen wird regelmäßig eine Frist von einem Monat eingeräumt.
In der Praxis kommt es nicht selten vor, dass Vergütungsanträge aufgrund einer nicht fristgerechten Beantwortung behördlicher Rückfragen oder einer verspäteten Übermittlung angeforderter Unterlagen abgelehnt werden. Zwar hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) im Urteil C-133/18 vom 02.05.2019 klargestellt, dass die Nichteinhaltung einer solchen Frist nicht automatisch zum Verlust des Vergütungsanspruchs führt, dennoch empfiehlt sich eine fristgerechte Beantwortung behördlicher Rückfragen. Eine verspätete oder unvollständige Reaktion kann zu Verzögerungen im Verfahren, zusätzlichen Nachfragen sowie gegebenenfalls zu Rechtsmittelverfahren führen. Für Antragsteller ist daher eine vollständige, nachvollziehbare und rechtlich fundierte Darstellung des Sachverhalts von besonderer Bedeutung.
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang auch, dass die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme durch die Behörde sicher gestellt sein muss. Häufig werden Rückfragen aber auch Bescheide an die im Antrag angegebene Email-Adresse gesandt, weshalb die Angabe der Email-Adresse mit Bedacht gewählt werden sollte. Wird der entsprechende Posteingang nicht regelmäßig gesichtet oder ist die Person nicht auf den Eingang entsprechender Schreiben sensibilisiert, können so von der Behörde gesetzte Fristen oder Rechtsmittelfristen übersehen werden.
FAZIT
Die Vorsteuervergütung stellt für viele Unternehmen eine wichtige Möglichkeit dar, im Ausland bezahlte Umsatzsteuerbeträge zurückzuerhalten und dadurch die Steuerbelastung zu reduzieren. Um bestehende Erstattungsansprüche vollständig auszuschöpfen, empfiehlt sich eine rechtzeitige und sorgfältige Vorbereitung der Anträge. Länderspezifische Besonderheiten und vermeintliche Detailfragen können dabei erhebliche Auswirkungen auf den Vergütungserfolg haben. Eine frühzeitige Prüfung der relevanten Unterlagen schafft daher nicht nur Rechtssicherheit, sondern hilft auch, den Verlust von Erstattungsansprüchen sowie administrativen Mehraufwand zu vermeiden.
Kommen Sie gerne auf uns zu. Wir unterstützen Sie bei der rechtzeitigen und vollständigen Antragstellung!
