Bei der „White List“ handelt es sich um ein Online-Register mit detaillierten Informationen über die in Polen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Seit 1.1.2020 wird verlangt, dass ein für Umsatzsteuerzahlungen des Leistungsempfängers verwendetes polnisches Bankkonto mit dem in der White List des leistungserbringenden Unternehmers bekanntgegebenen Konto übereinstimmen muss. Sollte dies nicht der Fall sein, drohen dem in Polen steuerpflichtigen Leistungsempfänger weitreichende Sanktionen.
Am 1.9.2019 wurde die sog. „White List“ der umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen veröffentlicht. Diese Liste enthält auch Unternehmen, die ihren Sitz im Ausland haben, aber in Polen umsatzsteuerpflichtig sind.
Die „Weiße Liste“ (auch „e-Register“ genannt) ist ein öffentlich zugängliches Online-Register, welches detaillierte Angaben über in Polen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sowie über die Entwicklung der laufenden Geschäftstätigkeit des Steuerpflichtigen der letzten fünf Jahre in Polen enthält. Mit der Einführung dieses öffentlich zugänglichen Registers soll zum einen die Überprüfung der bestehenden und neuen Geschäftspartner ermöglicht werden, zum anderen die White List den polnischen Finanzbehörden als Kontrollinstrument für in Polen umsatzsteuerbare und -pflichtige Leistungen dienen.
Folgende Informationen werden in der „White List“ dargestellt: Firmenname, Sitz oder feste Niederlassung, Mitglieder der Geschäftsführung, Umsatzsteueridentifikationsnummer (polnisch NIP), Datum und Rechtsgrundlagen der Registrierung bzw der Verweigerung der Registrierung, der Löschung und Wiedereintragung im Register sowie auch die Bankverbindung.
Zum Großteil stammen die in der White List enthaltenen Informationen aus amtlich hinterlegten Angaben, die aktuelle (polnische) Bankverbindung ist allerdings mittels Antrag des Steuerpflichtigen zu melden. In die White List werden ausschließlich Konten bei polnischen Banken eingetragen.
Im Rahmen unseres Newsletters haben wir Sie bereits darüber informiert, dass Zahlungen im Rahmen von Geschäften, für die seit 1.11.2019 das Split-Payment-System verpflichtend eingeführt wurde und die einen Auftragswert von 15.000 PLN übersteigen, zwingend auf das in der weißen Liste genannte Bankkonto des Geschäftspartners vorzunehmen sind (vgl dazu im Detail unseren NL-Beitrag „POLEN | USt-Split-Payment-Verfahren verpflichtend ab 1.11.2019!“ vom 13.10.2019).
Seit 1.1.2020 sind nunmehr sämtliche Zahlungen für in Polen umsatzsteuerbare und -pflichtige Leistungen, deren Auftragswert PLN 15.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) übersteigt, auf das in der White List für den Geschäftspartner angeführte Bankkonto zu überweisen.
Sollte keine Übereinstimmung gegeben oder überhaupt kein Bankkonto hinterlegt sein, so hat ein in Polen steuerpflichtiger Leistungsempfänger mit folgenden Sanktionen für die sohin nicht korrekten Umsatzsteuerzahlungen zu rechnen:
Überweist der Leistungsempfänger den Umsatzsteuerbetrag auf ein anderes, nicht in der White List angeführtes Bankkonto, so haftet er gesamtschuldnerisch mit dem leistenden Unternehmer für die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer. Zudem darf der Leistungsempfänger den jeweiligen Aufwand ertragsteuerlich nicht als Betriebsausgabe geltend machen.
FAZIT
Die „Weiße Liste“ und die damit zusammenhängenden Sorgfaltsbestimmungen verpflichten die in Polen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, ihre Lieferanten zu überprüfen, mit denen bereits eine Geschäftsbeziehung unterhalten wird oder für die Zukunft geplant ist.
Im Sinne eines reibungslosen Ablaufes Ihrer Geschäftsbeziehungen und zur Vermeidung von ungewollten Haftungs– und Steuerfolgen ist die Kontrolle der in der White List hinterlegten Daten, sowie – falls noch nicht vorhanden - die Eintragung Ihrer bereits bestehenden polnischen Bankverbindung in die White List notwendig.
Zu diesem Zweck verwenden Sie die polnische UID-Nummer Ihres Unternehmens oder Ihres Lieferanten und starten die Suchabfrage zum Whitelist-Register unter folgendem Link: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.
Für Rückfragen stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen Ansprechpartner der Service Line "Indirect Tax & Customs" gerne zur Verfügung!
