ELEKTRONISCHE SIGNATUR | E-Signatur im Rahmen der Abschlussprüfung
Durch die fortschreitenden Digitalisierung werden die bisherigen manuellen Unterschriften durch elektronische Signaturen ersetzt. Dieses Thema betrifft sowohl die gesetzlichen Vertreter der geprüften Unternehmen als auch die Abschlussprüfer. Die Auslieferung der Wirtschaftsprüfungsberichte erfolgt ebenfalls vermehrt auf elektronischem Wege. Was es dabei zu beachten gilt, lesen Sie in den folgenden Ausführungen.
Rechtsgrundlagen
Für die rechtliche Beurteilung in diesem Zusammenhang ist die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt sowie das Bundesgesetz über elektronische Signaturen und Vertrauensdienste (Signatur- und Vertrauensdienstegesetz – SVG) von Bedeutung. In diesem Sinne legt § 4 Abs. 1 SVG fest, dass eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) das rechtliche Erfordernis der Schriftlichkeit im Sinne des § 886 ABGB erfüllt. Das Erfordernis der Schriftlichkeit von Dokumenten in der Abschlussprüfung ergibt sich aus der jeweiligen Rechtsvorschrift wie etwa dem Transparenzschreiben nach 270 Abs 1a UGB oder die Unterfertigung des Prüfungsberichts durch den verantwortlichen Abschlussprüfer gemäß § 273 Abs 1 und Abs 4 UGB. Schlussendlich hat auch der Fachsenat für Unternehmensrecht und Revision zu diesem Thema die Stellungnahme KFS/PE 31 (Einzelfragen im Zusammenhang mit der Datierung und (elektronischen) Unterfertigung von bestimmten Berichten und Unterlagen sowie deren Ausfertigung im Rahmen der Abschlussprüfung) verfasst.
Bestätigungsvermerk und Prüfungsbericht
Das Datum des Abschlusses dokumentiert die Willenserklärung der gesetzlichen Vertreter den Abschluss fertig aufgestellt zu haben. Das Datum der Vollständigkeitserklärung dokumentiert die damit im Zusammenhang stehenden Erklärung durch die gesetzlichen Vertreter an den Abschlussprüfer.
Das Datum des Bestätigungsvermerks markiert den Zeitpunkt, an dem der Prüfer ausreichende geeignete Prüfungsnachweise als Grundlage für sein Prüfungsurteil und die Ausfertigung eines Bestätigungsvermerks erlangt hat.
Der Abschlussprüfer hat zum Datum des Bestätigungsvermerks sicherzustellen, dass der Jahresabschluss durch die gesetzlichen Vertreter unterzeichnet vorliegt, die Vollständigkeitserklärung ebenfalls durch die gesetzlichen Vertreter unterschrieben eingelangt ist, die Erhebung nachträglicher Ereignisse nach dem Bilanzstichtag abgeschlossen ist sowie eine abschließende Durchsicht der Prüfungsdokumentation stattgefunden hat. Der Bestätigungsvermerk stellt die Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses dar und ist unter Angabe des Datums und Ortes der Niederlassung vom Abschlussprüfer zu unterfertigen (§ 274 Abs. 7 UGB in Verbindung mit § 273 Abs. 4 UGB).
Das Datum an dem der Bestätigungsvermerk tatsächlich unterschrieben wird, ist von jenem Datum, an dem der Abschlussprüfer die Willenserklärung gemäß den Ausführungen im vorigen Absatz abgibt, zu unterscheiden. Die tatsächliche Unterfertigung des Bestäigungsvermerks kann frühestens am gleichen Tag, aber auch nach dem Datum des Bestätigungsvermerks erfolgen und wird im Falle einer qeS transparent. Die Abgabe der entsprechenden Willenserklärung durch eigenhändige Unterzeichnung oder Anbringung einer qeS hat zeitnah unter Berücksichtigung einer für die Berichtsabstimmung und den Unterschriftenlauf erforderlichen angemessenen Zeitspanne zu erfolgen.
Das folgende Beispiel soll ein mögliches Terminszenario für die Unterfertigung des Bestätigungsvermerks darstellen:
Erläuterungen
- Die Geschäftsführung stellt im vorliegenden Beispielfall den Jahresabschluss per 31. Jänner fertig.
- Nach Vorlage der Vollständigkeitserklärung durch den Abschlussprüfer unterschreiben die zwei Geschäftsführer den Jahresabschluss und die Vollständigkeitserklärung zum Zeitpunkt t2 (Datum der letzten qualifizierten elektronischen Unterschrift der beiden Geschäftsführer).
- Der Abschlussprüfer führt bis zum Datum des Bestätigungsvermerks die erforderlichen Prüfungshandlungen zur Erhebung der Ereignisse nach dem Abschlussstichtag (nachträgliche Ereignisse) durch.
- Die unterfertigte Vollständigkeitserklärung und der unterfertigte Jahresabschluss werden dem Abschlussprüfer zum Zeitpunkt t3 übermittelt.
- Der Bestätigungsvermerk (bzw. Prüfungsbericht) des Abschlussprüfers kann frühestens zum Zeitpunkt t3 datiert werden.
- Unter Berücksichtigung der spezifischen Umstände wird der Bestätigungsvermerk (Prüfungsbericht) per t4 qualifiziert elektronisch signiert und zu t5 (z.B. am Folgetag) elektronisch via Mail ausgeliefert.
Auslieferung von Berichten des Abschlussprüfers
Der Abschlussprüfer hat die Prüfberichte den gesetzlichen Vertretern sowie falls vorhanden den Mitgliedern des Aufsichtsrates vorzulegen und dieses sollte möglichst zeitnah zur Unterfertigung erfolgen.
Wir möchten darauf hinweisen, dass nach dem Datum des Bestätigungsvermerks der Abschlussprüfer grundsätzlich nicht mehr verpflichtet ist, weitere Prüfungshandlungen vorzunehmen bzw. weitere Nachforschungen anzustellen (siehe ISA 560.6). Der gesetzliche Vertreter ist hier vielmehr in der Verantwortung den Abschlussprüfer über wesentliche Ereignisse, die den Abschluss und den Lagebericht beeinflussen, sich zwischen dem Datum des Bestätigungsvermerks und der Vorlage des Prüfungsberichts (Auslieferung) ereignet haben, zu informieren.
FAZIT
Bei der Erstellung und Fertigstellung von Prüfungsberichten bzw Ausfertigung von Bestätigungsvermerken ist sowohl vom Abschlussprüfer als auch vom geprüften Unternehmen zeitliche Disziplin in der Abwicklung und Einholung der notwendigen Unterschriften erforderlich, um die Einhaltung der bestehenden Regelungen zu gewährleisten und die Berichterstattung ordnungsgemäß abzubilden.
Sollten Sie noch weitere Fragen hinsichtlich der elektronischen Unterfertigung zu Teilen von Unternehmensberichten bzw. der elektronischen Unterfertigung durch den Abschlussprüfer haben, stehen Ihnen die VerfasserInnen sowie auch die übrigen ExpertInnen unserer Service Line „Audit“ gerne zur Verfügung!
