RECHNUNGSLEGUNG | Von der Rechnung zur Verbuchung: So geht´s richtig!

Die korrekte Rechnungsausstellung

Grundsätzlich sind Unternehmer, die eine Lieferung oder Leistung erbringen, berechtigt eine Rechnung auszustellen. Wird die Lieferung oder Leistung jedoch an einen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht (B2B), so unterliegt der leistungserbringende Unternehmer der Rechnungsausstellungspflicht. 

Eine Ausnahme bilden steuerpflichtige Werklieferungen und Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Hier besteht auch dann die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung, wenn der Kunde ein Nichtunternehmer bzw. eine Privatperson ist. 

Die Ausstellung einer Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung erfolgen. Dabei ist zwischen der gesetzlichen Pflicht zur Rechnungsausstellung und der bloßen Belegpflicht zu unterscheiden, wie sie insbesondere im B2C-Bereich üblich ist. Besteht keine Rechnungsausstellungspflicht, so genügt die Ausgabe eines Belegs, wobei dieser die Angaben der vereinfachten Rechnung (siehe unten) sowie eine fortlaufende Nummerierung beinhalten muss.

Auch bei grenzüberschreitenden Leistungen (innergemeinschaftliche Lieferungen und grenzüberschreitenden Reverse Charge Leistungen) bleibt die Pflicht zur Rechnungsausstellung aufrecht. Die entsprechende Rechnung ist dabei spätestens bis zum 15. Tag des auf die Leistungserbringung folgenden Monats auszustellen. 

Für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs muss eine Rechnung bestimmte formale Mindestangaben enthalten, zu denen insbesondere die folgenden Merkmale gehören:

• vollständige/r Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• vollständige/r Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Ausstellungsdatum (muss aktuell sein, darf nicht rückdatiert werden)
• fortlaufende Nummer (wird zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben)
• UID-Nummer des leistenden Unternehmers
• UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 EUR inkl. USt und bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse-Charge-Tatbeständen)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistungen
• Leistungsdatum bzw. Datum, an dem die Vorauszahlung geleistet wurde (sofern dieses Datum nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist)
• Steuerbemessungsgrundlage für die einzelnen Steuersätze (= Entgelt); bei Steuerbefreiungen, die Befreiung, den Preis je Einheit ohne USt sowie jede Preisminderung oder Rückerstattung, sofern sie nicht im Preis je Einheit enthalten sind
• anzuwendender USt-Satz
• zu entrichtender USt-Betrag
• Verweis auf die entsprechende Bestimmung bei Steuerbefreiungen oder wenn die Steuer vom Erwerber oder Dienstleistungsempfänger geschuldet wird
• bei Rechnungen in Fremdwährung muss der Steuerbetrag zusätzlich in Euro angegeben werden

Für Kleinbetragsrechnungen bis höchstens 400 EUR inkl. USt können vereinfachte Rechnungen mit folgenden Merkmalen ausgestellt werden:

• vollständige/r Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Leistungsdatum
• Art der gelieferten Gegenstände bzw. der erbrachten Dienstleistungen
• Bruttorechnungsbetrag und Angabe des anzuwendenden USt-Satzes (getrennter Ausweis der Umsatzsteuer nicht erforderlich)

Diese Vereinfachungsbestimmungen für Kleinbetragsrechnungen gelten jedenfalls nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Hier müssen auf jeden Fall Steuerbefreiungshinweise sowie die UID-Nummer des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers enthalten sein. Bitte beachten Sie, dass seit 1.1.2025 Kleinbetragsrechnungen mit all den oben genannten Angaben auch von Kleinunternehmern ohne betragliche Beschränkung ausgestellt werden dürfen.

Rechnungen müssen formal korrekt ausgestellt werden, damit sie ordnungsgemäß in der Buchhaltung erfasst werden können. Wird hingegen eine offensichtlich formal fehlerhafte Rechnung verbucht, kann dies finanzstrafrechtliche Konsequenzen haben. Im Jahr 2024 wurde hierzu ein eigener Straftatbestand im Sinne einer Finanzordnungswidrigkeit mit sehr hohen Strafdrohungen eingeführt. Danach ist die Erstellung, Verfälschung oder Verwendung unrichtiger Belege strafbar, wenn damit ein tatsächlicher oder vermeintlicher Geschäftsvorgang vorgetäuscht oder der wahre wirtschaftliche Gehalt verschleiert werden soll. Erfasst wird damit bereits das bloße Vorbereitungsstadium einer späteren Abgabenverkürzung. Weiterführende Details dazu finden Sie in unserem Newsletter: FINANZSTRAFRECHT | Vorsteuerentzug durch Teilnahme an Betrugskarussell.

Diese Verpflichtungen zur Rechnungsausstellung gemäß dem österreichischen UStG sind bei Transaktionen, die in Österreich steuerbar sind, einzuhalten. Handelt es sich um Projekte, die in einem anderen Mitgliedstaat steuerbar sind, ist das jeweilige lokale Recht mitzuberücksichtigen. 

Die Rechnungsausstellung in elektronischer Form ist zulässig, sofern der Rechnungsempfänger dem schriftlich zustimmt. Auch der Austausch über EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) wird als gültige Transfermethode akzeptiert. Grundsätzlich sind alle Übermittlungswege von elektronischen Rechnungen zulässig, sofern die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet werden können. 

In diesem Zusammenhang ist auch auf das MwSt-Reformpaket ViDA hinzuweisen, welches ab dem 1.7.2030 umfassende Neuerungen im Bereich der verpflichtenden elektronischen Rechnungsausstellung (E-Rechnung) und des elektronischen Meldesystems (E-Reporting) für innergemeinschaftliche B2B Umsätze vorsieht. Künftig müssen Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format innerhalb von 10 Tagen nach Entstehen des Steuertatbestands ausgestellt werden. Diese Frist von 10 Tagen gilt auch für Anzahlungsrechnungen ab dem Zahlungseingang sowie für Sammelrechnungen, mit Ablauf des jeweiligen Monats den die Sammelrechnung umfasst. Sollte ein Gutschriftsverfahren verwendet werden, gilt eine verlängerte Frist von 15 Tagen. Zusätzlich zu den bisherigen verpflichtenden Rechnungsangaben müssen künftig auch die Bankverbindung (IBAN) des leistenden Unternehmers sowie, im Falle von Rechnungsberichtigungen, die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung angeführt werden. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten (zB ig Lieferungen, B2B Dienstleistungen) hat weiters auch ein automatisiertes E-Reporting über das ERP System zu erfolgen. 

Für rein nationale B2B-Transaktionen besteht in Österreich derzeit kein Pflicht elektronische Rechnungen auszustellen, allerdings gibt es klare Signale aus dem BMF, dass nach erfolgreicher Implementierung der ViDA-Reform auf EU-Ebene eine schrittweise Einführung eines nationalen elektronischen Rechnungs- und Meldesystems geprüft und gesetzlich verankert wird. 

Die Entstehung der Steuerschuld: Ist- versus Soll-Besteuerung

Der Zeitpunkt der Entstehung der Steuerschuld ist maßgeblich für eine ordnungsgemäße Verbuchung einer Rechnung gemäß UGB. Für die Entstehung der Steuerschuld unterscheidet man in Österreich zwischen der Ist- und der Sollbesteuerung. 

Bei der Sollbesteuerung (nach vereinbarten Entgelten) entsteht die Steuerschuld mit Ablauf des Monats, in dem die Leistung erbracht wurde. Erfolgt die Rechnungslegung in einem späteren Monat, so verschiebt sich die Steuerschuld höchstens um einen Monat. Allerdings ist bei innergemeinschaftlichen Rechnungen und B2B-Dienstleistungen Vorsicht geboten. Hier ist die Rechnung spätestens bis zum 15. des Folgemonats nach Leistungserbringung auszustellen.

Für Anzahlungen gilt das Ist-Besteuerungsprinzip, wodurch die Steuerschuld ausnahmsweise schon mit Ablauf des Monats, in dem die Zahlung vereinnahmt wird, entsteht. Auf den Zeitpunkt Rechnungsausstellung kommt es nicht an. Zu beachten ist hierbei, dass bei Schlussrechnungen die vereinnahmten Beträge offen ausgewiesen und abgezogen werden müssen und die Umsatzsteuer nur noch vom ausstehenden Differenzbetrag anzuführen ist.

Die korrekte Verbuchung

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) bilden die Grundlage für die korrekte Erfassung von unternehmensrechtlichen Geschäftsvorfällen in der Finanzbuchhaltung. Sie ermöglichen eine korrekte Darstellung der Ertrags-, Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens und bilden die Basis der Bilanzierung.  

Die Buchführung muss in lebender Sprache erfolgen und darf keine Änderungen zulassen. Sie kann auf Datenträgern erfolgen, sofern diese eine vollständige, unveränderliche und originalgetreue Wiedergabe der Aufzeichnungen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist garantieren (sowohl im Hinblick auf formelle als auch materielle Grundsätze). 

Grundlage einer ordnungsgemäßen Buchführung sind sowohl externe als auch interne Belege aller betrieblichen Vorgänge. Beispiele für externe Belege sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassabelege oder Kontoauszüge. Interne Belege dienen vielmehr der Dokumentation von unternehmensinternen Geschäftsvorfällen und umfassen beispielsweise Inventuraufzeichnungen oder Belege für Privateinlagen und -entnahmen und müssen idR demnach nicht die verpflichtenden Rechnungsmerkmale gemäß UStG enthalten (ausgenommen zB Proformarechnungen/interne Beleg für innergemeinschaftliche Verbringungen). . 

In diesem Zusammenhang ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für alle Buchungsbelege zu beachten, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung verbucht wurde. Für Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, gilt eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 12 bzw 22 Jahren.