NORDICS | Entsendung: Meldepflichten und Fallstricke

Dänemark

Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Dänemark löst bereits vor Aufnahme der Tätigkeit wesentliche Meldepflichten aus. Ausländische Unternehmen, die Dienstleistungen im dänischen Projektumfeld erbringen, sind verpflichtet, ihre Tätigkeit ordnungsgemäß zu melden, um die Leistungserbringung rechtlich zulässig durchführen zu können. Zentral ist dabei die Registrierung im dänischen Register für ausländische Dienstleister (RUT).

Diese Anmeldung hat zwingend vor Beginn der Tätigkeit zu erfolgen und dient der Transparenz gegenüber den dänischen Behörden hinsichtlich der eingesetzten Unternehmen und Arbeitnehmer.

Im Rahmen der RUT‑Registrierung sind umfangreiche Angaben zu machen. Dazu zählen insbesondere Informationen zum Unternehmen, zum Ort und zur Dauer der Tätigkeit sowie zu den eingesetzten Arbeitnehmern. Unter anderem sind Details wie die Identität der entsandten Arbeitnehmer, deren Einsatzdauer sowie eine lokale Kontaktperson zu melden. Zudem gilt die Registrierungsverpflichtung auch für eingesetzte Subunternehmer, wodurch zusätzliche Abstimmungserfordernisse entstehen. 

In der Praxis wird häufig übersehen, dass Änderungen bei den eingesetzten Arbeitnehmern ebenfalls zeitnah im RUT-System aktualisiert werden müssen. Unterbleibt eine entsprechende Aktualisierung, führen nachträgliche Änerungen bei Einsatzdauer, Personaleinsatz, oder Subunternehmern regelmäßig zu vermeidbaren Sanktionen.

Besonders hervorzuheben ist, dass die Verpflichtung zur RUT‑Registrierung unabhängig von einer steuerlichen Registrierung oder tatsächlichen Steuerpflicht bestehen kann. Die Meldepflicht knüpft somit primär an die Tätigkeit im Inland an und nicht an die steuerliche Beurteilung des Sachverhalts.

Verstöße gegen diese Verpflichtungen werden in der Praxis konsequent sanktioniert. Für fehlende oder verspätete Meldungen können Strafen von bis zu DKK 10.000 (= ca. EUR 1.335) pro Verstoß verhängt werden, was insbesondere bei mehreren betroffenen Arbeitnehmern ein erhebliches Risiko darstellt.

Ergänzend zur Unternehmensmeldung und zur RUT-Meldung  ist für die eingesetzten Arbeitnehmer je nach Dauer des Einsatzes eine dänische Personennummer („CPR‑Nummer“) erforderlich. Diese stellt unter anderem die Grundlage für die Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerkarte dar und ist Voraussetzung für die legale Beschäftigung vor Ort (dazu mehr in unserem nächsten Artikel der NORDICS Serie).

Finnland

Ausländische Unternehmen müssen sich in Finnland als Arbeitgeber registrieren, wenn eine ertragsteuerliche Betriebsstätte begründet wird und mindestens zwei Arbeitnehmer vor Ort eingesetzt werden. Damit entstehen umfassende lohnsteuerliche und administrative Verpflichtungen.

Unabhängig von der Registrierung als Arbeitgeber bestehen bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Finnland darüber hinaus weitgehende Melde- und Registrierungspflichten, die eng mit der Unternehmens- und Steuerregistrierung verknüpft sind. Ausländische Arbeitgeber sind verpflichtet, vor Aufnahme der Tätigkeit eine Entsendemeldung bei der finnischen Arbeitsschutzbehörde abzugeben. Diese Meldung muss rechtzeitig vor Einsatzbeginn erfolgen und umfasst insbesondere Angaben zum Unternehmen, zu den entsandten Arbeitnehmern sowie zur Dauer und Art der Tätigkeit. Zusätzlich ist ein Vertreter in Finnland zu benennen, der als Ansprechpartner für Behörden fungiert.

Eine Ausnahme von der Pflicht zur Abgabe von Entsendemeldungen besteht lediglich bei kurzfristigen konzerninternen Entsendungen von maximal fünf Tagen (ausgenommen Bauleistungen). Die Entsendung sollte grundsätzlich auf Basis einer Entsendevereinbarung erfolgen, in der auch die steuerliche Behandlung der Arbeitnehmer geregelt wird – sofern dies nicht bereits in einer unternehmens- oder konzernweiten Entsenderichtlinie vorgesehen ist.

Im Bausektor gelten zusätzliche Anforderungen: Im Rahmen des sogenannten Construction Reportings besteht eine monatliche Meldepflicht über Auftrags- und Arbeitnehmerdaten. Auftraggeber müssen dabei detaillierte Informationen zu den auf der Baustelle tätigen Personen (z. B. Arbeitnehmer, Subunternehmer, Leiharbeitskräfte) an die finnische Finanzverwaltung übermitteln. Ergänzend bestehen strenge Vorgaben zu Zutrittskontrollen und Identifikationssystemen, etwa durch verpflichtende Ausweise mit persönlicher Steuer- bzw. Identifikationsnummer.

In der Praxis zeigt sich auch in Finnland ein enger Zusammenhang mit der steuerlichen Registrierung: Viele der nachfolgenden Arbeitgeber- und Baustellenmeldungen setzen eine vorherige Registrierung und die Vergabe einer Business ID voraus.

Bei Verstößen gegen Melde- und Dokumentationspflichten drohen Sanktionen. Wird durch die Tätigkeit eine steuerliche Betriebsstätte begründet, entstehen zudem laufende Arbeitgeberpflichten, insbesondere im Hinblick auf die monatliche Abfuhr der Lohnsteuer und entsprechende Meldungen.

Norwegen 

Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Norwegen ist mit mehreren, aufeinander aufbauenden verknüpften Melde‑ und Registrierungspflichten verbunden. In der Praxis ist dabei insbesondere das Zusammenspiel zwischen Unternehmens‑ und Arbeitnehmerregistrierung entscheidend, da viele Meldungen erst nach Vorliegen der norwegischen Organisationsnummer möglich sind.

Zentral ist zunächst die sogenannte OAR-Meldung (Assignment and Employee Register). Sie dient der norwegischen Steuerverwaltung zur Erfassung ausländischer Unternehmen und der von ihnen eingesetzten Arbeitnehmer. Die Meldung ist grundsätzlich durch den Auftraggeber vorzunehmen und hat spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Tätigkeitsbeginn zu erfolgen. Dabei sind sowohl der Auftrag selbst als auch die einzelnen Arbeitnehmereinsätze separat zu melden. Je nach Projektstruktur können entsprechende Verpflichtungen auch Subunternehmer treffen.

Für die eingesetzten Arbeitnehmer ist außerdem ein persönlicher ID-Check vor Ort in Norwegen erforderlich. Dieser bildet die Grundlage für die Vergabe einer norwegischen Steuernummer (D-Nummer) und ist Voraussetzung für zahlreiche weitere Registrierungs- und Verwaltungsprozesse im Zusammenhang mit dem Personaleinsatz. Ohne abgeschlossene Identifizierung können Arbeitnehmer in der Praxis häufig nicht vollständig in die erforderlichen Meldesysteme aufgenommen werden.

Im Bau- und Montagebereich kommt außerdem der HMS-Karte besondere Bedeutung zu. Mit wenigen Ausnahmen ist diese unabhängig von der Dauer des Einsatzes für auf Baustellen tätige Personen verpflichtend und muss während der Tätigkeit sichtbar getragen werden. Ohne gültige HMS‑Karte kann der Zutritt zu der Baustelle von dem Bauherrn verweigert werden. In der Praxis verlangen Auftraggeber oder Bauherren teilweise sogar dann eine gültige HMS-Karte, wenn im konkreten Einzelfall keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung besteht.

Gerade in Norwegen entscheidet häufig nicht das Vorliegen einzelner Registrierungen, sondern deren richtige zeitliche Abfolge über einen erfolgreichen Projektstart. Aufgrund unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten wissen wir, welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Melde- und Registrierungsschritten bestehen und wie diese effizient koordiniert werden können, um Verzögerungen im Projektablauf zu vermeiden.

Schweden

Bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Schweden bestehen umfassende Melde- und Registrierungspflichten, die eng mit der vorhergehenden Unternehmensregistrierung verknüpft sind. Ausländische Arbeitgeber müssen eine Entsendemeldung bei der schwedischen Arbeitsumweltbehörde spätestens am ersten Arbeitstag abgeben. Eine Ausnahme für kurzfristige Einsätze besteht nicht mehr.

Die Meldepflicht greift grundsätzlich immer dann, wenn in Schweden Dienstleistungen erbracht werden, unabhängig davon, ob es sich um eine klassische Entsendung oder eine Arbeitskräfteüberlassung handelt. Nur reine Dienstreisen ohne Leistungserbringung sind davon ausgenommen. Bei längeren Aufenthalten kann zusätzlich eine Meldung an die schwedischen Einwanderungsbehörden erforderlich sein.

Im Baustellenbereich gelten verschärfte Anforderungen: Für bestimmte Bauprojekte sind elektronische Personallisten sowie persönliche Zutrittskarten (ID06) verpflichtend. Die Registrierung erfolgt über zentrale Systeme, in denen sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer erfasst werden. Voraussetzung dafür ist in der Praxis regelmäßig eine abgeschlossene Unternehmens- und Steuerregistrierung (insbesondere F-Skatt).

Bei Verstößen gegen die Meldepflicht drohen Sanktionen. So sieht die schwedische Arbeitsbehörde bei unterlassener Entsendemeldung Bußgelder von SEK 20.000 (= ca.  EUR 1.823) sowie weitere Strafgebühren, etwa bei fehlender Kontaktperson oder unzureichendem Nachweis gegenüber dem Auftraggeber, vor.

Begründet die Tätigkeit in Schweden eine steuerliche Betriebsstätte, unterliegen die Arbeitnehmereinkünfte ab dem ersten Einsatztag der schwedischen Besteuerung. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, monatlich Lohnsteuer im Rahmen des PAYE-Verfahrens abzuführen, wofür eine entsprechende Arbeitgeberregistrierung erforderlich ist.