NORDICS | Payroll im Entsendungskontext

Dänemark

Bereits im vorangegangenen Beitrag haben wir gezeigt, dass RUT‑Meldungen und die Beantragung einer CPR‑Nummer häufig unabhängig von einer tatsächlichen Steuerpflicht erforderlich sein können. Aufbauend darauf ist zu prüfen, welche Auswirkungen diese Registrierungen auf die laufende Payroll‑Abwicklung sowie die lohnsteuerlichen Arbeitgeberpflichten in Dänemark haben.

Arbeitnehmerregistrierung und steuerliche Identifikation

Sofern eine Steuerpflicht in Dänemark besteht, sind laufende Lohnmeldungen an die dänischen Behörden abzugeben. Voraussetzung dafür sind die entsprechenden steuerlichen Registrierungen sowie die ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitnehmer im dänischen System. Dabei kommt der dänischen CPR‑Nummer besondere Bedeutung zu. Diese zehnstellige Personenkennziffer dient als zentrale Identifikationsnummer gegenüber den dänischen Behörden und bildet unter anderem die Grundlage für die Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerkarte sowie für die ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung. Bei Aufenthalten von mehr als drei Monaten ist regelmäßig eine CPR‑Nummer erforderlich. Eine CPR-Nummer kann selbst dann erfordlerlich sein, wenn letztlich keine dänische Steuerpflicht entsteht.

Payroll-Verpflichtung und laufende Meldungen

Besteht eine dänische Lohnsteuerpflicht, sind A‑Steuer (A‑skat) nach dem progressiven Tarif sowie die gesetzlich vorgesehenen Arbeitsmarktbeiträge (AM‑bidrag) iHv 8% vom Bruttobezug im Rahmen der laufenden Lohnabrechnung vom Arbeitgeber einzubehalten und an die dänische Steuerverwaltung abzuführen. Grundlage für den Steuerabzug sind die in der elektronischen Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers hinterlegten Steuerinformationen. Die Lohn‑ und Steuerdaten sind monatlich über das dänische eIndkomst‑System zu melden. Die konkreten Melde‑ und Zahlungsfristen richten sich nach der Größe des Arbeitgebers und dessen Einstufung durch die dänischen Behörden. 

Danish Labour Market Fund for Posted Workers

Der Danish Labour Market Fund for Posted Workers ist ein dänischer Sicherungsfonds für entsandte Arbeitnehmer. Der Fonds soll Arbeitnehmer schützen, die vorübergehend nach Dänemark entsandt werden und gegebenenfalls ausstehende Lohnansprüche gegenüber ihrem Arbeitgeber nicht durchsetzen können. Grundsätzlich sind Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Dänemark entsenden, verpflichtet, Beiträge an diesen Fonds zu leisten. Der Beitrag für das Jahr 2026 betrug DKK 0,00, sodass für dieses Jahr keine Zahlungsverpflichtung bestand. Der Betrag für das Jahr 2027 wird voraussichtlich im Dezember 2026 veröffentlicht.

Finnland

Wie bereits in unserem vorhergehenden Newsletterartikel dargestellt, bringt eine Tätigkeit in Finnland zahlreiche Compliance-Verpflichtungen mit sich. Neben der Arbeitgeberregistrierung sind insbesondere verschiedene lohnsteuerliche Melde- und Erklärungspflichten zu beachten. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die weiteren Anforderungen, die nach erfolgter Arbeitgeberregistrierung auf Unternehmen zukommen.

Arbeitnehmerbesteuerung

Bei einem Aufenthalt von höchstens sechs Monaten unterliegen in Finnland steuerpflichtige Arbeitseinkünfte eines beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmers einer Quellensteuer von 35 %. Die Quellensteuer wirkt grundsätzlich abgeltend, sodass keine finnische Einkommensteuererklärung abzugeben ist. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch anstelle der Quellenbesteuerung die progressive Besteuerung beantragt werden. Bei einem Aufenthalt von mehr als sechs Monaten kommt grundsätzlich die progressive Besteuerung im Rahmen der unbeschränkten Steuerpflicht zur Anwendung.

Payroll-Verpflichtungen und laufende Meldungen

Im Rahmen der laufenden Payroll ergibt sich zwischen der Quellenbesteuerung und der progressiven Besteuerung grundsätzlich kein Unterschied hinsichtlich des administrativen Aufwands. In beiden Fällen ist vorab eine entsprechende Lohnsteuerkarte beim finnischen Finanzamt zu beantragen. Eine gesonderte Anmeldung der jeweiligen Besteuerungsvariante ist nicht erforderlich, sondern erfolgt automatisch mit der Beantragung der entsprechenden Lohnsteuerkarte.

Die Gehaltsdaten sind grundsätzlich innerhalb von fünf Kalendertagen nach dem jeweiligen Zahlungstag an das finnische Incomes Register zu melden. Daneben ist gegebenenfalls monatlich ein gesonderter Arbeitgeberbericht abzugeben. Darüber hinaus sind die einbehaltenen Steuern fristgerecht an die finnische Steuerverwaltung abzuführen.

Das finnische Finanzamt prüft üblicherweise unterjährig nicht, ob die gewählte Lohnsteuerkarte zutreffend ist. Bestehen jedoch Zweifel an der steuerlichen Behandlung, können entsprechende Nachweise angefordert werden. Verspätete Meldungen oder Zahlungen können zu Verzugszinsen und Sanktionen führen.

Der laufende Bezug sowie Sonderzahlungen sind entsprechend der Tätigkeitstage des jeweiligen Zeitraums zu aliquotieren. Darüber hinaus sind Lohnarten wie beispielsweise Montagezulagen, Schmutzzulagen, Erschwerniszulagen, Leistungszulagen oder Überstundenvergütungen entsprechend der in Finnland ausgeübten Tätigkeit anteilig dem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzuzurechnen.

Unter den Voraussetzungen der finnischen Dienstreiseregelungen können anteilige Zahlungen für Verpflegungsmehraufwendungen (Tagegelder bzw. Per Diems), Reisekosten für Familienheimfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Finnland, Kosten für An- und Abreisen sowie belegmäßig nachgewiesene Unterkunftskosten steuerfrei ersetzt bzw. übernommen werden.

Besondere Aufmerksamkeit ist bei nachträglichen Korrekturen erforderlich. Vergangene Zeiträume können zwar grundsätzlich berichtigt werden, mit zunehmendem Zeitablauf steigen jedoch sowohl das Risiko von Zinsen und behördlichen Rückfragen als auch der damit verbundene administrative Aufwand.

Besonderheiten bei rückwirkender Versteuerung

Bei rückwirkenden Versteuerungen können Besonderheiten bei der Ermittlung und Abfuhr der finnischen Lohnsteuer entstehen. Gehalt und Steuer sind an das finnische Incomes Register zu melden. Das finnische Finanzamt stellt allerdings bei einer rückwirkenden Versteuerung keine Lohnsteuerkarten mehr aus. Die konkrete Abwicklung unterscheidet sich folglich von der laufenden, regulären Quellen- bzw. Lohnbesteuerung. Darüber hinaus können aufgrund der verspäteten Meldung bzw. Zahlung Zinsen und Sanktionen entstehen.

Norwegen

Bereits im Zuge der Beantragung der norwegischen Steuerkarte im Anschluss an den ID‑Check (näher dazu siehe NORDICS | Entsendung Meldepflichten und Fallstricke) wird die steuerliche Behandlung des Arbeitnehmers festgelegt. Dabei ist insbesondere zwischen dem vereinfachten PAYE‑System und der Besteuerung nach den allgemeinen Besteuerungsregeln zu unterscheiden. 

Arbeitnehmerbesteuerung: PAYE und allgemeine Besteuerung

Für ausländische Arbeitnehmer sieht Norwegen grundsätzlich das vereinfachte Quellensteuersystem PAYE vor. Im Rahmen dieses Systems wird die Steuer direkt vom Arbeitgeber einbehalten und an die norwegischen Behörden abgeführt. Der Steuersatz beträgt grundsätzlich 25 % des Bruttogehalts. Liegt für den Mitarbeiter eine gültige A1‑Bescheinigung vor und besteht somit keine norwegische Sozialversicherungspflicht, reduziert sich die Belastung auf 17,4 %. Alternativ kann unter bestimmten Voraussetzungen die Besteuerung nach den allgemeinen norwegischen Steuerregeln erfolgen, wodurch steuerliche Abzugsmöglichkeiten genutzt werden können. Fehler bei der steuerlichen Einordnung führen in der Praxis häufig zu vermeidbarem administrativem Aufwand und Korrekturbedarf. Auf die daraus resultierenden Erklärungspflichten der Arbeitnehmer im Tätigkeitsstaat gehen wir im nächsten Beitrag dieser Serie näher ein.

Payroll-Verpflichtungen und laufende Meldungen

Besondere Aufmerksamkeit erfordert die sogenannte A‑Meldung. Dabei handelt es sich um eine monatliche Meldung an die norwegischen Behörden, welche Festgehälter, Überstundenvergütungen, Zulagen, Auslösen, Sachbezüge sowie weitere lohnabhängige Leistungen enthält. Darüber hinaus werden Angaben zum Arbeitnehmer (zB D‑Nummer), zum Arbeitgeber sowie zum Beschäftigungsverhältnis übermittelt.

Die Frist für die Einreichung der A-Meldung ist der 5. eines jeden Monats. Fällt der 5. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, ist der erste darauffolgende Werktag der Stichtag. Die Verpflichtung zur Abgabe einer A‑Meldung ist unabhängig davon zu beurteilen, ob im konkreten Fall tatsächlich norwegische Lohnsteuer anfällt. Fehlende oder fehlerhafte Meldungen können zu Verwaltungsstrafen führen.

Die Wahl zwischen PAYE und der Besteuerung nach den allgemeinen Steuerregeln hat oft weitreichende Auswirkungen auf die weitere Payroll‑Abwicklung. Wir unterstützen Sie bei der steuerlichen Beurteilung und sorgen durch unsere langjährige Erfahrung im norwegischen Projektgeschäft für eine fristgerechte und rechtskonforme Abwicklung der erforderlichen A‑Meldungen.

Schweden

Im vorhergenden Artikel haben wir die vorbereitenden Tätigkeiten und Verpflichtungen dargestellt. Aufbauend darauf beleuchten wir in diesem Beitrag die nächsten Schritte, insbesondere die Einrichtung der Lohnverrechnung sowie die laufenden Anforderungen im Rahmen des PAYE-Verfahrens.

Arbeitnehmerbesteuerung

Für Arbeitnehmer kommen grundsätzlich unterschiedliche Besteuerungsformen in Betracht. Bei beschränkter Steuerpflicht und einer Tätigkeit in Schweden von weniger als sechs Monaten kann unter bestimmten Voraussetzungen die SINK-Besteuerung (Special Income Tax for Non-Residents) angewendet werden. Alternativ kann eine Besteuerung nach den allgemeinen schwedischen Einkommensteuerregelungen erfolgen.

Bei Anwendung der SINK-Besteuerung wird das steuerpflichtige Einkommen im Jahr 2026 mit einem pauschalen Steuersatz von 22,5 % besteuert. Ab dem 1. Januar 2027 reduziert sich der Steuersatz auf 20 %. Die Anwendung der SINK-Besteuerung ist zu beantragen. Wird SINK angewendet, ist grundsätzlich keine schwedische Einkommensteuererklärung abzugeben.

Payroll-Verpflichtungen und laufende Meldungen

Entsteht eine schwedische Lohnsteuerpflicht, sind laufende Payroll-Prozesse einzurichten. Arbeitgeber bzw. deren Bevollmächtigte müssen die Gehaltsdaten monatlich an die schwedische Steuerbehörde melden. Die entsprechenden Meldungen sind grundsätzlich monatlich abzugeben; der konkrete Abgabetermin richtet sich insbesondere nach der Unternehmensgröße und liegt für einen Großteil der Arbeitgeber regelmäßig am 12. des Folgemonats. Zum selben Zeitpunkt sind auch die einbehaltenen Lohnsteuern sowie gegebenenfalls anfallende Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.

Dabei sind die einzelnen Vergütungsbestandteile entsprechend der in Schweden ausgeübten Tätigkeit zuzuordnen. Laufende Bezüge, Sonderzahlungen sowie weitere Gehaltsbestandteile sind grundsätzlich anhand der schwedischen Tätigkeitstage zu aliquotieren und in die schwedische Payroll einzubeziehen.

Korrekturen von Payroll-Meldungen

Bereits eingereichte PAYE-Erklärungen können grundsätzlich auch rückwirkend berichtigt werden. Werden regelmäßig nachträgliche Anpassungen vorgenommen, kann die schwedische Steuerverwaltung jedoch zusätzliche Nachweise anfordern. Zudem können trotz der Berichtigungsmöglichkeit Zinsen oder andere finanzielle Folgen entstehen. Geänderte Payroll-Daten können darüber hinaus Anpassungen bereits eingereichter schwedischer Einkommensteuererklärungen erforderlich machen.