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NORWEGEN | Meldepflichten bei Arbeitnehmerentsendungen

Norwegen ist zwar kein EU-Mitgliedstaat, wendet jedoch als Mitglied des Schengen-Abkommens den „Schengen-Acquis“ von 1985 an, was zu einer Abschaffung der Personenkontrollen bei Überschreiten der Landesgrenze innerhalb der Binnengrenzen geführt hatte. Weiters gilt in Norwegen auch die Dienstleistungsfreiheit für in der Europäischen Union niedergelassene Betriebe. Demnach müssen Unternehmen bei Entsendungen von EU-Bürgern erst bei einer drei Monate überschreitenden Anwesenheit in Norwegen eine Aufenthaltsgenehmigung für ihre Dienstnehmer einholen. Jedoch sind bei jedem Tätigkeitseinsatz in Norwegen, unabhängig von der jeweiligen Tätigkeitsdauer, spezielle Meldepflichten sowohl für den entsendeten Dienstnehmer als auch für den Dienstgeber vorzunehmen. Ein weiteres Erfordernis gibt es für Unternehmen in der Baubranche, zumal hier verpflichtend eine Genehmigung (Baustellenkarte „HMS-Card“) für jeden Dienstnehmer einzuholen ist, um überhaupt auf der Baustelle tätig werden zu dürfen.

Meldepflicht des Unternehmens 

Jedes im Ausland ansässige Unternehmen, das im Rahmen von Aufträgen in Norwegen tätig wird, muss sich verpflichtend als Arbeitgeber ins norwegische Firmenregister eintragen lassen, um eine Organisationsnummer zu erhalten. Auch Unternehmen, die lediglich Arbeitnehmer nach Norwegen entsenden oder eine Arbeitskräfteüberlassung durchführen, benötigen diese Organisationsnummer. Um die Registrierung des Unternehmens in Norwegen zu ermöglichen, ist die Vorlage bestimmter Dokumente notwendig. Gerne unterstützen wir sie bei diesem Prozess. 

Meldepflicht bei Entsendungen 

Sollten Dienstnehmer des Unternehmens in Norwegen eingesetzt werden, ist unabhängig von der Tätigkeitsdauer eine Entsendemeldung für den jeweiligen Dienstnehmer durchzuführen. Spätestens 14 Tage nach dem ersten Einsatztag sind die jeweiligen Dienstnehmer in Norwegen zu melden (mittels Formular RF-1198). Die 14-Tage-Frist gilt ebenso für die Beendigung des Arbeitseinsatzes. Die im Formular angegebenen Tätigkeitstage bilden die Grundlage für die Besteuerung

Neben dieser Arbeitgebermeldung hat auch eine persönliche Registrierung (ID-Check) des Dienstnehmers beim norwegischen Finanzamt zu erfolgen. Sofern der ID-Check erfolgt ist, muss auch bei Überschreiten der Dreimonatsfrist in Norwegen keine explizite Aufenthaltsgenehmigung eingeholt werden, zumal der Dienstnehmer bereits registriert wurde. Handelt es sich bei den Dienstnehmern jedoch um Drittstaatenangehörige (also von außerhalb des EU/EWR-Raumes), so ist bei Überschreiten der Dreimonatsfrist zwingend eine Aufenthaltsgenehmigung vorzulegen. 

Sozialversicherung 

Sofern die Entsendung nicht länger als 24 Monate andauert, verbleibt nach der EWG VO 883/2004 die ausschließliche Sozialversicherungspflicht im Entsendestaat (trotz Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat). Bei Entsendungen von Dienstnehmern, die über keine EU-Staatsbürgerschaft verfügen, muss ein gesonderter Antrag an den Sozialversicherungsträger gestellt werden. 

Für Bau und Anlagenbau existiert als Nachweis der Sozialversicherung die „HMS-Card“. HMS steht dabei für „Helse“ (Gesundheit), „Miljø“ (Umwelt) und „Sikkerhet“ (Sicherheit). Diese Karte gibt Auskunft über den jeweiligen Dienstnehmer und Dienstgeber und wird erst nach erfolgter Registrierung des Unternehmens – dh nach Vergabe der individuellen Organisationsnummer - ausgestellt. Die HMS-Card ist von den auf Bau- und Montageplätzen tätigen Dienstnehmern mitzuführen. Sollte ein Unternehmen über keine HMS-Card verfügen, ist es den Dienstnehmern nicht gestattet, die Baustelle zu betreten, um dort tätig zu werden.

A-Meldung und Lohnsteuer 

Seit 01.01.2015 hat in Norwegen anstelle einer Lohnsteuerjahresmeldung eine monatliche A-Meldung zu erfolgen, und zwar spätestens bis zum 5. Kalendertag des Folgemonats. Diese Meldung muss auch für all jene Dienstnehmer durchgeführt werden, die in Norwegen nicht lohnsteuerpflichtig werden.   

Sollte die A-Meldung unterlassen werden, kann bei Kontrollen durch die Behörde die Nachreichung der Meldung innerhalb von zwei Wochen vorgeschrieben werden. Sollte dem nicht nachgekommen werden, ist es möglich, dass die Lohn- und Gehaltsdaten der Dienstnehmer geschätzt werden und eine Steuer abgeführt werden muss, obwohl der jeweilige Dienstnehmer grundsätzlich nicht in Norwegen steuerpflichtig wäre. Es kann daraus also eine nachteilige Situation für den Dienstgeber und Dienstnehmer resultieren. Sollte ein Dienstnehmer in Norwegen steuerpflichtig werden, hat grundsätzlich die Lohnsteuer auf Monatsbasis gemeldet und abgeführt zu werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, bei der norwegischen Behörde für ausländische Steuerangelegenheiten (SFU) eine Befreiung von dieser Verpflichtung zu beantragen. 

Des Weiteren ist für jeden nach Norwegen entsandten Dienstnehmer in dem auf die Entsendung folgenden Jahr - ungeachtet des Vorliegens begrenzter oder unbegrenzter Steuerpflicht - eine Einkommensteuererklärung abzugeben. 

Körperschaftsteuererklärung 

Neben der Einkommensteuererklärung für den Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber auch eine Körperschaftsteuererklärung einreichen, die ebenfalls ungeachtet einer Steuerpflicht und somit auch unabhängig vom Vorliegen einer Betriebsstätte zwingend ist. Wird dieser Verpflichtung nicht nachgekommen, drohen Tagesgeldbußen in Höhe von bis zu NOK 57.000 (ds rund EUR 5.500).

FAZIT 

Bei Dienstnehmerentsendungen nach Norwegen gilt es mehrere wichtige Schritte zu beachten. Zum einen hat die Identifikation des Unternehmens mittels Beantragung einer Organisationsnummer (RF-1198-Formular) zu erfolgen. Jeder Dienstnehmer, der in Norwegen tätig wird, ist verpflichtend zu melden. Zu diesem Zweck hat eine persönliche Registrierung (ID-Check) des Dienstnehmers zu erfolgen. Für Unternehmen in der Baubranche muss zudem rechtzeitig eine HMS-Card beantragt werden, damit die Arbeiter überhaupt auf der Baustelle tätig werden dürfen.   

Aufgrund der komplexen und meist in norwegischer Sprache gehaltenen Registrierungsprozesse empfiehlt sich eine zeitgerechte und strukturierte Planung von Entsendungsfällen sowie eine gründliche Beschäftigung mit der Entsendungsthematik in Norwegen. Gerne können wir Sie und Ihr Unternehmen beim Registrierungsablauf unterstützen.

Für weitere Fragen zu diesem Themenbereich stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen ExpertInnen unserer Service Lines „International Tax“ und „Global Employment Services“​​​​​​​ gerne zur Verfügung!