OFFENLEGUNG | EVI- das digitale Amtsblatt der Republik Österreich

Zur rechtzeitigen Veröffentlichung von Jahres- und Konzernabschlüssen haben wir Sie bereits in unserem Newsletterbeitrag vom 19.06.2023 OFFENLEGUNG | Rechtzeitige Veröffentlichung von Jahresabschlüssen informiert. Um einer rechtzeitigen Offenlegung der Jahres- und Konzernabschlüsse beim Firmenbuch nachkommen zu können, mussten große Gesellschaften bisher ihre Jahres- und Konzernabschlüsse davor in der Wiener Zeitung veröffentlichen und einen diesbezüglichen Offenlegungsnachweis den Einreichunterlagen zur Veröffentlichung beim Firmenbuch beilegen. Bei den restlichen Kapitalgesellschaften hat das Firmenbuch die Information, dass der Jahres- oder Konzernabschluss im Firmenbuch veröffentlicht wurde, automatisch der Wiener Zeitung weitergegeben. 

Dafür ist den Unternehmen von der Wiener Zeitung je nach Länge der veröffentlichten Informationen ein gewisser Beitrag in Rechnung gestellt worden. Mit dem Inkrafttreten des  Bundesgesetz über die Wiener Zeitung GmbH und Einrichtung einer elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (WZEVI-Gesetzes) vom 19.05.2023 haben sich im Hinblick auf die Veröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse in der Wiener Zeitung Veränderungen ergeben, welche seit 01.07.2023 Anwendung finden. Seit 01.12.2022 existieren des Weiteren aufgrund der Änderungen durch das Gesellschaftsrechtliche Digitalisierungsgesetz 2022 – GesDigG 2022 (BGBl I Nr. 186/2022)  Erleichterungsbestimmungen für die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen von inländischen Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften. 

Was ist die elektronische Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI)?

Bei der EVI handelt es sich um eine Plattform zur Veröffentlichung jener Informationen, die bisher im Amtsblatt zur Wiener Zeitung gedruckt wurden. Ab 01.07.2023 ist eine Veröffentlichung dieser Informationen ausschließlich online auf EVI möglich. Neu ist, dass die Informationen nunmehr digital und kostenlos zur Verfügung stehen. Einerseits entfallen seitens der Wiener Zeitung (durch das Wegfallen der Druckversionen) die Veröffentlichungskosten der Verlautbarungen für die Unternehmen. Dies allerdings nur, wenn die Formvorschriften (siehe unten) eingehalten werden. Andererseits können die Nutzer die Information über evi.gv.at vollständig und ohne Einschränkungen abrufen. Auf EVI findet man, abgesehen von den Jahres- und Konzernabschlüssen, seit 01.07.2023 bspw. Änderungen im Firmenbuch, Einladungen zu Hauptversammlungen, Warnungen der Finanzmarktaufsicht oder Stellenausschreibungen des Bundes. 

Die Wiener Zeitung GmbH hat gem. § 2 Abs 3 WZEVI-Gesetz die allgemeinen Veröffentlichungsbedingungen und die technischen Voraussetzungen der Einbringung unter Berücksichtigung der notwendigen Datensicherheitsmaßnahmen festzulegen und auf ihrer Website zu veröffentlichen (siehe hierzu auch weiter unten).
 

Wen betrifft die Veröffentlichung auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI)?

Gemäß § 6 WZEVI-Gesetz haben die in Bundesgesetzen angeordneten Verlautbarungen in der Wiener Zeitung oder im Amtsblatt zur Wiener Zeitung seit 01.07.2023 anstelle dieses Mediums auf EVI zu erfolgen. Demnach bestimmen sich der Inhalt und die zur Verlautbarung verpflichteten Rechtsträger nach den jeweiligen Bundesgesetzen. Das bedeutet, dass alle Unternehmen, die bisher verpflichtet waren, ihre Jahres- und Konzernabschlüsse in der Wiener Zeitung zu veröffentlichen, nun dazu verpflichtet sind, die Veröffentlichung auf EVI vorzunehmen. Hinsichtlich der betroffenen Unternehmen haben sich keine Veränderung ergeben, sondern es hat sich lediglich das Veröffentlichungsmedium geändert. Auch am Prozess der Einbringung der Veröffentlichung hat sich grundsätzlich nichts geändert. Somit sind die Vorstände von großen Aktiengesellschaften – wie bisher – gemäß § 277 Abs 2 UGB verpflichtet die Jahres- und Konzernabschlüsse vor der Einreichung beim Firmenbuch auf EVI zu veröffentlichen. Bei allen anderen Kapitalgesellschaften wird der Hinweis der Veröffentlichung beim Firmenbuch wie gewohnt automatisch durch das Firmenbuch an EVI weitergegeben und dort veröffentlicht. 

Wie ist Prozess der Veröffentlichung von Jahres- und Konzernabschlüssen auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI) ausgestaltet?

Da sich am Prozess der Einbringung der Veröffentlichung grundsätzlich nichts geändert hat, sind Jahres- und Konzernabschlüsse wie schon bisher direkt an das EVI-Team per E-Mail (office@­evi.gv.at) zu übermitteln. Von den EVI-Mitarbeitern wird sodann geprüft, ob die allgemeinen Veröffentlichungsbedingungen eingehalten wurden und danach, sofern das Veröffentlichungsdokument den Formvorschriften entspricht, wird die Veröffentlichung ehestmöglich vorgenommen. In Absprache mit den EVI-Mitarbeitern kann jedoch auch ein bestimmter Tag für die Veröffentlichung festgelegt werden. Nach Veröffentlichung kann der Jahres- oder Konzernabschluss auf evi.gv.at abgerufen und die Veröffentlichung als Bestätigung, welche den Einreichunterlagen für die Offenlegung beim Firmenbuch beigefügt werden muss, gedruckt werden.

Festzuhalten ist, dass seitens der EVI keine Bestätigung über die Veröffentlichung erfolgt. Ebenso ist das Unternehmen selbst dafür verantwortlich zu prüfen, ob der Jahres- oder Konzernabschluss tatsächlich veröffentlicht wurde. Gemäß den Allgemeinen Veröffentlichungsbedingungen ist eine neuerliche Übermittlung der zu veröffentlichen Informationen notwendig, sofern innerhalb von vier Werktagen weder die zur Veröffentlichung eingereichten Dokumente auf EVI öffentlich zugänglich sind, noch das Unternehmen eine Aufforderung zur Korrektur der Dokumente (aufgrund von fehlender Formvorschriftserfordernisse) erhalten hat. 
 

Welche Änderungen gibt es hinsichtlich von Formvorschriften?

Einzig bei den konkreten Formvorschriften gab es Änderungen, da aufgrund des Wegfalls der Druckversion die satztechnischen Richtlinien auf die digitale Erscheinungsform angepasst wurden. Die nun geltenden Formvorschriften sind in den Allgemeinen Veröffentlichungsbedingungen (Punkt 2) definiert und unter https://www.evi.gv.at/agb abrufbar. Dabei ist zu beachten, dass sich die Wiener Zeitung GmbH das Recht vorbehält, selbst eine den Bedingungen entsprechende Version der zu veröffentlichenden Informationen herzustellen und dafür diese Leistung nach angemessenen und drittvergleichsüblichen Sätzen zu verrechnen. Jedoch besteht seitens der Wiener Zeitung keine Verpflichtung die zu veröffentlichenden Informationen in eine entsprechende Form zu bringen. 

​​​​​​​Exkurs: Welche Erleichterungen gibt es für Zweigniederlassungen seit 1.12.2022?

Die Vertreter von inländischen Zweigniederlassungen müssen gemäß § 280a UGB die Unterlagen der Rechnungslegung, die nach dem für die Hauptniederlassung der Gesellschaft maßgeblichen Recht erstellt, geprüft und offengelegt worden sind, in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache veröffentlichen. Während bis 30.11.2022 diese Informationen zwingend in deutscher Sprache beim österreichischen Firmenbuch offengelegt werden mussten, sowie bei großen Aktiengesellschaften ebenso eine Veröffentlichung im Amtsblatt der Wiener Zeitung vorgesehen war, kann eine Veröffentlichung in Österreich seit Inkrafttreten des GesDigG 2022 mit 01.12.2022 unter den folgenden Voraussetzungen sogar gänzlich  unterbleiben. Damit die Zweigniederlassung von der Befreiungsbestimmung einer Offenlegung in Österreich Gebrauch machen kann, müssen die nach § 280a UGB geforderten Unterlagen der Rechnungslegung in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache über das Business Register Interconnection System (BRIS) abrufbar sein. Demnach kann sich die ausländische Kapitalgesellschaft für die inländischen Zweigniederlassungen durch eine einmalige Offenlegung der Unterlagen der Rechnungslegung im BRIS, sowohl die Offenlegung beim österreichischen Firmenbuch als auch eine ggf. erforderliche Veröffentlichung auf EVI ersparen. Sollte eine Veröffentlichung im BRIS seitens der ausländischen Kapitalgesellschaft nicht vorgenommen werden, müssen die Unterlagen der Rechnungslegung gemäß § 277, 281 und 282 UGB beim Firmenbuchgericht veröffentlicht werden. Es bleibt durch die Änderungen des GesDigG 2022 immerhin noch die Erleichterung, dass die Unterlagen in jeglicher in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache veröffentlicht werden können. 

Demnach kann sich die ausländische Kapitalgesellschaft für die inländischen Zweigniederlassungen durch eine einmalige Offenlegung der Unterlagen der Rechnungslegung im BRIS, sowohl die Offenlegung beim österreichischen Firmenbuch als auch eine ggf. erforderliche Veröffentlichung auf EVI ersparen. Sollte eine Veröffentlichung im BRIS seitens der ausländischen Kapitalgesellschaft nicht vorgenommen werden, müssen die Unterlagen der Rechnungslegung gemäß § 277, 281 und 282 UGB beim Firmenbuchgericht veröffentlicht werden. Es bleibt durch die Änderungen des GesDigG 2022 immerhin noch die Erleichterung, dass die Unterlagen in jeglicher in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache veröffentlicht werden können. ​​​​​​​