OFFENLEGUNG | Rechtzeitige Veröffentlichung von Jahresabschlüssen

Den Unternehmen wurden in den letzten Jahren im Rahmen der COVID-19-Sondergesetzgebung, die den Erschwernissen durch die Corona-Pandemie in den verschiedenen Wirtschafts- und Rechtsbereichen Rechnung tragen sollte,  diverse temporäre Fristverlängerungen für die Aufstellung und Offenlegung von Jahresabschlüssen zugestanden. Die diesbezüglichen Erleichterungen im gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetz wurden mehrfach verlängert. Eine maximal zwölfmonatige Offenlegungspflicht gilt nur mehr für Jahresabschlüsse bis 30.06.2022 (Offenlegung somit bis 30.06.2023), sowie eine Einschleifregelung für die darauffolgenden drei Monate (Jahresabschlüsse bis 30.09.2022 - Offenlegung ebenfalls bis 30.06.2023). Wir dürfen dazu auch auf unseren letzten diesbezüglichen Newsletter vom 30.1.2023 | CORONAVIRUS | Jänner-Update zu COVID-19-Hilfsmaßnahmen verweisen.

Weiters ist zu beachten, dass für die elektronische Übermittlung von Jahresabschlussdaten seit 1.7.2022 neue Formvorschriften zu beachten sind. Im nachfolgenden Beitrag möchten wir Sie auf den aktuellen Stand bringen und darüber informieren, welche Unternehmen bis wann welche Unterlagen veröffentlichen müssen, wie Sie durch eine fristgerechte und vollständige Einreichung empfindliche Geldstrafen vermeiden und wie wir Sie dabei unterstützen können.

ACHTUNG: die Fristverlängerungen für Jahresabschlüsse aufgrund der COVID-19-Sonderregelungen laufen aus

Die Fristenverlängerung für die Offenlegung von Jahresabschlüssen, aufgrund der sondergesetzliche Regelungen „Bundesgesetz betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19“ (kurz „Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz“ bzw COVID-19-GesG – BGBl I Nr. 16/2020 idgF), welches der weltweiten Corona-Pandemie und deren Auswirkungen in den verschiedensten Bereichen Rechnung tragen sollte, läuft aus. Die sondergesetzliche Fristenverlängerung wurde mit BGBI I Nr.224/2022 vom 30.12.2022 letztmalig für Jahresabschlüsse zum Stichtag 30.6.2022 verlängert und eine Einschleifregelung für Jahresabschlüsse mit Stichtag bis zum 30.9.2023 vorgesehen. Das bedeutet, dass für Jahresabschlüsse mit Stichtag ab dem 30.09.2022 wieder die allgemeine Frist gemäß § 277 UGB von neun Monaten zur Anwendung kommt. 

Allgemeine ​​​​​​​Bestimmungen zur Offenlegung von Jahresabschlüssen

In § 277 UGB ist geregelt, dass die gesetzlichen Vertreter (!) von Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss und den Lagebericht (sowie gegebenenfalls auch den gesonderten nichtfinanziellen Bericht, den Corporate Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen) nach seiner Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, samt Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen haben. Weiters sind innerhalb derselben Frist der Bericht des Aufsichtsrates sowie der Ergebnisverwendungsbeschluss einzureichen. Diese Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln (Ausnahme/Bagatellregelung: Einreichung des Jahresabschlusses in Papierform bei Umsatzerlösen bis 70.000 EUR zulässig).

Aufgrund der maßgeblichen Neunmonatsfrist müssen Konzern- und Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2022 daher bis spätestens Samstag, 30.9.2023, beim Firmenbuchgericht eingelangt (!) sein.

Als „Kapitalgesellschaften“ (insb. GmbH und AG) gelten für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert, sodass derartige „kapitalistische Personengesellschaften“ (zB GmbH & Co KG) insbesondere auch die Publizitätspflichten zu beachten haben (§ 221 Abs 5 UGB). Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Gesellschaft (siehe dazu die ua Übersicht), welche dem Firmenbuchgericht ebenfalls mitzuteilen ist. ICON verwendet hierfür ein Antragsformular mit Angabe der Größenklasse und der Berechtigung zur Einreichung.

Besondere Erleichterungen gibt es für sog. „Kleinstkapitalgesellschaften“ iS § 221 Abs 1a UGB (ds solche, die zwei der drei folgenden Merkmale unterschreiten: 350.000 EUR Bilanzsumme / 700.000 Umsatzerlöse / im Jahresdurchschnitt 10 Mitarbeiter). Diese müssen nur noch ihre Bilanz offenlegen (vgl. § 242 UGB). Die bestehenden Vorgaben bzgl Verkürzung der Bilanz und verpflichtende Angaben (wie zB Informationen zum negativen Eigenkapital) sind aber grundsätzlich auch hier zu beachten.

Sanktionen bei verspäteter Offenlegung

Das zuständige Firmenbuchgericht hat insbesondere auch die fristgerechte Offenlegung zu prüfen (§ 282 UGB). Wird die Neunmonatsfrist versäumt, so hat das Gericht (zwingend) Zwangsstrafen in Höhe von mindestens 700 EUR bis zu 3.600 EUR zu verhängen, und zwar sowohl gegenüber der Gesellschaft als auch gegenüber den gesetzlichen Vertretern (Geldstrafe somit für jedes einzelne (!) Geschäftsführungs- bzw Vorstandsmitglied, dh zB bei einer Gesellschaft mit zwei Geschäftsführern kommt es bei verspäteter Offenlegung zu einer Zwangsstrafe von mindestens 3 x 700 EUR = 2.100 EUR). Die Zwangsstrafe ist wiederholt zu verhängen, wenn die Offenlegungspflichten nach je weiteren zwei Monaten noch immer nicht (vollständig) erfüllt sind. Gegen eine Zwangsstrafverfügung können die jeweiligen Organe zwar innerhalb von 14 Tagen Einspruch erheben, wobei hier aber nur „offenkundig“ unvorhersehbare oder unabwendbare Ereignisse, die einer fristgerechten Einreichung entgegenstanden, akzeptiert werden (§ 283 UGB). Im Falle „besonderer Härte“ und bei nur geringem Verschulden wäre auch ein Nachlass möglich, allerdings ist hier eine relativ strenge Gerichtspraxis zu konstatieren; das Gesetz sieht weiters auch Möglichkeiten einer Stundung bzw Ratenzahlung vor (§ 285 UGB). Sollte die säumige Offenlegung Kleinstkapitalgesellschaften betreffen, werden die zu verhängenden Zwangsstrafen auf die Hälfte reduziert.

Formvorschriften

Gemäß Verordnung des BMJ über den elektronischen Rechtsverkehr (ERV 2021 - BGBI II Nr. 587/2021 vom 23.12.2021), deren § 12 „besondere Bestimmungen für elektronische Eingaben gemäß §§ 277 bis 281 UGB“ enthält, sind die auf elektronischem Wege einzureichenden Jahresabschlussdaten seit 1.7.2022 in strukturierter Form an das Firmenbuch zu übermitteln. Die Übermittlung hat entweder als XML-Datei über FinanzOnline oder mittels ESEF (European Single Electronic Format; einheitliches elektronisches Berichtsformat für Jahresfinanzberichte nach § 124 Börsegesetz) zu erfolgen.

Nur noch in Ausnahmefällen - wenn und soweit eine strukturierte Übermittlung nicht möglich ist - können die Unterlagen auch weiterhin als PDF-Anhang übermittelt werden.

In der Regel wird eine strukturierte XML-Datei zur Einreichung über FinanzOnline durch die verwendete Bilanzierungssoftware erstellt. Für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften stellt das Bundesministerium für Justiz auf seiner Website alternativ ein ausfüllbares Webformular zur Verfügung, welches ebenfalls die erforderliche XML-Datei auf Basis des Formblattes erzeugt. Wir stehen Ihnen für beide Varianten gerne zur Verfügung. ​​​​​​​

Offenzulegende Unterlagen

​​​​​​​Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über jene Unterlagen, die in Abhängigkeit von der Größe der Kapitalgesellschaft an das Firmenbuch übermittelt werden müssen:​​​​

Und wie können wir Ihnen helfen?

​​​​​​​Gerne übernimmt ICON die elektronische Übermittlung Ihrer Jahres- und/oder Konzernabschlüsse an das Firmenbuch (in der ab 1.7.2022 verlangten strukturierten Form). Auf Wunsch können wir für Sie auch die Vorbereitung der einzureichenden Unterlagen (insb. auch die zulässige Verkürzung bzw Verdichtung von Jahresabschlussdaten oder die Übernahme in einer geforderten strukturierten Form) übernehmen, die Ihnen sodann zur Durchsicht und Unterfertigung übermittelt werden. Für ein solches Einschreiten benötigen wir ein von den gesetzlichen Vertretern unterfertigtes Antragsformular, welches uns zur Einreichung ermächtigt. Das diesbezügliche Formular würden wir Ihnen gemeinsam mit den zur Durchsicht übermittelten Unterlagen zur Unterschrift vorlegen. Nähere Informationen zu unserem Leistungsangebot betreffend Firmenbucheinreichung finden Sie HIER.
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