TRANSFER PRICING | Dokumentations-Check zum Jahreswechsel

Der bevorstehende Jahreswechsel ist – auch im Lichte der aktuellen Verrechnungspreisrichtlinien  (VPR 2021) - wieder ein guter Anlass, um zu überprüfen, inwieweit den Dokumentationspflichten in Zusammenhang mit Verrechnungspreisen im In- und Ausland (Master File und Local File, Country-by-Country-Report, Betriebsstättenbericht) noch entsprochen wird. Im nachfolgenden Beitrag möchte wir Ihnen die wesentlichen Aspekte dazu in Erinnerung rufen.
 

Gesetzliche Dokumentationspflicht

​​​​​​​Wenn im In- oder Ausland bestimmte Schwellenwerte überschritten werden, besteht in aller Regel eine gesetzliche Dokumentationspflicht. Hält man sich das österreichische Verrechnungspreisdokumentationsgesetz (VPDG)¹⁾ vor Augen, so sieht § 3 Abs. 4 VPDG unabhängig von der 50 Mio EUR-Umsatzschwelle eine subsidiäre Dokumentationspflicht vor. Dementsprechend ist in den VPR 2021 auch für kleinere international tätige Unternehmen, welche die maßgeblichen Umsatzschwellen nach VPDG nicht erreichen, ein Mindestinhalt für eine adäquate Dokumentation vorgesehen, welcher sich stark an jenen der VPDG-DV²⁾ anlehnt.

Die Finanzverwaltung fordert im Zuge von Außenprüfungen mittlerweile standardmäßig das Master File sowie das länderbezogene Local File an. Die Frist für die Übermittlung beträgt nach § 8 Abs. 2 VPDG nur 30 Tage. Davon abgesehen hat bei Vorliegen einer entsprechenden TP-Dokumentation die Finanzverwaltung ihrerseits nachzuweisen, dass die angewandten Transferpreise nicht angemessen sind (Beweislast). Vielfach sind im Falle der Nichtbefolgung auch massive Strafandrohungen vorgesehen. Und schließlich sind auch finanzstrafrechtliche Konsequenzen zu bedenken. 

Alles Gründe, warum Sie umgehend eine adäquate Verrechnungspreis-Dokumentation für die wesentlichen Transaktionen erstellen bzw. die hoffentlich bereits bestehende Dokumentation einem regelmäßigen Update unterziehen sollten. Beachten Sie dabei, dass eine gegenüber der Finanzverwaltung „belastbare“ Dokumentation nur dann gegeben ist, wenn für die wesentlichen Geschäftsvorfälle zudem schriftliche Verträge und sonstige geeignete Nachweise vorliegen. Eine Zusammenstellung über die in Österreich bestehenden Dokumentations- und Mitteilungspflichten finden Sie auf unserer Homepage. Weiters finden Sie eine empirische Untersuchung über die Dokumentationspflichten in verschiedenen Ländern im WTS Global Country Transfer Pricing Guide.

Woran Sie besonders denken sollten

In vielen Fällen wird es lediglich ein Update des Zahlenwerks brauchen, in manchen Jahren wird hingegen etwas mehr Arbeit zu investieren sein. Wir möchten Ihnen nachfolgend jene Aspekte aufzeigen, an die Sie jedenfalls denken sollten:

• Länderspezifische Dokumentationspflichten: Zunächst ist zu überprüfen, ob die gesetzlich definierten betraglichen Dokumentationsschwellen im In- oder Ausland überschritten werden. Die Dokumentationspflichten sind länderweise zu eruieren. Übersehen Sie aber nicht, dass - davon abgesehen - fast immer eine Mindestdokumentation vorzuhalten ist.
• Wesentliche Transaktionen: Ganz generell ist zu untersuchen, ob wesentliche Transaktionen vorliegen, die – unabhängig von einer betraglichen Dokumentationsschwelle – jedenfalls dokumentiert werden sollten. Als wesentliche Umstände sind etwa Transaktionen zu nennen, die einen wesentlichen Wertschöpfungsbeitrag liefern. Außergewöhnliche Umstände sind ebenfalls sorgfältig zu dokumentieren (zB krisenbedingte Verluste, die zur Anpassung des Transfer Pricing Systems Anlass geben; Übertragungen immaterieller Wirtschaftsgüter).
• Funktionen & Risiken, Methodenwahl und -anwendung: Eine bestehende Dokumentation (Master File & Local File) ist inhaltlich dahingehend zu überprüfen, ob sich die Funktionen und Risiken, die anwendbaren Methoden und die konkrete Anwendung der Methoden geändert haben.
• Finanzdaten: Aber auch wenn dies nicht der Fall sein sollte, sind jedenfalls die entsprechenden Zahlenwerte zu adaptieren, die zugrunde gelegten Jahresabschlüsse zu aktualisieren und die maßgeblichen Verträge auf Vollständigkeit hin zu überprüfen. 
• Datenbankanalysen: Diese sind alljährlich zu aktualisieren. Die Abfrage der Vergleichsunternehmen hat alle drei Jahre zu erfolgen.
• Veränderte Position der Finanzverwaltung: Für Dienstleistungen mit Routinecharakter kann auch ohne Vorliegen einer Datenbankstudie ein Gewinnaufschlag von 3% bis 10% (häufig 5%) herangezogen werden. Bestehende Dienstleistungsverträge sind daher für Verrechnungen ab 1.1.2022 zu überprüfen (siehe dazu auch unseren NL-Beitrag „TRANSFER PRICING | Überprüfen Sie Ihre Dienstleistungsverträge!“ vom 13.12.2021). Auch Jahresendanpassungen sind nach Rz 73 VPR 2021 nur mehr eingeschränkt zulässig.

Dokumentation als Organisationsthema

Wir empfehlen Ihnen in diesem Zusammenhang, fixe Wartungsstichtage in Ihren Arbeitskalender zu implementieren. Damit wird gewährleistet, dass Sie die erforderlichen Maßnahmen stets im Blick haben. Zudem raten wir Ihnen, eine verantwortliche Person im Unternehmen zu bestimmen oder einen kompetenten externen Berater beizuziehen. 

Beim Master File & Local File kann Sie auch unser digitaler WTS TPmanager unterstützen.  Hinsichtlich einer CbCR 2 XML Konvertierung ihres länderbezogenen Berichts sind wir Ihnen bei Bedarf ebenfalls gerne behilflich.
 

FAZIT

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Der Jahreswechsel ist stets ein guter Zeitpunkt, um auch die Verrechnungspreisdokumentation, die dafür maßgeblichen vertraglichen Vereinbarungen und die relevanten Benchmarks zu überprüfen. Auch aufgrund der im Vorjahr erlassenen VPR 2021 erscheint ein Check auf Aktualität und Vollständigkeit besonders wichtig. Insbesondere ist zu prüfen, welche Pflichten bestehen und ob die Dokumentation auf dem letzten Stand ist. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Ist eine Erstdokumentation notwendig? Wenn überhaupt das erste Mal eine Dokumentation aufzubauen ist, dann ist vielleicht unser pauschales TP Package das Richtige für Sie.
• Sind wesentliche grenzüberschreitende Transaktionen zu ergänzen?
• Sind aufgrund der VPR 2021 Anpassungen notwendig (Gewinnaufschläge, Year-End-Adjustments)?
• Ist die Doku lediglich im Zahlenwerk zu aktualisieren bzw anzupassen?
• Inwiefern sind die Benchmarks zu aktualisieren?
• Liegen für die wesentlichen konzerninternen Transaktionen schriftliche Verträge vor?
• Sind noch Year-End-Adjustments durchzuführen?
• Ist ein CbC-Report zu erstellen bzw. sind Daten an die Obergesellschaft zu liefern?
• Ist eine VPDG-Meldung einzureichen?
• Können digitale Softwarelösungen zur Erstellung der Dokumentation bzw. zur Konvertierung des CbC-Reports in das XML-Schema nutzbar gemacht werden? 

Gerne helfen wir Ihnen bei diesen Aufgaben und bieten auch digitale Unterstützung an. Verweisen möchten wir hier auf den WTS TPmanager und den CbCR 2 XML Konverter.  Nähere Auskünfte dazu sowie auch zu anderen Verrechnungspreisthemen erteilen Ihnen gerne die Verfasser bzw auch die übrigen ExpertInnen unserer Service Line Transfer Pricing. ​​​​​​​

^{[1] Bundesgesetz über die standardisierte Verrechnungspreisdokumentation (Verrechnungspreisdokumentationsgesetz – VPDG), BGBl. I Nr. 77/2016.
​​​​​​​[2] Richtlinie des BMF vom 07.10.2021, 2021-0.586.616, BMF-AV Nr. 140/2021.}