TRANSFER PRICING | Dokumentations-Check zum Jahreswechsel

Gesetzliche Dokumentationspflicht

Wenn im In- oder Ausland bestimmte Schwellenwerte überschritten werden, besteht in aller Regel eine gesetzliche Dokumentationspflicht. Hält man sich das österreichische Verrechnungspreisdokumentationsgesetz (VPDG)¹⁾ vor Augen, so sieht § 3 Abs. 4 VPDG unabhängig von der 50 Mio EUR-Umsatzschwelle eine subsidiäre Dokumentationspflicht vor. Dementsprechend ist in den österreichischen Verrechnungspreisrichtlinien 2021 (VPR 2021) auch für kleinere international tätige Unternehmen, welche die maßgeblichen Umsatzschwellen nach VPDG nicht erreichen, ein Mindestinhalt für eine adäquate Dokumentation vorgesehen, welcher sich stark an jenen der VPDG-DV²⁾ anlehnt.

Die Finanzverwaltung fordert im Zuge von Außenprüfungen mittlerweile standardmäßig das Master File sowie das länderbezogene Local File an. Die Frist für die Übermittlung beträgt nach § 8 Abs. 2 VPDG nur 30 Tage. Davon abgesehen hat bei Vorliegen einer entsprechenden TP-Dokumentation die Finanzverwaltung ihrerseits nachzuweisen, dass die angewandten Transferpreise nicht angemessen sind (Beweislast). Vielfach sind im Falle der Nichtbefolgung auch massive Strafandrohungen vorgesehen. Und schließlich sind auch finanzstrafrechtliche Konsequenzen zu bedenken. 

Alles Gründe, warum eine adäquate Verrechnungspreis-Dokumentation für die wesentlichen Transaktionen erstellt bzw. einem regelmäßigen Update unterzogen werden sollte. Beachten Sie dabei, dass eine gegenüber der Finanzverwaltung „belastbare“ Dokumentation nur dann gegeben ist, wenn für die wesentlichen Geschäftsvorfälle zudem schriftliche Verträge und sonstige geeignete Nachweise vorliegen. Eine Zusammenstellung über die in Österreich bestehenden Dokumentations- und Mitteilungspflichten finden Sie auf unserer Homepage. Weiters finden Sie eine empirische Untersuchung über die Dokumentationspflichten in verschiedenen Ländern im WTS Global Country Transfer Pricing Guide.

Woran Sie besonders denken sollten

In vielen Fällen wird es lediglich ein Update des Zahlenwerks brauchen, in manchen Jahren wird hingegen etwas mehr Arbeit zu investieren sein. Wir möchten Ihnen nachfolgend jene Aspekte aufzeigen, an die Sie jedenfalls denken sollten:

• Länderspezifische Dokumentationspflichten: Zunächst ist zu überprüfen, ob die gesetzlich definierten betraglichen Dokumentationsschwellen im In- und Ausland überschritten werden. Übersehen Sie dabei nicht, dass - von Umsatz- und Transaktionsschwellen abgesehen - fast immer eine Mindestdokumentation vorzuhalten ist. Beispielsweise besteht in Österreich eine sog subsidiäre Dokumentationspflicht unabhängig davon, ob die Umsatzsschwellen überschritten werden (siehe oben). 
• Wesentliche, grenzüberschreitende Transaktionen: Im Lokal File sind wesentliche, grenzüberschreitende Transaktionen zu dokumentieren. Außergewöhnliche Umstände sind ebenfalls sorgfältig zu dokumentieren (zB krisenbedingte Verluste, die zur Anpassung des Transfer Pricing Systems Anlass geben; Übertragungen immaterieller Wirtschaftsgüter).
• Funktionen & Risiken, Methodenwahl und -anwendung: Eine bestehende Dokumentation (Master File & Local File) ist inhaltlich dahingehend zu überprüfen, ob sich die Funktionen und Risiken, die anwendbaren Methoden und die konkrete Anwendung der Methoden geändert haben.
• Finanzdaten: Aber auch wenn dies nicht der Fall sein sollte, sind jedenfalls die entsprechenden Zahlenwerte zu adaptieren, die zugrunde gelegten Jahresabschlüsse zu aktualisieren und die maßgeblichen Verträge auf Vollständigkeit hin zu überprüfen. 
• Datenbankanalysen: Diese sind alljährlich zu aktualisieren. Zumindest die Abfrage der Vergleichsunternehmen hat alle drei Jahre zu erfolgen.
• Veränderte Position der Finanzverwaltung: Für Dienstleistungen mit Routinecharakter kann auch ohne Vorliegen einer Datenbankstudie ein Gewinnaufschlag von 3% bis 10% (häufig 5%) herangezogen werden. Bestehende Dienstleistungsverträge sind daher für Verrechnungen ab 1.1.2023 zu überprüfen (siehe dazu auch unseren NL-Beitrag „TRANSFER PRICING | Überprüfen Sie Ihre Dienstleistungsverträge!“ vom 13.12.2021). Auch Jahresendanpassungen sind nach Rz 73 VPR 2021 nur mehr eingeschränkt zulässig.

Organisation

Wir empfehlen Ihnen in diesem Zusammenhang, fixe Wartungsstichtage in Ihrem Arbeitskalender zu implementieren. Damit wird gewährleistet, dass Sie die erforderlichen Maßnahmen stets im Blick haben. Zudem raten wir Ihnen, eine verantwortliche Person im Unternehmen zu bestimmen oder einen kompetenten externen Berater beizuziehen. Beim Master File & Local File kann Sie auch unser digitaler WTS TPmanager unterstützen.  Hinsichtlich einer CbCR 2 XML Konvertierung ihres länderbezogenen Berichts sind wir Ihnen bei Bedarf ebenfalls gerne behilflich.