Bei den Fristen für die gesonderte Erstattung ausländischer Vorsteuerbeträge handelt es sich jeweils um nicht verlängerbare Ausschlussfristen. Die Fallfrist für die Erstattung von Vorsteuerbeträgen des Jahres 2020 aus Drittstaaten (außerhalb der EU) endet bereits am 30.6.2021, während Anträge in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union noch bis 30.9.2021 gestellt werden können. Außerdem ist seit der endgültigen Wirksamkeit des „BREXIT“ per 1.1.2021 eine eigene Antragsfrist für Vorsteuerbeträge aus Großbritannien zu beachten. Die jeweils rechtzeitige Beantragung unter Berücksichtigung des genau einzuhaltenden, mitunter relativ aufwändigen Antragsprozederes ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Rückerstattung. Erfahren Sie im folgenden Beitrag, worauf Sie dabei achten müssen und wie wir Sie dabei unterstützen können.
Abgesehen von der verfahrensrechtlich korrekten Abwicklung der Rückerstattungsanträge, wozu neben der Beachtung des „richtigen“ Verfahrens insbesondere auch die Einhaltung der jeweiligen, grundsätzlich NICHT verlängerbaren Fallfristen gehört, sind für eine erfolgreiche Rückerstattung ausländischer Vorsteuerbeträge auch die umsatzsteuerlichen Besonderheiten in einzelnen Ländern zu beachten. Informieren Sie sich daher vorab über die grundsätzliche Vorsteuerabzugsfähigkeit und die für eine Rückerstattung zu übermittelnden Unterlagen in den jeweiligen Ländern, um Verzögerungen bei der Auszahlung, eine Ablehnung von Anträgen oder gar finanzstrafrechtliche Konsequenzen in Zusammenhang mit zu Unrecht beantragten Vorsteuerbeträgen zu vermeiden.
In diesem Zusammenhang möchten wir Sie auch nochmals auf unseren „LEITFADEN VORSTEUERERSTATTUNG" hinweisen, worin sich zahlreiche Tipps und Praxishinweise zur Vorsteuererstattung in den einzelnen Ländern finden.
Fallfrist für Drittstaaten
Die Frist für die Erstattung von Vorsteuerbeträgen des Jahres 2020 aus Nicht-EU-Staaten endet bereits am 30.6.2021. Spätestens bis dahin müssen die Anträge für die betreffenden Länder außerhalb der Europäischen Union (insbesondere also auch für die Schweiz und Norwegen) vollständig bei den jeweils zuständigen Behörden eingegangen sein. Achten Sie dabei insbesondere auf Folgendes:
- Die Anträge sind in Papierform auf dem Postweg zu übermitteln und müssen bis spätestens 30.6.2021 bei der zuständigen Behörde eingelangt (!) sein. In Österreich ist für die Vorsteuererstattung an Drittlandsunternehmer nunmehr das neue Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt, zuständig!
- Dem Antrag sind sämtliche Originalbelege sowie eine Unternehmerbescheinigung im Original beizufügen. Machen Sie sich deshalb Kopien der zu übermittelnden Originalbelege für Ihre Unterlagen!
- Die Rückerstattung von Vorsteuerbeträgen in der Schweiz ist nur unter Einbindung eines lokalen steuerlichen Vertreters möglich. Beachten Sie auch hiefür eine gewisse Vorlaufzeit, um dennoch eine fristgerechte Einreichung des Antrages zu gewährleisten!
Fallfrist für Großbritannien
Wie wir Sie bereits in unserem NL-Beitrag „BREXIT | Änderungen bei Umsatzsteuer & Zoll ab 1.1.2021“ vom 18.11.2020 informiert hatten, ist die Frist für Erstattungsanträge der bis 31.12.2020 in Großbritannien angefallene Vorsteuern bereits am 31.3.2021 abgelaufen.
Ab 1.1.2021 sind im Zusammenhang mit der Erstattung britischer Vorsteuerbeträge hingegen neue Fristen nach den nationalen britischen Vorschriften zu beachten. Demgemäß können Vorsteuerbeträge in Großbritannien für das sog. „prescribed year“ geltend gemacht werden. Das „prescribed year“ dauert vom 1. Juli eines Jahres bis zum 30. Juni des Folgejahres. Vergütungsanträge sind innerhalb von sechs Monaten nach Ende dieses Zeitraums zu stellen (somit bis 31. Dezember). Für den Erstattungszeitraum von 1. Jänner bis 30. Juni 2021 (Rumpfzeitraum nach BREXIT) sind daher die Vergütungsanträge bis 31.12.2021 einzubringen.
Vergütungsanträge in Großbritannien sind samt Beilage des britischen Vergütungsformulars „VAT 65A“ (in Papierform), einer gültigen Unternehmerbescheinigung und den entsprechenden Rechnungen und Importbelegen im Original auf dem Postweg zu übermitteln. Voraussetzung ist, dass die Vorsteuerbeträge bei einem Beantragungszeitraum von weniger als zwölf Monaten (der jedoch mindestens drei Monate umfassen muss) den Mindestbetrag von 130 GBP bzw bei einem Zeitraum von vollen zwölf Monaten 16 GBP überschreiten müssen.
Fallfrist in der Europäischen Union
Die Antragsfrist für die Erstattung von Vorsteuerbeträgen des Jahres 2020 aus EU-Mitgliedstaaten endet am 30.9.2021. Die Anträge in der EU sind zwingend über das lokale elektronische Portal (für alle österreichischen Unternehmer somit via FinanzOnline) einzureichen. Warten Sie jedoch nicht allzulange mit der Einbringung der Anträge, um im Falle unvorhergesehener Schwierigkeiten (zB technische Übermittlungsprobleme aufgrund unvollständiger Angaben oder zu großer Datenvolumina) den korrekten Antrag dennoch rechtzeitig übermitteln zu können. Beachten Sie insbesondere auch, dass die Direkteingabe im FinanzOnline derzeit auf 40 Belege pro Antrag beschränkt ist.
Für EU-Mitgliedstaaten gilt grundsätzlich, dass Rechnungen mit einer Bemessungsgrundlage von mindestens 1.000 EUR bzw Tankbelege über 250 EUR einzuscannen und dem Antrag als PDF-File beizufügen sind (max. Datengröße bei Einreichung über FinanzOnline ist hier 5 MB). Wird dies verabsäumt, muss mit einer Ablehnung einzelner Beträge oder gar des gesamten Antrages gerechnet werden.
Anforderung zusätzlicher Informationen durch die EU-Erstattungsbehörden
Bei der Frist für die Antragstellung der Vorsteuererstattung handelt es sich grundsätzlich um eine nicht verlängerbare Ausschlussfrist. Im Rahmen der Bearbeitung der (fristgerecht eingebrachten) Vorsteuererstattungsanträge gibt es seitens der ausländischen Finanzbehörden jedoch oftmals Rückfragen (zB zum zugrundeliegenden Sachverhalt) bzw werden ergänzende Unterlagen (zB Verträge, Bestellungen etc) angefordert, wobei für die Beantwortung der Rückfragen seitens der Behörde idR eine Nachfrist von einem Monat eingeräumt wird. Unterbleibt eine Antwort bzw Nachreichung von Unterlagen oder erfolgt dies nicht innerhalb der gesetzten Nachfrist, kommt es seitens der ausländischen Behörden nicht selten zu einer Ablehnung eingereichter Anträge mit der Begründung der Nichteinhaltung der Frist für die Nachreichung von Unterlagen.
Im EuGH-Urteil vom 2.5.2019 (C-133/18) hat der Europäische Gerichtshof jedoch klargestellt, dass es sich bei der von einer ausländischen Behörde gesetzten Frist für die Beantwortung allfälliger Rückfragen, welche im Rahmen der Vorsteuererstattung eingeräumt wird, um keine Ausschlussfrist handelt. Daraus folgt, dass auch bei Nichteinhaltung dieser Fristen die Finanzbehörden nicht berechtigt sind, die zugrunde liegenden Vorsteuervergütungsanträge endgültig abzulehnen. Mit diesem Urteil wird auch aufgezeigt, dass sich Steuerpflichtige gegen eine etwaige Ablehnung ihres Vergütungsantrages aus derartigen Gründen durchaus zur Wehr setzen können. Soweit möglich, empfehlen wir aber dennoch, die von der Behörde gesetzte Frist tunlichst einzuhalten, um langwierige Rechtsmittelverfahren möglichst zu vermeiden.
Und wie können wir Ihnen behilflich sein?
Wenn Sie sich nicht selbst mit den förmlichen Details belasten möchten bzw sichergehen wollen, dass Ihnen die im Ausland in Rechnung gestellten Mehrwertsteuern im isolierten Verfahren korrekt zurückerstattet werden, dann können wir Sie bei der Erstellung von Vergütungsanträgen (insbesondere auch für die Schweiz, Norwegen und Großbritannien) gerne unterstützen. Zudem können wir die Anträge für EU-Mitgliedstaaten für Sie auch mittels einer uns zur Verfügung stehenden externen Software erstellen, sodass die oa belegmäßigen Einschränkungen des FinanzOnline vermieden werden können.
Im Sinne eines reibungslosen Ablaufs der Vielzahl von Rückerstattungsverfahren sollten Sie uns aber Ihre vollständigen Unterlagen so bald wie möglich übermitteln. Senden Sie alle erforderlichen Antragsunterlagen daher bitte zeitgerecht zu Handen unserer Expertin Sarah ECKER, ICON Wirtschaftstreuhand GmbH, Stahlstraße 14, 4020 Linz (sarah.ecker@icon.at | Tel. 0732/69412-3959).
Wir helfen Ihnen natürlich auch gerne, falls Sie weitere Informationen benötigen, um Sicherheit hinsichtlich des richtigen Verfahrens und der Ordnungsmäßigkeit der entsprechenden Anträge zu bekommen. Für Rückfragen stehen Ihnen die Verfasserinnen sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen der Service Line "Indirect TAx & Customs" gerne zur Verfügung!
