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Digital Reporting basierend auf E-Invoicing (voraussichtlich ab 2030)

Durch die Implementierung des Mwst-Reformpakets ViDA wird die strukturierte elektronische Rechnung (EN 16931) zukünftig im Bereich von innergemeinschaftlichen B2B Umsätzen (Waren- und Dienstleistungstransaktionen) unionsweit (voraussichtlich ab 2030) verpflichtend. Innergemeinschaftliche B2B Umsätze umfassen innergemeinschaftliche Lieferungen und deren Erwerbe, Lieferungen als erster Abnehmer im Dreiecksgeschäft und sämtliche innergemeinschaftliche Dienstleistungsumsätze, deren Leistungsort in einem anderen Mitgliedstaat gelegen ist. Darüber hinaus werden von der neuen Meldeverpflichtung auch innergemeinschaftliche Verbringungen umfasst sein. 

Gemäß Richtlinienvorschlag muss die strukturierte elektronische Rechnung innerhalb von 2 Tagen nach Eintritt des Steuertatbestands (d.h. im Regelfall 2 Tage nach Liefer- oder Leistungszeitpunkt) ausgestellt werden. Innerhalb von weiteren 2 Tagen muss in der Folge die umsatzbasierte, automatisierte Meldung ausgewählter Daten über VIES/MIAS erfolgen. Von ViDA umfasste grenzüberschreitende Zukäufe müssen durch den Leistungsempfänger gemäß Richtlinienentwurf innerhalb von 2 Tagen nach Erhalt der strukturierten E-Rechnung ebenfalls elektronisch an die zuständige Steuerbehörde gemeldet werden. Dadurch, dass der Richtlinienentwurf noch nicht endgültig ist und derzeit noch in einzelnen Facetten diskutiert wird, könnte sich diese angedachte 2-Tagesfrist noch um ein paar Tage verlängern (möglicherweise auf 10 Tage).

Darüber hinaus ist zu erwarten, dass Mitgliedstaaten diese Art des Digital Reportings auch auf nationale Umsätze ausdehnen. Der ViDA Vorschlag überlässt in diesem Punkt den Mitgliedstaaten ein Wahlrecht.

Bei Betrachtung der vorgesehenen kurzen Fristen erscheint die Einrichtung eines automatisierten Reportings bei den Steuerpflichtigen unumgänglich. Unternehmen sind daher bereits jetzt dazu angehalten umsatzsteuerrechtliche Meldepflichten in ihren ERP-Systemen bestmöglich zu automatisieren bzw. sich mit einer ViDA tauglichen Software zu wappnen. 

Automatisierung der Fakturierung

Steuerfindung

Da die Rechnung gemäß Richtlinienentwurf spätestens 2 Tage nach Eintritt des Steuerzeitpunkts zu erstellen ist, müssen die für eine korrekte Fakturierung erforderlichen Daten bereits im Voraus gesammelt werden. In diesem Zuge gilt es zu klären, welche Art von umsatzsteuerrechtlicher Leistung erbracht wird. Nur wenn die erbrachten Leistungen eindeutig klassifiziert werden, kann in der Folge die korrekte Fakturierung und die damit einhergehende ordnungsgemäße Besteuerung und Meldung sichergestellt werden.  

Das Mehrwertsteuerrecht unterscheidet zwischen Lieferungen und Dienstleistungen. Während das Wesen einer Lieferung in der Übertragung der wirtschaftlichen Verfügungsmacht über einen körperlichen Gegenstand liegt, gilt als Dienstleistung jeder Umsatz der keine Lieferung von Gegenständen darstellt (Negativabgrenzung). Prinzipiell ist jede Leistung umsatzsteuerrechtlich gesondert zu beurteilen, jedoch können einzelne Aufträge sowohl Dienstleistungs- als auch Lieferkomponenten (zB.: klassische Montagelieferung gemäß Art 36 MwStSyst-RL) enthalten. In diesen Fällen muss mitunter aufgrund des Grundsatzes der Einheitlichkeit der Leistung eine einheitliche umsatzsteuerliche Beurteilung und damit einhergehend eine einheitliche Besteuerung vorgenommen werden.  

Die beschriebene Leistungskategorisierung ist im Mehrwertsteuerrecht unumgänglich, denn sie stellt den Ausgangspunkt für die korrekte Besteuerung dar. An die Leistungskategorie knüpfen sich in weiterer Folge:

• der Leistungsort - wo / in welchem Land muss ein Umsatz besteuert werden (zB Montagelieferung am Ort der Montage)?
• die Anwendbarkeit von Steuerbefreiungen - kann ein Umsatz steuerfrei abgerechnet werden (zB innergemeinschaftliche Lieferung) ?
• der anwendbare Steuersatz - wie viel % Umsatzsteuer muss berechnet werden?
• der Leistungszeitpunkt - wann ist ein Umsatz zu melden und zu besteuern?
• die Bestimmung des Steuerschuldners - ist ein Reverse Charge Verfahren anwendbar?
• bestimmte besondere Rechnungsmerkmale (zB Verweis auf das Reverse Charge Verfahren, Verweis auf eine Steuerbefreiung…)
• die Art der Meldung 

Gerade im Hinblick auf die Bestimmung des Leistungsortes sowie des Steuerschuldners ist die einfache Differenzierung zwischen Lieferungen und Dienstleistungen jedoch noch nicht ausreichend. Vielmehr muss hinsichtlich der Bestimmung des Leistungsortes , beispielsweise im Bereich der Dienstleistungen weiter differenziert werden, ob eventuell eine grundstücksbezogene Dienstleistung vorliegt. 

In Abhängigkeit von der erbrachten Leistung müssen weitere Daten für eine korrekte Rechnungsausstellung erhoben werden. Generell muss der Status des Leistungsempfängers bekannt sein. Darunter versteht man die Unterscheidung zwischen einem Unternehmer und einem Verbraucher. Im Bereich der B2B Umsätze ist weiters zu unterscheiden, wo der Leistungsempfänger ansässig ist und ob dieser am Leistungsort umsatzsteuerlich registriert ist. Liegt eine Registrierung vor, muss zudem die lokale Steuernummer oder UID-Nummer des Leistungsempfängers abgefragt werden. Im Bereich der Dienstleistungen ist es darüber hinaus vielfach notwendig, den konkreten Ort, an dem die Arbeiten ausgeführt werden, zu kennen. 

Wird eine reine Lieferung erbracht, ist die Kenntnis des Warenwegs unumgänglich für eine korrekte Abrechnung. Werden die verkauften Waren zuvor bei einem Subunternehmer zugekauft und von dort aus direkt an den Endkunden gesendet (= Reihengeschäft), ist der vollständige Warenweg sowie die Transportverantwortung zu berücksichtigen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist zwingend die UID-Nummer des Leistungsempfängers eines anderen Mitgliedstaates in Erfahrung zu bringen und zu überprüfen.

All diese Informationen sind grundsätzlich heute schon relevant und notwendig, um eine korrekte Meldung und Besteuerung sicherzustellen. Künftig kommt aber erschwerend hinzu, dass eine schnelle Verfügbarkeit der Informationen gegeben sein muss, da ansonsten die Fristen für die Datenübermittlung bzw. Rechnungsausstellung nicht eingehalten werden können. Zusätzlich ist zu erwarten, dass durch einen permanenten Abgleich der Meldungen zwischen Leistenden und Leistungsempfänger, ein nicht abgestimmtes Verständnis über die steuerliche Handhabung von Sachverhalten, von den Behörden relativ schnell hinterfragt wird. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Informationen den höchsten Grad an Aktualität genießen und dementsprechend der Datenpflege entsprechende Aufmerksamkeit geschenkt wird. Standardisierte und automatisierte Abläufe bei der Datenbeschaffung, Datenpflege und Datenverarbeitung sind neben der Abstimmung mit Kunden und Lieferanten die Schlüsselfaktoren und müssen, zusammen mit dem steuerlichen und technischen Wissen über die gesetzlich gebotenen Abläufe, in jedem Unternehmen aufgebaut  werden.

Verpflichtende Rechnungsinhalte und meldepflichtige Daten

Die Rechnung ist nicht nur das Ergebnis einer korrekten Steuerfindung, sondern muss darüber hinaus sämtliche zusätzlich meldepflichtigen Daten enthalten. Die digitale Meldung und damit die künftige E-Rechnung umfasst unter anderem folgende Informationen:

• Rechnungsnummer & Ausstellungdatum
• UID-Nummer beider Parteien
• Ware bzw Dienstleistung
• Bemessungsgrundlage
• Mehrwertsteuersatz
• Hinweis auf Gutschrift
• Angabe der Steuerbefreiung
• Angabe “Umkehr der Steuerschuldnerschaft”
• IBAN
• Zahlungszeitpunkt bzw Fälligkeitszeitpunkt
• Zahlungsbetrag
• bei Änderungsrechnung, Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung

Steuerpflichtige sind daher dazu angehalten, die aufgezählten Daten als Grundlage für die Rechnungserstellung in ihrem ERP System aufzuzeichnen und stets auf einem aktuellen Stand zu halten. Hierbei wird besonders die Angabe der Zahlungszeitpunkte aber auch der korrekten Bemessungsgrundlage eine Herausforderung darstellen insbesondere dann, wenn beides im Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bzw. -meldung noch nicht bekannt ist (beispielsweise wegen Skonto, nachträgliche Rabatte, Boni, gegenverrechnete Gutschriften, zusätzliche Kosten bedingt durch Nebenleistungen wie Transportkosten usw.). Korrekturen der Meldungen werden daher in Zukunft eine große Rolle spielen und hierbei besonders die automatische Verknüpfung mit dem ursprünglichen Umsatz.

Zeitpunkt der Rechnungsausstellung

Wie bereits einleitend erwähnt ist die elektronische Rechnung gemäß aktuellem Richtlinienentwurf spätestens 2 Tage nach Eintritt des Steuerzeitpunkts zu erstellen. Zu welchem Zeitpunkt ein steuerbarer Vorgang bewirkt wird, ist von der konkret erbrachten Leistung abhängig und ist mitunter nicht einfach festzustellen. Erschwerend tritt hinzu, dass die Beurteilung des Steuerzeitpunkts nicht abschließend harmonisiert ist und Mitgliedstaaten unterschiedliche Ansichten vertreten. 

Grundsätzlich treten der Steuertatbestand und Steueranspruch in jenem Zeitpunkt ein, in dem die Lieferung von Gegenständen bewirkt oder die Dienstleistung erbracht (= Sollbesteuerung) wird. Eine Lieferung wird grundsätzlich erbracht, wenn die Verfügungsmacht am Liefergegenstand verschafft wird. Bei der Beförderung oder Versendung von Gegenständen erfolgt die Lieferung im Zeitpunkt des Beginns der Beförderung oder Versendung. Dasselbe gilt gemäß der österreichischen Sichtweise auch für innergemeinschaftliche Erwerbe. 

Schuldet ein Unternehmer die Lieferung inklusive Montage einer Maschine, wird die einheitliche Montagelieferung erst mit Übergabe des fertigen Werks bewirkt. Hinsichtlich dieses Lieferzeitpunktes muss wiederum ein gegenseitiges Verständnis zwischen den Vertragsparteien geschaffen und dieses im Idealfall auch vertraglich explizit festgehalten werden.

Dienstleistungen sind grundsätzlich im Zeitpunkt ihrer Vollendung ausgeführt. Ungeachtet dessen, existieren im Zusammenhang mit wiederkehrenden und dauernden Leistungen Sonderbestimmungen in Österreich, die gerade vor dem notwendigen Gleichklang der Meldungen iZm anderen Mitgliedstaaten, bei ihrer Anwendung hinterfragt werden müssen.

Eine Ausnahme vom Prinzip der Sollbesteuerung bilden Anzahlungen. Zahlungen, die vor Ausführung der Leistung entrichtet werden, sind jedoch bereits im Zeitpunkt ihrer Vereinnahmung zu versteuern. Zahlungseingänge sind daher automatisch Leistungen zuzuordnen und sollten im Meldeprozess direkt berücksichtigt werden.

Automatisierung des Reportings

Liegen alle erforderlichen Daten vor, kann auf deren Basis die elektronische Rechnung erstellt werden. Der Schritt von der elektronischen Rechnung zur transaktionsbezogenen Meldung des Umsatzes ist dann weitaus weniger kompliziert, da die elektronische Rechnung bereits alle meldepflichtigen Daten enthält und kein weiterer menschlicher Eingriff erforderlich sein sollte. Die Meldung der Umsätze an die Behörde sollte beispielsweise automatisiert mittels Einbindung einer Schnittstelle im ERP System erfolgen.

Von ViDA umfasste grenzüberschreitende Zukäufe müssen durch den Leistungsempfänger gemäß Richtlinienentwurf innerhalb von 2 Tagen nach Erhalt der strukturierten E-Rechnung elektronisch an die zuständige Steuerbehörde gemeldet werden. Hiervon betroffen sind in erster Linie innergemeinschaftliche Erwerbe und grenzüberschreitende Reverse Charge Eingangsumsätze. Um diesen relativ kurzen Zeitrahmen einhalten zu können, müssen Unternehmen Vorkehrungen schaffen, die eine automatisierte Verarbeitung der eigehenden Rechnungen - im Sinne einer automatischen Verbuchung und anschließenden Meldung - ermöglichen. 

Auf Basis der auf der Rechnung angegebenen UID-Nummer kann eine Länderzuordnung erfolgen. Durch den angegebenen Rechnungshinweis (Hinweis auf die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse Charge Umsätze) erfolgt die Steuerfindung. Leistungsempfänger sind somit von der korrekten Fakturierung des Leistenden abhängig. Wird beispielsweise eine UID-Nummer eines anderen Mitgliedstaats angeführt, könnte eine automatisierte Meldung des Eingangsumsatzes im falschen Land erfolgen.

Praktische Umsetzung

In der Praxis erbringen Unternehmen je nach Branche idR ein bestimmtes Spektrum unterschiedlicher Leistungen in mehreren Ländern. Damit die Steuerfindung automatisiert erfolgen kann, muss vorab das Produktportfolio analysiert werden. Ziel dieser Analyse ist es zunächst, die korrekte Besteuerung der unterschiedlichen Produkte theoretisch festzuhalten. Basierend auf dieser Ausarbeitung gilt es, jene Parameter festzustellen, die für die Steuerfindung des Unternehmens individuell erforderlich sind. Die Parameter dafür könnten sein: Leistungskategorie, verwendete UID-Nummer, UID des Leistungsempfängers, Tätigkeitsland, Status des Leistungsempfängers, Warenweg, … Ein derartiges Projekt bedarf der Einbindung und der Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen (Buchhaltung, Logistik, Einkauf, Vertrieb,…), da die notwendigen Daten für eine treffsichere Beurteilung vielerorts im Unternehmen vorzufinden sind.  

Um sämtliche meldepflichtige Daten in die E-Rechnung aufnehmen zu können, sind Steuerpflichtige weiters dazu angehalten, die unter Punkt “verpflichtende Rechnungsinhalte und meldepflichtige Daten” aufgezählten Rechnungsbestandteile als Grundlage für die Rechnungserstellung in ihrem ERP System aufzuzeichnen. 

Zuletzt muss der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung festgestellt werden. Dieser ist vom Leistungszeitpunkt abhängig, welcher daher je nach Produkt (Lieferung, Montagelieferung, Grundstücksleistung,…) definiert werden muss. Durch die kurze Frist von 2 Tagen wird es in der Praxis häufig dazu kommen, dass noch nicht alle Daten, die für die Rechnung und Meldung notwendig sind, vorhanden sind. Damit die Frist zur Rechnungsausstellung eingehalten werden kann, werden vorläufige Rechnungen und spätere Rechnungskorrekturen in einem gewissen Ausmaß zur Routine werden. Der Abgleich der Korrekturmeldungen mit dem ursprünglichen Meldestand und der endgültigen Erfassung in einer Umsatzsteuererklärung wird sich zu einem der wichtigsten Aufgabenbereiche im Compliancebereich entwickeln. 

Um zahlreichen Falschmeldungen von Eingangsrechnungen vorzubeugen, sollten die Standards bei der Überprüfung von Eingangsrechnungen überarbeitet werden. Mit den Lieferanten und Subunternehmern sollte idealerweise bereits im Bestellprozess die korrekte Besteuerung, Angabe der UID-Nummer sowie der Rechnungshinweise abgestimmt werden. Nur so kann es gelingen, dass die Meldungen beider Parteien miteinander übereinstimmen und dadurch Überprüfungen durch die Steuerbehörden sowie Korrekturmeldungen vermieden werden.