LOHNVERRECHNUNG | LSt-Richtlinien-Wartungserlass 2025 + Neuerungen

Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2025

Aus dem Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2025 ergeben sich für die Lohnverrechnung folgende maßgebliche Änderungen:

Mitarbeiterrabatte an ehemalige Arbeitnehmer - Rz 75 und 104

Die steuerliche Behandlung von Mitarbeiterrabatten ist in § 3 Abs 1 Z 21 EStG geregelt. Demnach sind geldwerte Vorteile, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern in Form von vergünstigten Waren oder Dienstleistungen gewährt, unter den im Gesetz angeführten Voraussetzungen steuerfrei.

Der Verwaltungsgerichtshof hat in seinem Erkenntnis vom 27. Mai 2025 (Ro 2025/15/0004) klargestellt, dass die Steuerbefreiung auch auf frühere Arbeitnehmer anwendbar ist. Zur Begründung verweist der VwGH darauf, dass der Anwendungsbereich der Befreiungsbestimmung sämtliche Arbeitnehmer umfasst. Darunter fallen alle natürlichen Personen, die Einkünfte aus einem bestehenden oder einem früheren Dienstverhältnis beziehen, sodass die Steuerfreiheit auch bei Bezügen von pensionierten ehemaligen Arbeitnehmern zur Anwendung gelangen kann.

Der Verwaltungsgerichtshof entschied daher, dass Mitarbeiterrabatte für ehemalige Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein können:

• Rabatte müssen aus dem früheren Dienstverhältnis stammen und dürfen nicht Teil einer allgemeinen Kundenbindungsaktion sein.
• Weiters müssen die oben angeführten allgemeinen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit gegeben sein. 

Diese Entscheidung könnte auch auf andere steuerliche Begünstigungen nach § 3 EStG ausgedehnt werden (z. B. Teilnahme an Betriebsveranstaltungen, Zuwendungen für Zukunftssicherung).

Ausnahme: Einige Steuerbegünstigungen schließen ehemalige Arbeitnehmer explizit aus (z. B. Mitarbeiterkapitalbeteiligungen, Mitarbeitergewinnbeteiligung).

Kein Sachbezug bei Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte - Rz 175

Randziffer 175 neu der LSt-RL erläutert, unter welchen Umständen für die Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte kein Sachbezug anzusetzen ist: 

• wenn es sich um Spezialfahrzeuge handelt, die auf Grund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen (zB ÖAMTC- oder ARBÖ-Fahrzeuge, Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank),
•  wenn Berufschauffeure das Fahrzeug (PKW, Kombi, Fiskal-LKW), das privat nicht verwendet werden darf, nach der Dienstverrichtung mit nach Hause nehmen.
• NEU AB 1. Jänner 2026: wenn es sich um Kraftfahrzeuge handelt, die nicht überwiegend zur Personenbeförderung bestimmt sind und nach der ab 1. Juli 2025 geltenden Rechtslage nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegen, wie beispielsweise Kasten- oder Pritschenwägen.

Aber Achtung: sollte das Spezialfahrzeug bzw. Kraftfahrzeug, welches nicht zur überwiegenden Personenbeförderung gebaut ist und somit nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegt, anderweitig privat genutzt werden, ist ein Sachbezug nach den allgemeinen Vorgaben zu berücksichtigen. Von einer privaten Nutzung ist nicht auszugehen, wenn diese seitens des Arbeitgebers nachweislich untersagt wurde. 

Werkverkehr  (§ 26 Z 5 EStG 1988) - Rz 744

In der Randziffer 744 neu der LSt-RL wird festgelegt, dass es sich auch um Werkverkehr handelt, wenn es sich um Spezialfahrzeuge handelt, die auf Grund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen, (zB Einsatzfahrzeuge, Pannenfahrzeuge), oder wenn es sich um Kraftfahrzeuge handelt, die nicht zur überwiegenden Personenbeförderung gebaut sind und somit nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegen (zB Kastenwägen, Pritschenwägen).

Verwendung des Pendlerrechners im Zeitraum des Hochwassers 2024 - Rz 252a

In der Randziffer 252a der LSt-RL wurde klargestellt, dass es aufgrund des Hochwassers im September 2024 zu einer eingeschränkten Verfügbarkeit von öffentlichen Verkehrsmitteln kam.  Dadurch sind die Abfrageergebnisse des Pendlerrechners in diesem Zeitraum in vielen Fällen nicht repräsentativ. 

Abfragen im Zeitraum von 13. September bis 15. Dezember 2024 werden daher nur für diesen Zeitraum anerkannt, wenn auch tatsächlich die Strecke Wohnung - Arbeitsstätte zurückgelegt wurde. 

Dafür ist ein Nachweis erforderlich, z. B. eine Bestätigung des Arbeitgebers, dass der Arbeitsweg in diesem Zeitraum tatsächlich gefahren wurde.

Sollten daher Mitarbeiter während dieses Zeitraumes Abfragen vom Pendlerrechner dem Arbeitgeber für die Berücksichtigung des Pendlerpauschales vorgelegt haben, so sollte der Arbeitgeber hier eine aktualisierte Pendlerrechnerabfrage vom Arbeitnehmer einfordern. 

Kilometergeld Fahrrad - Rz 356a

Für das Kalenderjahr 2026 beläuft sich der höchstmögliche steuerfreie Gesamtbetrag an Kilometergeldern für Fahrräder auf € 750,00, basierend auf maximal 3.000 beruflich zurückgelegten Kilometern zu je € 0,25.

Für das Kalenderjahr 2025 ist der steuerfreie Höchstbetrag differenziert zu ermitteln: Für beruflich gefahrene Kilometer im Zeitraum vom 1. Jänner bis 30. Juni ist ein Kilometersatz von € 0,50 anzusetzen, während für Kilometer im Zeitraum vom 1. Juli bis 31. Dezember ein Satz von € 0,25 gilt. Unabhängig davon ist die Steuerfreiheit insgesamt auf höchstens 3.000 im Kalenderjahr zurückgelegte Kilometer begrenzt.

Begünstigung von aliquoten Sonderzahlungen gem. § 3 Abs. 4 LSD-BG - Rz 1050

Sonstige Bezüge gemäß § 67 EStG setzen voraus, dass der Arbeitnehmer auch laufende Bezüge erhält, also Entgelte, die regelmäßig für bestimmte Lohnzahlungszeiträume ausbezahlt werden. Laufende Bezüge stellen damit den Gegenbegriff zu den sonstigen Bezügen dar. Für die Beurteilung als sonstige Bezüge kommt es also darauf an, dass sich diese sowohl durch den Rechtstitel, auf den sich der Anspruch begründet, als auch durch die tatsächliche Auszahlung deutlich von den laufenden Bezügen unterscheiden (VwGH 30.04.2003, 97/13/0148).

In der Randziffer 1050 neu der LSt-RL wird nun geregelt, dass Sonderzahlungen, die aufgrund der zwingend gesetzlichen Vorgabe des § 3 Abs. 4 Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz aliquot (monatlich) gemeinsam mit den laufenden Bezügen ausbezahlt werden, dennoch der begünstigten Besteuerung gemäß § 67 Abs. 1 und 2 EStG unterliegen . Dies folgt der Entscheidung des Bundesfinanzgericht vom 17. März 2025  (BFG 17.03.2025, RV/7103198/2024).

BUAG - Jahreszwölftel - Rz 1063f, 1067 und 1083a

Das BMF hat seine Rechtsauffassung zur Frage geändert, zu welchem Zeitpunkt im Zusammenhang mit dem BUAG-Jahreszwölftel die Freigrenze (für 2026: € 2.615,00) anzuwenden ist. Nach bisheriger Ansicht durfte das sogenannte BUAG-Jahreszwölftel den jeweils geltenden Betrag der Freigrenze nicht überschreiten.

In den Lohnsteuerrichtlinien (insbesondere Rz 1063, 1064, 1067 und 1083a) wird nunmehr jedoch die Auffassung vertreten, dass nicht das BUAG-Jahreszwölftel, sondern das reguläre Jahressechstel die maßgebliche Anknüpfungsgröße für die Anwendung der Freigrenze darstellt. Diese geänderte Beurteilung führt aus Sicht der Arbeitnehmer zu einer unerwarteten Verschlechterung.

Dokumentation der erschwerenden Bedingungen für SEG-Zulagen - Rz 1131

Bei Abgabenprüfungen spielen bei den SEG Zulagen vor allem die Nachweise für die erschwerenden Bedingungen eine wesentliche Rolle. Hierzu wird nun in Rz 1131 ergänzt, dass zur Nachweisführung der Voraussetzungen mindestens folgende Angaben dokumentiert werden sollten: Bezeichnung von Arbeitsplatz, Bereich oder Funktion; Beschreibung der typischen Arbeitsumgebung und Tätigkeiten; Darstellung relevanter Belastungen oder Umstände (z. B. schriftlich oder fotografisch) sowie Aufzeichnungen über das zeitliche Ausmaß der Tätigkeiten, die besondere Verschmutzung, Erschwernis oder Gefährdung verursachen.

SEG-Zulagen - angemessenes Ausmaß - Rz 1133

Bereits im Entwurf zu den Lohnsteuerrichtlinien 2024 wurde eine Änderung hinsichtlich des Maximalausmaßes bei den SEG-Zulagen vorgesehen, jedoch fanden sich diese Änderungen in der endgültigen Version der Lohnsteuerrichtlinien nicht mehr wieder. Aufgrund einer anhängigen VfGH-Entscheidung entschied man sich, mit den Änderungen zu warten, bis hier ein Urteil vorlag. Auch im Entwurf zu den Lohnsteuerrichtlinien 2025 fanden sich diesbezüglich keine geplanten Änderungen. In der finalen Fassung des Lohnsteuerwartungserlasses wurden nun jedoch Maximalsätze für die SEG-Zulagen aufgenommen. 
Die Rz 1133 der Lohnsteuerrichtlinien wurde zudem wie folgt ergänzt:

„Von einer erheblichen Abweichung der Schmutzzulage zum angemessenen Ausmaß wird im Regelfall dann auszugehen sein, wenn die Zulage das angemessene Ausmaß (den tatsächlichen üblichen Sach- und Zeit(mehr)aufwand) um ein Drittel übersteigt, was ausgehend von den Beträgen laut Tabelle einen monatlichen Maximalbetrag von 200 Euro ergibt.“
Die Rz 1133 ist hier aber etwas missverständlich formuliert, da nicht ganz klar ist, wie hoch das angemessene Ausmaß nun wirklich ist. 

Steuerpflicht Feiertagsarbeitsentgelt - Rz 1142a

Für Feiertage und Arbeit an Feiertagen gibt es unterschiedliche Entgeltsarten: 

• Feiertagsentgelt: Entgelt für die ausfallenden Arbeitsstunden am Feiertag
• Feiertagsarbeitsentgelt:  Entgelt für die tatsächliche Arbeitsleistung an einem Feiertag während der Normalarbeitszeit. 
• Feiertagszuschläge: Weitere Zuschläge können zb durch Kollektivverträge für Feiertagsarbeit vorgesehen werden.
• Feiertagsüberstundenentlohnung: Für Arbeitszeiten außerhalb der Normalarbeitszeit an einem Feiertag.

In der bisherigen Praxis (bis 2024) wurde das Feiertagsarbeitsentgelt als steuerfreier Zuschlag betrachtet. Durch die Entscheidung des BFG vom 19.12.2024, (RV/3100544/2017) wurde klargestellt, dass das Feiertagsarbeitsentgelt gemäß § 9 Abs. 5 ARG, kein steuerfreier Zuschlag im Sinne des § 68 Abs. 1 EStG ist, sondern als Entgelt vollständig steuerpflichtig. Die genannte Entscheidung des BFG hat dazu geführt, dass das Feiertagsarbeitsentgelt für 2025 einheitlich steuerpflichtig zu behandeln war, was einen Nettolohnverlust für Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber das Feiertagsarbeitsentgelt bisher steuerfrei behandelt hat, nach sich zog. Dies wird nun auch in der neuen Rz 1142a ausgeführt. 

Mit einer geplanten Änderung des § 68 Abs 1 EStG 1988, die auf Basis eines noch Ende 2025 eingebrachten Initiativantrags beschlossen werden und rückwirkend mit 1. Jänner 2026 in Kraft treten soll, soll diese Rechtslage bereinigt und die Steuerfreiheit des Feiertagsarbeitsentgelts im Rahmen des Freibetrages nach § 68 Abs 1 EStG 1988 ausdrücklich gesetzlich verankert werden. Dahingehend ist hier mit einer neuerlichen Adaptierung in der nächsten Lohnsteuerrichtlinienwartung zu rechnen. Es wird zudem in § 124b Z 492 EStG 1988 eine gesetzliche Aufrollverpflichtung in der Lohnverrechnung festgelegt. 

Wichtig: Für alle in § 68 Abs 1 EStG geregelten Zulagen/Zuschläge sowie das Feiertagsarbeitsentgelt  gilt ein gemeinsamer steuerfreier Topf in der Höhe von bis zu EUR 400 pro Monat.

Steuerfreie Mitarbeiterprämie - Rz 1403

Arbeitgeber können 2025 ihren Arbeitnehmern eine einmalige, zusätzliche Mitarbeiterprämie bis zu 1.000 € steuerfrei gewähren. In Rz 1403 werden die Voraussetzungen für die steuerfreie Auszahlung umfassend dargestellt, insbesondere auch Beispiele für eine sachlich und betrieblich begründete Differenzierung bei Auszahlungen in unterschiedlicher Höhe. 

Sonstige für die Lohnverrechnung wichtige gesetzliche Änderungen per 01.01.2026 

Erhöhung der Freibeträge bei Überstundenzuschlägen auf € 170,00 /max 15 Stunden pro Monat

Ab 2026 wäre die vorübergehende Erhöhung der steuerlichen Begünstigung für Überstunden eigentlich ausgelaufen. Damit wären wieder nur die Zuschläge der ersten zehn Überstunden bis maximal 120 Euro steuerfrei gewesen. Die Regierung hat jedoch kurzfristig beschlossen, für das Jahr 2026 einen Freibetrag von bis zu 170 Euro für maximal 15 Überstunden zu ermöglichen. Diese Regelung ist wiederum nur für das Kalenderjahr 2026 begrenzt. 

Da die parlamentarischen Beschlussfassungen sowohl für die Erhöhung der steuerfreien Überstundenzuschläge als auch für die Steuerfreiheit des Feiertagsarbeitsentgelts voraussichtlich erst im Jänner/Februar 2026 erfolgen werden, sollen die neuen Regelungen für die Monate Jänner 2026 bis zur Kundmachung bzw. Anpassung der Lohnverrechnungssoftware im Rahmen einer vom Arbeitgeber durchzuführenden Aufrollung gemäß § 77 Abs 3 EStG 1988  berücksichtigt werden. 

Die Aufrollung ist vom Arbeitgeber spätestens bis Ende Mai 2026 durchzuführen (§ 124b Z 440 lit c EStG). 

Erhöhung Pendlereuro

Der Pendlereuro wird von € 2,00 Euro auf € 6,00 erhöht und tritt damit (teilweise) an die Stelle des künftig entfallenden Klimabonus.

Der NEUE Jahreslohnzettel 2026 

Zu weitgehenden Änderungen kommt es für Zeiträume ab 2026 bei der Erstellung des Jahreslohnzettels: 

• Die Bruttobezüge (Kz 210) sind getrennt nach Geld- und Sachbezügen einzutragen und es sind die Sachbezüge entsprechend aufzugliedern (KFZ-Sachbezug, Wohnungssachbezug, sonstige Sachbezüge). 
• Die steuerfreien Bezüge gemäß § 68 Abs. 1 und 2 EStG sind aufzunehmen.
• Ausweitung der Felder in den “übrigen Bezügen” (Beiträge zur Zukunftssicherung gemäß § 3 Abs. 1 Z 15 lit. a, Mitarbeiterkapitalbeteiligung gemäß § 3 Abs. 1 Z 15 lit. b, Mitarbeiterbeteiligungsstiftung gemäß § 3 Abs. 1 Z 15 lit. c und d, Zuschüsse zu Carsharing gemäß § 3 Abs. 1 Z 16d, Gutscheine gemäß § 3 Abs. 1 Z 17 lit. b, Mitarbeiterrabatte gemäß § 3 Abs. 1 Z 21).
• Erforderliche Detailangaben zum KFZ-Sachbezug (Prozentsatz, Anschaffungskosten zum 31.12., Durchschnittsteuersatz bei Poolfahrzeugen).
• Aufsplittung der Angaben für “Kostenersatz Aufladen E-KFZ” und "Anschaffung Ladeeinrichtung".
• Eigenes Beiblatt L16k für den Familienbonus Plus

Im Zuge dessen erfolgte mit Jahresende durch Verordnung des Bundesministers für Finanzen auch noch eine erhebliche Anpassung der Lohnkontenverordnung (BGBl. II Nr. 337, ausgegeben am 30.12.2025).

• Der „Arbeitslohn“ ist getrennt nach Geld- und Sachbezügen „einzutragen“. 
• Am Lohnkonto sind die Anschaffungskosten un der anwendbare Prozentsatz für Firmenkraftfahrzeuge anzuführen. 
• Die steuerfreien Bezüge gemäß § 68 Abs. 1 und 2 EStG sind in das Lohnkonto aufzunehmen.
• Einzutragen sind die Anzahl der Telearbeitstage - bisher waren nur die Home Office Tage erfasst. 
• Die abgabenfreien Essensgutscheine sind in das Lohnkonto (für Zeiträume ab 1.1.2026) aufzunehmen.
• Für das Kalenderjahr 2025 ist zusätzlich die steuerfreie Mitarbeiterprämie gemäß § 124b Z 478 EStG 1988 aufzunehmen.
• Im Zusammenhang mit „Start-Up-Mitarbeiterbeteiligungen“ solllen nun auch auf dem Lohnkonto jene „Bezugsarten“ vermerkt werden, bei denen es sich um Start-Up-Mitarbeiterbeteiligungen handelt, die mit festen Steuersätzen versteuert wurden.
• Weiters sind am Lohnkonto die vom Arbeitgeber geleisteten Ersätze für Kosten der Anschaffung einer Ladeeinrichtung durch den Arbeitnehmer gemäß § 4c Abs. 1 Z 3 der Sachbezugswerteverordnung anzuführen; als Ersatz der Kosten gilt dabei auch die Anschaffung einer Ladeeinrichtung durch den Arbeitgeber für den Arbeitnehmer (§ 1 Abs. 1 Z 19).

Freie Dienstnehmer - Kündigungsfristen und KV-Zugehörigkeit

Ab 2026 treten für freie Dienstnehmer neue Regelungen in Kraft, die insbesondere die Kündigungsfristen und die Anwendung von Kollektivverträgen betreffen. So beträgt die Kündigungsfrist in den ersten beiden Beschäftigungsjahren vier Wochen, während ab dem dritten Jahr eine Frist von sechs Wochen gilt. Zudem wird es künftig möglich sein, Kollektivverträge für freie Dienstnehmer einzuführen. In diesem Zusammenhang muss der Dienstzettel künftig den jeweils anzuwendenden Kollektivvertrag explizit ausweisen.

Keine Erhöhung der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze per 01.01.2026

Die monatliche Geringfügigkeitsgrenze wurde wie geplant für 2026 nicht angehoben – dahingehend ist hier bei den jährlichen kollektivvertraglichen Lohn- und Gehaltserhöhungen Vorsicht geboten, so dass es hier nicht durch die Erhöhung zur Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze kommt. Dies hätte eine Vollversicherung des Mitarbeiters zur Folge. Um eine Überschreitung zu vermeiden, wird in vielen Fällen oftmals eine Stundenreduktion erforderlich sein. Hierbei ist zu beachten, dass die Stundenreduktion jedenfalls vertraglich festzuhalten ist. 

Anmeldungen bei der ÖGK – verpflichtende Angabe des Stundenausmaßes
Bei Anmeldungen von regelmäßig oder fallweise beschäftigten Personen mit einem Meldedatum ab dem 01.01.2026 ist nun zusätzlich das vereinbarte wöchentliche Arbeitszeitausmaß zu melden.
Diese Angabe ist sowohl bei der erstmaligen Aufnahme einer Beschäftigung als auch bei einer Wiederaufnahme, etwa nach einer Karenz, erforderlich.
Das neue Datenfeld wurde in folgende Sozialversicherungsmeldungen aufgenommen:
•    Anmeldung
•    Richtigstellung zur Anmeldung
•    Anmeldung fallweise beschäftigter Personen
Die vereinbarte Arbeitszeit ist in Stunden anzugeben und kaufmännisch auf zwei Dezimalstellen zu runden.

Hinweis: Laut Info der ÖGK muss bei Änderungsmeldungen das Stundenausmaß nicht angeführt werden. 

Erhöhung des Wohnbauförderungsbeitrages für Wien

Ab 01.01.2026 kommt es bei Beschäftigungen im Bundesland Wien zu einer Anhebung des Wohnbauförderungsbeitrages (WF) von 1% auf 1,50% (0,75% DG-Anteil, 0,75% DN-Anteil). 

Für die Abrechnung des erhöhten WF wird im Tarifsystem ein neuer Zuschlag geschaffen:

• Z14 “Zuschlag zum WF in Wien”

Da bei einer Neugründungsförderung der WF rückverrechnet werden kann, wird auch für derartige Fälle ein gesonderter Abschlag im Tarifsystem eingerichtet:

• A24 "WF-Entfall NeuFög Ergänzung Wien" 

Bildungskarenz und Bildungsteilzeit – Verschärfte Voraussetzungen ab 2026 (§§ 11, 11a AVRAG; § 37e AMSG)

Mit Wirkung ab 1. Jänner 2026 gelten für Bildungskarenz und Bildungsteilzeit deutlich strengere Voraussetzungen. Die erforderliche Mindestbeschäftigungsdauer wird von sechs auf zwölf Monate verlängert. Vereinbarungen müssen künftig den Bildungsstand, die konkrete Weiterbildungsmaßnahme sowie das angestrebte Bildungsziel enthalten.

Das bisherige Weiterbildungsgeld wird durch eine Weiterbildungsbeihilfe ersetzt. Ein Rechtsanspruch besteht nicht; die Vergabe erfolgt nach Maßgabe der verfügbaren Mittel („first come, first serve“). Die Beihilfe beträgt einkommensabhängig zwischen EUR 40,40 und EUR 67,94 pro Tag. Bei höherem Voreinkommen ist ein verpflichtender Arbeitgeberzuschuss vorgesehen. Die Auszahlung der Beihilfe wird voraussichtlich ab Mai 2026 erfolgen.

Einführung Teilpension + Regelung zur Altersteilzeit neu

Die Details zur  Teilpension und den neuen Bestimmungen zur Altersteilzeit finden Sie in unserem Newsletter vom 15.12.2025 (LOHNVERRECHNUNG | Altersteilzeit und Teilpension ab 2026 - ICON Wirtschaftstreuhand GmbH).