LOHNVERRECHNUNG | Nächtigungspauschale auch für Flugreisen steuerfrei!

Gesetzliche Grundlagen

Gemäß § 3 Abs 1 Z 16b EStG sind vom Arbeitgeber als Reiseaufwandsentschädigungen gezahlte Tagesgelder und Nächtigungsgelder, soweit sie nicht gemäß § 26 Z 4 EStG als Leistungen des Arbeitgebers, die nicht unter die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit fallen, zu berücksichtigen sind, für folgenden Tätigkeiten steuerfrei:

• Außendiensttätigkeit (zB Kundenbesuche, Servicedienste)
• Fahrtätigkeit (zB Zustelldienste, Taxifahrten)
• Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers
• Arbeitskräfteüberlassung
• vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde

Zusätzliche Bedingung für die Anwendbarkeit der Steuerbefreiung ist, dass der Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 EStG (insbesondere Kollektivvertrag) zur Zahlung verpflichtet ist. Die Aufwandsentschädigungen sind überdies nur innerhalb der betraglichen Grenzen des § 26 Z 4 EStG steuerfrei (für pauschale Nächtigungsgelder somit maximal 15 EUR pro Nacht).

Rechtsmittelverfahren bis zum Höchstgericht

Sachverhalt

Die Revisionswerberin, ein international tätiges Industrieanlagenbauunternehmen, hat ihren Mitarbeitern - auf Basis der Bestimmungen des Kollektivvertrages - für Flugreisen, welche in der Nacht angetreten wurden, pauschale Nächtigungsgelder ausbezahlt („Nächtigungspauschale“).

Diese pauschalen Nächtigungsgelder für Flugreisen mit Nächtigung im Flugzeug wurden steuerfrei behandelt. Anläßlich einer GPLA-Prüfung wurde jedoch die Steuerfreiheit (konkret die Kommunalsteuer betreffend) mit der Begründung versagt, dass den Mitarbeitern aufgrund der Nächtigungsmöglichkeit im Flugzeug keine tatsächlichen Nächtigungskosten entstanden seien.

Erkenntnis des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH 3.2.2022, Ro 2020/15/0005)

In seiner Entscheidung vom 3.2.2022 (2020/15/0005) hat das Höchstgericht zunächst für Recht erkannt, dass die eingebrachte Revision zulässig und begründet ist.

Das seitens der Revisionswerberin angefochtene Erkenntnis des Landesverwaltungsgerichts Oberösterreich vom 25.11.2019 (betreffend die Kommunalsteuer auf Nächtigungspauschalen für Flugreisen in den Jahren 2015 bis 2017) wurde wegen Rechtswidrigkeit seines Inhalts aufgehoben. Begründet wurden dies im Wesentlichen mit den Gesetzesmaterialien (Erläuterungen) im Zuge der Neuschaffung der Bestimmung des § 3 Abs 1 Z 16b EStG. Darin wurde ausgeführt, dass es dem Gesetzgeber freistehe - anders als bei Kostenersätzen, die dem strengen Aufwandsprinzip unterliegen - Bezugsbestandteile für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern steuerfrei zu stellen. In Abgrenzung zu § 26 Z 4 EStG gilt somit für den einschlägigen § 3 Abs 1 Z 16b EStG das strenge Aufwandsprinzip nicht.

Die steuerfreie Behandlung ist sachlich gerechtfertigt, weil mit den sohin begünstigten Tätigkeiten Aufwendungen verschiedenster Art verbunden sind, die zwar dem Grunde und der Höhe nach unterschiedlich sein können, bei einer ständigen Dienstverrichtung an einem festen Arbeitsplatz jedoch nicht oder nicht in dieser Art anfallen. Neben diesen pauschalen Aufwandsentschädigungen berücksichtigt § 3 Abs 1 Z 16b EStG auch die mit den angeführten Tätigkeiten verbundene Reiseerschwernis sowie Mobilitätsanreize.

Die Steuerbefreiung stand daher ungeachtet dessen zu, ob es zu konkreten tatsächlichen Aufwendungen der Mitarbeiter, wie zum Beispiel der kostenpflichtigen Nutzung von Nassbereichen in der Flughafen-Lounge, gekommen ist oder nicht.

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FAZIT

Soferne ein Kollektivvertrag eine Auszahlung von Nächtigungsgeldern an Mitarbeiter auch in Zusammenhang mit Nachtflügen vorsieht, können diese bis zum gesetzlichen Höchstsatz (ds dzt 15 EUR) steuerfrei behandelt werden.

Diese pauschale Steuerbefreiung gilt auch dann, wenn die betreffenden Mitarbeiter keine Belege über tatsächlich angefallene Nächtigungskosten im Zusammenhang mit der berufsbedingten Flugreise vorweisen (können).

Für weitere Fragen zu dieser Thematik stehen Ihnen die Verfasser gerne zur Verfügung. Die Spezialisten unserer Service Lines „Global Employment Services​​​​​​​" sowie auch „Tax Controversy​​​​​​​“ prüfen für Sie auch gerne, ob es in Ihrem Unternehmen einen kollektivvertraglichen Anspruch der Mitarbeiter auf pauschale Nächtigungsgelder auch für Nächtigungen im Flugzeug gibt. In der Lohnverrechnung sollte jedenfalls geprüft werden, ob die Nächtigungsgelder steuerlich im Sinne der aktuellen VwGH-Rechtsprechung behandelt werden.
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