UMSATZSTEUER | Update - was gibt es Neues in Europa

Die folgende Darstellung ist eine allgemeine Übersicht der umsatzsteuerlichen Änderungen in ausgesuchten Ländern. Wir starten in diesem Newsletter mit Belgien, Bulgarien und Polen und werden in den kommenden Beiträgen mit weiteren Ländern fortsetzen. 

Die in diesem Newsletter dargestellten Inhalte spiegeln unsere Einschätzung ausgewählter umsatzsteuerlicher und Umsatzsteuer‑naher Compliance‑Themen wider. Aufgrund der Vielzahl internationaler Regelungen und der laufenden Entwicklungen erhebt dieser Newsletter keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 

Belgien

Compliance - Änderungen ab 1. Mai 2026

Belgien setzt ab 1. Mai 2026 weitere zentrale Systemänderungen um, finden Sie anbei die offizielle Bekanntmachung. Die Änderungen betreffen vor allem die Handhabung von Mehrwertsteuersalden, Zahlungs‑ und Erstattungsprozesse sowie Fristenregelung.

Neues Mehrwertsteuer‑Rückstellungskonto ab dem 1.5.2026

Ab dem 1. Mai 2026 wird das bisherige laufende Mehrwertsteuerkonto durch ein Mehrwertsteuer‑Rückstellungskonto (compte‑provisions TVA) ersetzt. Dieses Konto wird von der belgischen Steuerverwaltung geführt und dient künftig als zentrale Plattform zur Verrechnung von Mehrwertsteuerzahllasten und ‑guthaben.

• Automatische Verrechnung der aus periodischen Mehrwertsteuererklärungen resultierenden Beträge
• Erste betroffene Erklärungen: 
  • monatliche Mehrwertsteuererklärung April 2026
  • vierteljährliche Mehrwertsteuererklärung Q2/2026
• Bestehende Mehrwertsteuerguthaben werden bei vollständiger Erklärungslage automatisch übertragen.

Anpassung bei der Mehrwertsteuererstattung

Die Erstattung von Mehrwertsteuerguthaben wird ab 1. Mai 2026 differenzierter ausgestaltet:

• Der über die periodische Mehrwertsteuererklärung beantragte Erstattungsbetrag ist auf den in Feld 72 ausgewiesenen Betrag begrenzt.
• Parallel dazu kann über MyMinfin die Erstattung des gesamten verfügbaren Guthabens auf dem Rückstellungskonto beantragt werden.
• Voraussetzungen für eine Erstattung umfassen u. a.:  
  • fristgerechte Einreichung der maßgeblichen Erklärung,
  • fristgerechte Einreichung der Erklärungen der vorangegangenen sechs Monate,
  • Mindestguthaben von 50 EUR,
  • korrekte und fristgerechte Angabe der Bankverbindung.

Neue Bankverbindungen für Mehrwertsteuerzahlungen

Ab 1. Mai 2026 ist darauf zu achten, dass Mehrwertsteuerzahlungen auf das richtige Bankkonto geleistet werden: es gibt ein Standardkonto für reguläre Zahlungen und Einzahlungen auf das Mehrwertsteuer‑Rückstellungskonto sowie ein Vollstreckungskonto für Zahlungen nach Erlass eines Vollstreckungsbescheids sowie für formell festgestellte Mehrwertsteuerschulden.

Wegfall verlängerter Sommerfristen

Ebenfalls ab 1. Mai 2026 entfällt die bisherige Regelung verlängerter Abgabefristen während der Sommermonate für Mehrwertsteuererklärungen.
Für das erste Jahr der Anwendung ist eine Übergangsregelung vorgesehen, nach der keine Verspätungszuschläge erhoben werden, sofern die Erklärungen innerhalb der früher geltenden Sonderfristen eingereicht werden. Im Vorjahr 2025 wurde für die  UVA 06/2025 und die UVA 2. Quartal 2025 eine zusätzliche Frist bis zum 8.8.2025 und für die UVA 07/2025 bis zum 10.9.2025 gewährt. Für eine Zahllast wurde allerdings keine zusätzliche Frist gewährt.

E-Invoicing ab 1. Januar 2026 - ein Überblick

Nachstehend finden Sie einen Überblick zum verpflichtenden E-Invoicing in Belgien: Belgien führte ab dem 1. Januar 2026 eine verpflichtende strukturierte elektronische Rechnungsstellung für inländische B2B‑Transaktionen ein. 

Anwendungsbereich

• Die Verpflichtung gilt für in Belgien ansässige mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen bei inländischen B2B‑Transaktionen, die der belgischen Mehrwertsteuer unterliegen.
• Nicht in Belgien ansässige Unternehmen (ohne wirtschaftlichen Sitz oder feste Niederlassung in Belgien) sind nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen oder zu empfangen, auch wenn sie in Belgien umsatzsteuerlich registriert sind.
• B2C‑Transaktionen sind ausdrücklich nicht betroffen.
• Bestimmte steuerbefreite Umsätze (insbesondere nach Artikel 44 des belgischen Mehrwertsteuergesetzes) sowie einzelne Sonderregelungen sind vom Anwendungsbereich ausgenommen.
• Wenn eine der an der Transaktion beteiligten Parteien nicht zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist, wird keine strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt.

Als elektronische Rechnung gilt ausschließlich eine strukturierte elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Versand von PDF‑Rechnungen per E‑Mail oder vergleichbaren Formaten erfüllt diese Anforderungen nicht.

Technischer Standard und Übermittlung

• Verbindlicher Standard ist die europäische Norm EN 16931.
• Peppol BIS (UBL‑Format) ist das Standard‑ und bevorzugte Rechnungsformat.
• Die Übermittlung erfolgt über das Peppol‑Netzwerk nach dem Vier‑Ecken‑Modell.
• Alternative Formate sind nur zulässig, wenn Sender und Empfänger zustimmen und das Format der Norm EN 16931 entspricht.
• Unabhängig davon müssen Unternehmen technisch in der Lage sein, Peppol‑BIS‑Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Toleranzfrist zu Beginn 2026, Sanktionen

Für den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. März 2026 galt eine behördliche Toleranzfrist: In diesem Zeitraum wurden keine Sanktionen verhängt, sofern der Steuerpflichtige nachweisen kann, dass angemessene und rechtzeitige Maßnahmen zur Umsetzung der E‑Rechnungspflicht ergriffen wurden. Die Toleranz galt ausschließlich für Sachverhalte, die unmittelbar mit der technischen Einführung der neuen Verpflichtung zusammenhängen.

Bei Verstößen gegen die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung sind gestaffelte Verwaltungsstrafen vorgesehen (1.500 EUR für das erste Vergehen, 3.000 EUR für das zweite Vergehen, 5.000 EUR für jedes weitere Vergehen).

Bulgarien

Mit Wirkung ab 1. Januar 2026 treten in Bulgarien mehrere umsatzsteuerliche Änderungen in Kraft. Hintergrund sind insbesondere die Abschaffung des Reverse Charge für Montagelieferungen EU-ausländischer Unternehmer, die Euro-Umstellung sowie Anpassungen an unionsrechtliche Vorgaben.

Abschaffung Reverse Charge - Montagelieferung

Ab 2026 wird die umsatzsteuerliche Behandlung von Lieferungen von Gegenständen mit Montage/Installation in Bulgarien neu geregelt. Bis zum 31.12.2025 rechneten in anderen EU-Staaten ansässige Lieferanten an einen in Bulgarien umsatzsteuerlich registrierten Leistungsempfänger netto im Reverse Charge ab. Für Drittlandsunternehmer bestand diese Erleichterung nicht. 

Seit 1.1.2026 ist nun der ausländische EU-Lieferant selbst Steuerschuldner und verpflichtet, sich vor Ausführung des ersten steuerbaren Umsatzes in Bulgarien umsatzsteuerlich zu registrieren und bulgarische Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen.

Die Änderungen des bulgarischen Mehrwertsteuergesetzes sehen keine Übergangsregelungen für die mehrwertsteuerliche Behandlung der steuerpflichtigen Lieferungen von Gegenständen mit Montage im Rahmen von Verträgen vor, die vor diesem Datum begonnen haben (und noch in Ausführung sind). 

SAF-T ab 1.1.2026

Die bulgarische Steuerbehörde, die National Revenue Agency (NRA), setzt mit 1.1.2026 die schrittweise Einführung des Standard Audit File for Tax (SAF‑T) um. Ziel ist die künftig einheitliche elektronische Übermittlung von Buchhaltungsdaten in einem standardisierten Format an die Finanzverwaltung. Ab 1. Jänner 2026 wird die SAF‑T‑Übermittlung für Unternehmen verpflichtend, die nach dem bulgarischen Rechnungslegungsgesetz als Großunternehmen gelten und bei der Großbetriebsdirektion der NRA registriert sind. Die vollständige Ausdehnung der SAF‑T‑Pflicht erfolgt stufenweise bis 2030 und betrifft schrittweise auch mittelgroße, kleine und weitere Unternehmen.

Euro-Umstellung und Kleinunternehmerregelungen

Im Einklang mit den unionsrechtlichen Vorgaben führt Bulgarien zwei Kleinunternehmerregelungen ein: eine nationale Kleinunternehmerregelung sowie eine EU‑weite Kleinunternehmerregelung für grenzüberschreitende Tätigkeiten (EUR 100.000).

Für die nationale Regelung gilt eine jährliche Umsatzgrenze von EUR 51.130. Bei der Ermittlung des maßgeblichen Umsatzes werden auch bestimmte steuerfreie Umsätze, unter anderem im Zusammenhang mit unbeweglichem Vermögen, berücksichtigt.

Mit der Einführung des Euro zum 1. Januar 2026 (Umrechnung € 1/BGN 1,95583) werden sämtliche umsatzsteuerlich relevanten Schwellenwerte in Bulgarien auf Euro‑Beträge umgestellt. Dies betrifft insbesondere: die Umsatzgrenze für die umsatzsteuerliche Registrierung sowie die Intrastat‑Schwellenwerte 2026 (Eingang BGN 2.250.000/EUR 1.150.407, Ausgang BGN 1.760.000/EUR 899.874).

Polen

E-Invoicing ab 1. Februar 2026 - ein Überblick

Polen führt mit dem KSeF‑System (Krajowy System e‑Faktur) ein von der Finanzverwaltung betriebenes nationales System zur Ausstellung, Übermittlung, Entgegennahme und Archivierung elektronischer Rechnungen ein. KSeF fungiert als Clearing‑System, wobei Rechnungen zunächst vom System geprüft und akzeptiert werden müssen, bevor sie rechtlich als ausgestellt gelten. Die Rechnungsdaten sind für die Steuerbehörden nahezu in Echtzeit sichtbar. 

Die verpflichtende Nutzung von KSeF erfolgt stufenweise im B2B‑Bereich, abhängig von der Unternehmensgröße:

Zeitplan und Größenkriterien:

• ab 1. Februar 2026: verpflichtend für große Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 200 Mio. PLN
• ab 1. April 2026: verpflichtend für alle übrigen Unternehmen
• ab 1. Jänner 2027: Einbeziehung von Kleinstunternehmen mit weniger als 10.000 PLN Monatsumsatz (bzw. geringfügigen Rechnungsbeträgen) 

Die E‑Rechnungspflicht umfasst insbesondere inländische umsatzsteuerpflichtige B2B‑Umsätze, Lieferungen an öffentliche Stellen (B2G) sowie bestimmte grenzüberschreitende Umsätze zwischen in Polen ansässigen Unternehmen. Verpflichtet sind grundsätzlich in Polen ansässige Unternehmen oder feste Niederlassung ausländischer Unternehmen in Polen, welche an der Leistungserbringung beteiligt sind. 

Die über KSeF übermittelten Rechnungen müssen dem polnischen strukturierten Rechnungsformat FA(3)‑XML entsprechen. Dieses Format ist nicht vollständig mit der EU‑CEN‑Norm kompatibel. Nach erfolgreicher Prüfung vergibt KSeF eine eindeutige Referenznummer sowie einen Verifizierungs‑ bzw. QR‑Code. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich. 

Für das Jahr 2026 gilt eine Übergangsphase ohne Sanktionen. Ab 1. Jänner 2027 können bei Verstößen gegen die KSeF‑Pflichten Verwaltungsstrafen verhängt werden, deren Höhe sich am ausgewiesenen Steuerbetrag bzw. am Rechnungsbetrag orientiert. 

Alle über KSeF eingereichten Rechnungen werden zentral für zehn Jahre durch die polnische Finanzverwaltung archiviert; eine separate steuerliche Archivierung durch die Unternehmen ist daher nicht erforderlich.

In Polen umsatzsteuerlich registrierte, nicht ansässige Unternehmen sind nicht verpflichtet, KSeF-konforme Rechnungen über das KSeF zu empfangen: in diesem Fall wird dem nicht ansässigen/ausländischen Leistungsempfänger die strukturierte Rechnung auf eine individuell vereinbarte Weise zur Verfügung gestellt. Die gesetzlichen Vorschriften schreiben keine bestimmte Form der Übermittlung an den ausländischen Leistungsempfänger vor. 

Neue Berichtspflichten ab 1. Februar 2026

Ab 1. Februar 2026 treten in Polen neue JPK_VAT‑Berichtsstrukturen in Kraft. Diese dienen der Anpassung der Umsatzsteuermeldungen an das nationale E‑Rechnungssystem KSeF.

Kernänderung ist die verpflichtende Angabe der KSeF‑Identifikationsnummer sowohl in Verkaufs‑ als auch in Einkaufsunterlagen. Ist die Nummer zum Zeitpunkt der Meldung nicht verfügbar, sind dafür festgelegte Ersatzkennzeichnungen zu verwenden. Auf der Einkaufsseite ist die Angabe der KSeF‑Nummer ebenfalls verpflichtend. Steuerpflichtige sollten daher sicherstellen, dass die KSeF‑Identifikationsnummern für von polnischen Lieferanten erhaltene Eingangsrechnungen systematisch erfasst werden.

Die neue Berichtsstruktur gilt für alle umsatzsteuerlich registrierten Steuerpflichtigen in Polen, einschließlich kleiner Unternehmen sowie ausländischer Unternehmen ohne Niederlassung in Polen, auch wenn diese noch nicht zur Ausstellung von Rechnungen über KSeF verpflichtet sind.