VORSTEUERERSTATTUNG | Versäumen Sie die Ausschlussfristen nicht!
Bei den Fristen für die gesonderte Erstattung ausländischer Vorsteuerbeträge handelt es sich jeweils um NICHT verlängerbare „Ausschlussfristen“. Die Fallfrist für die Erstattung von Vorsteuerbeträgen des Jahres 2022 aus Norwegen und der Schweiz endet bereits am 30.6.2023. Die Anträge in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union können hingegen noch bis 30.9.2023 gestellt werden. Außerdem ist seit der endgültigen Wirksamkeit des „BREXIT“ (1.1.2021) eine eigene Antragsfrist für Vorsteuerbeträge aus Großbritannien nach lokalem Recht zu beachten. Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Rückerstattung ist die jeweils rechtzeitige Beantragung unter Berücksichtigung des genau einzuhaltenden (durchaus aufwändigen) Antragsprozederes. Erfahren Sie im folgendem Beitrag, worauf Sie bei der Geltendmachung der Vorsteuern achten müssen und wie wir Sie dabei unterstützen können.
Nicht nur die verfahrensrechtlich korrekte Abwicklung der Rückerstattungsanträge, unter Beachtung des richtigen Verfahrens und der Einhaltung der NICHT verlängerbaren Fallfristen, sondern auch die umsatzsteuerlichen Besonderheiten der einzelnen Länder, sind für eine erfolgreiche Rückerstattung ausländischer Vorsteuerbeträge zu beachten. Informieren Sie sich daher vorab über die grundsätzliche Vorsteuerabzugsfähigkeit und die für eine Rückerstattung zu übermittelnden Unterlagen in den jeweiligen Ländern, um Verzögerungen bei der Auszahlung, eine Ablehnung von Anträgen oder gar finanzstrafrechtliche Konsequenzen in Zusammenhang mit zu Unrecht beantragten Vorsteuerbeträgen zu vermeiden.
In diesem Zusammenhang möchten wir Sie auf unseren „LEITFADEN VORSTEUERERSTATTUNG" hinweisen, worin sich zahlreiche Tipps und Praxishinweise zur Vorsteuererstattung in den einzelnen Ländern finden.
Fallfrist für Drittstaaten
Die Frist für die Erstattung von Vorsteuerbeträgen des Jahres 2022 aus den Nicht-EU-Staaten Norwegen und Schweiz (für Großbritannien gelten eigene Fristen) endet bereits am 30.6.2023. Spätestens bis dahin müssen die Anträge vollständig bei den jeweils zuständigen Behörden eingegangen sein. Achten Sie dabei speziell auf Folgendes:
- Die Anträge sind in Papierform auf dem Postweg zu übermitteln und müssen bis spätestens 30.6.2023 bei der ausländischen Behörde eingelangt sein. Das Risiko eines verzögerten Postweges trägt der Antragsteller.
- Dem Antrag sind sämtliche Originalbelege sowie eine Unternehmerbescheinigung im Original beizufügen. Die für die Rückerstattung notwendigen Formulare sind über die Internetseite der jeweiligen ausländischen Steuerbehörde abrufbar. Wir empfehlen Ihnen sich Kopien der zu übermittelnden Originalbelege für Ihre Unterlagen zu erstellen!
- Die Rückerstattung von Vorsteuerbeträgen in der Schweiz ist nur unter Einbindung eines lokalen steuerlichen Vertreters möglich. Beachten Sie auch hierfür eine gewisse Vorlaufzeit, um dennoch eine fristgerechte Einreichung des Antrages zu gewährleisten!
Fallfrist für Großbritannien
Für die Erstattung von Vorsteuerbeträgen aus Großbritannien sind seit 1.1.2021 (endgültige Wirksamkeit des „BREXIT“) eigene Fristen nach nationalem britischen Recht zu beachten. Demgemäß können Vorsteuerbeträge in Großbritannien nur für das sogenannte „prescribed year“ geltend gemacht werden, welches den Zeitraum vom 1. Juli eines Jahres bis zum 30. Juni des Folgejahres umfasst. Vergütungsanträge sind innerhalb von sechs Monaten nach Ende dieses Zeitraums zu stellen (also bis 31. Dezember). Für den Erstattungszeitraum 1. Juli 2022 bis 30. Juni 2023 sind daher die Vergütungsanträge bis 31.12.2023 einzubringen.
Vergütungsanträge in Großbritannien sind samt Beilage des britischen Vergütungsformulars „VAT 65A“ (in Papierform), einer gültigen Unternehmerbescheinigung und den entsprechenden Rechnungen und Importbelegen im Original auf dem Postweg zu übermitteln. Voraussetzung ist, dass die Vorsteuerbeträge bei einem Beantragungszeitraum von weniger als zwölf Monaten (der jedoch mindestens drei Monate umfassen muss) den Mindestbetrag von 130 GBP bzw bei einem Zeitraum von vollen zwölf Monaten den Mindestbetrag von 16 GBP überschreiten müssen.
Fallfrist in der Europäischen Union
Die Antragsfrist für die Erstattung von Vorsteuerbeträgen des Jahres 2022 aus EU-Mitgliedstaaten endet am 30.9.2023. Die Anträge in der EU sind zwingend über das lokale elektronische Portal (für alle österreichischen Unternehmer somit via FinanzOnline) einzureichen. Warten Sie jedoch nicht allzu lange mit der Einbringung der Anträge, um im Falle unvorhergesehener Schwierigkeiten (z.B. technische Übermittlungsprobleme aufgrund unvollständiger Angaben oder zu großer Datenvolumina) den korrekten Antrag dennoch rechtzeitig übermitteln zu können. Beachten Sie insbesondere auch, dass die Direkteingabe im FinanzOnline derzeit auf 40 Belege pro Antrag beschränkt ist.
Für EU-Mitgliedstaaten empfehlen wir Rechnungen mit einer Bemessungsgrundlage von mindestens 1.000 EUR bzw. Tankbelege über 250 EUR einzuscannen und dem Antrag als PDF-File beizufügen (max. Datengröße bei Einreichung über FinanzOnline ist 5 MB). Deutschland sieht dies zwingend vor, andernfalls muss mit einer Ablehnung einzelner Beträge oder gar des gesamten Antrages gerechnet werden.
Anforderung zusätzlicher Informationen durch die EU-Erstattungsbehörden
Wie bereits erwähnt handelt es sich bei der Frist für die Antragstellung der Vorsteuererstattung grundsätzlich um eine nicht verlängerbare Ausschlussfrist. Im Rahmen der Bearbeitung der fristgerecht eingebrachten Vorsteuererstattungsanträge gibt es seitens der ausländischen Finanzbehörden jedoch oftmals Rückfragen (z.B. zum zugrundeliegenden Sachverhalt) bzw. werden ergänzende Unterlagen (z.B. Verträge, Bestellungen) angefordert. Für die Beantwortung der Rückfragen seitens der Behörde wird idR eine Nachfrist von einem Monat eingeräumt. Wird der Beantwortung bzw. Nachreichung von Unterlagen nicht nachgegangen oder erfolgt dies nicht innerhalb der gesetzten Nachfrist, kommt es seitens der ausländischen Behörden nicht selten zu einer Ablehnung eingereichter Anträge mit der Begründung der Nichteinhaltung der Frist für die Nachreichung von Unterlagen.
Im EuGH-Urteil vom 2.5.2019 (C-133/18) hat der Europäische Gerichtshof jedoch klargestellt, dass es sich bei der von einer ausländischen Behörde gesetzten Frist für die Beantwortung allfälliger Rückfragen, welche im Rahmen der Vorsteuererstattung eingeräumt wird, um keine Ausschlussfrist handelt. Daraus folgt, dass auch bei Nichteinhaltung dieser Fristen die Finanzbehörden nicht berechtigt sind, die zugrunde liegenden Vorsteuervergütungsanträge endgültig abzulehnen. Mit diesem Urteil wurde auch aufgezeigt, dass sich Steuerpflichtige gegen eine etwaige Ablehnung ihres Vergütungsantrages aus derartigen Gründen durchaus zur Wehr setzen können. Soweit möglich, empfehlen wir aber dennoch, die von der Behörde gesetzte Frist tunlichst einzuhalten, um langwierige Rechtsmittelverfahren möglichst zu vermeiden.
FAZIT
Und wie können wir Ihnen behilflich sein?
Wenn Sie sich nicht selbst mit den förmlichen Details belasten möchten bzw. sichergehen wollen, dass Ihnen die im Ausland in Rechnung gestellten Mehrwertsteuern im isolierten Verfahren korrekt zurückerstattet werden, dann können wir Sie bei der Erstellung von Vergütungsanträgen (insbesondere auch für die Schweiz, Norwegen und Großbritannien) gerne unterstützen. Zudem können wir die Anträge für EU-Mitgliedstaaten für Sie auch mittels einer uns zur Verfügung stehenden externen Software erstellen, sodass die oa belegmäßigen Einschränkungen des FinanzOnline vermieden werden können.
Im Sinne eines reibungslosen Ablaufs der Vielzahl von Rückerstattungsverfahren sollten Sie uns aber Ihre vollständigen Unterlagen so bald wie möglich übermitteln. Senden Sie alle erforderlichen Antragsunterlagen daher bitte zeitgerecht an unserer Expertinnen Isabella Gerdopler und Melanie Prischl - ICON Wirtschaftstreuhand GmbH, Stahlstraße 14, 4020 Linz.
Wir helfen Ihnen natürlich auch gerne, falls Sie weitere Informationen benötigen, um Sicherheit hinsichtlich des richtigen Verfahrens und der Ordnungsmäßigkeit der entsprechenden Anträge zu bekommen. Für Rückfragen stehen Ihnen die Verfasserinnen sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen der Service Line "Indirect Tax & Customs" gerne zur Verfügung!