Seit Mitte letzten Jahres sind österreichische Unternehmen bestimmter Rechtsformen nach dem „Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz“ (WiEReG) verpflichtet, die als ihre „wirtschaftlichen Eigentümer“ definierten natürlichen Personen zu erheben und an ein zentrales Register zu melden. Das Gesetz sieht auch eine mindestens jährliche Überprüfung der gemeldeten Daten vor. Somit ist heuer erstmals eine Überprüfung der Vorjahresmeldungen durchzuführen. – Mit dem EU-Finanz-Anpassungsgesetz 2019 erfolgten zudem mehrere Änderungen des WiEReG, über die wir Sie nachfolgend ebenfalls informieren möchten.
Aufgrund des „Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz“ (WiEReG) besteht seit 2018 für österreichische Personen- und Kapitalgesellschaften sowie eine Vielzahl weiterer Rechtsträger die Verpflichtung, die als ihre „wirtschaftlichen Eigentümer“ geltenden natürliche Personen zu ermitteln und zur Eintragung in ein speziell dafür geschaffenes „Register der Wirtschaftlichen Eigentümer“ zu melden.
Über die Grundsätze des WiEReG sowie über die Ermittlung der „wirtschaftlichen Eigentümer“ iSd WiEReG haben wir bereits in mehreren Newsletter-Beiträgen informiert:
- 18.12.2018: WIEREG | Ende der Schonfrist für Erstmeldungen!
- 20.9.2018: WIEREG | Gesetzesänderungen und aktuelle Hinweise
- 17.5.2018: WIEREG | BMF-Updates und Verlängerung der Meldefrist bis 15.8.2018!
- 17.4.2018: WIEREG | Korrekte Feststellung der wirtschaftlichen Eigentümer!
- 14.3.2018: NEUE MELDEPFLICHT | Registrierung der wirtschaftlichen Eigentümer bis 1.6.2018!
Jährliche Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer
Das WiEReG sieht ua zahlreiche Sorgfalts- und Dokumentationspflichten vor, deren Nichtbefolgung mit erheblichen Strafen im Ausmaß von bis zu EUR 200.000 bedroht ist. § 3 Abs 3 WiEReG sieht eine „zumindest jährliche“ Überprüfung vor, ob die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Durch das neue EU-Finanz-Anpassungsgesetz 2019 erfolgte noch eine Verschärfung dieser jährlichen Verpflichtung (siehe dazu unten).
Bei Wahrnehmung der jährlichen Sorgfaltspflichten ist zu prüfen, ob sich für das wirtschaftliche Eigentum am Rechtsträger relevante Änderungen der Eigentums- und Kontrollstruktur ergeben haben. Allfällige Änderungen der wirtschaftlichen Eigentümer oder obersten Rechtsträger sind binnen vier Wochen ab Kenntnis durch eine neuerliche Meldung zu übermitteln.
Auch wenn keine anlassfallbezogenen Änderungen bekannt zu geben sind, ist dennoch die entsprechende jährliche Überprüfung vorzunehmen. Denn das WiEReG sieht bei Versäumnis iZm diesen Verpflichtungen entsprechende Sanktionen vor, sodass die erfolgte jährliche Überprüfung daher auch ausreichend zu dokumentieren ist. Selbst wenn die Überprüfung keine Änderung ergeben hat, empfiehlt das BMF als Registerbehörde, die ursprüngliche Meldung in unveränderter Form „neu“ hochzuladen, um die erfolgte Prüfung auf diese Weise zu dokumentieren. Eine entsprechende unternehmensinterne Dokumentation, ohne neuen Upload der Meldung, erfüllt jedoch ebenfalls die Anforderungen der WiEReG.
Der Zeitraum der jährlichen Überprüfung ist grundsätzlich frei wählbar, wobei der Abstand zwischen zwei Prüfungen längstens ein Jahr betragen sollte. Es ist daher empfehlenswert, die jährliche WiEReG-Überprüfung in die Liste der unternehmensinternen Maßnahmen für die Tax Compliance aufzunehmen. Als Zeitpunkt für die wiederkehrende Überprüfung könnte sich etwa die Jahresabschlusserstellung oder die Abschlussprüfung anbieten.
Zu beachten ist weiters, dass die Kopien der zur Befolgung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten verwendeten Dokumentationen und Informationen mindestens fünf Jahre aufzubewahren sind, und zwar ab Ende des wirtschaftlichen Eigentums der jeweiligen natürlichen Person.
Die wesentlichen laufende Verpflichtungen iZm dem WiEReG dürfen wir nochmals wie folgt zusammenfassen:
Änderungen des WiEReG durch das EU-Finanz-Anpassungsgesetz 2019
Am 3.7.2019 wurde das EU-Finanz-Anpassungsgesetz 2019 (EU-FinAnpG 2019), mit dem insbesondere auch die Umsetzung der bereits 5. EU-Geldwäscherichtlinie in Österreich erfolgte, im Nationalrat beschlossen und am 22.7.2019 bereits im Bundesgesetzblatt kundgemacht (BGBl I Nr. 62/2019). Mit Artikel 17 EU-FinAnpG 2019 erfuhr auch das WieEReG wiederum zahlreiche Änderungen. Zielsetzung der jüngsten Novellierung ist insbesondere der Ausbau der Analysemöglichkeiten seitens der Registerbehörde und das sog. Vermerksystem als zentrale Maßnahme zur Beseitigung unrichtiger Meldungen.
Zudem soll eine verbesserte Nutzungsmöglichkeit zur Einbindung des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer in IT-Systeme von Verpflichteten durch die Verwendung eines Webservices und der Einrichtung eines Änderungsdienstes geschaffen werden.
Die wesentlichen Änderungen des WiEReG durch das EU-FinAnpG 2019 fassen wir kurz – ohne Anspruch auf Vollständigkeit - wie folgt zusammen:
- Trust und trustähnliche Vereinbarungen
Hier wurde die Legaldefinition nach den Vorgaben der EU-Richtlinie klargestellt und erweitert. So findet das WiEReG künftig auch Anwendung, wenn Trusts/trustähnliche Vereinbarungen im Inland Geschäftsbeziehungen aufnehmen oder Liegenschaften erwerben.
- Subsidiäre wirtschaftliche Eigentümer
Im Falle einer Meldung der obersten Führungsebene als subsidiäre wirtschaftliche Eigentümer ist künftig anzumerken,- ob kein wirtschaftlicher Eigentümer (zB aufgrund jeweils zu geringer Beteiligungsquoten) vorhanden ist oder
- ob nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten kein wirtschaftlicher Eigentümer ermittelt werden konnte.
- Öffentliche Einsicht
Bei Einführung des WE-Registers war die Einsichtnahme zunächst Behörden und bestimmten Personengruppen (Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftstreuhänder etc) bei „berechtigtem Interesse“ vorbehalten. Die vorsätzliche unbefugte Einsicht war sogar mit Strafe bedroht. Zukünftig fällt diese Einschränkung weg, und es kann grundsätzlich jedermann einen (kostenpflichtigen) öffentlichen Registerauszug anfordern und sich so über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Unternehmens informieren.
- Compliance-Package
Diese neue Möglichkeit sieht vor, dass die für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer notwendigen Dokumente als sog. „Compliance-Package“ im WE-Register freiwillig gespeichert werden. Durch die Zurverfügungstellung von Dokumenten, die bereits einmal für die Prüfung der wirtschaftlichen Eigentümer zusammengetragen wurden, können diese Unterlagen jederzeit elektronisch im Register abgerufen werden und für weitere Prüfungen, zB von untergeordneten Rechtsträgern, durch einen Verweis verwendet werden. Die Gültigkeit von Compliance-Packages beträgt ein Jahr. Nähere Informationen zum WiEReG-Compliance-Package finden Sie unter folgendem Link: Compliance-Package - Wechsel des berufsmäßigen Parteienvertreters
Berufsmäßige Parteienvertreter können unter Berufung auf die erteilte Vollmacht eine Meldung für den jeweiligen vertretenen Rechtsträger abgeben. Bei etwaigem Wechsel des Parteienvertreters muss eine Anzeige auf elektronischem Wege erfolgen. Die Registerbehörde ist daraufhin verpflichtet, dem Rechtsträger den angezeigten Wechsel zu melden. Der Rechtsträger kann binnen zwei Wochen Widerspruch gegen den Wechsel einlegen. Dritte können gegen berufsmäßige Parteienvertreter und deren Beschäftigte Schadenersatzansprüche hinsichtlich der Meldung des wirtschaftlichen Eigentümers sowie die Übermittlung des Compliance-Packages geltend machen, wenn die Parteienvertreter oder deren Beschäftigte vorsätzlich oder grob fahrlässig gegen ihre Sorgfaltspflichten gemäß WiEReG verstoßen haben.
- Änderungsdienst
Die Einführung eines Änderungsdienstes soll die Möglichkeit schaffen, über die Stammzahl jene Rechtsträger abzurufen, bei denen sich Änderungen im Register ergeben haben.
Für die meisten Änderungen ist ein Inkrafttreten per 10.11.2020 vorgesehen, wovon es jedoch einige Ausnahmen gibt.
Und wie können wir Ihnen helfen?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Ermittlung bzw jährlichen Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer Ihres Unternehmens sowie bei der Klärung von Zweifelsfragen im Zusammenhang mit dem WiEReG. Über unseren Zugang zum Unternehmensserviceportal (USP) können wir auch gerne die erforderliche elektronische Meldung für Sie durchführen.
Für weitere Fragen zu diesem Themenkomplex stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen ExpertInnen der ICON gerne zur Verfügung!
