EINKOMMENSTEUER | Steuerliche Behandlung von Bewirtungsaufwendungen
Ein viel diskutiertes Thema in faktisch jedem Unternehmen ist die steuerliche Behandlung von Repräsentationskosten, und insbesondere der Bewirtungskosten. Derartige Kosten ergeben sich, wenn ein Unternehmer Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter bewirtet, etwa im Rahmen von Geschäftsessen, Sitzungen oder anderen Veranstaltungen. Im nachfolgenden Beitrag schildern wir Ihnen die wichtigsten Aspekte der steuerlichen Behandlung derartiger Aufwendungen:
1. Allgemeines zu den Repräsentationsaufwendungen
Als nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen gem. § 20 Abs 1 Z 3 EStG werden sämtliche Beträge bezeichnet, die zwar im Rahmen der beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen anfallen, gleichzeitig jedoch geeignet sind, sein gesellschaftliches Ansehen zu fördern und es ihm folglich ermöglichen, zu „repräsentieren“. In diesem Kontext zählen auch Geschenke an Kunden und ihre Mitarbeiter zu den Repräsentationsaufwendungen.[1]
Keine Repräsentationsaufwendungen sind jedoch Zuwendungen, die primär auf die berufliche Tätigkeit und nicht auf die Person des Steuerpflichtigen abzielen, wie etwa Blumenspenden für verstorbene Mitarbeiter und Kunden. Ebenso abzugsfähig sind Werbemittel, wenn sie eine gewisse Werbewirkung aufweisen, wie z.B.: Kalender und Kugelschreiber mit Firmenaufdruck.
2. Bewirtungskosten
Unter den Begriff der Repräsentationsaufwendungen fallen auch Aufwendungen und Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Bewirtung von Geschäftsfreunden entstanden sind. Derartige Betriebsausgaben sind daher grundsätzlich nicht abzugsfähig. Weist der Steuerpflichtige jedoch nach, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt, so können derartige Aufwendungen zur Hälfte abgezogen werden. Ausnahmsweise können Bewirtungskosten auch keine oder nur eine geringe repräsentative Komponente aufweisen und daher zur Gänze zum Betriebsausgabenabzug zugelassen sein.
Hinsichtlich der Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten sind daher folgende Fälle zu unterscheiden:
- Aufwendungen, die zur Gänze abzugsfähig sind (100%)
- Aufwendungen, die zur Hälfte abzugsfähig sind (50%) und
- Aufwendungen, die zur Gänze nichtabzugsfähig sind (0%)
Zum Begriff der Bewirtungsaufwendungen zählen neben den Verpflegungs- auch die Unterbringungskosten (z.B. Hotelkosten für den Gast bzw. Kosten für dessen Beherbergung in einer eigenen oder angemieteten Unterkunft) samt Zusatzangeboten (Sauna, Solarium, usw.).
2.1. Vollständig abzugsfähige Aufwendungen
Nicht unter das Abzugsverbot fallen Bewirtungsaufwendungen, die unmittelbar Bestandteil der Leistung sind oder mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehen (Bewirtung ist Leistungsinhalt). Gleiches gilt für Bewirtungskosten mit vorwiegender Vergütungsfunktion (Bewirtung hat Entgeltcharakter) oder (nahezu) keiner Repräsentationskomponente (Bewirtung ohne Repräsentationsanteil).
Als im vollem Umfang abzugsfähige Betriebsausgaben gelten daher beispielsweise:
- Bewirtungen anlässlich einer Schulung von Arbeitnehmern eines in- oder ausländischen Geschäftsfreundes (welche im Schulungspreis inbegriffen sind)
- Bewirtungen anlässlich von Fortbildungsveranstaltungen
- Bewirtungen im Zusammenhang mit Betriebsbesichtigungen (wenn künftige Arbeitnehmer aus der Besuchergruppe angeworben werden sollen)
- Bewirtungen, die selbst Werbung darstellen (Produkt- und Warenverkostungen) wie z.B. Kostproben der Backwaren eines Bäckereibetriebes anlässlich der Betriebseröffnung oder einer Betriebsbesichtigung
- Bewirtungen im Rahmen von Events, wenn derartiges Event-Marketing im Rahmen eines professionellen Marketingkonzepts eingesetzt wird
Unter die voll abzugsfähigen Aufwendungen fallen auch Trinkgelder, wenn die betriebliche Veranlassung nachgewiesen oder zumindest glaubhaft gemacht wird.[2]
Die unentgeltliche Bereitstellung von Getränken oder Snacks am Arbeitsplatz für Mitarbeiter ist nicht als Bewirtungsaufwand anzusehen, sondern als freiwillige Sozialleistung, welche in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden kann (vgl. hierzu aus lohnsteuerlicher- bzw. Arbeitnehmersicht auch unsern NL-Beitrag „LOHNABGABEN | Steuerfreie Weihnachtsfreuden für Mitarbeiter“ vom 26.11.2022).
2.2. Aufwendungen, die unter 50-prozentige Kürzung fallen
Als zur Hälfte abzugsfähig gelten Aufwendungen für die geschäftliche Bewirtung, welche nachweislich dem Zweck der Werbung dienen und bei denen der betriebliche Anlass die anderen Gründe weitaus überwiegt. Dazu zählen sowohl Aufwendungen für die Bewirtung der Geschäftsfreunde selbst als auch die des bewirteten Steuerpflichtigen (und dessen Arbeitnehmer). Unter Geschäftsfreunden sind all jene Personen (und deren Arbeitnehmer) zu verstehen, mit denen eine geschäftliche Verbindung besteht oder angestrebt wird.
Eine bloße Glaubhaftmachung der angefallenen Bewirtungskosten, beispielsweise durch ausschließliche Vorlage von Restaurantrechnungen, reicht nicht![3] Der Steuerpflichtige trägt vielmehr die Beweislast für das Vorliegen der Voraussetzungen. Erforderlich ist daher die Darlegung, welches konkrete Rechtsgeschäft ernsthaft angestrebt bzw. abgeschlossen wurde.[4]
Werden Bewirtungsaufwendungen seitens des Arbeitnehmers im nahezu ausschließlichen Interesse des Arbeitgebers gegen Kostenersatz geleistet (der Arbeitnehmer bewirtet Geschäftsfreunde des Arbeitgebers), sind diese Auslagenersatz beim Arbeitnehmer (§ 26 Z 2 EStG) und abzugsfähig beim Arbeitgeber, insoweit die oben angeführten Kriterien erfüllt werden (50% bei werbewirksamer Geschäftsfreundebewirtung mit überwiegend betrieblich bzw. beruflichem Anlass).
Unter dem Betriff „Werbung“ ist im Wesentlichen eine Produkt- oder Dienstleistungsinformation zu verstehen. Es reicht demnach, wenn der Steuerpflichtige darlegt, anlässlich der Bewirtung eine auf seine berufliche bzw. betriebliche Tätigkeit bezogene Informationsleistung geboten zu haben.
Als zur Hälfte abzugsfähig gelten folglich beispielsweise:
- Arbeitsessen im Vorfeld eines konkret angestrebten Geschäftsabschlusses
- Bewirtung im Zusammenhang mit Informationsveranstaltungen
- Bewirtung von Geschäftsfreunden in der Kantine des Betriebs bzw. durch den Gastwirt in seinem eigenen Gasthaus
2.3. Die zur Gänze nicht abzugsfähigen Aufwendungen
Bewirtungsaufwendungen, die nicht unter eine der genannten Ausnahmen fallen, sind nicht abzugsfähig!
Davon sind insbesondere geschäftliche Bewirtungen betroffen, die nicht der Werbung dienen. Auch Aufwendungen, die bloß der „Kontaktpflege“, der Herstellung einer gewissen positiven Grundeinstellung zum „Werbenden“ oder der Erlangung des Wohlwollens von Mitarbeitern dienen, können nur als werbeähnlich und somit als nicht abzugsfähig beurteilt werden. Auch Arbeitsessen nach erfolgtem Geschäftsabschluss dienen idR nicht der Werbung und gelten somit als nicht abzugsfähig.
Unabhängig vom allfällig werbenden Charakter einer Bewirtung muss deren betriebliche/berufliche Veranlassung weitaus überwiegen. Dient eine Bewirtung daher nicht in bloß untergeordnetem Ausmaß der Repräsentation, gilt sie jedenfalls zur Gänze als nicht abzugsfähig. Bewirtungen iZm mit dem Besuch von Vergnügungsetablissements (Casinos, …) oder gesellschaftlicher Veranstaltungen (Bälle, Konzerte, Theateraufführungen, …) sind daher nie abzugsfähig. Der mögliche Einwand, im Rahmen eines derartiges Besuches sei ein Geschäft abgeschlossen worden, ändert daran nichts!
In diesem Sinne gelten beispielsweise ebenso als nicht abzugsfähig:
- Bewirtungen im Haushalt des Steuerpflichtigen,
- Bewirtungen aus persönlichen Anlässen des Steuerpflichtigen (Geburtstag, Dienstjubiläum, …)
- Bewirtungen anlässlich der Betriebseröffnung außerhalb des Betriebes
Für weitere Fragen zum Thema stehen Ihnen die Verfasser bzw. auch die übrigen Ansprechpartner der Service Line „Corporate Tax“ gerne zur Verfügung!
FAZIT
Da nicht alle Repräsentationskosten in gleichem Maße abzugsfähig sind, bietet sich eine kontenmäßig getrennte Erfassung der Geschäftsfälle an. Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich insbesondere eine Aufteilung der 50-prozentigen Bewirtungskosten auf zwei Konten (anteilige Erfassung auf den Konten „Bewirtungskosten abzugsfähig“ und „Bewirtungskosten nicht abzugsfähig“) bewährt hat. Die übrigen Bewirtungskosten können dann zur Gänze entweder dem einen oder dem anderen Konto zugeordnet werden.
Ein oft gesehener Fehler ist auch die gemischte Verbuchung des freiwilligen Sozialaufwandes (freie Getränke oder Snacks für Mitarbeiter am Arbeitsplatz) mit den übrigen Bewirtungskosten. Bei üblicherweise 50-prozentiger Abzugsfähigkeit der Geschäftsfreundebewirtung, wird bei gemeinsamer Verbuchung auf einem einheitlichen Konto gerne übersehen, dass derartige Sozialaufwendungen gar keiner Kürzung unterliegen!
Wir empfehlen Ihnen daher Bewirtungskosten gleich bei Anfallen eines Geschäftsfalles buchmäßig getrennt nach deren Abzugsfähigkeit oder Nicht-Abzugsfähigkeit auf verschiedenen Konten zu erfassen!
