Allgemeine Bestimmungen zur Offenlegung von Jahresabschlüssen
In § 277 UGB ist geregelt, dass die gesetzlichen Vertreter (!) von Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss und den Lagebericht (sowie gegebenenfalls auch den gesonderten nichtfinanziellen Bericht, den Corporate Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen) nach seiner Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, samt Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen haben. Weiters sind innerhalb derselben Frist der Bericht des Aufsichtsrates sowie der Ergebnisverwendungsbeschluss einzureichen. Diese Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln (Ausnahme/Bagatellregelung: Einreichung des Jahresabschlusses in Papierform bei Umsatzerlösen bis 70.000 EUR zulässig).
Aufgrund der maßgeblichen Neunmonatsfrist müßten Konzern- und Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2021 daher grundsätzlich bis spätestens Freitag, 30.9.2022, beim Firmenbuchgericht eingelangt (!) sein (zur ausnahmsweisen Fristverlängerung iZm der COVID-19-Pandemie siehe später).
Als „Kapitalgesellschaften“ (insb. GmbH und AG) gelten für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert, sodass derartige „kapitalistische Personengesellschaften“ (zB GmbH & Co KG) insbesondere auch die Publizitätspflichten zu beachten haben (§ 221 Abs 5 UGB). Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Gesellschaft (siehe dazu die ua Übersicht), welche dem Firmenbuchgericht ebenfalls mitzuteilen ist. ICON verwendet hiefür ein Antragsformular mit Angabe der Größenklasse und der Berechtigung zur Einreichung.
Besondere Erleichterungen gibt es für sog. „Kleinstkapitalgesellschaften“ iS § 221 Abs 1a UGB (ds solche, die zwei der drei folgenden Merkmale unterschreiten: 350.000 EUR Bilanzsumme / 700.000 Umsatzerlöse / im Jahresdurchschnitt 10 Mitarbeiter). Diese müssen nur noch ihre Bilanz offenlegen (vgl. § 242 UGB). Die bestehenden Vorgaben bzgl Verkürzung der Bilanz und verpflichtende Angaben (wie zB Informationen zum negativen Eigenkapital) sind aber grundsätzlich auch hier zu beachten.
Sanktionen bei verspäteter Offenlegung
Das zuständige Firmenbuchgericht hat insbesondere auch die fristgerechte Offenlegung zu prüfen (§ 282 UGB). Wird die Neunmonatsfrist versäumt, so hat das Gericht (zwingend) Zwangsstrafen in Höhe von mindestens 700 EUR bis zu 3.600 EUR zu verhängen, und zwar sowohl gegenüber der Gesellschaft als auch gegenüber den gesetzlichen Vertretern (Geldstrafe somit für jedes einzelne (!) Geschäftsführungs- bzw Vorstandsmitglied, dh zB bei einer Gesellschaft mit zwei Geschäftsführern kommt es bei verspäteter Offenlegung zu einer Zwangsstrafe von mindestens 3 x 700 EUR = 2.100 EUR). Die Zwangsstrafe ist wiederholt zu verhängen, wenn die Offenlegungspflichten nach je weiteren zwei Monaten noch immer nicht (vollständig) erfüllt sind. Gegen eine Zwangsstrafverfügung können die jeweiligen Organe zwar innerhalb von 14 Tagen Einspruch erheben, wobei hier aber nur „offenkundig“ unvorhersehbare oder unabwendbare Ereignisse, die einer fristgerechten Einreichung entgegenstanden, akzeptiert werden (§ 283 UGB). Im Falle „besonderer Härte“ und bei nur geringem Verschulden wäre auch ein Nachlass möglich, allerdings ist hier eine relativ strenge Gerichtspraxis zu konstatieren; das Gesetz sieht weiters auch Möglichkeiten einer Stundung bzw Ratenzahlung vor (§ 285 UGB). Sollte die säumige Offenlegung Kleinstkapitalgesellschaften betreffen, werden die zu verhängenden Zwangsstrafen auf die Hälfte reduziert.
COVID-19-Sonderregelungen: Fristverlängerungen für Jahresabschlüsse
Der weltweiten Corona-Pandemie und deren Auswirkungen in den verschiedensten Bereichen Rechnung tragend, wurden bekanntlich zahlreiche staatliche Hilfspakete geschnürt bzw mehrere sondergesetzliche Regelungen erlassen. So auch das - zwischenzeitig bereits mehrmals novellierte - „Bundesgesetz betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19“ (kurz „Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz“ bzw COVID-19-GesG – BGBl I Nr. 16/2020 idgF), welches einerseits Erleichterungen für Versammlungen und Beschlussfassungen von Gesellschaftsorganen und andererseits verschiedene Fristverlängerungen vorsieht siehe dazu ausführlich unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | „Social Distancing“ auch für Gesellschaftsorgane!“ vom 4.5.2020)
Die letzte Änderung des COVID-19-GesG erfolgte mit BGBl I Nr. 72/2022 vom 10.6.2022, wonach sich die jahresabschlussrelevanten Erleichterungen nach derzeitiger Rechtslage wie folgt darstellen (siehe dazu auch bereits unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | Mai-Update zu COVID-19-Hilfsmaßnahmen“ vom 31.5.2022):
- Mit der jüngsten Novellierung der sondergesetzlichen Regelungen (§ 4 Abs 3 COVID-19-GesG) wurde die Geltungsdauer der derzeit verlängerte Offenlegungsfrist von zwölf Monaten um weitere drei Monate erstreckt und damit auf Jahresabschlüsse bis 31.12.2021 ausgedehnt (JA 31.12.2021 demnach erst bis spätestens 31.12.2022 beim Firmenbuch einzureichen).
- Für Jahresabschlüsse mit Bilanzstichtagen NACH dem 31.12.2021 und VOR dem 30.4.2022 soll hingegen eine einheitliche Aufstellungsfrist bis 30.9.2022 und Offenlegungsfrist ebenfalls bis 31.12.2022 gewährt werden (nochmals adaptierte „Einschleifregelung“ somit geltend für Jahresabschlüsse bis 31.3.2022).
Im Zuge dieser letzten Novellierung des COVID-19-GesG wurden zudem folgende weitere gesellschaftsrechtliche Fristen abermals verlängert (die ebenfalls Jahresabschlusselevanz haben können, zB für Beschlussfassungen):
- Versammlungen und Beschlüsse von Kapital- und Personengesellschaften, Privatstiftungen, Genossenschaften und Vereinen, Versicherungsvereinen und Sparkassen dürfen auch weiterhin ohne physische Präsenz bzw auch zu einem späteren Zeitpunkt als satzungsmäßig vorgesehen erfolgen, und zwar nunmehr bis 31.12.2022 (§ 2 Abs 4 iVm § 1 Abs 1 COVID-19-GesG).
- Mitgliederversammlungen von Vereinen dürfen, abweichend von der vereinsrechtlichen maximalen Fünfjahresfrist (§ 5 Abs 2 VerG), nunmehr bis spätestens 31.12.2022 verschoben und Funktionsperioden von Vereinsorganen ggfs bis dahin verlängert werden (§ 2 Abs 3a COVID-19-GesG).
Hinsichtlich der ausnahmsweise verlängerten Aufstellungsfrist auf maximal neun Monate sei nochmals darauf hingewiesen, dass diese Erleichterung nicht für alle sondern ausdrücklich nur für solche Fälle gedacht ist, wenn es den gesetzlichen Vertretern einer Kapitalgesellschaft „infolge der COVID-19-Pandemie nicht möglich ist“, die allgemeine Fünfmonatsfrist gemäß § 222 Abs 1 UGB für die Aufstellung der Rechnungslegungsunterlagen einzuhalten (vgl § 3a Abs 1 COVID-19-GesG; analoge Regelungen finden sich auch für Genossenschaften und Vereine).
Weiters ist zu beachten, dass ua auch der Zeitraum für die Beschlussfassung über den Jahresabschluss einer GmbH (§ 2 Abs 3 COVID-19-GesG in Abweichung von § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG) sowie auch die Frist für die Abhaltung der ordentlichen Hauptversammlung einer AG (§ 2 Abs 1 und 4 COVID-19-GesG in Abweichung von § 104 Abs 1 AktG) jeweils von acht auf höchstens zwölf Monate erstreckt wurde (in Geltung jeweils bis 31.12.2022). Hingegen blieb die Zweimonatsfrist gemäß § 96 Abs 1 AktG für die Prüfung des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft unverändert; durch die auf maximal neun Monate verlängerte oa Aufstellungsfrist kann sich diese Frist für den Aufsichtsrat somit faktisch auf höchstens elf Monate nach dem Bilanzstichtag verlängern.
Offenzulegende Unterlagen
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über jene Unterlagen, die in Abhängigkeit von der Größe der Kapitalgesellschaft an das Firmenbuch übermittelt werden müssen:
| Einzureichende Unterlagen | Kleinstkapital- gesellschaften | Kleine GmbH | Mittelgroße GmbH | Große GmbH; Kleine u. mittelgroße AG | Große AG |
| Bilanz | X* | X* | X* | X | X |
| GuV | X* | X | X | ||
| Anhang + Anlagenspiegel | X* | X | X | X | |
| Lagebericht | X*** | X | X | X | |
| Bestätigungsvermerk | X** | X | X | X | |
| Umlauf- bzw. Gesellschafter- beschluss über die Ergebnis- verwendung | X | X | X | ||
| Bericht des Aufsichtsrates | X | X | X | ||
| Nachweis über die Veröffentlichung des Jahresabschlusses (im Amtsblatt zur Wiener Zeitung) | X |
Es besteht die Möglichkeit, alle Posten in vollen 1.000 EUR anzugeben. Die einzelnen Posten können nach Maßgabe der Wesentlichkeit iS § 196a UGB in größeren Einheiten veröffentlicht werden.
* Verkürzung bzw Verdichtung möglich
** nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (kleine GmbH mit AR-Pflicht!)
*** im Falle einer Kleinst-AG
Regelungen für Konzernabschlüsse
Gemäß § 280 UGB sind für verpflichtend aufzustellende Konzernabschlüsse die Bilanz und GuV, der Konzernanhang und Konzernlagebericht bzw zusätzlich das Cash-Flow-Statement und der Eigenkapitalspiegel ebenfalls an das Firmenbuch zu übermitteln. Die Konzernabschlüsse sind daher im vollen Umfang offenzulegen. Größenabhängige Vereinfachungen gibt es hier nicht.
Es besteht die Möglichkeit, dass ein Tochterunternehmen, welches in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung gemäß § 245 Abs 1 UGB einbezogen wird, neben Deutsch auch eine in internationalen Finanzkreisen gebräuchliche Sprache, insbesondere also Englisch, zur Veröffentlichung beim Firmenbuch verwenden kann. Dies gilt ebenso, wenn eine große Kapitalgesellschaft in einen ausländischen Konzernabschluss einbezogen wird.
In § 280a UGB ist weiters festgehalten, dass bei Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften der Vertreter der Zweigniederlassung die Unterlagen der Hauptniederlassung, welche nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache offenzulegen hat. Handelt es sich um eine große Aktiengesellschaft, so ist auch eine Veröffentlichung im Amtsblatt zur Wiener Zeitung zu veranlassen. Der Nachweis über die Veranlassung ist ebenso beim Firmenbuch offenzulegen.
ACHTUNG: Neue Formvorschriften für Firmenbucheinreichungen ab 1.7.2022
Nach der neuen Verordnung des BMJ über den elektronischen Rechtsverkehr (ERV 2021 - BGBI II Nr. 587/2021 vom 23.12.2021), deren § 12 „besondere Bestimmungen für elektronische Eingaben gemäß §§ 277 bis 281 UGB“ enthält, sind die auf elektronischem Wege einzureichenden Jahresabschlussdaten grundsätzlich in strukturierter Form an das Firmenbuch zu übermitteln. Die Übermittlung hat entweder als XML-Datei über FinanzOnline oder mittels ESEF (European Single Electronic Format; einheitliches elektronisches Berichtsformat für Jahresfinanzberichte nach § 124 Börsegesetz) zu erfolgen.
Nur noch in Ausnahmefällen - wenn und soweit eine strukturierte Übermittlung nicht möglich ist - können die Unterlagen auch weiterhin als PDF-Anhang übermittelt werden.
Die Verpflichtung zur strukturierten Übermittlung von Firmenbuchgesuchen tritt mit 1.7.2022 in Kraft (§ 14 Abs 1 ERV 2021).
In der Regel wird eine strukturierte XML-Datei zur Einreichung über FinanzOnline durch die verwendete Bilanzierungssoftware erstellt. Für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften stellt das Bundesministerium für Justiz auf seiner Website alternativ ein ausfüllbares Webformular zur Verfügung, welches ebenfalls die erforderliche XML-Datei auf Basis des Formblattes erzeugt. Wir stehen Ihnen für beide Varianten gerne zur Verfügung.
FAZIT
Die COVID-19-Pandemie – und aktuell zudem auch noch der Ukraine-Konflikt - stellt fast alle Lebensbereiche vor große Herausforderungen. Damit Unternehmen nicht auch noch zusätzliche Nachteile erleiden müssen, hat der Gesetzgeber neben div. monetären Wirtschaftshilfen ua auch temporäre Erleichterungen und Fristenverlängerungen in verschiedenen Rechtsbereichen geschaffen. Im Bereich der Rechnungslegung kann in diesem Zusammenhang insbesondere eine bis zu viermonatige Verlängerung für die Abschlussaufstellung sowie eine maximal dreimonatige Verlängerung für die Offenlegung der Abschlussdaten in Anspruch genommen werden. Jahresabschlüsse zum 31.12.2021 sind demgemäß – ausnahmsweise - erst bis spätestens 30.9.2022 aufzustellen und bis spätestens 31.12.2022 offenzulegen (bzw bei früheren Bilanzstichtagen dementsprechend früher). Anschließend wird eine „Einschleifregelung“ dahingehend wirksam, dass für Rechnungslegungsunterlagen für Bilanzstichtage zwischen 1.1.2022 und 29.4.2022 die Aufstellungsfrist spätestens am 30.9.2022 und die Offenlegungsfrist spätestens am 31.12.2022 endet (§ 3a iVm § 4 Abs 3 COVID-19-GesG idgF).
Aufgrund der Befristung dieser aktuell geltenden Sondernormen ist daher zu beachten, dass – nach derzeitiger Rechtslage - für vom Kalenderjahr abweichende Wirtschaftsjahre 2021/22 mit Bilanzstichtagen ab 30.4.2022 wieder die regulären unternehmensrechtlichen Fristen für die Aufstellung (fünf Monate) und Offenlegung (neun Monate) gelten werden.
Dem Vernehmen nach sind jedoch Bestrebungen im Gange (Verhandlungen zwischen KSW und BMJ), um eine Zwölfmonatsfrist für die Offenlegung zum österreichischen „Dauerrecht“ zu machen (was auch der zulässigen Maximalfrist laut EU-Bilanz-RL entsprechen würde).
Und wie können wir Ihnen helfen?
Gerne übernimmt ICON die elektronische Übermittlung Ihrer Jahres- und/oder Konzernabschlüsse an das Firmenbuch (in der ab 1.7.2022 verlangten strukturierten Form). Auf Wunsch können wir für Sie auch die Vorbereitung der einzureichenden Unterlagen (insb. auch die zulässige Verkürzung bzw Verdichtung von Jahresabschlussdaten oder die Übernahme in einer geforderten strukturierten Form) übernehmen, die Ihnen sodann zur Durchsicht und Unterfertigung übermittelt werden. Für ein solches Einschreiten benötigen wir ein von den gesetzlichen Vertretern unterfertigtes Antragsformular, welches uns zur Einreichung ermächtigt. Das diesbezügliche Formular würden wir Ihnen gemeinsam mit den zur Durchsicht übermittelten Unterlagen zur Unterschrift vorlegen. Nähere Informationen zu unserem Leistungsangebot betreffend Firmenbucheinreichung finden Sie HIER.
Für weitere Fragen zur Bilanzierung und insbesondere auch Offenlegung (Firmenbucheingaben) stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen MitarbeiterInnen unserer Service Lines "Audit" und "Corporate Tax" gerne zur Verfügung!
