NEWS  | 

TRANSFER PRICING | Digitalisierung der Verrechnungspreisdokumentation

Nach dem österreichischen Verrechnungspreisdokumentationsgesetz (VPDG) sind bei Überschreiten der definierten Umsatzschwellen ein Master File, ein Local File und für große Konzerne mit einem Jahresumsatz über 750 Mio EUR zudem ein länderbezogener Bericht (CbC-Report) zu erstellen. Der Compliance-Aufwand im Hinblick auf die Verrechnungspreisdokumentation steigt ständig. Digitale Softwarelösungen können dabei unterstützen, diesen Aufwand in Grenzen zu erhalten und Zeit und Geld zu sparen. Nachfolgend möchten wir Ihnen daher den „WTS TPmanager“ sowie den „WTS CbCR-2-XML-Converter“ etwas näher vorstellen.

Warum Digitalisierung?

Die Corona-Krise hat der „Digitalisierung“ in vielen Wirtschafts- und Lebensbereichen nochmals einen kräftigen Schub verpasst. Videokonferenzen und Home-Office sind bereits selbstverständlich geworden. Mittlerweile sind wir mitten in der Digitalisierung angekommen. 

Der Steuerbereich als Anwendungsfeld der Digitalisierung beruht oftmals auf großen Datenmengen. Steuerrecht und Technologie verschmelzen immer mehr. Der Bereich der Steuerfunktion wird damit zunehmend zu einer Querschnittsmaterie zwischen IT und Steuerrecht. 

In BEPS Action 13, welche in die OECD-Verrechnungspreisleitlinien (Kapitel V der OECD-VPL 2017) Eingang gefunden hat, findet sich auch die Vorgabe an den nationalen Gesetzgeber, seit dem Jahr 2016 international tätige Unternehmen zur Dokumentation der Transfer-Preise zu verpflichten. Im Sinne eines Mindeststandards wurde dies in Österreich im Rahmen des VPDG und der VPDG-DV umgesetzt. 

Es wird empfohlen, die Verrechnungspreisdokumentation regelmäßig zu überprüfen, um zu bestimmen, ob die Funktionsanalyse und die wirtschaftliche Analyse immer noch zutreffend und sachgerecht sind, und um die Gültigkeit der angewandten Verrechnungspreismethode zu bestätigen. Die Stammdokumentation, die Einzeldokumentation und der länderbezogene Bericht sollten im Allgemeinen jährlich überprüft und aktualisiert werden. 

Viele Staaten haben für den Fall der Nichterfüllung der Vorschriften für die Verrechnungspreisdokumentation auch entsprechende Strafen eingeführt, um die Wirksamkeit dieser Dokumentationsanforderungen zu sichern. 

Hilfe durch digitale Lösungen

WTS TPmanager

Verrechnungspreise sind ein sehr gutes Beispiel für ein Gebiet, welches von der Digitalisierung stark profitieren kann und auch wird. Ein wichtiger Teil der Verrechnungspreis-Compliance besteht im Zusammenführen, Aufbereiten, Ablegen und Verwalten großer Datenmengen. Der WTS TPmanager, welcher von der deutschen Steuerberatungsgesellschaft WTS, unserem internationalen Netzwerk- und Kooperationspartner, entwickelt wurde, ist ein digitales Tool, welches das Verrechnungspreismanagement einer MNU unterstützt und bei der Strukturierung und Verwaltung der weltweiten Dokumentation hilft. Es ist webbasiert, individuell anpassbar und besteht aus insgesamt sechs Modulen, mit welchen die gesamte Verrechnungspreis-Compliance abgedeckt wird, sowie einem zusätzlichen Administratormodul für die Administratorfunktionen: 

Das TPdashboard bietet eine grafische Darstellung der relevanten Daten zu allen eingegliederten Unternehmen in Form einer Weltkarte. Es gewährt eine kompakte Übersicht für das Management über den Stand der Verrechnungspreisdokumentation. Weiters verschafft es einen Überblick über die Ansprechpartner und Zuständigkeiten für die Dokumentation in den einzelnen Konzerngesellschaften, alle relevanten Deadlines, die Schlüsseldaten des Konzerns und eine kompakte Übersicht über alle wesentlichen Transaktionen in Form einer Transaktionsmatrix

 

 

Die Verrechnungspreisdokumentation wird im TPmanager in Form von Workflows abgearbeitet. Die Workflows können unternehmensspezifisch festgelegt werden. 

Das Modul TPworkflow bietet einen Überblick über alle relevanten Unternehmen oder Länder sowie die jeweilige Zuordnung zum verantwortlichen Management. Weiters wird der Aufgabenstatus angezeigt: Man sieht auf einen Blick, welche Aufgaben bereits erledigt wurden, welche Aufgaben fällig sind, die jeweiligen Deadlines und die für die Erledigung zuständige Person. 

TPtransactions zeigt eine individuelle Übersicht über alle wesentlichen Transaktionen. Diese werden automatisiert zusammengeführt und zugeordnet. Dazu wird eine Schnittstelle des TPmanagers zur FIBU des Unternehmens geschaffen, alternativ werden händisch ausgefüllte Vorlagen, zB im Excel-Format, eingespielt. Letzteres ist vor allem bei kleineren und mittleren Konzernen sinnvoll. Verbleibende Transaktionen, welche gemäß den vordefinierten Parametern nicht eindeutig zuordenbar sind, werden zunächst als „unbestimmte Transaktionen“ abgelegt und sind sodann händisch zuzuordnen. So wird sichergestellt, dass keine Transaktion falsch zugeordnet wird. Die Transaktionsdaten werden automatisiert in die notwendigen Transaktionsmatrizen überführt. 

 

Im Modul TPdocumentation werden die Master- und Local-Files BEPS 13 konform in verschiedenen Sprachen auf Knopfdruck erstellt. Hierzu werden Textbausteine und die Strukturen der Files vordefiniert. Die Transaktionsdetails werden automatisch in die Dokumentation übernommen. Aufgrund der zentralen Bereitstellung von Inhalten entstehen Synergieeffekte. Die Dokumentationserstellung wird weniger aufwendig, effizienter, und insgesamt konsistenter, da einheitliche Strukturen und Textbausteine für den gesamten Konzern definiert werden können. Der Dokumentationsprozess wird weitgehend automatisiert. Insbesondere die laufende Dokumentation wird erheblich erleichtert, da lediglich die Aktualisierungen einzuspielen sind und die aktuelle Dokumentation auf Knopfdruck erstellt werden kann. 

Das Modul TPfile review kann als das „Logbuch“ des TPmanagers bezeichnet werden. Hier wird jegliche Änderung, die an der Dokumentation vorgenommen wurde, abgespeichert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wann und durch wen welche Änderungen vorgenommen wurden.

Ein zentraler Bestandteil einer vollständigen Verrechnungspreisdokumentation sind die zugehörigen Dokumente. Im Modul TPshare können alle relevanten Verträge, Vereinbarungen, Datenbankstudien etc abgespeichert werden und sind so jederzeit verfügbar und auffindbar. 

WTS CBCR-2-XML-CONVERTER 

CbC-Reporting pflichtige Konzerne müssen jährlich einen länderbezogenen Bericht einreichen. Dieser ist zwingend im XML-Format online bei der zuständigen Finanzbehörde einzureichen. Der WTS-CbCR-2-XML-Converter macht genau dies. Er konvertiert den CbC-Report in das von der Finanz geforderte Format und erfüllt somit eine bedeutende Funktion der Compliance. 

Vorteile digitaler Lösungen

Digitale Lösungen können Steuerpflichtigen sehr viel Arbeit abnehmen. Sie bieten Effizienzsteigerungen aufgrund der Automatisierung von Arbeitsschritten und große Compliance-Sicherheit, sowie eine damit verbundene Minimierung von Haftungsrisiken. Durch digitale Tools ist es wesentlich einfacher, Fristen zu warten, Sachverhalte richtig zu erfassen und alle nötigen Daten zentral abgespeichert und jederzeit schnell verfügbar zu haben. Aufgrund der großen Datenmengen und der Komplexität der Materie ist die Erstellung einer BEPS-13-konformen Verrechnungspreisdokumentation gänzlich ohne IT-Unterstützung faktisch unmöglich. Der WTS TPmanager bietet dabei eine ganzheitliche Lösung. Mit dem WTS CbCR-2-XML-Converter kann der im Excel erstellte CbC-Report unkompliziert in das von der Finanzverwaltung geforderte XML-Format überführt werden. 

Voraussetzungen und Kosten

Am Beginn eines TP-Projektes steht bei uns ein Workshop, in dem die konkreten Anforderungen mit dem Mandanten abgestimmt werden. Wir haben intern eine multimandantenfähige Version des digitalen Tools verfügbar und werden damit den Review von Master- und Local-Files sowie deren Speicherung für den Mandanten immer dann digital abwickeln, wenn dieser die Files mehrere Jahre hinweg durch ICON geprüft haben möchte. Da die Instanz speziell für den Mandanten konfiguriert werden muss, entstehen entsprechende Anlaufkosten, welche sich aber längerfristig amortisieren. Spätestens bei einer fünfjährigen Bindungsdauer ist die Nutzung des Tools insgesamt günstiger als eine „händische“ Dokumentation, welche jährlich gewartet werden muss. Dies wird durch günstige Review-Pauschalen erreicht. Überdies hat der Steuerpflichtige die Gewissheit, dass die Dokumente konsistent, von einem Experten geprüft und zentral archiviert sind. Somit wird die Dokumentation langfristig nicht nur günstiger, sondern auch qualitativ höherwertiger. Außerdem bieten wir die Konvertierung des CbC-Reports sowie die Durchführung von Datenbankstudien pauschal an.

FAZIT

Die Covid-19-Krise hat der Digitalisierung in vielen Bereichen einen kräftigen Schub verliehen. Diese hat auch bereits weite Bereiche der Steuerberatung erfasst. Im Rahmen von BEPS Action 13 wurden die Dokumentationsverpflichtungen für international tätige Unternehmen erheblich verschärft, und durch das zunehmend aggressive Auftreten der Finanzverwaltungen bei Betriebsprüfungen etc entsteht für die Unternehmen ein erhebliches Steuerrisiko. Eine digitale Verrechnungspreislösung kann hier Abhilfe schaffen, indem sie die Verrechnungspreisdokumentation vereinfacht, die Rechtssicherheit erhöht und die Qualität der Dokumentation verbessert. Insbesondere aber spart dieses digitale Tool mittelfristig Zeit und Geld. Gerne stellen wir Ihnen das Potential für Ihr Unternehmen vor und gewähren Ihnen einen Testzugang.

Zum Themenbereich Transfer Pricing und den diesbezüglichen Dokumentationspflichten finden regelmäßig auch Webinare der ICON-Experten statt. Nähere Details und Termine finden Sie in unserem Veranstaltungskalender.

Insbesondere findet am 15.12.2021 unsere nächste (kostenlose) Lounge Verrechnungspreise digital – WTS Transfer Pricing Manager statt, in deren Rahmen wir die oa digitale Softwarelösung zur VP-Dokumentation live präsentieren.

Zum Thema Verrechnungspreise veröffentlichen wir weiters auch laufend Newsletter-Beiträge, wobei wir auf folgende in letzter Zeit erschienene Beiträge gesondert hinweisen möchten:

Wenn Sie weitergehende Fragen zu diesem Themenkomplex haben, so kontaktieren Sie bitte die Verfasser oder einen der übrigen Experten unserer Service Line „Transfer Pricing“.