Viele Unternehmen sind bereits seit Anfang März d. J. in Kurzarbeit. Doch war bis dato nicht klar, wie die Abwicklung der Kurzarbeit in der Lohnverrechnung zu erfolgen hat, zumal sich die mit Beginn der Kurzarbeit konzipierten Regelungen als nicht umsetzbar erwiesen. Im Zuge der COVID-19-Gesetzgebung kam es ua auch zu Anpassungen im Arbeitsmarktservicegesetz (§ 37b AMSG idF BGBl I 51/2020 vom 17.6.2020). Dies ist nunmehr die gesetzliche Basis für den vom zuständigen Ministerium (BMAFJ) am 18.6.2020 veröffentlichten Leitfaden für die Lohnverrechnung zur Abrechnung der Kurzarbeit, dessen Kerninhalte wir nachfolgend skizzieren möchten. Weiters finden sich am Ende des Beitrages auch noch einige weitere aktuelle Hinweise mit Relevanz für die Lohnverrechnung.
Das für die CORONA-Krise neu konzipierte Kurzarbeitsmodell gehört sicherlich zu den komplexesten Themen mit bereits mehrfach erfolgten Adaptierungen bzw Änderungen und demgemäß auch zu den im Rahmen unserer Newsletters am häufigsten behandelten Fachbereichen (vgl zuletzt unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | Aktuelle Themen rund um die Kurzarbeit“ vom 27.5.2020). Auch im nachfolgenden Beitrag gibt es wieder aktuelle Neuigkeiten mit Fokus auf die Personalverrechnung zu berichten:
Neuer Leitfaden zur (endgültigen) KUA-Abrechnung
Als maßgeblicher Wegweiser für die nunmehr endgültige Abrechnung der Kurzarbeit dient der vom Bundesministerium für Arbeit, Familie und Jugend (BMAFJ) am 18.6.2020 veröffentlichte Leitfaden („COVID-19-Kurarbeit – Leitfaden Personalverrechnung (inkl. Musterbeispiele)“, den Sie hier finden: Leitfaden Kurzarbeit). Ergänzend dazu veröffentlichte das BMAFJ auch Bruttoersatztabellen, die nunmehr für die Abrechnung der Kurzarbeit heranzuziehen sind (Bruttoersatztabelle).
Zudem wurde der Fragen-Antworten-Katalog (FAQ) des BMAFJ aktualisiert, welcher – neben den Informationen auf der AMS-Seite und den FAQs auf der WKO-Seite - weiterhin ergänzend zum Leitfaden anzuwenden ist. Auf Basis der neu vorliegenden Unterlagen wurde auch die KUA-Richtlinie angepasst (FAQ-Protokoll).
In dem rund 100 Seiten umfassenden Leitfaden werden die wesentlichen Regelungen für die Abwicklung der Kurzarbeit in der Lohnverrechnung festgehalten und anhand von zahlreichen Beispielen erläutert.
Laut derzeitig vorliegenden Informationen haben die Aufrollungen der Kurzarbeitsabrechnungen anhand des endgültigen Leitfadens bis September d. J. zu erfolgen.
Anwendung einer Bruttoersatzrate
Bisher war für die Abrechnung der KUA in der Lohnverrechnung die Anwendung einer Nettoersatzrate vorgesehen. Da eine Nettoersatzrate in der Lohnverrechnung nur sehr mühsam umsetzbar wäre, erfolgte nunmehr eine wesentliche Änderung: Es wurde eine Mindestbruttoentgelttabelle veröffentlicht, die für die Abrechnung heranzuziehen ist. Abweichend zur Pauschalsatztabelle des AMS, welche in 50 Euro-Stufen aufgebaut war, ist die nunmehrige Mindestbruttoentgelttabelle in 5 Euro-Stufen aufgegliedert, wodurch eine wesentlich genauere Berechnung möglich wird. Auch muss für Teilzeitkräfte keine gesonderte Umrechnung erfolgen.
Anpassung der Berechnung der Kurzarbeitsförderung
Durch die für die „Phase 1“ geltende Pauschalsatztabelle des AMS zur Ermittlung der KUA-Förderung kam es vor allem bei gut ausgelasteten Unternehmen zu teils beträchtlichen Überförderungen, zumal der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ja nur die Nettoersatzrate (bzw nunmehr das Bruttomindestentgelt) zu zahlen hat, welches bei etwa 80/85 oder 90 % des bisherigen Nettoentgelts liegt. Bei der Berechnung der Kurzarbeitsförderung wurden jedoch diese tatsächlich nicht zu entrichtenden 10 – 20 % NICHT herausgerechnet. Zwar dient ein Teil der sohin überschießenden Förderung der Abdeckung der Lohnnebenkosten und anteiligen Sonderzahlungen, jedoch blieb bei Arbeitnehmern mit einer Auslastung von rund 70 – 80 % eine Überförderung von mehreren hundert Euros bestehen. Dies wurde nunmehr durch das AMS korrigiert, indem ein neues Berechnungsmodell für die Ermittlung der KUA-Förderung hinterlegt wurde. Statt der Pauschalsatzmethode kommt nun - ähnlich der KUA-Unterstützungsberechnung - eine Differenzmethode zur Anwendung.
Die Anwendung der neuen Mindestbruttoentgelttabelle kann zur Auszahlung eines Nettoentgelts führen, das minimal unter der bisher vorgesehen Nettoentgeltgarantie liegt. Dies ist durch die erfolgte Änderung des § 37b AMSG gesetzlich gedeckt und somit rechtens.
Sonstige Themen rund um die Kurzarbeit
Wir möchten an dieser Stelle aber auch noch auf einige weitere aktuelle Neuerungen zum Thema Kurzarbeit hinweisen:
Auswirkungen auf das Jahressechstel
Aufgrund eines Expertenhinweises hat die Bundesregierung nunmehr auch hinsichtlich der Berücksichtigung der Kurzarbeit bei der Besteuerung des Weihnachtsgeldes reagiert. Nachdem bisher keine diesbezüglichen Regelungen bestanden, hätte dies zur Folge gehabt, dass bei kurzarbeitenden Mitarbeitern ein Teil ihres Weihnachtsgeldes - aufgrund einer geringeren Jahressechstelbasis - mit dem Normalsteuersatz zu besteuern wäre. Die Regierung hat daher beschlossen, dass die Kurzarbeit keinen negativen Einfluss auf die Berechnung des steuerbegünstigten Jahressechstels haben soll. Deshalb wird im „Konjunkturstärkungsgesetz 2020“ (KonStG 2020) eine befristete Sonderregelung für das Kalenderjahr 2020 eingeführt, wonach es zu einer pauschalen Erhöhung um 15 % beim Jahressechstel sowie auch beim Kontrollsechstel kommt (§ 124b Z 364 EStG idF KonStG 2020; siehe dazu auch unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | KonStG bringt Steuervorteile für Unternehmen und Private“ vom 7.7.2020).
Auswirkungen auf die Höhe der Sonderzahlung
Als Berechnungsbasis für die Sonderzahlung ist jenes Entgelt heranzuziehen, welches ohne Vereinbarung von Kurarbeit gebührt hätte. Demnach hat die Kurzarbeit jedenfalls keinen Einfluss auf die SZ-Bemessungsgrundlage, wenn ein Arbeitnehmer ausschließlich Fixbezüge hat. Diesfalls wäre also nur zu beachten, welchen Anspruch der Dienstnehmer hätte, wenn er nicht in Kurzarbeit wäre. Problematisch wird es hingegen bei jenen Mitarbeitern, die einem Kollektivvertrag unterliegen, der die Berücksichtigung von Schnittbezügen (zB regelmäßige Zulagen, Überstunden udgl) vorsieht. Hier gibt es je nach Kollektivvertrag unterschiedliche Regelungen. Beispielsweise sieht der Kollektivvertrag für die Elektroindustrie vor, dass Schnittbezüge mit einem 13 Wochen-Schnitt einzubeziehen, entgeltfreie Zeiten jedoch auszuklammern sind und sich somit der Durchschnittszeitraum entsprechend verlängert. Diese Regelung gilt grundsätzlich auch für Zeiten der Kurzarbeit, sodass sich der Durchrechnungszeitraum um die Zeit der Kurzarbeit verlängert.
Demgegenüber gibt es auch Kollektivverträge, die einen 13 Wochen-Schnitt vorsehen, ohne jedoch Regelungen über entgeltfreie Zeiten zu enthalten, wie zB der Kollektivvertrag für das Metallgewerbe. Diesfalls sollten laut KUA-Leitfaden jene Entgelte einbezogen werden, die mit großer Wahrscheinlichkeit auch während der Kurzarbeit angefallen wären. Somit lässt sich auch argumentieren – soferne während der Kurzarbeit keine Überstunden angefallen sind - keine Schnitte für Überstunden einzubeziehen, zumal während der Krisensituation keine Überstunden angefallen wären.
Exkurs: Weitere aktuelle Themen für die Lohnverrechnung
Lohnsteuertarifsenkung mit Rückwirkung ab 1.1.2020
Ebenfalls mit dem oa KonStG 2020 wird der Eingangssteuersatz für Personen mit niedrigem Einkommen von 25% auf 20% reduziert und damit eine bereits im Regierungsprogramm angekündigte Maßnahme der „Steuerreform“ umgesetzt. Von der ersten ESt-Tarifstufe betroffen sind Einkommensteile von über EUR 11.000 bis EUR 18.000 (§ 33 Abs 1 EStG). Die Änderung soll rückwirkend ab 1.1.2020 in Kraft treten und für das gesamte Veranlagungsjahr 2020 gelten. Für Lohnsteuerabzugsfälle wird im Gesetz ausdrücklich angeordnet, dass für Lohnzahlungszeiträume ab 1.1.2020 der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer „so bald wie möglich“, jedoch spätestens bis 30.9.2020 eine „Aufrollung“ in der Lohnverrechnung durchzuführen hat, „sofern die technischen und organisatorischen Möglichkeiten dazu vorliegen“ (§ 124b Z 360 EStG idF KonStG 2020; siehe auch dazu unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | KonStG bringt Steuervorteile für Unternehmen und Private“ vom 7.7.2020). Die daraus resultierende Steuerersparnis für das gesamte Jahr 2020 soll bis zu 350 EUR betragen und sich bei Niedrigverdienern durch die Aufrollung möglichst zeitnah auswirken, womit man sich auch eine entsprechende Steigerung der Konsumausgaben erhofft.
LNK-Befreiung für Corona-Prämien
Im Zuge der Corona-Krise wurde bekanntlich auch eine temporäre ESt- und SV-Befreiung für Zulagen und Bonuszahlungen als Sondervergütungen für außergewöhnliche Leistungen der Arbeitnehmer (sog. „COVID-19-Prämien“) bis zu einem Höchstbeitrag von 3.000 EUR im Kalenderjahr 2020 vorgesehen, die an die Mitarbeiter in bar oder in Form von Gutscheinen gewährt werden können (§ 124b Z 350 lit a EStG bzw § 49 Abs 3 Z 30 ASVG; siehe dazu auch unseren NL-Beitrag "CORONAVIRUS | Weitere steuerliche Gesetzesänderungen" vom 2.5.2020). In diesem Zusammenhang wurde seitens der Bundesregierung nunmehr beschlossen, dass diese Prämien auch für die Arbeitgeber von den Lohnnebenkosten befreit werden sollen (DB, DZ und Kommunalsteuer). Die Gesetzwerdung bleibt auch hier abzuwarten. Dem Vernehmen nach soll für diese Gesetzesänderungen jedoch keine Rückwirkung vorgesehen werden, sodass die LNK-Befreiung diesfalls erst für Prämienauszahlungen ab Kundmachung der Gesetzesnovellierungen im Bundesgesetzblatt zur Anwendung kommen würden.
FAZIT
Lange mussten die Unternehmen und ihre Personalverrechner auf endgültige Berechnungsgrundlagen für die Kurzarbeit in der Lohnverrechnung warten. Zudem war für Unternehmen aufgrund bislang fehlender Informationen nicht genau abschätzbar, wieviel die Kurzarbeit tatsächlich kostet. Nun bleibt noch die konkrete Umsetzung durch die Softwareanbieter abzuwarten, um den tatsächlichen Arbeitsaufwand für all die anstehenden Rollungen bewerkstelligen zu können.
Die Personalverrechner werden in den nächsten Wochen und Monaten wohl sehr gut ausgelastet sein, wobei es neben der dominierenden Kurzarbeit auch noch verschiedene weitere LV-Themen abzuarbeiten gilt. Für weitere Fragen und Unterstützung stehen Ihnen die Verfasserinnen sowie gerne auch die übrigen Ansprechpartner der Service Line "Global Employment Services" natürlich zur Verfügung.
Wir möchten Sie an dieser Stelle auch noch auf unsere aktuellen WEBINARE im Rahmen der ICON TAX ACADEMY hinweisen, die sich unter anderem auch mit verschiedenen Themen zur „CORONA-Krise“ beschäftigen. Einen Überblick gibt Ihnen unser Veranstaltungskalender.
ICON hat auch eine eigene CoV-Taskforce mit ExpertInnen aus den verschiedenen Service Lines zusammengestellt, die Ihnen für Fragen und Anliegen zum CORONA-Themenkomplex jederzeit gerne zur Verfügung stehen. Alle unsere zum Themenschwerpunkt CORONA-Krise veröffentlichten Newsletter-Beiträge sowie Hinweise auf weitere Informationsquellen finden Sie unter dieser Übersicht: "ICON Special News & Links" .
