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UMSATZSTEUER | SAP-Umstellung mit Verbesserungspotenzial (SAP S/4HANA)

Das neue „SAP S/4HANA“ (SAP Business Suite 4 SAP HANA) löst die bisherigen SAP-Systeme ab, deren Wartung im Jahr 2027 ausläuft. Die aktuellen SAP S/4HANA-Transformationsprojekte bieten auch große Chancen für die Finanz- und Steuerfunktion der Unternehmen, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer. Im Zuge der Umstellung müssen die Prozesse und die damit verbundenen steuerlichen Implikationen, allen voran die Meldeverpflichtungen, neu überdacht werden. Im Idealfall sollte eine fundierte steuerliche Aufbereitung mit der notwendigen Systemimplementierung aus einer Hand erfolgen, um Zeit und Kosten zu sparen und optimalen Nutzen zu erzielen. Damit wir Sie nicht nur bei der Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und der damit einhergehenden Steuerfindung unterstützen, sondern auch gleich bei der systemtechnischen Umsetzung begleiten können, kooperiert ICON mit GREENFIELD, einem ausgewiesenen Spezialisten für SAP und andere ERP-Systeme. Diese Kooperation und deren Kerninhalte möchten wir Ihnen im nachfolgenden Beitrag vorstellen. 

                                                                                                                                   

FACTS

SAP S/4HANA steht für SAP Business Suite 4 SAP HANA

  • Das „R“ wurde zum „S“
    „S“ steht für „Simple“ oder auch Suite. Mit SAP S/4HANA werden Prozesse und Arbeitsabläufe vereinfacht
     
  • Die „4“ steht für die Versionierung und somit für
    Unternehmenssoftware der 4. Generation (zuvor SAP R/1, SAP R/2 und SAP R/3)
     
  •  „HANA“ steht für die Basis des modernisierten SAP-ERP-Systems
    Die SAP HANA Datenbank – eine In-Memory-Plattform. In-Memory bedeutet, dass der Arbeitsspeicher zugleich als Datenspeicher verwendet wird. Hiermit kann eine deutliche Verbesserung der Geschwindigkeit in der Datenverarbeitung erreicht werden. 

SAP S/4HANA eröffnet der Steuerfunktion mehrere Möglichkeiten einer Optimierung, Automatisierung und Verankerung der steuerlichen Anforderungen innerhalb der operativen Geschäftsprozesse. Somit können steuerliche End-to-End-Prozesse insgesamt verbessert werden. Die steuerlichen und buchhalterischen Daten sind für sämtliche Reporting-Prozesse von höchster Relevanz (insbesondere beim umsatzsteuerlichen Reporting). Dabei bietet HANA die Chance, diese Daten an einem Ort bereitzuhalten und das Reporting und Berichte zurück in die native SAP-Welt einzubetten (Data Management). Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund interessant, dass Fachseiten in der Vergangenheit häufig mit ihren Berichtsanforderungen aus dem SAP-nativen Umfeld herausgeschoben wurden (nicht zuletzt aufgrund von Performance-Restriktionen). Dadurch sind vielfach heterogene Systemlandschaften mit Schnittstellen zu Drittsoftware entstanden. SAP S/4HANA ermöglicht nunmehr eine Bündelung und Rückführung von Daten nahe an die SAP-Quelle. Zudem ermöglicht SAP S/4HANA über den Einsatz von bestehenden und neuen Funktionalitäten die Anforderungen im Standard (Customizing) abzubilden – der sogenannte SAP Core.

Insbesondere für den Bereich der Umsatzsteuer bietet die Transformation zu SAP S/4HANA neue Chancen, etwa durch die Einführung von SAP Advanced Compliance Reporting (SAP ACR). Durch den Einsatz von SAP ACR können elektronische Berichte in den geforderten Formaten generiert und an die Steuerbehörden übermittelt werden. SAP ACR unterstützt somit den End-to-End-Reporting-Prozess weltweit und garantiert die Einhaltung der komplexen und dynamischen gesetzlichen Anforderungen. Darüber hinaus spielen die nachfolgenden umsatzsteuerlichen Themen eine bedeutende Rolle im Rahmen des Transformationsprojektes zu SAP S/4HANA: 

  • Umsetzung des Steuerkennzeichen-Konzepts
  • Definition umsatzsteuerrelevanter Konten
  • Umsatzsteuerfindung in SAP
  • Umsatzsteuerliches Meldewesen in SAP 

Vor allem für international tätige Unternehmen ist die Umsatzsteuerfindung in SAP von besonderer Bedeutung. Grundlage eines jeden Transformationsprojektes ist die Definition und Abbildung relevanter umsatzsteuerlicher Sachverhalte. Ein geeignetes Werkzeug hierfür ist die Erstellung einer Geschäftsvorfallsmatrix, welche alle relevanten Parameter für die umsatzsteuerliche Würdigung enthalten sollte. Im Rahmen des Umsatzsteuer-Customizing gilt es folglich abzuwägen, ob SAP im Standard ausreicht oder ob es notwendig ist, die Umsatzsteuerfindung um externe Tax Engines zu erweitern, um den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. 

Generelle Grundlage für das umsatzsteuerliche Meldewesen in SAP ist es, den notwendigen Detaillierungsgrad von Steuerkennzeichen und den damit einhergehenden Steuerklassifikationen zu erreichen. Nur so können manuelle Tätigkeiten in den späteren Reporting-Prozessen reduziert werden. Zudem kann so auch der zukünftige Einsatz von SAP Basic bzw. SAP Advanced Compliance Reporting unterstützt werden. Die Abgabe vollständiger und richtiger Steuer- und Intrastat-Meldungen verlangen einige Vorarbeiten im Customizing, welche im Rahmen des S/4-Transformationsprojektes unbedingt erledigt werden sollten. 

Nach unseren Erfahrungen lohnt sich dieser Aufwand aber sehr wohl: Die regelmäßige manuelle Nachbearbeitung unvollständiger oder fehlerhafter Datensätze würde nämlich auf Dauer deutlich mehr Zeit kosten!

Unsere Experten für Ihre Projekte

Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen Ihres SAP S/4HANA-Projekts durch fachliche und auch technische Expertise im Bereich der Umsatzsteuer. Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner Greenfield bieten wir Ihnen umsatzsteuerliches sowie SAP S/4HANA Know-How aus einer Hand - rund um die für Sie relevanten Themen. Dabei bedienen wir nicht nur Fragestellungen im Bereich der Steuern, sondern auch betreffend Controlling, Finanzen etc. 

Für Rückfragen bzw Unterstützung bei derartigen Projekten stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen Ansprechpartner der ICON Service Line "Indirect Tax & Customs"​​​​​​​ gerne zur Verfügung!